Samochód w firmie
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (pdof) nakłada pewne ograniczenia dotyczące zaliczania wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodów.
Kluczowe są tutaj artykuły: 22.1, 22.8, 22a.1 i 23 ustawy pdof, które zawierają następujące zapisy w interesującej nas kwestii:
„Art. 22.1. Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23...”
„8. Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23.”
„Art. 22a.1. Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zwane środkami trwałymi.”
„Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
...
4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 10.000 EURO przeliczonej na złote według kursu średniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania,
46) poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt. 36 , z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego , w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, według określonego wzoru,
47) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 10.000 EURO, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia”.
Uwaga: w związku ze zmianą zasad opodatkowania stron umów leasingu od dnia pierwszego października 2001r. do punktu 46 pojawiło się w ustawie następujące zastrzeżenie.
„Przepis ust. 1 pkt 46 nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1”.
Dodatkowo, od pierwszego stycznia 2002r. kwotę ograniczenia, o którym mowa w punkcie 4 i 47 podnosi się z 10.000 EURO do 20.000 EURO.
Zapisy te wydają się skomplikowane, ale ich sens można ująć następująco:
Jeśli samochód figuruje w firmowej ewidencji środków trwałych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją, z zachowaniem ograniczenia dotyczącego wysokości odpisów amortyzacyjnych i składek na ubezpieczenia.
Przykład 1:
Samochód kosztował 100.000 zł, co stanowiło równowartość 25.000 EURO wg kursu w dniu jego przekazania do użytkowania. Ustalona składka na ubezpieczenie wyniosła 8.000 zł. W koszt uzyskania przychodu możemy zaliczyć kwotę:
10000/25000 * 8000 zł = 3200 zł
Ale począwszy od pierwszego stycznia 2002 w koszt zaliczymy kwotę będącą wynikiem działania:
20000/25000 * 8000 = 6400 zł.
Przykład 2:
Samochód kosztował 80.000 zł, co stanowiło równowartość 20.000 EURO wg kursu w dniu jego przekazania do użytkowania. Ustalony wg tabeli miesięczny odpis amortyzacyjny wynosi 1333 zł 33 gr. Do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć kwotę:
10000/20000 * 1333,33 zł = 666,67 zł.
Począwszy od pierwszego stycznia 2002 w koszt zaliczymy całą kwotę:
Bowiem 20000/20000 = 1
Jeśli samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych, w koszty zalicza się wszelkie prawidłowo udokumentowane, faktycznie poniesione wydatki związane z jego eksploatacją, ale z jednym zasadniczym ograniczeniem - do wysokości wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Ilość kilometrów wynika z ewidencji przebiegu pojazdu,
Limit ten nie dotyczy od 01.10.2001r. rat opłat czynszu leasingowego, jeżeli tylko umowa spełnia warunki przewidziane w ustawie. Wydatki związane z ratami czynszu leasingowego poniesione przed tym dniem poddane są takim samym ograniczeniom jak wszystkie inne. Warunki dotyczące umów leasingowych szczegółowo omówione są w dziale poradnika dotyczącym leasingu.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać co najmniej następujące rubryki:
1) nazwisko i imię pracownika oraz adres zamieszkania pracownika (właściciela) lub nazwa podmiotu gospodarczego (pieczątka)
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika
3) numer kolejny wpisu
4) data wyjazdu
5) opis trasy wyjazdu (skąd - dokąd)
6) cel wyjazdu
7) liczba faktycznie przejechanych kilometrów
8) stawka za 1 km przebiegu
9) wartość
10) podpis pracodawcy (w przypadku prowadzenia ewidencji przez pracownika)
11) uwagi.
Przykład 3:
Samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych. W styczniu 2001r. przejechałeś i udokumentowałeś w ewidencji przebiegu 3200 kilometrów. Samochód ma silnik o pojemności 1300 ccm. W styczniu 2001r. stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu o pojemności silnika powyżej 900 ccm wynosiła 0,6860 zł. Wobec tego do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć kwotę 3200 * 0,6860 zł = 2195,20 zł, oczywiście jeśli posiadamy na tę kwotę faktury i rachunki związane z eksploatacją pojazdu.
Samochód pracownika
Często zdarza się, że pracownik wykorzystuje swój własny samochód w celach służbowych do jazd lokalnych. Przysługuje mu wtedy ryczałt, który pracodawca zalicza do kosztów uzyskania, i który nie stanowi przychodu opodatkowanego pracownika (ryczałt ten nie podlega również obowiązkowi ubezpieczenia z tytułu ubezpieczeń społecznych).Ryczałt wypłaca się na podstawie umowy cywilno-prawnej zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Maksymalna ilość kilometrów, (którą ustala pracodawca) rozliczana co miesiąc jest zależna od ilości mieszkańców miejscowości w której pracodawca ma siedzibę i wynosi:
do 100.000 mieszkańców - 300 kilometrów,
od 100.000 - 500.000 mieszkańców - 500 kilometrów,
powyżej 500.000 mieszkańców - 700 kilometrów.
Przy jazdach zamiejscowych (delegacjach) ryczałt wylicza się przyjmując faktycznie przejechaną liczbę kilometrów. Te kilometry nie zmniejszają limitu wynikającego z wielkości miejscowości.
Każdy dzień nieobecności w pracy powoduje zmniejszenie powyższych limitów o jedną dwudziestą drugą limitu/.
Kradzież lub remont powypadkowy samochodu
Art. 23. 1. ustawy pdof w punkcie 48 mówi:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów ... strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.”
Jeżeli nie ubezpieczyłeś samochodu od kradzieży, a padł on tej kradzieży ofiarą - nie możesz strat z tego tytułu zaliczyć w koszt uzyskania przychodu. Jeśli jednak samochód był ubezpieczony, a odszkodowanie nie pokryło w pełni szkody, różnicę możesz zaliczyć do kosztów uzyskania. Należy jednak pamiętać o dotychczasowej amortyzacji.
Przykład 4:
Kupiłeś samochód, za który zapłaciłeś 35.000 zł, i tyle wyniosła ustalona dla niego wartość początkowa. Po sześciu miesiącach eksploatacji samochód skradziono, a po dalszych trzech wypłacono odszkodowanie. Jednak odszkodowanie wyniosło jedynie 29.000 zł. W koszty uzyskania przychodu możesz zaliczyć:
35.000 zł - 29.000 zł - kwota dokonanych odpisów amortyzacyjnych (np. 35.000 * 0,2/12 * 6) = 6.000 zł - 3.500 zł = 2500 zł
Rozważania powyższe dotyczą samochodu będącego własnością osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (lub wspólnika spółki cywilnej). W przypadku osoby prawnej samochód będący własnością firmy musi zostać ujęty w ewidencji środków trwałych, jeśli spełnia pozostałe warunki dotyczące zaliczania do środków trwałych.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, sposób określenia wartości początkowej
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, sposób określenia wartości początkowej
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdu.
Określa wzór ewidencji, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 22 i art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w art. 16 ust. 1 pkt. 51 i ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Rozporządzenie Ministra transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 r. w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
Określa zasady wypłacania i naliczania kwot przysługujących pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu prywatnego w celach służbowych w jazdach lokalnych i zamiejscowych.
Podróże służbowe
Przy wykonywaniu działalności gospodarczej konieczne są wyjazdy poza stałe miejsce prowadzenia działalności. Dotyczy to zarówno właściciela firmy jak i jego pracowników.
Wyjazdy takie niosą ze sobą koszty, które przy zachowaniu pewnych warunków są kosztami uzyskania przychodów. Koszty poniesione przez pracownika pokrywa pracodawca, zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów.
Wypłacone kwoty nie stanowią dla pracownika przychodu opodatkowanego pod warunkiem, że nie przekroczą określonych rozporządzeniem limitów, zgodnie z Art. 21.1 punkt 16 ustawy pdof, który mówi, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Delegacje krajowe
Zagadnienia związane z wyjazdami służbowymi (delegacjami) krajowymi reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Według rozporządzenie podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.
Polecenie wyjazdu służbowego
Polecenie wyjazdu służbowego powinno przede wszystkim określać miejscowość docelową (lub miejscowości, jeśli delegacja powoduje konieczność wyjazdu do kilku miejsc podczas jednego wyjazdu służbowego) oraz czas trwania delegacji z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji.
Na poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określa, jakim środkiem transportu ma poruszać się pracownik. Druk polecenia wyjazdu służbowego nie jest znormalizowany, więc polecenie wyjazdu może przybierać różne formy - ważne jest, aby zawierało wszystkie konieczne informacje.
Polecenie wyjazdu zwane również "delegacją" dawniej wymagało potwierdzenia w miejscowości docelowej, aby wydatki mogły być uznane za koszt uzyskania. Obecnie pracodawca często wymaga takiego potwierdzenia, ale ma to związek z kwestiami kontroli wewnętrznej, nie zaś z koniecznością wynikającą z ustawy.
Należności przysługujące pracownikowi z tytułu wyjazdu służbowego
Pracownikowi przebywającemu w delegacji przysługują diety, ryczałty za nocleg, zamiennie zwrot udokumentowanych wydatków na nocleg, zwrot ryczałtów za dojazdy, kwot na pokrycie kosztu dojazdu oraz zwrot w związku z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych.
Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami i przysługuje w wysokości określonej przepisami. Kwota diety ulega corocznie zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok.
Zmiana diety następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Kwotę diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę.
Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje połowa diety. Przy podróży trwającej ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa diety.
Jeżeli rozpoczęta doba trwa ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje dieta nie przysługuje. Dieta nie przysługuje również, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż własnym samochodem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów eksploatacji samochodu w wysokości nie przekraczającej wartości iloczynu ilości przejechanych kilometrów i stawek za kilometr przebiegu pojazdu.
W przypadku, gdy pracownik nie korzysta z samochodu w czasie delegacji, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
Jeżeli w trakcie trwania delegacji pracownik nocował co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00 przysługuje mu:
- zwrot kosztów noclegu w hotelu lub na kwaterze, udokumentowanych rachunkiem
- jeżeli delegowany nie dysponuje rachunkiem zwrot kosztów noclegu polega na wypłaceniu ryczałtu w wysokości 150% diety.
Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje, jeśli pracownikowi zapewniono nocleg, nocował w wagonie sypialnym lub pracodawca uzna, że pracownik mógł powrócić z delegacji do miejsca zamieszkania.
Czasami delegacja trwa powyżej 10 dni. W takim przypadku pracownik ma prawo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują.
Niekiedy charakter pracy wymaga od pracownika nieustannych wyjazdów do miejscowości, położonych w zasięgu jego działania (np. przedstawiciel handlowy, serwisant itp.). W takim przypadku pracodawca może umówić się z pracownikiem (za jego zgodą) na ryczałt miesięczny, uwzględniający wszystkie elementy zwrotu kosztów podróży służbowych. Pozwala to uprościć rozliczenia.
Przy ustalaniu wysokości ryczałtu należy jednak pamiętać o tym, że wartość elementów składowych tak umówionego ryczałtu nie może przekraczać wartości wyliczonych na podstawie rozporządzenia - w przeciwnym wypadku zostaną one zakwestionowane jako koszt uzyskania przychodu.
Wyjazd służbowy prowadzącego działalność i osoby współpracującej
Właściciel i osoby z nim współpracujące w przypadku wyjazdów służbowych (czyli pozostających w związku z wykonywaną działalnością) mogą zaliczyć do kosztów uzyskania wartość diet i ryczałtów w wysokości takiej, jakie przysługują pracownikowi. Dotyczy to również noclegów.
Jednak w swoim własnym interesie przedsiębiorca powinien dobrze udokumentować wyjazd służbowy, aby w razie kontroli podatkowej móc udowodnić, że wyjazd ten pozostawał w związku z uzyskanym przychodem. Na pewno przyda się notatka z negocjacji, protokół ustaleń wzajemnych podpisany przez obie strony, faktura zakupowa itp.
Art. 23. 1 pdof Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
...36) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, lub w pełnej wysokości, jeżeli podróż służbowa pracownika nie jest udokumentowana delegacją służbową,
...52) wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących -w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Delegacje zagraniczne
Zagadnienia związane ze służbowymi wyjazdami poza granicę kraju uregulowane są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do rozporządzenia, o którym mowa wyżej.
Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
1) za każda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) za niepełną dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:
1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem. W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.
Pracodawca określa rodzaj środka transportu, jakim porusza się delegowany. Zwrot kosztów za dojazd przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości z uwzględnieniem ulg przysługujących pracownikowi, bez względu na to, z jakiego tytułu przysługują.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na podróż samochodem pracownika, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, a na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Kwoty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu, lub jeśli pracownik faktycznie nie ponosi wydatków na te dojazdy.
W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków - zwrot ten odbywa się ze środków pracodawcy.
Należy jednak pamiętać, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów.
Przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydatków, którą rozlicza za pomocą rachunków do 14 dni po powrocie. Jeżeli nie było możliwe uzyskanie rachunku, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.