Krok 1: PLAN PROMOCJI
Cel:
Promocja wprowadzenia systemu 5S w zakładzie
Podstawowe techniki:
Mapy obszarów , w których ma zostać wdrożony system 5S
Przed uruchomieniem systemu 5S w twoim miejscu pracy musisz przejść przez dwa niezwykle ważne etapy wstępne - Krok 1, który umożliwia przygotowanie twojego zakładu do systemu 5S i Krok 2, który pozwala ocenić aktualny stan tego miejsca. Jednakże przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy nad systemem 5S, trzeba spełnić jeden poważny warunek : należy stworzyć atmosferę wolną od poczucia winy.
Taka atmosfera pozwoli każdemu efektywnie wykorzystywać jego umiejętności. Kiedy pojawiają się problemy lub pomyłki nie powinno się obwiniać za nie poszczególnych pracowników, ale próbować znaleźć przyczyny tych pomyłek. Środowisko, w którym nikt nikogo nie oskarża motywuje do współpracy tak, jak krytyka stwarza bariery. Ważne jest jasne udzielanie informacji; to zwierzchnicy powinni nauczyć się jak rzadziej wprowadzać w błąd. Jeżeli pracownik nie przyswoił sobie nowych standardów lub nie zrozumiał na czym one polegają , problem może tkwić w niewłaściwej instrukcji, a nie w braku jej zrozumienia przez pracownika.
Podsumowanie rozdziału
Ten rozdział przedstawia początkową fazę przygotowań do wdrożenia systemu 5S w twoim zakładzie. Wiesz już, że zanim podejmiesz jakiekolwiek działania należy najpierw stworzyć środowisko, w którym nie funkcjonuje pojęcie winy. Działania, które następnie należy podjąć to:
Ustalenie polityki wdrażania systemu 5S
Ustalenie zadań na poziomie organizacji
Wyłonienie grupy sterującej
Przeprowadzenie szkolenia na temat systemu
Sporządzenie Map Organizacyjnych twojego zakładu, wyłonienie właścicieli poszczególnych obszarów i określenie miejsca, od którego zacznie się wdrażanie programu 5S
Stworzenie odrębnego Systemu Konsultacyjnego, w którym pracownicy mogliby dzielić się swoimi pomysłami
Sporządzenie wersji wstępnej planu wdrożenia 5S i zatwierdzenie środków na ten cel
Szkolenie właścicieli obszarów
Określenie i zatwierdzenie zakresu prac w ramach programu 5S
Zorganizowanie zespołów --> [Author:SW] pomocniczych
Krok 2: PIERWSZY AUDYT PROGRAMU 5S
Cel:
Stworzenie planu wdrożenia programu 5S dostosowanego do specyfiki obszaru
Podstawowe techniki:
Formularz Audyt
Fotografie
Jest to druga faza przygotowań. Po zakończeniu tego etapu będziesz gotów na dobre rozpocząć program 5S.
Przygotowania:
Krok 1 pozwolił ci spojrzeć na swój zakład całościowo. Przygotowałeś pierwsze mapy całego zakładu, podzieliłeś go na obszary, zdecydowałeś o zakresie działań w ramach systemu 5S. Następnie wybrałeś punkt wyjścia dla działań związanych z 5S i przygotowałeś osobną mapę 5S dla tego obszaru.
Teraz pora na Krok 2, który polega na skoncentrowaniu się na poszczególnych obszarach. Czas poświęcony na te prace powinien zostać ujęty w twoim Planie Programu 5S. Aby móc odpowiednio naświetlić problemy tych obszarów należy:
Przygotować Formularze Audyt
Na początku skorzystaj z wzorcowych arkuszy, ale staraj się ostatecznie stworzyć swoje własne arkusze dla każdego obszaru
Zrobić zdjęcia przed zmianami. Dla ułatwienia porównań „przed i po” zaznacz
na mapach miejsca, w których te zdjęcia zostały zrobione
Przed rozpoczęciem Kroku 2 warto poświecić trochę czasu na analizę sposobów, dzięki którym obecnie rozwiązuje się problemy w twoim zakładzie. Wszystko co proponujemy na tym etapie jako” narzędzia” może zostać zastąpione przez szereg metod już wykorzystywanych w zakładzie, lub odwrotnie, można włączyć te metody do stworzonego w ramach 5S programu. Nie chcemy zastąpić obecnych metod, chcemy tylko znaleźć sposób na nadanie im właściwego znaczenia.
Diagram na odwrocie przedstawia plan wdrożenia programu 5S. Jak widać, Krok 1 to generalne spojrzenie na dany obszar, podczas gdy Krok 2 to przyjrzenie się planom lokalnym.
Podsumowanie rozdziału:
Krok 2 naświetla problemy lokalne w każdym z obszarów twojego zakładu dzięki dwóm typom audytów:
1. Audyt 5S, który zawiera:
Formularze Audytu
Zdjęcia przed i po zmianach
2. Audyt wdrożeniowy, który wykorzystuje:
Listę 30 problemów
Plan ”Jak i Gdzie”
Fotografie wizualizujące sukcesywne zmiany
Rezultaty audytów mogą zostać wywieszone na tablicy przedstawiającej historię 5S. Ta tablica służyć może wtedy jako wizualny przewodnik 5S ukazujący rozwój postępów w zakładzie.
Krok 3: PIERWSZE S - SORTUJ
Cel:
Pozbyć się niepotrzebnych rzeczy. Zdecyduj co jest potrzebne i należy zatrzymać oraz co jest zbędne i powinno zostać wyrzucone
Podstawowa technika:
Oznakowanie rzeczy zbędnych czerwoną naklejką
Teraz jesteś gotów rozpocząć Pierwsze S. Zakładamy, że trudno w tej chwili odróżnić w twoim miejscu pracy rzeczy potrzebne od niepotrzebnych i przestarzałych. Po zakończeniu Kroku 3 może się okazać, że jest tam więcej miejsca. Na tym etapie często okazywało się, że niektóre zakłady wcale nie muszą powiększać powierzchni hal ani przenosić się do nowych budynków. Inną korzyścią związaną z oznakowaniem czerwoną naklejką jest możliwość obniżenia liczby elementów biorących udział w produkcji często nawet o połowę.
Zanim przystąpisz do oznakowania należy zrobić wstępne porządki, aby móc łatwo przesuwać rzeczy z miejsca na miejsce bez jednoczesnego roznoszenia brudu. Nie muszą to być gruntowne porządki - na nie przyjdzie czas podczas Trzeciego S - lecz jedynie powierzchowne zabiegi, które ułatwią proces oznakowania.
Podsumowanie rozdziału
Ten rozdział pokazał ci, że system oznakowania rzeczy zbędnych czerwoną naklejką jest dynamiczną i wizualną metodą rozróżniania rzeczy potrzebnych od bezużytecznych i że przed przystąpieniem do pracy należy przeprowadzić wstępne porządki.
System oznakowania to następujące czynności:
Uruchomienie projektu
Identyfikacja celów projektu
Określenie kryteriów użyteczności przedmiotów
Przekazanie informacji o przyjętych kryteriach wszystkim zainteresowanym
Wykorzystywanie Wykazu Czynności przyjętych w strategii oznakowania jako punktu odniesienia
Przygotowanie czerwonych naklejek
Uzupełnianie rejestru przedmiotów objętych oznakowaniem
Wyznaczenie tymczasowego miejsca na czerwone naklejki
Wypełnienie naklejek i umieszczenie ich na zbędnych przedmiotach
Usunięcie tych przedmiotów i przeniesienie ich do miejsca gdzie będą przechowywane
Zorganizowanie aukcji „Czerwona Naklejka”
Powtarzanie czynności oznakowania regularnie
Krok 4: Drugie S: USTALENIE MIEJSCA I ILOŚCI
Cel:
Wyznaczenie określonego miejsca na określone przedmioty w określonej ilości tam, gdzie to konieczne
Podstawowa technika:
Oznaczanie lokalizacji przedmiotów odpowiednimi wywieszkami
Masz już za sobą Pierwsze S - przedmioty w twoim miejscu pracy zostały już posortowane i teraz można to miejsce uporządkować. Ten etap systemu 5S pozwoli ci znaleźć tym przedmiotom ich miejsce przez przypisanie im „adresu” - miejsca przeznaczenia dla każdego przedmiotu od twojego ulubionego pióra do kserokopiarki. Dzięki temu każdy, kto wejdzie do miejsca, w którym pracujesz będzie mógł z łatwością odnaleźć wszystko czego potrzebuje. Tutaj znów narzuca się analogia do supermarketu i zabałaganionej komórki. Po zakończeniu Kroku 4 twoje miejsce pracy będzie uporządkowane: będą tam tylko rzeczy potrzebne i będziesz mógł je znaleźć od razu, bez straty czasu na szukanie.
Istnieje kilka sposobów dzięki którym możemy ustalić miejsca i ilości w zakładzie. Najważniejszym z nich jest oznaczenie lokalizacji przy pomocy wywieszek (mapek, szyldów, etykietek). Najpierw jednak koniecznym jest podzielenie przestrzeni zakładu poprzez wymalowanie jej na odpowiednie kolory oraz wyznaczenie funkcji danego miejsca i odpowiednie jego opisanie
Podsumowanie rozdziału
Dowiedziałeś się w tym rozdziale, że ustalanie miejsca i ilości jest narzędziem, które pozwoli ci znaleźć miejsce dla każdej rzeczy i odnaleźć to miejsce dzięki odpowiedniemu oznaczeniu. Przedstawiliśmy rożne metody, które można wykorzystać na tym etapie:
Malowanie powierzchni zakładu w ustalonej kolorystyce, oddzieli od siebie poszczególne obszary a linie je uzupełniające funkcjonować będą również jako linie bezpieczeństwa. !!!Przyjęta kolorystyka określa barwy takich elementów jak:
Posadzki
Linie na posadzkach
Linie oddzielające obszary
Linie oznaczające wejścia i wyjścia
Linie oznaczające miejsce, w którym otwierają się drzwi
Czarno-żółte linie oznaczające teren niebezpieczny
Linie wyznaczające miejsce przechowywania narzędzi
Opisaliśmy również inne metody wyznaczania miejsca i ilości. Jest nią sporządzenie mapek, które pozwolą zlokalizować każdą maszynę czy magazynek. W odniesieniu do tej metody wspomnieliśmy również o:
wyznaczaniu wielkości magazynków narzędzi i ilości przedmiotów, które mogą się w nich znaleźć
różnicy pomiędzy otwartym i zamkniętym systemem przechowywania narzędzi i materiałów
zabiegach ułatwiających utrzymywanie narzędzi na swoim miejscu
Najważniejszym narzędziem w wyznaczaniu miejsca i ilości jest wyposażenie obszarów w odpowiednie tablice informacyjne - wywieszki, co sprawia, że cały proces organizacyjny staje się przejrzysty. Dowiedzieliśmy się, że ta technika pociąga za sobą konieczność podjęcia następujących kroków:
Określenie miejsca
Przygotowanie miejsca
Oznaczenie go odpowiednim szyldem
Krok 5: Trzecie S: UTRZYMANIE CZYSTOŚCI
Cel:
Wykorzystanie sprzątania dla identyfikacji nieprawidłowości i obszarów, w których należy wprowadzić udoskonalenia.
Uporządkowanie stanowiska pracy oraz obserwacja, która pozwala zauważyć wszelkie nieprawidłowości i miejsca, nad którymi nie posiadamy jeszcze kontroli
Technika podstawowa:
Obserwacja i przeglądy - dzięki nim porządkowanie staje
się kontrolowaniem
Mamy już za sobą dwa z 5S i twoje stanowisko pracy wygląda znacznie lepiej. Trzecie S umożliwi nie tylko gruntowne uporządkowanie tego miejsca, ale służyć będzie również jako stała technika sprawdzania stanu rzeczy. Teraz kiedy jest już czysto i wszystko jest uporządkowane, te gruntowne porządki są dużo łatwiejsze. Dzięki tego typu porządkom poprawia się również bezpieczeństwo na twoim stanowisku pracy; idealny porządek ogranicza prawdopodobieństwo wypadku.
Podsumowanie rozdziału
Dowiedziałeś się z tego rozdziału, że Utrzymanie Czystości niesie ze sobą dwie podstawowe korzyści. Po pierwsze pozwala uporządkować stanowisko pracy i na pierwszy rzut oka zauważyć przedmioty nie na swoim miejscu. Po drugie, i co bardzo ważne, technika ta funkcjonuje jako codzienna inspekcja, która wynosi na światło dzienne każdą nieprawidłowość i każdy stan, z którego mogłyby wyniknąć niepożądane konsekwencje.
Omówiliśmy trzy typy programów Utrzymania czystości:
*Pierwsze Porządki
*Kwartalne Porządki
*Porządki codzienne
Naszym zdaniem strategia Utrzymania Czystości powinna się składać z następujących kroków:
Stworzenie zespołu
Ustalenie zakresu działań
Wyszczególnienie przedmiotów, które maja być wyczyszczone
Wyłonienie osoby odpowiedzialnej za te prace
Przygotowanie wszystkiego, co będzie potrzebne do prac porządkowych
Rozpoczęcie programu Utrzymania Czystości
Na końcu dowiedziałeś się, że jedną z korzyści techniki Utrzymania Czystości jest możliwość zapobiegania awariom. Istotne są tu dwie fazy:
Przegląd Czystości
Zachowanie Stanu Czystości
Krok 6: Czwarte S : Standaryzacja
Cel:
Konsolidacja pierwszych trzech S poprzez ustalenie modelowych standardów i procedur. Określenie co kryje się pod pojęciem najlepszych praktyk zawodowych i znalezienie sposobu na wprowadzenie ich w życie
Podstawowa technika:
Kontrol wizualna
Środowisko ,w którym będziesz teraz pracował różni się diametralnie od tego, w którym pracowałeś po rozpoczęciu systemu 5S. Twoje stanowisko pracy jest czyste, uporządkowane i wszystko jest na swoim miejscu. To krok, w którym zaczyna zwracać się praca włożona w początkową fazę systemu5S - tym samym możesz już standaryzować wszystkie operacje wykonywane na twoim stanowisku i wybrać najlepszą z technik, dzięki czemu każdy kto pojawi się na tym stanowisku z zewnątrz będzie w stanie wykonać wszystkie operacje dokładnie w sposób, w jaki sam je teraz wykonujesz. Krok 6 to również zachęta do twórczego myślenia - opracuj nowe metody wykonywania zadań ,które mogą okazać się lepsze od starych, od lat wykorzystywanych ale być może niewydajnych metod.
Podsumowanie rozdziału
W tym rozdziale dowiedziałeś się jak standaryzować wszystkie operacje na twoim stanowisku pracy, co pozwala osobie przychodzącej z zewnątrz wykonać wszystkie operacje dokładnie tak jak ty je wykonujesz.
Standaryzacja to tworzenie metod kontroli wizualnej , to miejsce, w którym dzięki odpowiedniemu zarządzaniu ustalamy modelowe standardy i procedury odnośnie sposobów znakowania, używania kolorów, kodów i linii.
Najważniejszym narzędziem metody standaryzacji jest Standardowa Instrukcja Operacyjna, która ogranicza zróżnicowanie i zwiększa przewidywalność.
W efekcie stanowiska pracy w twoim zakładzie ulegną ostatecznej standaryzacji, która ułatwi zauważenie wszelkich niekonsekwencji.
Krok 7: Piąte S: Utrzymanie i podnoszenie standardów
Cel:
Utrzymanie i podnoszenie poziomu udoskonaleń poprzez efektywne wykorzystanie cyklicznego Planu Działania
Czuwaj nad obecnymi zmianami i przygotuj grunt na nowe
udoskonalenia
Podstawowa technika:
Propagowanie systemu 5S
Audyty
System wyróżniania i nagradzania
Szkolenia
„Naszym nadrzędnym zadaniem jest stworzenie bezpiecznych warunków wytwarzania produktów, ograniczenie jego kosztów i czasochłonności. Powinniśmy starać się stworzyć miejsce pracy, które moglibyśmy z dumą pokazać nawet naszym dzieciom. Nic nie gwarantuje solidnej pracy lepiej niż dbanie o ciągły rozwój potencjału ludzkiego na wysokim poziomie.” (S. Nakamura, Japońskie Stowarzyszenie Menedżerów)
Zauważ, że Piąte S różni się od innych S. Jest procesem ciągłym, wysiłkiem wspierającym załogę poprzez szkolenia, praktykę i zaangażowanie. W przypadku Piątego S najważniejsze jest zaangażowanie Kierowników. To właśnie oni muszą poświęcić czas i środki konieczne , aby załoga mogła uczynić Krok 7.
Podsumowanie rozdziału
Krok 7 to sposób na utrzymanie wszystkich dotychczas osiągniętych udoskonaleń za pomocą działań propagujących system 5S, jak np. System wyróżniania i nagradzania , System konsultacyjny oraz ciągłe szkolenia. Tablica informacyjna systemu 5S jest bardzo ważnym źródłem informacji dotyczących działań zmierzających ku udoskonaleniom i o ich rezultatach.
Jest techniką utrzymywania udoskonaleń na tym samym poziomie jest systematyczny audyt stanowisk pracy. W tym kontekście nauczyłeś się jak ważne jest stałe pozostawanie w nurcie udoskonaleń, spojrzenie wstecz do Kroku 3 z Kroku 7 i ponowne przeanalizowanie każdego kroku.
System 5S - Organizacja miejsca pracy - materiały demonstracyjne