Podejmując pracę w administracji, każdy pracownik powinien zdawać sobie sprawę z tego, że będzie identyfikowany z władzą, z państwem i mimo woli bezie tworzył ich wizerunek, zarówno w makro-, jak i mikroskali.

Władzy należy się szacunek. I o to powinien zadbać każdy z pracowników: poczynając od ministra, a na portierze kończąc. Chodzi tutaj zarówno o wygląd zewnętrzny, sposób bycia, kontakty z otoczeniem, jak i właściwy poziom wiedzy i umiejętności, a także kompetencji.

Ponieważ każda sprawa ma swój początek i koniec w sekretariacie, sekretarka najpełniej wpływa na tworzenie opinii o pracy organu. Oczekuje się od niej znajomości jak również stosowania w praktyce życia codziennego zagadnień dotyczących organizacji gospodarki narodowej, prawa administracyjnego i postępowania administracyjnego, podstawowych zagadnień z zakresu ekonomii, socjologii i psychologii, etyki zawodowej.

Sekretarka powinna:

• udzielić informacji, czy dana sprawa może zostać załatwiona w tym właśnie urzędzie

• jeśli nie, to do jakiego urzędu należy się z nią zwrócić

• jeśli tak, to do jakiej komórki i jakie dokumenty należy przygotować

• jakie obowiązują terminy przy załatwianiu takich spraw

• czy dokumenty należy składać osobiście, czy drogą korespondencyjną itp.

Ważne jest również w jaki sposób sekretarka te informacje przekaże zainteresowanemu, czy potrafi ona dostosować się do poziomu percepcji klienta. Przecież nie zawsze rozmawia się z osobą, która zna terminologie administracyjną. Niemniej ważne będą: życzliwość i kultura obsługi interesanta, co absolutnie nie może oznaczać braku dystansu lub braku szacunku.

Wymagania szefa wobec sekretarki:

• odciążenie go od manipulacyjnych, rutynowych czynności

• prowadzenie selekcji napływających informacji (zarówno telefonicznych, jak pisemnych)

• kierowanie ruchem osobowym

• przyjmowanie gości

• udział w przygotowaniu pobytu gości zagranicznych

• prowadzenie obcojęzycznych konwersacji

• przygotowanie zebrania i sporządzenie jego dokumentacji

• wykonywanie czynności korespondencyjnych

Współpracownicy zwykle oczekują, że sekretarka będzie im udzielać pomocy w realizacji różnych zadań np.:

• przepisywać teksty, pisma i tabelki z ich brudnopisu

• kulturalnie „spławić” niewygodnych interesantów

• usprawiedliwić niedotrzymanie terminów

• „kryć” przed szefem nieuzasadnione wyjścia.

---