Organizacje istnieją na rynku, by realizować założone cele. Praca nad ich osiąganiem wymaga ustawicznego doskonalenia wewnętrznych struktur i ich zależności, poprawy efektywności, a także doskonalenia umiejętności pracowników. Dla firmy najważniejsze jest, by pracownicy w naturalny i szybki sposób nabywali umiejętności potrzebne do realizacji celów.
Wiele mówi się o stworzeniu takiego sytemu, gdzie pracownicy mogliby uzyskiwać w dużo szerszym zakresie informacje dotyczące ich pracy. Jednym z nich jest system oceny pracowników zwany "Oceną 360°".
Ocena 360 kadry menedżerskiej
Metoda Oceny 360° używana jest najczęściej jako metoda oceny okresowej kadry menedżerskiej.
W systemie Oceny 360° każdy z ocenianych dokonuje samooceny, oraz otrzymuje informacje zwrotną dotycząca swojej pracy od innych członków organizacji i osób, z którymi współpracuje. W praktyce oznacza to, że każdy z nich otrzymuje informacje pochodzące od przełożonych, podwładnych, kolegów zajmujących podobne stanowiska. Często dana osoba oceniana jest również przez klienta, dostawcę.
Praktyka pokazuje, że otrzymujemy bardziej obiektywne i pełniejsze informacje o sposobie pracy, umiejętnościach, zdolnościach i potrzebach, kiedy prosimy o ocenę wielu zainteresowanych jakością pracy danej osoby, którzy na co dzień mają z nim kontakt. System taki jest dużo mniej homogeniczny niż system oceny podwładny - przełożony, zapewnia większą sprawiedliwość oceny i co najważniejsze, daje najwięcej szans na ulepszenie pracy ocenianego.
Pochodzenie metody oceny 360°
Potrzeba rozwoju, doskonalenia się wymaga od menedżerów przeprowadzania wielu zmian. Te zaś mogą być zdefiniowane i oparte jedynie na solidnej informacji zwrotnej co do sposobu w jaki funkcjonują.
Potrzeba uzyskiwania informacji jak najbardziej realistycznych, zbliżonych do rzeczywistego stanu rzeczy wymusiła na konsultantach stworzenie zintegrowanego systemu oceny kadry menedżerskiej. Metoda ta nazwana została Oceną 360° .
Ocena 360° oparta jest na podejściu behawioralnym. Oznacza to, że jej konstrukcja stworzona jest na bazie kompetencji (zdefiniowanych jako kryteria behawioralne). Użytkownikowi daje to jasne, zrozumiałe narzędzie potrzebne do zdefiniowania odpowiednich wymagań wobec stanowiska, nastepnie do oceny pracy pracownika na tym konkretnym stanowisku.
Dla firmy ważne jest, by pracownik doskonalił się. Pozwala to na uzyskiwanie lepszych efektów pracy i lepszych wyników, a także daje osobiste korzyści płynące z własnego rozwoju.
Celem Oceny 360° jest rozwój pracowników. To wymaga czasu, oraz odpowiedniego środowiska. Rozwój pracowników powinien więc być przez firmę postrzegany jako cel długoterminowy. W krótkim okresie celem metody powinno być poznanie przez ocenianych ich silnych stron, oraz obszarów rozwoju. Dodatkowymi celami mogą być: poprawa komunikacji pomiędzy pracownikami oraz, po pewnym czasie nieformalne poszukiwania dalszych informacji zwrotnych dotyczących możliwości poprawy. Można także oczekiwać inicjatywy menedżerów w poszukiwaniu narzędzi lepszego zarządzania pracownikami.
Pracownikowi system Oceny 360° daje możliwość wglądu we własne umiejętności i konfrontacji ich z wymaganiami otoczenia. Otrzymana informacja daje podstawę do rozwoju: z racji ilości osób oceniających, opieki konsultanta zewnętrznego informacja zwrotna nabiera sugestywnego wydźwięku. Ocena 360° jest wysoce motywująca.
O systemie Oceny 360° mówi się, że jest to "system informacji zwrotnej 360°" . Jej twórcy traktują ją raczej jako systematyczny, zarządzany przez firmę proces udzielania pracownikowi możliwie szerokiej informacji zwrotnej dotyczącej jego pracy i umiejętności. Dzięki takiemu podejściu metoda nie jest agresywna, a daje lustrzane odbicie własnych umiejętności, kompetencji. To stanowi o wysokich walorach motywacyjnych metody.
Wdrożenie systemu oceny 360°
Wdrożenie sytemu Oceny 360° przedstawione jest graficznie na rysunku. Poniższy proces zapewnia prawidłowość przebiegu oceny, jego fachowość, oraz wysoką jakość.
Prace przy konkretnych etapach projektu podzielone są pomiędzy firmę klienta, a firmę doradczą. Taki system zapewnia odpowiednią jakość przeprowadzenia procesu.
System Oceny 360° jest taką oceną, która z racji swojej natury prowadzona musi być zawsze przez konsultanta zewnętrznego. Z biegiem czasu i nabywaniem doświadczenia przez uczestników procesu jego udział zmaleje do pewnego optymalnego poziomu.
Przebieg procesu oceny 360°
Pracując nad projektem Oceny 360° ważne jest konkretne ustalenie oczekiwanych rezultatów. Powinny one być zdefiniowane i stanowić podstawę budowy całego systemu oceny.
Założeniem modelu Oceny 360° jest wyłonienie konkretnych kompetencji (kryteriów behawioralnych oraz merytorycznych) odpowiedzialnych za obecne sukcesy stanowiska. Następnie opracować można takie kryteria, które będą odpowiadać za sukcesy stanowiska w przyszłości. Odpowiednio dobrane zestawy kryteriów stanowią o powodzeniu pracy menedżerów osiąganiu najlepszych rezultatów, a co za tym idzie powodzeniu firmy.
Stworzenie kwestionariusza
Ocena 360° opiera się na procesie wypełniania kwestionariusza przez oceniających. Do tego celu potrzebny jest kwestionariusz oparty na wybranych kompetencjach, zaopatrzony w ich czytelne i zrozumiałe definicje oraz odpowiednią skalę ocen. Zazwyczaj taka skala liczy od pięciu do siedmiu stopni. Kwestionariusz przygotowuje się wcześniej, by móc zapoznać z nim pozostałych ocenianych.
Po stworzeniu kwestionariusza wybiera się pilotażową grupę (jednego lub dwóch menedżerów wraz z ich oceniającymi), by stanowili próbę oceny, oraz zaszczepili nowy system wśród pozostałych pracowników. Najlepiej jest, gdy menedżerowie, którzy wezmą udział w pilotażu, cieszą się dużym autorytetem, akceptacją i sympatią pozostałych pracowników, oraz nie wnoszą sprzeciwu, by być oceniani jako pierwsi. Dzieki grupie pilotażowej można przetestować kwestionariusz, a także, co ważniejsze, zyskać akceptację dla projektu wśród pozostałych uczestników. Proces taki wydatnie zmniejsza strach przed szeroką oceną i konfrontacją.
Wybór ocenianych i oceniających
Do obowiązków firmy należy wyłonienie grupy osób ocenianych i oceniających. Ważne jest, by oceniającym zapewnić anonimowość. Zapewnia to, że oceny będą odzwierciedlały faktyczne opinie oceniających.
Koniecznym jest przeszkolenie oceniających. Od nich i jakości procesu zależy obiektywność ocen. Dlatego szczególnie podczas pierwszego procesu należy oceniających przeszkolić w zakresie celów procesu, oczekiwanych rezultatów, funkcjonowania narzędzia oceny, rozumienia kompetencji, oraz metod i błędów w ocenie. Przeprowadzane badanie systemu Oceny 360° pokazało, że na różnych stanowiskach pracownicy popełniają błędy podczas oceny. By tego uniknąć konieczne są spotkania i szkolenia. Mogą się one odbywać w grupie nie większej niż 15 osób i trwać około dwóch dni, po pięć godzin szkolenia każdego z nich.
Całość procesu odbywa się po to, by zapewnić ocenianym odpowiednią informację zwrotną. Podczas spotkania należy przede wszystkim zapoznać ich z celami procesu: otrzymaniem informacji zwrotnej służącej doskonaleniu się. Taka rozmowa potrzebna jest, by zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa badanym.
Szkolenie ocenianych ma na celu przekazanie umiejętności:
rozumienia i używania kompetencji w procesie doskonalenia się,
analizy informacji zawartych w raporcie oceny,
radzenia sobie z obawami i uczuciami w momencie otrzymywania negatywnych ocen,
zbierania dodatkowych informacji zwrotnych z otoczenia,
ustawiania planów rozwoju.
Raporty oceny zawierają wiele informacji. Oceniani mogą potrzebować pomocy w ich odczytywaniu, analizie i rozumieniu. Potrzebna jest też im praktyka w stawianiu priorytetów co do własnego rozwoju. Szkolenie może pomóc i przygotować ich do płynnego używania całego procesu. Trening powinien ich także przygotować, do konstruktywnego wykorzystywania negatywnych informacji zwrotnych w procesie uczenia się.
Istnieje możliwość by po roku, dwóch wyłonić spośród menedżerów wewnętrznych trenerów, którzy mogliby obsługiwać system wewnętrznych, przygotowawczych szkoleń do oceny.
Ocena przebiegać powinna w zorganizowany sposób. Firma prowadząca rozsyła formularze oceny do każdego z oceniających. Na wypełnienie formularze pozostawia się im kilka dni. Każdy z oceniających powinien mieć szansę uzyskać na bieżąco dodatkowe informacje dotyczące oceny. Dział personalny w firmie powinien być przygotowany na udzielanie takich informacji. Każdy z oceniających wraz z formularzem otrzymuje kopertę zwrotną i jest zobowiązany odesłać wypełniony formularz do firmy prowadzącej.
Kwestionariusze są analizowane, a dane podsumowywane. Na ich podstawie generowany jest raport, który następnie prezentowany jest ocenianym.
Spotkania z ocenianymi i udzielanie informacji zwrotnej
Podczas spotkań z osobami ocenianymi konsultant udziela ocenianemu informacji dotyczących oceny, prezentuje raport. Rozmowa ta ma na celu wspólną, dogłębną analizę informacji zawartych w raporcie. Ważne jest też by oceniany otrzymał fachowe, wsparcie od osoby nie związanej z firmą. Dlatego też takie spotkania zawsze powinien prowadzić konsultant zewnętrzny.
Po przekazaniu informacji zwrotnej należy zaplanować rozwój. W ślad za tymi planami musi podążać odpowiednia polityka firmy, odpowiednie systemy wyboru szkoleń zewnętrznych, program coachingowy, a przede wszystkim budowanie wewnętrznego systemu konsultacji i mentoringu. W pewnych przypadkach konieczne jest, by poszerzyć wiedzę ocenianego dotyczącą pewnych np. nisko ocenionych kompetencji. Wymaga to, by przeprowadzone zostały sesje Assessment Centre w celu doprecyzowania silnych stron, obszarów rozwoju ocenianego. Pomaga to też w stworzeniu odpowiedniego planu rozwoju.
W przypadkach, gdy oceniany otrzymuje bardzo zróżnicowane lub niskie opinie zapewnić należałoby mu okresowe spotkania z konsultantem w celu zapewnienia odpowiedniego rozwoju i rozumienia procesu Oceny 360°.
Ponowna ocena ma pokazać postępy w rozwoju ocenianych. Pokaże ona na ile dana umiejętność, kompetencja została udoskonalona, wskaże dalsze obszary rozwoju. Ponowne oceny ugruntowują kulturę firmy: rozwój własny dzięki informacjom płynącym ze środowiska pracy.
Warunki przeprowadzenia oceny 360°
Na podstawie badań przedsiębiorstw, które wprowadzały i używały metody Oceny 360° zdefiniowano obszary i kryteria, które muszą zostać spełnione, by system Ocena 360° był pomyślnie stosowany w firmie przez wiele lat. Warunkami tymi są:
odpowiednia kultura firmy zapewniająca ocenianym i oceniającym wysoki poziom bezpieczeństwa,
oceniani muszą być przekonani o przyczynach wprowadzenia Oceny 360° - rozwoju i doskonaleniu się, nie zaś by dokonywać jakichkolwiek decyzji kadrowych,
przystosowany system wewnętrzny do indywidualnego rozwoju badanych (w indywidualnym czasie), akceptacja ciągłości procesu, oraz cierpliwość w oczekiwaniu na wyniki,
przełożeni ocenianych musza pracować ze swoimi podwładnymi nad ich rozwojem,
zarówno przełożeni, oceniani i oceniający powinni być dokładnie poinstruowani i szkoleni co do efektywności sytemu,
wprowadzanie systemu oceny powinno zapewniać ocenianym maksymalny poziom bezpieczeństwa,
proces powinien nadzorować konsultant zewnętrzny,
raporty z oceny powinny być generowane w formie opisowej, nie tylko jako skala ocen,
oceniający powinni pozostawać anonimowi.
Tak zaplanowany system Oceny 360 daje pewność wysokiej jakości. W konsekwencji oznacza to zwiększanie kompetencji pracowników, większą efektywność pracy, oraz zaangażowanie w nią.
System Oceny 360 jest systemem bardzo czułym na kulturę firmy i ma szanse powodzenia tylko w przedsiębiorstwach stwarzających pracownikowi wysoki poziom bezpieczeństwa zatrudnienia, a także możliwości wykorzystywania uzyskanych dzięki Ocenie 360 do rozwoju.
|