Zakres i podział kosztów logistyki

Koszty logistyki (AJ) to wartość nakładów wyrażonych w pieniądzach, na zasoby i dzia­łalność logistyczną przedsiębiorstwa.

Jeżeli oznaczymy koszty logistyki przez Ku a koszty całkowite przedsiębiorstwa przez K_Q to wskaźnik kosztów logistyki W_KL będzie wynosił:

W_KL = {K_LI Kc)x 100%

Koszty logistyki wynikają ze zużycia zasobów (pracy ludzi, materiałów, budynków, ma­szyn) w operacjach logistycznych realizowanych w zakresie logistycznej obsługi przepływu materiałów, produkcji w toku, wyrobów gotowych oraz utrzymywanych zapasów. Obok ope­racji związanych bezpośrednio z produktem wykonywanych jest wiele czynności na poziomie strategicznym, taktycznym i operatywnym zarządzania logistyką, powodujących powstanie kosztów logistyki (np. planowanie i prognozowanie, kontrolowanie, analizy, nadzór, harmonogramowanie działań, rozwój zasobów), koniecznych do prawidłowej realizacji działań logistycznych.

Koszty logistyki powstają także w konsekwencji wydatków finansowych na wszelkie opłaty, licencje, odsetki od kredytów na zakup materiałów, a także odsetki od zamrożonego kapitału w zapasach (utrzymywanych w magazynie lub w toku produkcji).

Podstawowym zadaniem systemu logistycznego przedsiębiorstwa jest dostarczenie pro­duktu klientowi zgodnie z jego wymaganiami. Tak jak rozproszone i funkcjonalnie złożone są działania logistyki w pełnym łańcuchu dostarczenia produktu, tak rozbudowana i rozmyta jest struktura kosztów logistyki, którą tworzy wiele wzajemnych powiązanych kosztów (jedne rosną, inne maleją, jedne z nich są stałe inne zmienne).

Podział kosztów logistyki, dostosowany do ścieżki wytwarzania pro­duktu w działalności przedsiębiorstwa, uwzględnia koszty faz przepły­wu materiałów, obejmujące:

- koszty logistyki w fazie zaopatrzenia,

- koszty logistyki w fazie produkcji,

- koszty logistyki w fazie dystrybucji.

Procesy logistyki zaopatrzenia, produkcji czy dystrybucji produktów do klienta wywołują potrzeby i jednocześnie koszty transportu, gromadzenia i utrzymania zapasów czy obsługi magazynowej

Koszty logistycznej obsługi procesów zaopatrzenia i gospodarki materiałowej, współpracy z dostawcami

Koszty zapasów materiałów

Koszty magazynowania materiałów

Koszty transportu materiałów

Koszty logistyki zaopatrzenia

Zaopatrzenie

Koszty logistycznej obsługi procesów

produkcji Koszty zapasów w toku produkcji

(podzespołów, półproduktów) Koszty magazynowania materiałów Koszty transportu na produkcji

Koszty logistyki produkcji

Produkcja

Koszty logistycznej obsługi procesów dystrybucji, współpracy z odbiorcami Koszty zapasów wyrobów gotowych Koszty magazynowania wyrobów Koszty transportu wyrobów

Koszty logistyki dystrybucji

Dystrybucja

Koszty logistyki w układzie fazowym przepływu materiałów

Koszty logistyki w fazie zaopatrzenia wynikają z celu zapewnienia przedsiębiorstwu sprawnego zasilania we wszystkie materiały niezbędne do prowadzenia ciągłej działalności gospodarczej. Koszty tej fazy tworzą działania związane z poszukiwaniem i kwalifikacją dostawców, zamawianiem materiałów i realizacji dostaw, magazynowaniem i utrzymaniem zapasów materiałów oraz ich dostarczeniem na czas i miejsce, wynikające z potrzeb pro­dukcji. Koszty tworzy także wiele działań wynikających z konieczności planowania działań i potrzeb materiałowych, ciągłej komunikacji z dostawcami, sterowania i kontroli przepływu materiałów, wykonywania analiz, obsługi baz danych kartotek materiałowych, rozwoju i do­skonalenia systemu zaopatrzenia.

Koszty logistyki w fazie produkcji wynikają z potrzeby obsługi logistycznej procesów wytwarzania, zgodnie z zaplanowaną marszrutą produkcyjną. Koszty tej fazy tworzą procesy transportowe na produkcji, dostarczanie i wszelkie przeładunki materiałów, utrzymanie za­pasów w toku produkcji (przy stanowiskach pracy, w magazynkach wydziałowych) i związa­ne z tym procesy magazynowe. Dostarczane są nie tylko materiały podstawowe wchodzące w skład produktu, ale także materiały pomocnicze, narzędzia. Wymagania koordynacji do­staw materiałów z operacjami produkcyjnymi wpływają na koszty precyzyjnego planowania (np. według formuły Just-in-Time). Koszty powodują również bieżące kontrole zapasów, szybka reakcja i przeplanowanie dostaw materiałów wywołane zmianami planów produk­cyjnych, czy dodatkowe dostawy materiałów wywołane brakami produkcyjnymi.

Koszty logistyki w fazie dystrybucji wynikają z realizacji dostaw wyrobów lub towarów do odbiorców oraz działania wynikające z osiągnięcia wymaganego poziomu obsługi klienta. W procesach dystrybucji koszty ponoszone są z tytułu realizacji procesów

magazynowania, kompletacji i przygotowania ładunku do wysyłki, procesów transportowych, przeładunków, utrzymania zapasów w różnych lokalizacjach kanału dystrybucji (magazynach centralnych, regionalnych). Koszty wynikają także z potrzeby planowania, kontrolowania i koordynacji działań logistyki dystrybucji.

Z przedstawionych opisów kosztów faz przepływu materiałów w wewnętrznym łańcuchu dostaw przedsiębiorstwa wynika, że w każdej z faz występują obok innych kosztów koszty zapasów, magazynowania i transportu. Koszty transportu są ponoszone w wyniku m.in.:

— realizacji procesów fizycznego przewozu ładunku,

— planowania i organizacji przewozu ładunku,

— wykorzystania usług zewnętrznych transportu (np. podstawienie pustego kontenera pod załadunek, przewóz ładunku, przeładunek w terminalach w trakcie transportu intermodalnego),

— wykorzystania usług pomocniczych dla przewozu ładunku (ubezpieczenia, obsługi celnej),

— utrzymania i eksploatacji infrastruktury transportu (środków transportu urządzeń stacji obsługowo-remontowych, parków floty transportowej, systemów informatycznych za­rządzania transportem i planowania przewozów),

— zarządzania transportem: na poziomie strategicznym - bilansowania zasobów transpor­towych (środków transportu, kierowców, wielkości bazy transportowej) w stosunku do zapotrzebowania na usługi transportowe, opracowywania planów rozwoju i odtworzenia infrastruktury transportu, analiz strategicznych dotyczących outsourcingu i podzlecania usług transportowych; na poziomie operacyjnym - opracowywania harmonogramów

i dyspozycji przewozów, planowania optymalnych tras transportowych, planowania ła­dunku i środków transportu, planowania obsady kierowców i ich czasu pracy, tworzenia dokumentacji, ewidencji i sprawozdawczości.

Ponoszone koszty transportu obejmują koszty składowe rejestrowane w przedsiębior­stwie:

— amortyzacji środków trwałych transportu (pojazdów i ich wyposażenia oraz zamonto­wanych urządzeń, budynków administracyjnych i obsługi transportowej, urządzeń stacji serwisowych i parkingów, terminali przeładunkowych i bocznic),

— zużycia materiałów podstawowych (paliwa, płynów, olejów i smarów, ogumienia),

— zużycia materiałów pomocniczych (administracyjnych, środków czystości, materiałów konserwacyjnych, części, gazów technicznych),

— wynagrodzenia wraz z narzutami na płace (wynikające z realizowanych zadań przewozu i przeładunku, zarządzania, administracji i dyspozycji, remontów i napraw, obsługi i kontroli),

— energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody i ścieków,

— usług (outsourcing usług przewozowych, spedycja, ubezpieczenie, obsługa celna, eks­pertyzy, atesty techniczne i kontrole specjalistycznych urządzeń),

— opłat, licencji, pozwoleń,

— szkoleń i delegacji służbowych.

Koszty magazynowania są rejestrowane często oddzielnie dla każdego magazynu lub składu, ze względu na odmienność i specyfikę czynności magazynowych, odmienność infra­struktury magazynowej oraz wielkość i wartość utrzymywanego zapasu. Koszty magazyno­wania są ponoszone w wyniku:

— realizacji procesów fizycznego magazynowania, tzn. obsługi ładunku w czterech strefach magazynowania - przyjęcia, składowania, kompletacji i wydania,

— planowania i organizacji procesu magazynowania w ścisłej współpracy z działem zaopatrzenia (przyjęcia do magazynu) i działem obsługi klienta (kompletacja i wydanie z magazynu),

— wykorzystania usług zewnętrznych magazynowania lub tylko ich części, np. pakowania, kompletacji, znakowania, inwentaryzacji stanów magazynowych.

— wykorzystania usług pomocniczych w magazynowaniu (ubezpieczenia, ochrony),

— utrzymania i eksploatacji infrastruktury magazynowej (budowli i budynków magazy­nowych, urządzeń i wyposażenia magazynu, parkingów i placów manewrowych, syste­mów informatycznych zarządzania magazynem),

— zarządzania procesem magazynowania, planowania przyjęć, kompletacji i wydań, plano­wania zadań dla pracowników i wykorzystania infrastruktury magazynowej, opracowy­wania planów rozwoju infrastruktury magazynowej i systemów obsługi ładunku oraz utrzymania odpowiednich warunków magazynowania,

— bieżącej ewidencji stanu i rejestracji obrotu magazynowego, tworzenia dokumentów magazynowych, tworzenia raportów i sprawozdań.

Ponoszone w magazynie koszty magazynowania obejmują koszty składowe:

— amortyzacji środków trwałych (budynków, budowli, składów i urządzeń magazynowych, terminali, bocznic),

— zużycia materiałów - administracyjnych, oznakowania, opakowań magazynowych i trans­portowych (folii, taśm, siatek, kartonów, skrzyń, koszy), środków czystości, gazów technicznych,

— wynagrodzenia wraz z narzutami na płace (za pracę: zarządzanie i administracja, przy­jęcie i rozładunek, składowanie i utrzymanie stanów magazynowych, kompletacja, zna­kowanie i pakowanie, wydanie i załadunek, remonty i naprawy, czynności porządkowe, kontrola i inwentaryzacja),

— energii (oświetlenie, ogrzewanie, wentylacja),

— usług (ubezpieczenie, serwis i dozór techniczny, outsourcing usług magazynowo-składowych),

— szkoleń i podróży służbowych,

— utrzymania i eksploatacji infrastruktury magazynowej - budynków, urządzeń i wyposa­żenia - np. linii kompletacyjnych, ramp ładunkowych, suwnic.

Koszty zapasów obejmują wydatkowanie środków pieniężnych na etapie gromadzenia i utrzymania zapasów. Dla analizy kosztów logistyki ważne jest rozróżnienie wartości za­pasów i kosztów zapasów. Koszty tworzą wszystkie pozycje zapasów, we wszystkich ma­gazynach, składach oraz we wszystkich fazach przepływu materiałów - od zaopatrzenia, po dystrybucję:

— zapasy surowców i materiałów podstawowych i pomocniczych w procesie zaopatrzenia oraz zapasy materiałów opakowaniowych i opakowań,

— zapasy półproduktów i produkcji w toku w procesie produkcji,

— zapasy wyrobów gotowych i towarów w procesie dystrybucji,

— zapasy odpadów: materiałów, produkcji w toku i wyrobów gotowych oraz towarów. Koszty zapasów obejmują zasadniczo trzy grupy kosztów :

— kosztów tworzenia (gromadzenia) zapasów,

— kosztów utrzymania zapasów,

— kosztów wyczerpania zapasów.

Koszty tworzenia (gromadzenia) zapasów

Zakres kosztów fazy tworzenia zapasów rozpoczynają celowe działania prowadzące do określenia dostawcy (analizy rynków zaopatrzenia, kwalifikacji dostawcy) i opracowania zamówienia, a kończy przyjęcie materiału (towaru), na stan zapasu. W magazynie jest to operacja gospodarcza przyjęcia na stan magazynowy i wystawienia dokumentu przyjęcia zewnętrznego Pz (przyjęcie do magazynu jest dokumentowane jako operacja gospodarcza, a tworzony dokument powinien mieć cechy dowodu księgowego). W skład kosztów fazy tworzenia zapasu wchodzą koszty składowe:

— analizy rynków zaopatrzenia i ofert dostawców,

— kwalifikacji i okresowej kontroli dostawców,

— obsługi kontraktów zaopatrzenia (opracowania umów, bieżącej administracji),

— przygotowania danych I opracowywania zamówienia,

— uzgodnienia zamówienia z dostawcą (przesłanie, potwierdzenie, modyfikacja),

— współpracy z dostawcą i śledzenia realizacji zamówienia,

— realizacji dostawy (transportu, załadunku i rozładunku); w zaieżności od uzgodnień w kontrakcie zakupu mogą wyniknąć dodatkowe koszty np. odprawy celnej importowej lub ubezpieczenia ładunku w transporcie,

— przyjęcia na stan zapasu (np. operacje w strefie przyjęć do magazynu - kontrola doku­mentów, kontrola ilościowa i wartościowa ładunku, obsługa dokumentowa, przygoto­wania ładunku do przyjęcia).

W praktyce koszty analizy ofert i kwalifikacji dostawców pozostają częścią składową ogólnych kosztów zaopatrzenia, a koszty operacyjne związane z tworzeniem zapasów są przypisywane od chwili kosztów opracowania zamówienia do dostawcy.

Wspomaganie decyzji planowania zapasów, ukierunkowanych na opty­malną wielkość zamówienia, wymaga bieżącej analizy kosztów tworze­nia i utrzymania zapasów. Celem jest osiągnięcie łącznego minimum kosztów. Jednostkowy koszt realizacji zamówienia (Krz) otrzymuje się na podstawie bieżącej ewidencji i okresowego (miesięcznego, kwar­talnego) sumowania kosztów składowych tworzenia zapasów K_TZ oraz ewidencji dla tego samego okresu czasu liczby realizowanych zamó­wień Z. Dane te pozwalają na obliczenie jednostkowego kosztu reali­zacji zamówienia.

Krz = Krz I Z

Koszty utrzymania zapasów

Koszty utrzymania zapasów są fizycznie rejestrowane w przedsiębiorstwie od chwili przyjęcia materiałów, towarów, wyrobów na stan zapasu i wystawienia dokumentu przyjęcia zewnętrznego Pz.

W sWad kosztów utrzymania zapasów wchodzą:

— koszty magazynowania,

— koszty kapitału zamrożonego w zapasach,

— koszty starzenia się zapasów.

Koszty magazynowania - (jeżeli do kosztów tworzenia zapasów włączone są koszty przyjęcia do magazynu) to koszty w fazie utrzymania zapasów obejmują: koszty składo­wania, kompletacji i wydania materiału z magazynu (Wz - wydanie zewnętrzne) lub zużycia (Rw - rozchód wewnętrzny). Składowe kosztów magazynowania przedstawiono na s. 268 i 269.

Koszty magazynowania są względnie stałe (w dużej mierze niezależne od wielkości stanów i obrotów magazynowych, ze względu na stale zatrudnienie 1 infrastrukturę magazynową), a zależą głównie od okresu magazynowania zapasów (ze względu na koszty bezpośrednie). Koszt magazynowania jednostki zapasu Kjia, pomocny w planowaniu wiel­kości zapasów, można obliczyć na podstawie łącznych kosztów magazy­nowania K_Mz, podzielonych przez średnią ilość produktów N w maga­zynie.

Koszty kapitału zamrożonego w zapasach - to koszty finansowe, wynikające z zamro­żenia kapitału. Są one zależne od wielkości tego kapitału (wartości zapasów) i czasu za­mrożenia (czasu utrzymania zapasów). Koszty zamrożenia kapitału w zapasach są kosztami hipotetycznymi i przedstawiają alternatywne koszty, jakie ponosi przedsiębiorstwo, zamra­żając bezproduktywnie kapitał w zapasach, zamiast np. ulokować kapitał w banku (jako lokatę). Korzyścią z ulokowania kapitału w banku byłyby odsetki od lokaty bankowej, natomiast zamrażając kapitał w zapasach, przedsiębiorstwo traci możliwość uzyskania od­setek. Równowartość odsetek bankowych od kapitału jest właśnie kosztem finansowym zamrożenia kapitału. Zatem koszty kapitału zamrożonego w zapasach zależą od stóp pro­centowych.

Koszt kapitału zamrożonego w zapasach K_KZ wynika ze średniej ilości zapasu N i ich wartości jednostkowej Wj (często ceny nabycia) oraz od wartości stopy procentowej Sp liczonej dla okresu zamrożenia kapitału 77 w stosunku rocznym.

K_KZ = Nx Wj x Sp x (77 / 360)

przedsiębiorstwa (przedsiębiorstwo nie musiało brać kredytu). Średnia stopa procentowa dla lokat kapitałowych wynosiła w tym okresie 4% w skali rocznej.

Ile wynosił koszt kapitału zamrożonego w zapasie lamp elektrycznych utrzymywanym przez kwartał w magazynie?

_Kkz = N x Wj x Sp x (Ti / 360) = 250 x 80 x 0,04 x (3/12) = 200 zł

Koszty starzenia się zapasów - powstają w wyniku deprecjacji zapasu, czyli utraty ich dotychczasowej wartości w efekcie starzenia:

— fizycznego - w wyniku utraty właściwości użytkowych i zmiany cech fizyko-chemicznych spowodowanych długotrwałym przechowywaniem,

— ekonomicznego (moralnego) - w wyniku zmian trendów w modzie i nowych wzorów rynkowych, upodobań klientów czy szybkiego postępu naukowo-technologicznego.]

Redukcję kosztów spowodowanych starzeniem się zapasów można osiągnąć poprzez skrócenie czasu utrzymania zapasów i zmniejszenie ich ilości, a także poprzez dokładne śledzenie tendencji rynkowych, reagując odpowiednio ilością, jakością i asortymentem utrzymywanych zapasów. Koszty można również ograniczyć poprzez zastosowanie nowo­czesnych technologii składowania, lepsze warunki magazynowe, częste kontrole i zabiegi pielęgnacyjne (zapobieganie zbrylaniu, zgniataniu, gniciu, rdzewieniu, przekładanie, su­szenie). Wartość kosztów starzenia się zapasów określana jest szacunkowo w procentach (np. 3%), określając w przybliżeniu skalę poniesionych strat.

Racjonalne decyzje planowania zapasu wymagają znajomości współczynnika kosztów utrzymania zapasów - i. Współczynnik przedstawia, jaki jest udział procentowy kosztów utrzymania zapasów {K_uz) w wartości zapasu Z.

i=K_uzIZ

Współczynnik kosztów utrzymania zapasu zobrazowano na rysunku 9.2.3.

Przyjmując wprowadzone na poprzednich stronach symbole kosztów, koszty całkowite zapasu (łączne tworzenia i utrzymania zapasu) są równe:

Kcz = K_Gz + K_Uz = (P/ D) x Kkz+ (¹/₂£>+ Z_b) x ix C

gdzie:

Kcz - koszty całkowite zapasu,

Kgz - koszty tworzenia (gromadzenia) zapasu,

K_Uz - koszty utrzymania zapasu,

P - popyt w badanym okresie,

D - wielkość dostawy,

Zb - zapas bezpieczeństwa

Kkz - koszt jednostkowy realizacji zamówienia,

/ - współczynnik kosztów utrzymania zapasu,

Koszty wyczerpania zapasów

Koszty te stanowią równowartość utraty korzyści (zysków), jakie przedsiębiorstwo mogłoby osiągnąć, gdyby miało zapasy w odpowiednim miejscu i czasie, ilości i asortymen­cie. Wyczerpanie zapasów powoduje koszty zakłóceń produkcji, wynikające z przeplano-wania produkcji na inne wyroby (dla których materiały są w magazynie) oraz przezbrojenie maszyn produkcyjnych, czasowy przestój maszyn i niejednokrotnie pracę w godzinach nadliczbowych lub w dni wolne (wyższa stawka godzinowa dla pracownika). W realizacji kontraktów brak zapasów powoduje konieczność zapłacenia kar umownych z tytułu nie­terminowej realizacji dostaw, a także dodatkowe koszty realizacji zamówień awaryjnych lub uzupełniających (tu także powstają koszty droższej produkcji w godzinach nadliczbowych lub w dni wolne). Jednak najwyższym kosztem jest utrata dobrego wizerunku przedsiębiorstwa i jego pozycji konkurencyjnej na rynku, powodowana brakiem dostępnych produktów na życzenie klienta.

---