Zapoznanie się z zarządzaniem nieruchomościami mieszkalnymi -
wspólnotami mieszkaniowymi
1.1. Definicja wspólnoty mieszkaniowej
Definicja wspólnoty mieszkaniowej została określona w art. 6 Ustawy z dnia 24.06.1994 roku o własności lokali, zgodnie z którym wspólnotę mieszkaniową stanowi ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa, w chwili wydzielenia i sprzedaży pierwszego lokalu.
1.2. Właściciel - od kiedy
Kto jest właścicielem, czyli od którego momentu można uważać nabywcę lokalu za jego właściciela ?
Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali, przewiduje w art. w art. 7, trzy sposoby ustanowienia odrębnej własności lokalu:
1 - w drodze umowy
2 - jednostronnej czynności prawnej właściciela nieruchomości
3 - orzeczenia sądu znoszącego współwłasność
Ad.1 Umowa o ustanowienie odrębnej własności powinna być sporządzona w formie aktu notarialnego - w razie niezachowania tej formy czynność taka jest nieważna (art.58KC). Do powstania tej własności niezbędny jest wpis do księgi wieczystej (art. 7 pkt 2 Uowl). Wpis taki ma charakter konstytucyjny, tzn. tworzący prawo. Ponieważ wpis w księdze wieczystej ma moc wsteczną od chwili złożenia wniosku o dokonanie wpisu, należy uznać, iż nabywca wyodrębnionego lokalu staje się właścicielem lokalu od dnia złożenia wniosku o wpis tego prawa do księgi wieczystej (art. 29 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. księgach wieczystych i hipotece).
Ad.2 W przypadku zbycia istniejącej już odrębnej własności lokalu, do czego również jest niezbędna forma aktu notarialnego, nabywca staje się właścicielem od chwili zawarcia umowy. Wpis do księgi wieczystej ma tu tylko charakter deklaratoryjny (potwierdzający).
Obowiązek składania wniosku o wpis do KW - Art. 35 UoKWi H,
Kary określone w art.36 ust.4 U oKWi H.
Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r Prawo o notariacie - w akcie zamieszczany jest wniosek o dokonanie wpisu w KW.
Ad.3 W przypadku orzeczenia sądowego - dopiero orzeczenie prawomocne umożliwia wpisanie nowego właściciela we właściwej KW.
Wspólnota mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej jest jednak zaliczana do podmiotów gospodarczych, związku z czym zobowiązana jest do posiadania numeru REGON.
Wspólnota mieszkaniowa pomimo nie posiadania osobowości prawnej może pozywać i być pozywana. W procesie sądowym wspólnota mieszkaniowa może być reprezentowana przez zarząd. Wspólnota ma tzw. „zdolność sądową”, co oznacza, że została dopuszczona do obrotu cywilno-prawnego.
Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek posiadania rachunku bankowego.
Jest również zobowiązana do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego w celu uzyskania NIP.
Wspólnota może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Za zobowiązania wspólnota odpowiada bez ograniczeń, a każdy z właścicieli w części odpowiadającej jego udziałowi w nieruchomości.
Sprawy dotyczące wspólnoty ogół właścicieli rozstrzyga w formie uchwał.
1.3.Lokal samodzielny
W myśl art.2 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali, samodzielnym lokalem mieszkalnym, w rozumieniu ustawy jest wydzielona trwałymi ścianami w obrębie budynku izba lub zespół izb przeznaczonych na pobyt ludzi, które w raz z pomieszczeniami pomocniczymi służą zaspokajaniu ich potrzeb mieszkaniowych. Przepis ten stosuje się również do samodzielnych lokali wykorzystywanych zgodnie z przeznaczeniem na cele inne niż mieszkaniowe.
Spełnienie wymagań, o których mowa powyżej stwierdza starosta w formie zaświadczenia. Zaświadczenia te wydawane są na podstawie Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Zaświadczenia te nie są wymagane, jeżeli odrębną własność lokalu ustanawia sąd w postępowaniu o zniesieniu współwłasności.
Samodzielność lokalu stwierdzana jest w celu ustanowienia odrębnej własności istniejącego lokalu w budynku i dostosowane do tego celu ustawowe wymogi, a nie o ogólne warunki techniczne, jakim powinny odpowiadać budynki, i które odnoszą się do każdego właściciela budynku w okresie jego budowy i eksploatacji.
Przy oznaczaniu przedmiotu odrębnej własności lokali istnieje obowiązek zaznaczania lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi na rzucie odpowiednich kondygnacji budynku.
1.4.Pomieszczenie przynależne do lokalu
Do lokalu mogą przynależeć, jako jego części składowe, pomieszczenia choćby do niego bezpośrednio nie przylegały lub były położone w granicach nieruchomości gruntowej poza budynkiem, w którym wyodrębniono dany lokal, są to m.in.: piwnica, strych, komórka, garaż, zwane dalej „pomieszczeniami przynależnymi” Art. 2 ust. 4 Uowl.
Z takiego określenia pomieszczenia przynależnego wynika, iż jeśli w akcie wyodrębnienia nie wymieniono pomieszczenia przynależnego, to będzie ono wchodziło w skład części wspólnej a korzystanie z niego odbywać się może na podstawie umowy zawartej ze wspólnotą mieszkaniową.
Ponieważ pomieszczenie przynależne określono jako część składową lokalu, nie jest możliwe zbycie samego pomieszczenia przynależnego, gdyż byłaby to czynność sprzeczna z art.47 § 1 KC, która określa iż część składowa rzeczy nie może być odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych.
1.5. Nieruchomość wspólna
Z prawem własności lokalu nierozerwalnie związane jest prawo właściciel lokalu do udziału w nieruchomości wspólnej. Zgodnie z Art. 3 Uowl, w razie wyodrębnienia własności lokali właścicielowi przysługuje udział w nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością lokalu. Nie można żądać zniesienia współwłasności nieruchomości wspólnej dopóki trwa odrębna własność lokalu. Nieruchomość wspólną stanowi grunt oraz części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali. Z tak określonej definicji nieruchomości wspólnej wynika, iż składa się ona z:
- gruntu w obrębie działki, na której posadowiony jest budynek
- części budynku, które służą wszystkim właścicielom tj.: mury, fundamenty, dachy, klatki schodowe, korytarze, kominy etc.
- urządzeń, które służą wszystkim właścicielom tj.: urządzenia dźwigowe, instalacje centralnego ogrzewania, instalacja elektryczna, gazowa, kanalizacyjna, wodna, antena zbiorcza, brama wjazdowa itp.
Balkony - ze względu na fakt, iż balkon służy do wyłącznego użytku właściciela lokalu, stanowi jego część składową a koszty jego utrzymania nie obciążają wspólnoty mieszkaniowej - jest to najczęściej występująca interpretacja w orzecznictwie sądowym.
Należy jednak zauważyć, że balkony stanowią element konstrukcyjny i ich stan techniczny wpływa na bezpieczeństwo ogółu mieszkańców nie tylko właścicieli lokalu korzystających z niego.
Instalacje - służące wielu właścicielom, pomimo iż przebiegają przez lokale stanowiące odrębne własności.
Grzejniki należą do części wspólnej nieruchomości. Jako urządzenie rozprowadzające ciepło w pomieszczeniu ma istotny wpływ nie tylko na sam lokal, w którym jest zainstalowany, ale również na lokale sąsiednie i nieruchomość wspólną. W razie odłączenia grzejnika, zmienia się sposób ponoszenia kosztów ogrzewania części wspólnej, może zmieniać się charakterystyka cieplna budynku itp.
Uchwała SN z 28.08 1997 r. Po wejściu w życie Uowl właściciel lokalu nie może bez zgody pozostałych właścicieli odłączyć swojego lokalu mieszkalnego od zainstalowanej w budynku sieci centralnego ogrzewania i przy jej wykorzystaniu zastosować inny rodzaj ogrzewania.
1.6. Udział w nieruchomości wspólnej
Udział właściciela w nieruchomości wspólnej wyznacza zakres praw i obowiązków właściciela w stosunku do przedmiotu współwłasności oraz zakres jego uprawnień.
Udział właściciela lokalu wyodrębnionego w nieruchomości wspólnej odpowiada, zgodnie z Art. 3 ust. 3 Uowl stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z pomieszczeniami przynależnymi do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi.
2.Powierzenie zarządu i wybór zarządu
2.1.Akt notarialny, uchwała zaprotokołowana przez notariusza
Termin „ powierzania zarządu został zastrzeżony tylko dla umów zawieranych w formie aktu notarialnego, które muszą być zawierane przez wszystkich właścicieli lokali ( w dużych wspólnotach mogą być zmienione z woli większości).
Jednym z podstawowych atrybutów prawa własności jest możliwość decydowania przez właścicieli o podstawowych kwestiach związanych z zarządzaniem własnością. Zapisy art. 18 Uowl umożliwiają właścicielom lokali określenie sposobu zarządu nieruchomością wspólną w sposób inny niż to określają kolejne zapisy Uowl, przy czym to określenie sposobu zarządu ma nastąpić w umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Wyrażona w ten sposób wola właścicieli lokali ma pierwszeństwo przed regulacjami dotyczącymi sprawowania zarządu, zawartymi w ustawie, gdyż - zgodnie z art. 18 ust. 3 - dopiero, jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej lub uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, obowiązują zasady określone w rozdz. 4 Uowl.
Ustanowienie zarządu nieruchomością wspólną, o którym mowa w art. 18 ust.1 Uowl może, zgodnie z treścią tego przepisu, polegać w szczególności na tym, że właściciele lokali powierzą zarząd nieruchomością wspólną osobie fizycznej lub prawnej, w dalszej części ustawy nazywanej zarządcą, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną. Wymagane jest do tego zachowanie formy aktu notarialnego.
W przypadku sukcesywnego wyodrębniania lokali przyjęty przez dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną odnosi skutek także do każdego kolejnego nabywcy lokalu.
Taki stan będzie trwał, dopóki właściciele lokali zdecydują zmienić tak ustalony sposób zarządu (lub osobę zarządcy) w oparciu o art. 18 ust. 2a Uowl zgodnie, z którym zmiana taka może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza.
Informacja, w jaki sposób sprawowany jest zarząd we wspólnocie podlega obowiązkowemu wpisowi do księgi wieczystej.
Inny sposób zarządu został określony w art. 19 i 20 Uowl.
2.2.Zarząd we wspólnotach małych
Art. 19 odnosi się do wspólnot, w których liczba lokali jest nie większa niż siedem - zastosowanie mają przepisy KC oraz przepisy kodeksu postępowania cywilnego
2.3.Zarząd z osób fizycznych
Art. 20 odnosi się do wspólnot, w których ilość lokali jest większa niż siedem - zarząd z osób fizycznych wybranych z grona właścicieli lub spoza ich grona.
Możliwość zastosowania różnych sposobów zarządu w odniesieniu do różnych wspólnot mieszkaniowych przedstawia się następująco:
Lp. |
Sposób zarządu |
Możliwość zastosowania |
1. |
Zarząd sprawowany bezpośrednio przez właścicieli |
Małe wspólnoty |
2. |
Określenie sposobu zarządu umową zawartą w formie aktu notarialnego |
Zarówno małe jak i duże wspólnoty |
3. |
Powierzenie zarządu nieruchomością wspólną konkretnej osobie fizycznej lub prawnej umową zawartą w formie aktu notarialnego |
Zarówno małe jak i duże wspólnoty |
4. |
Wybór zarządu wspólnoty składającego się z jednej lub kilku osób fizycznych |
Obowiązkowy we wspólnotach dużych jeżeli nie uregulowały one inaczej kwestii zarządu w umowie zawartej w formie aktu notarialnego |
5. |
Zlecenie zarządu nieruchomością wspólną w oparciu o umowę zlecenie |
Zawieraną przez wybrany zarząd we wspólnotach dużych Zawieraną przez wszystkich właścicieli lokali we wspólnotach małych |
6. |
Ustanowienie zarządcy przymusowego przez sąd |
Zarówno małe jak i duże wspólnoty |
2.4.Zarząd przymusowy powoływany przez sąd.
Możliwość powoływania zarządu przymusowego przez sąd na podstawie art. 26 ust. 1 Uowl dotyczy zarówno wspólnot małych jak dużych może być wykorzystywana w dwóch przypadkach:
1) jeśli wspólnota, która powinna powołać zarząd, nie zrobiła tego
2) jeśli wybrany zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną nie wypełnia należycie swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki
Z wnioskiem o ustanowienie zarządcy przez sąd w oparciu o art. 26 ust 1 ustawy o własności lokali, może zwrócić się każdy właściciel lokalu w danej nieruchomości.
Również każdy z właścicieli w małej wspólnocie ma możliwość skorzystania z tego przepisu. Ma on bowiem zastosowanie w innych sytuacjach:
gdy nie można uzyskać zgody współwłaścicieli w istotnych sprawach dotyczących zwykłego zarządu
gdy większość współwłaścicieli narusza zasady prawidłowego zarządu lub krzywdzi mniejszość
Zarówno w przypadku wspólnot małych jak i dużych zakres uprawnień oraz wynagrodzenie zarządcy przymusowego określa sąd. Sąd też odwołuje zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego powołania. (art.26 ust.1 Uowl i art. 614 KPC)
Ze szczególną sytuacją mamy do czynienia wówczas, gdy właściciele lokali, wbrew przepisom art. 200 KC i art. 27 Uowl postanowili nie brać udziału w zarządzie nieruchomością wspólną i, mimo że minęły co najmniej dwa lata od chwili, gdy ustanowiono odrębną własność lokali w nieruchomości, w której ze względu na jej wielkość (ponad 7 lokali) istnieje obowiązek określenia sposobu lub powierzenia albo wyboru zarządu, nie podejmują żadnych kroków zmierzających do uregulowania kwestii zarządu nieruchomością wspólną zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali. Wówczas, jeśli istnieje zarządca, który zarządzał nieruchomością przed ustanowieniem w niej odrębnej własności a z jakiś przyczyn nie chce lub nie może nadal zarządzać tą nieruchomością, także i on może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego, przymusowego oparciu o art. 26 ust. 2 Uowl.
3.Umowa o sprawowanie zarządu
Zarządzanie odbywa się w oparciu o umowę zarządzania.
4.Zebranie wspólnoty mieszkaniowej
4.1.Zwoływanie zebrań wspólnoty mieszkaniowej.
Zwołanie zebrania jest pierwszą czynnością niezbędną do ważnego odbycia zebrania wspólnoty mieszkaniowej, a więc zarazem i pierwszą czynnością w procesie "stanowienia" uchwał przez właścicieli lokali. Ustawa o własności lokali przewiduje dwa rodzaje zebrań: doroczne i fakultatywne.
4.1.1.Zebranie doroczne.
Zebranie doroczne (art. 30 ust. 1 pkt 3) jest obligatoryjne, tj. musi się odbyć, i zwoływane jest co najmniej raz w roku. Przedmiotem zebrania jest przynajmniej (porządek obrad może przewidywać również inne zagadnienia):
uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
ocena pracy zarządu lub zarządcy,
sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.
Powyższe zebranie zwołuje zarząd lub zarządca nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. W przypadku niedokonania zwołania, ustawa przewiduje, że każdy właściciel może samodzielnie zwołać takie zebranie. Pomimo tego, że przedmiotem zebrania dorocznego są sprawy o najwyższym stopniu ważności dla funkcjonowania wspólnoty, ustawa nie zawiera żadnych sankcji w przypadku niedojścia tego zebrania do skutku. W razie braku zainteresowania w odbyciu zebrania ze strony zarządu (zarządcy) oraz właścicieli lokali nie istnieją procedury (brak podstawy prawnej) aby ktokolwiek z zewnątrz mógł narzucić swoją wolę wspólnocie. Pośrednio może to nastąpić jako konsekwencja podjęcia przez wierzycieli działań przeciwko wspólnocie i właścicielom, którzy to przecież odpowiadają za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej w części odpowiadającej ich udziałom w tej nieruchomości. Wymusi to reakcję ze strony właścicieli zagrożonych np. procesem sądowym i ewentualnym postępowaniem komorniczym.
Zebranie doroczne, wbrew nazwie, musi odbyć się przynajmniej raz w roku, a więc nie ma najmniejszych przeszkód w zwoływaniu takiego rodzaju zebrań częściej. Zebrania te powinny mieć za przedmiot przynajmniej art. 30 ust. 1 pkt 3.
4.1.2.Zebranie fakultatywne.
Zebranie fakultatywne (art. 31), zwoływane jest zawsze przez zarząd (zarządcę). Zebrania tego nie mogą zwołać sami właściciele. Natomiast inicjatywa zwołania tego zebrania może pochodzić tak od zarządu (zarządcy), jak i od właścicieli. Zarząd (zarządca) może, a nawet ma obowiązek, zwołać takie zebranie zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba. Oceny, czy potrzeba taka rzeczywiście zachodzi, dokonuje sam zarząd (zarządca). Jeżeli natomiast wniosek o zwołanie zebrania złoży grupa właścicieli dysponująca więcej niż 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej, zarząd (zarządca) jest obowiązany zwołać takie zebranie - jest związany wolą właścicieli i nie może oceniać czy wniosek jest zasadny czy nie. W przypadku wniosku pochodzącego od grupy właścicieli posiadających mniej niż 1/10 udziałów, zarząd (zarządca) dysponuje swobodą w ocenie czy rzeczywiście zebranie jest konieczne. Tak więc wniosek taki może nie zostać uwzględniony, bez żadnych bezpośrednich konsekwencji dla podmiotu zwołującego. Częstotliwość odbywania się zebrań fakultatywnych jest dowolna, może więc zdarzyć się tak, że w danym roku nie zajdzie potrzeba zwołania nawet jednego takiego zebrania.
4.2.Podmiot zwołujący.
Jak to zostało wskazane, zwoływać zebranie może zarząd bądź właściciele.
W przypadku zarządu, który jest organem wspólnoty mieszkaniowej, zwołać zebranie, jeżeli zarząd jest organem kolegialnym, powinni wszyscy członkowie. Oznacza to, że samą decyzję o zebraniu powinni podjąć wszyscy członkowie. Natomiast technicznej czynności zwołania może dokonać np. jeden z członków zarządu zbierając pokwitowania zapoznania się z informacją o fakcie i terminie zwołania zebrania.
W przypadku zarządcy, który jest osobą fizyczną, to ta osoba decyduje samodzielnie o zwołaniu zebrania. W przypadku zarządcy - osoby prawnej, wydaje się, że decyzję o zwołaniu zebrania powinien podjąć właściwy organ zarządzający (np. zarząd spółki), wg. odpowiednich przepisów regulujących pracę tego organu. Możliwe jest również przekazanie kompetencji w tym zakresie zatrudnionemu, licencjonowanemu zarządcy.
4.3.Forma zawiadomienia o zebraniu.
Uowl w art. 32 stanowi, że zarząd (zarządca) zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie. Niestety, ustawa nie stanowi jak ma wyglądać to zawiadomienie. Najpewniejszą dowodowo jest metoda doręczania właścicielowi zawiadomienia za pokwitowaniem - może to być dokonane np. listem poleconym lub pokwitowaniem odbioru lub zapoznania się z informacją od członka zarządu lub pracownika zarządcy.
Można również bronić stanowiska, że za wystarczające do ważnego zwołania zebrania będzie włożenie zawiadomienia do skrzynki pocztowej lub nawet samo wywieszenie informacji o zebraniu na klatce schodowej, w miejscu umożliwiającym łatwe zapoznanie się z tą informacją przez każdego z właścicieli.
4.4.Terminy zawiadomień.
Coroczne zebranie powinno odbyć się nie później roku. Okresem rozliczeniowym wspólnoty jest rok kalendarz. (art. 29 Uowl) a więc coroczne zebranie nie może być zwołane na dzień 1.01. gdyż nie zakończył się jeszcze rok, za który ma nastąpić udzielenie absolutorium i na który przyjęto plan gospodarczy. Zebranie w pierwszym kwartale będzie jak najbardziej ważne. Pomimo niedotrzymania terminu, organ zwołujący nie traci swoich kompetencji do zwołania ważnego zebrania, choć może zostać "uprzedzony" przez każdego z właścicieli, który z dniem 1kwietnia może już samodzielnie zwołać coroczne zebranie.
Termin zwołania zebrania fakultatywnego, z oczywistych względów będzie wynikał z pojawiających się przyczyn zwołania takiego zebrania.
Generalną zasada jest, że o zebraniu właścicieli zarząd zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W przypadku zwoływania zebrania przez samych właścicieli tj. gdy zarząd (zarządca) nie zwołał corocznego zebrania, Uowl nic nie mówi o terminie. Wydaje się, że właściciel powinien zwołać to zebranie również przynajmniej tydzień przed terminem, przy czym termin oznacza wg. własnego uznania, co nie wyklucz konsultacji w tym zakresie z innymi właścicielami (zarządcą).
4.5.Podejmowanie decyzji w małych wspólnotach.
W przypadku tzw. "małych" wspólnot mieszkaniowych, tj. liczących mniej niż 7 lokali, nie odbywają się zebrania i głosowania. Wynika to z faktu, iż zgodnie z art. 19 Uowl stosuje się do takich wspólnot przepisy Kodeksu cywilnego. Z kolei art. 199 KC stanowi, że do rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli, a do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli (art. 201 KC). Sposób wyrażenia zgody i jej forma będzie zależała od konkretnej czynności, która ma być podjęta przez właścicieli. Przepisy nie przewidują również żadnej procedury związanej z uzyskiwaniem zgody, tzn. nie ma konieczności zwoływania formalnych zebrań, itp.
W przypadku wybrania przez "małą:' wspólnotę zarządu lub powierzenia zarządu nieruchomością wspólną zarządcy, podmioty ten nie będą miały obowiązku zwoływania dorocznego zebrania, jeżeli tego nie określono wyraźnie w przyjętym sposobie zarządu nieruchomością wspólną. Ustawa stanowi, że "mała" wspólnota ma stosować odpowiednio przepisy KC - nie stosuje ona innych przepisów rozdziału IV Uowl dotyczących zarządu nieruchomością wspólną. Postanowienia o zwoływaniu zebrań dotyczą tylko "dużych" wspólnot. Można oczywiście stosować te przepisy przez analogię, jednak ich niestosowanie nie może rodzić żadnych negatywnych.
5.Podejmowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej
Uchwały są najważniejszym sposobem podejmowania decyzji we wspólnocie mieszkaniowej. Ustawodawca wart. 22 w związku z art. 18 ust. 3 i 19, zastrzegł, iż w dużych wspólnota mieszkaniowych (liczących powyżej 7 lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych) czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały właścicieli wyrażającej zgodę na dokonanie takiej czynności.
Nie ma przeszkód prawnych, aby właściciele lokali określając sposób zarządu nieruchomością wspólną na podstawie art. 18 ust. 1, przyjęli, iż również w małej wspólnocie (poniżej 7 lokali) obowiązywały zasady wynikające z ustawy o własności lokali, w szczególności, co do podejmowania decyzji w drodze uchwał, a więc podjęli decyzję o odejściu od stosowania (w całości lub części) przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.
5.1.Sposoby podejmowania uchwał.
Ustawa przewiduje, iż możliwe jest podjęcie uchwał: - na zebraniu - w drodze indywidualnego zbierania głosów - przy użyciu obydwu sposobów. Istotnym jest podkreślenie, iż ustawa traktuje powyższe sposoby jako równorzędne. Brak jest w ustawie jakiegokolwiek ograniczenia w wyborze sposobu dochodzenia do podjęcia uchwały. Można jednak wskazać, iż podejmowanie uchwał na zebraniu odpowiada najbardziej idei współuczestniczenia właścicieli w zarządzaniu nieruchomością wspólną. gdyż pozwala im na wypowiedzenie się o sprawie, poznanie wszelkich za i przeciw, wyjaśnianie na bieżąco wszelkich wątpliwości, itd.
5.2.Zwoływanie zebrania.
Zwołanie zebrania jest pierwszą czynnością zebrania wspólnoty mieszkaniowej, a więc zarazem w procesie "stanowienia" uchwał przez właścicieli lokali.
5.3.Obliczanie większości i we wspólnocie mieszkaniowej
Ustawa z 24 czerwca 1994 r . o własności lokal, która weszła w życie w dniu 1 stycznia 1995 r., funkcjonuje już siódmy rok. W skali kraju istnieje ponad 111tys. wspólnot mieszkaniowych tworzonych w myśl przepisów Uowl, a ich liczba z pewnością wzrośnie w związków z realizacją zapisów ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Pomimo to ustawa nadal wywołuje wiele poważnych wątpliwości co do interpretacji jej zapisów. Jako przykład można podać sprawę obliczania większości głosów i ustalania quorum, czyli czynności niezbędnych dla ważnego podejmowania uchwał przez właścicieli lokali.
Zapis Uowl - art. 23 ust. 1 - w powyższej kwestii jest dosyć lakoniczny: "uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów" i wywołuje w praktyce sporo problemów. O wadze zagadnienia może świadczyć fakt, że w dostępnej literaturze prezentowane są odmienne i wykluczające się stanowiska na te kwestie, a brak jest praktycznie orzeczeń sądowych mogących dać wiążącą odpowiedz jak liczyć większość głosów.
Większość
Większość jest to miernik relatywny, wskazujący jaką liczbą głosów należy podjąć decyzję, aby miała ona moc prawnie wiążącą. rodzaje wielkości:
- większość zwykła (względna) - oznacza, że za d więcej osób, niż osób głosujących za innymi wstrzymujących nie bierze się w ogóle pod uwagę.
- większość bezwzględna (absolutna) - decyzja jest podjęta, jeżeli padnie za nią ponad połowa ważnie oddanych głosów, czyli matematycznie więcej niż 50% (niektórzy uznają, że musi to być o jeden głos więcej). Nieważnych głosów nie wlicza się.
- większość kwalifikowana - za danym rozwiązaniem głosowało i oddało głosy ważne ustalona ułamkiem lub procentowo, większa od połowy, część ogólnej liczby liczba osób.
Prezentowane są dwa poglądy na to, o jaką większość chodzi wart. 23 ust. 2Uowl:
1. większość to większość zwykła
2. większość to większość bezwzględna
6.Administrowanie danymi osobowymi
Administratorem danych osobowych właścicieli nieruchomości wspólnoty mieszkaniowej jest wspólnota mieszkaniowa, którą zgodnie z zapisem art. 6 Uowl jest ogół właścicieli. Których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Na zarządcy zatem nie spoczywa obowiązek zgłaszania takiego zbioru danych osobowych, jak również z takiego obowiązku zwolniona jest na mocy art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych wspólnota mieszkaniowa, z uwagi na fakt , że przetwarza dane osobowe członków zrzeszonych we wspólnocie mieszkaniowej.
Należy jednak podkreślić, że zarządca nieruchomości przetwarza dane członków wspólnoty zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych a zatem może je przetwarzać wyłącznie w zakresie celu przewidzianym w umowie. Bez względu na zakres umowy, wspólnota mieszkaniowa ponosi nadal odpowiedzialność za ochronę tych danych. Oczywiście, z drugiej strony zarządca ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie danych niezgodnie z tą umową. Zarządca nieruchomości powinien przed rozpoczęciem przetwarzania danych podjąć działania zabezpieczające zbiór. Oznacza, że jest zobowiązany do zastosowania środków technicznych organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych. Pracownicy zarządcy mający dostęp do danych osobowych są zobowiązani do zachowania ich w tajemnicy.
Przesłanki dopuszczalności przetwarzania danych osobowych zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Jest więc ono dopuszczalne tylko wtedy, gdy administrator danych - wspólnota mieszkaniowa - będzie się legitymował co najmniej jedną z wymienionych przesłanek.
Przesłanką legalności przetwarzania danych osobowych jest m.in. wyrażenie na to zgody osoby, której one dotyczą, chyba, że chodzi o usunięcie jej danych lub zezwalają na to przepisy prawa. Wspólnota mieszkaniowa jako administrator danych osób zamieszkałych w należących do niej lokalach, przetwarza je na podstawie ustawy o własności lokali. W związku z tym nie ma wymogu, aby uzyskiwała zgodę na piśmie od mieszkańców na przetwarzanie tych danych.
Przejecie nieruchomości do zarządzania
Zawarcie umowy o zarząd jest podstawą do realnego przejęcia zarządu nieruchomością. Po podpisaniu umowy zarządca przejmujący nieruchomość do zarządzania jest zobowiązany do sporządzenia protokołu zdawczo - odbiorczego /art. 29 ust. 1b uowl/ a następnie musi wykonać czynności stanowiące typowe procedury przejmowania tj.:
protokolarne przejęcie dokumentacji nieruchomości
protokolarne przejęcie gruntu, budynku, budowli, urządzeń wraz z określeniem ich stanu technicznego
zawiadomienie użytkowników o zmianie zarządcy
poinformowanie innych osób lub instytucji związanych z nieruchomością o zmianie zarządcy,
ad.1 Dokumentację nieruchomości można podzielić na trzy grupy tematyczne:
- prawną (np. umowy najmu, przydziały administracyjne mieszkań, akty notarialne, wypisy z ksiąg wieczystych, wyroki sądowe)
- techniczną (np. książka obiektu budowlanego, protokoły kontroli okresowych, opinie, ekspertyzy)
- finansową (np. naliczenia czynszów, rozliczenia okresowe, budżety roczne, wieloletnie)
Przejęcie dokumentacji nieruchomości powinno być dokonane w formie protokołu zdawczo-odbiorczego zawierającego wykaz wszystkich przekazywanych dokumentów, łącznie z podaniem ich treści, daty sporządzenia, stanu fizycznego
ad.2 Fizyczne przejęcie nieruchomości również powinno odbyć się w formie protokołu zdawczo-odbiorczego. Sporządzenie tego protokołu ma na celu zabezpieczenie ewentualnych, nieuzasadnionych roszczeń właściciela wobec zarządcy, a drugiej strony może stanowić podstawę do wykazania pozytywnych zmian dokonanych przez zarządcę. Idealne rozwiązanie: sporządzenie opinii o stanie technicznym obiektu i urządzeń znajdujących się na nieruchomości przez osobę uprawnioną.
ad.3 W zawiadomieniu należy podać podstawowe informacje o zarządcy dotyczące siedziby, numerów telefonów, godzin przyjmowania interesantów, sposobu pobierania opłat, nr rachunku bankowego itp.
ad.4 Kontynuacja, bądź zawarcie nowych umów z zamknięciem poprzedniego okresu rozliczeniowego wówczas niezbędne jest spisanie do protokołu stanów liczników wodnych, gazowych, elektrycznych, poboru ciepła itp.
Umowa o zarządzanie
Podstawowym dokumentem regulującym stosunki pomiędzy zarządcą i właścicielem jest umowa o zarządzanie. Uznając rangę tego dokumentu, ustawodawca wprowadził obowiązek pisemnej formy tego dokumentu. / art.185 ust.2 Uogn, który mówi: „Zarządca nieruchomości lub przedsiębiorca, o którym mowa w art. 184 ust 3, działa na podstawie umowy o zarządzanie zawartej z jej właścicielem albo inną osobą lub jednostką organizacyjną , której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie wskazuje się zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie oraz numer jego licencji zawodowej. W umowie zamieszcza się oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami.” Treść umowy jest ustalana przez strony na podstawie wzajemnego porozumienia i negocjacji. Umowa o zarządzanie jest zaliczana do umów starannego działania, co znalazło odzwierciedlenie w art.186 ust.1 Uogn: ”Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do wykonywania czynności, o których mowa w art. 185 ust. 1 i 1a, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi ze szczególną starannością właściwą do zawodowego charakteru tych czynności oraz zasadami etyki zawodowej. Jest on także zobowiązany do kierowania się zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności.” Oznacza to, że zarządca w ramach stosunku prawnego łączącego go z właścicielem nieruchomości, będzie odpowiedzialny za dołożenie należytej staranności przy wykonywaniu przyjętych obowiązków, a nie za rezultat.
Przed sporządzeniem umowy o zarządzanie, zarządca powinien wykonać wymienione poniżej czynności, które pomogą mu zorientować się w faktycznych okolicznościach związanych z nieruchomością:
- oględziny nieruchomości
- ustalenie celów i planów właściciela /
- zapoznanie się z dokumentacją nieruchomości
Powyższe działania pozwolą zarządcy przeprowadzić analizę dotychczasowego systemu zarządzania, wypracować własną koncepcję zarządzania nieruchomością, przygotować postanowienia do umowy o zarządzanie oraz założenia do planu zarządzania.
Umowa o zarządzanie winna być obszerna, szczegółowa a nawet zawierać postanowienia dotyczące hipotetycznych sytuacji. Szczegółowe określenie stosunków pomiędzy zarządcą a właścicielem leży w interesie obydwu stron, gdyż w przypadku wystąpienia różnic zdań na tle wykonywania obowiązków przez zarządcę, będzie ona stanowiła podstawowy dokument rozstrzygający spór.
Poszczególne postanowienia umowy o zarządzanie są uzależnione od faktycznych okoliczności tj.:
- rodzaju nieruchomości
- rodzaju prawa własności
- celów ustalonych od właściciela
- wzajemnych relacji pomiędzy właścicielem a zarządcą
Można jednak przedstawić pewne charakterystyczne elementy, które znajdą zastosowanie w każdej umowie:
Ustalenie stron umowy
Identyfikacja nieruchomości
Określenie praw i obowiązków zarządcy:
- bieżące kontrolowanie stanu nieruchomości
- dbanie o bezpieczeństwo nieruchomości
- obowiązek naliczania i pobierania opłat oraz czynszu
- regulacja wysokości opłat i czynszów
- gospodarowanie środkami finansowymi
- zatrudnianie pracowników
- sporządzanie rozliczeń finansowych
- zawieranie i rozwiązywanie umów najmu
4. Ustalenie wynagrodzenia podstawowego
5. Ustalenie wynagrodzenia dodatkowego
6. Organizacja inwestycji i prac remontowych
7. Ustalenie zakresu odpowiedzialności właściciela
8. Ustalenie zakresu spraw związanych z prowadzeniem postępowań sądowych, administracyjnych, windykacyjnych
9. Ustalenie terminu przejęcia czynności zarządzania oraz sposobu rozwiązania umowy
10. Określenie czasu obowiązywania umowy
11. Postanowienia dodatkowe
Konieczne postanowienia umowy o zarządzanie
Umowa o zarządzanie powinna być poprawna pod względem merytorycznym i formalnym. Powinna zawierać elementy niezbędne z prawnego jak i praktycznego punktu widzenia.
Zapisy prawne
Strony umowy, reprezentacja, czas i miejsca zawarcia umowy, opis przedmiotu umowy, określenie obowiązków, upoważnienie i zakres umocowania do reprezentowania właściciela
Techniczne utrzymanie nieruchomości
Stan techniczny nieruchomości, ograniczenia i wymagania związane z jej użytkowaniem, zakres konserwacji, czynności w zakresie prowadzonych remontów, dokumentacja, osoby uprawnione do nadzoru itp.
Pozostałe /praktyczne/ zapisy umowy
Sposób powiadamiania właściciela, składanie sprawozdań, prowadzenie rachunków, rozliczanie z czynności i skutki braku akceptacji, zakres postępowania w trybie awaryjnym, sposób wykonywania obowiązków ustawowych, rozliczanie za czynności nie ujęte w umowie, odpowiedzialność za zaniedbanie obowiązków.