Poruszanie się po Excelu, wprowadzanie różnego rodzaju typu danych, rodzaje adresowania, wbudowane funkcje arkusza

Interfejs

Rys. 18 Główne okno programu Excel

Jak widać na Rys. 18 interfejs program Excel zawiera wiele typowych dla środowiska Windows elementów, takich jak pasek menu poleceń, paski ikon, elementy sterujące ekranu (dokładniejszy opis elementów tych znajdziesz w CW1 w opisie okna ekranowego WORD-a). Nowością są takie elementy jak pasek formuły, zakładki arkuszy, nagłówki kolumn i wierszy oraz samo pole pracy programu czyli pole arkusza kalkulacyjnego

Zarówno zamykanie programu, otwieranie, zamykanie, odbywa się na analogicznych zasadach jak to ma miejsce w przypadku programu WORD (patrz cw 1, 2)

Podstawowe funkcje klawiatury w programie Excel

Ctrl]+[PgDn] przejście do następnego arkusza [Ctrl]+[PgUp] przejście do poprzedniego arkusza [klawisze kursora] (strzałki): jedna komórka w kierunku naciśniętej strzałki [PgUpn] : jeden ekran w górę [PgDn] : jeden ekran w dół [Home] : powrót do komórki pierwszej kolumny (A) [Ctrl]+[Home] : powrót do pierwszej komórki arkusza (A1) [Ctrl]+[End] : Przejście do prawego dolnego rogu obszaru danych (obszar wypełniony danymi)

Nawigacja po arkuszu za pomocą myszy

Kliknij lewym przyciskiem myszy na:	efekt
Dowolna komórka	Uaktywnienie komórki
Zakładka z nazwą arkusza	Przejście do wskazanego arkusza
Pasek formuły	Edytowanie zawartości aktywnej komórki

 

Wprowadzanie różnego rodzaju danych

Do komórki arkusza kalkulacyjnego można wprowadzać różnego rodzaje dane, takie jak: tekst, liczby, formuły.

Tekst to dowolna kombinacja liter, cyfr i spacji. Domyślnie wprowadzony tekst jest wyrównywany do lewej strony.

Liczby to znaki numeryczne 0-9. Program rozróżnia kropkę oraz przecinek i w zależności od ustawień użytkownika traktuje tylko jeden z tych znaków jako separator dziesiętny. Z racji tego zalecane jest, aby liczby do arkusza wprowadzać za pomocą klawiatury numerycznej. Daje to pewność ze niezależnie jaki znak jest zdefiniowany jako separator dziesiętny kropka wprowadzona z tej klawiatury przyjmie właściwą postać a liczba z nią wpisana będzie faktycznie liczbą a nie tekstem. Wartości liczbowe domyślnie są wyrównywane do prawej strony komórek.

Formuły składają się z jednego lub kilku adresów komórek lub wartości oraz operatorów działań matematyczny, takich jak: dodawanie (+) odejmowanie (-) mnożenie (*) dzielenie (/) potęgowanie (^)

Aby program zrozumiał, iż do komórki wprowadzane jest działanie matematyczne a nie tekst każdą formułę należy poprzedzić znakiem = Przykład =5+10 =A1*A7 =(A35+A3)/B2^6

Adresy komórek

Każda komórka w arkuszu kalkulacyjnym na swój jedyny niepowtarzalny adres. Adres ten składa się z dwóch elementów: litery która określa pozycje komórki w określonej kolumnie oraz cyfry określającej jej pozycje w danym wierszu. Określenie adresu odbywa się podobnie jak pozycji w grze w okręty. Adres komórki: D3 informuje, że jest to komórka znajdująca się na przecięciu kolumny D i trzeciego wiersza.

Rodzaje adresowania

W programie Excel możemy wyróżnić trzy sposoby adresowania: Adresowanie względne: Adresowanie to jest stosowane przez program jako domyślne. Adresowanie to wykorzystuje relatywne położenie komórek względem siebie a nie ich konkretne adresy.

Przykład

W dwóch kolumnach np. A i B są dwie serie danych, w kolumnie C chcemy otrzymać iloczyny poszczególnych par obu serii. Aby tego dokonać do komórki C1 należy wpisać =A1+B1 (Rys.28), tak wpisaną formułę można skopiować na pozostałe komórki w kolumnie C. Jest to możliwe właśnie dzięki temu ze program przy takim adresowaniu sprawdza tylko relatywne położenie komórek z formuły względem siebie, dlatego po skopiowaniu formuły w dół w kolejnej komórce zastosuje zmodyfikowaną wersje formuły w postaci =A2+B2 itd.

Rys. 19 Przykład adresowania względnego

Adresowanie bezwzględne: W adresowaniu tym istotny jest konkretny adres komórki a nie jej położenie względem innych danych. Aby komórkę oznaczyć adresem bezwzględnym należy do adresu komórki wprowadzić dodatkowe oznaczenia w postaci symbolu $ np. $A$1. Takie adresowanie ma zastosowanie np. wtedy gdy wartość jednej komórki odnosi się do kilku danych.
Przykład

W dwóch np. A i B są dwie serie danych (np. ceny netto) chcemy otrzymać ich wartości brutto mnożąc przez wartość podatku znajdującego się komórce B8. Aby wszystkie wartości z kolumn A i B pomnożyć przez tę jedną konkretną komórkę należy zaadresować ją w postaci adresu bezwględnego: formuła przyjmie postać: =A1*$B$8 (Rys.28). Taką postać bez żadnych zmian można kopiować zarówno w dół aby policzyć pozostałe wartości dla kolumny A jak i w prawo dla policzenia wartości dla kolumny B.

Rys. 19 Przykład adresowania bezwzględnego

Adresowanie pośrednie: jest połączeniem wcześniej opisanymch rodzajów adresowania. Stosuje się ją, gdy wartości mają się odnosić do konkretnej kolumny lub wiersza. Jeżeli chodzi nam o wskazanie konkretnej kolumny przykładowy adres będzie miał następującą postać $A1 , a w przypadku konkretnego wiersza przyjmie on postać A$1 .

Przykład

	W kolumnie A są dane przez które należy pomnożyć wartości z pozostałych trzech kolumn. Aby dokonać takiej operacji raz wpisując formułę a następnie skopiować ją bez modyfikacji na pozostałe komórki należy zastosować adresowanie pośrednie w postaci: = $A1*B1 (Rys. 20).
Rys. 20 Przykład adresowania pośredniego

Wprowadzanie funkcji do arkusza kalkulacyjnego

Wykonywanie nieskomlikowanych wzorów za pomocą formuł jest bardzo wygodną i szybką metodą automatyzacji prostych obliczeń. Jednak w przypadku bardziej złożonych wzorów pisanie formuł staje się pracochłonne. Warto wtedy skorzystać z zestawu gotowych funkcji oferowanych przez program Excel. Funkcja to złożona gotowa do użytku formuła np. zamiast żmudnie sumować komórki od A1 do H1, można zastosować funkcję =SUMA(A1:H1). Każda z funkcji jest zbudowana z następujących elementów: znaku "=" który sygnalizuje wprowadzanie formuły (także funkcji); nazwy funkcji, np. SUMA, wskazującej, jaka operacja będzie wykonana; listy argumentów są to wartości liczbowe lub adresy komórek ujęte w nawiasy np. (A1:H1). Aby wprowadzić daną funkcje do arkusza stajemy w komórce do której chcemy ją wstawić.

Funkcje można wprowadzać do komórek wpisując je ręcznie lub używając kreatora funkcji uruchamianego za pomocą /Wstaw/ Funkcja/lub przy pomocy ikony w wyniku czego pojawi się okno Wklej funkcję (Rys.30). Funkcje są pogrupowane tematycznie na kategorie. Kategorie te są widoczne w lewej liście okna zatytułowanej Kategoria funkcji, po wybraniu określonej kategorii (przez najechanie znacznikiem myszy i kliknięciem jej lewym klawiszem) w prawej liście zatytułowanej Nazwa funkcji pokażą nam się dostępne funkcje w ramach danej kategorii. Po kliknięciu na danej funkcji na dole okna ukazuje się krótki opis funkcji: jak jest skonstruowana i co wykonuje. Aby funkcje wstawić do arkusza należy wskazać ją na liście Nazwa Funkcji a następnie kliknąć na przycisk OK. Pojawi się dalsze okno kreatora funkcji (Rys. 21).

Rys. 21 Okno wyboru funkcji

Rys. 22 Okno edycji argumentów funkcji

W oknie tym można wprowadzić argumenty funkcji w postaci konkretnych cyfr lub podać zakres komórek z których funkcja ma obliczyć wartość. Jeżeli chcemy zaznaczyć pewien zakres komórek najprościej jest kliknąć na ikonę która znajduje się po prawej stronie pola edycyjnego Liczba 1 (Rys.22) (okno zwinie się do wąskiego paska dzięki czemu będzie łatwiejszy dostęp do danych) a następnie najeżdżamy znacznikiem i klikamy lewym klawiszem myszy na pierwszej komórce zakresu który chcemy zaznaczyć. Następnie cały czas z przyciśniętym przyciskiem myszy zaznaczamy interesujące na komórki. W celu zakończenia zaznaczania komórek puszczamy przycisk myszy. Teraz z powrotem klikamy na ikonę znajdującą się po prawej stronie wąskiego pola edycyjnego aby powrócić do pełnej formy okna funkcji i klikamy na przycisk OK - funkcja zostaje wstawiona.

Najpopularniejsze funkcje programu Excel

Funkcja	Przykład	Charakterystyka
SUMA	=SUMA(B1:B8)	Oblicza sumę zakresu
ŚREDNIA	=ŚREDNIA(B1:B8)	Oblicza średnią z zakresu
LICZY PUSTE	=LICZY PUSTE(B1:B8)	Zlicza wszystkie puste komórki zakresu
MAX	=MAX(B1:B8)	Zwraca największą wartość z zakresu
MIN	=MIN(B1:B8)	Zwraca najmniejszą wartość z zakresu
ILE LICZB	=ILE LICZB(B1:B8)	Zlicza ilość liczb w zakresie
ODCH.STANDARDOWE	=ODCH.STANDARDOWE(B1:B8)	Oblicza odchylenie standardowe zakresu
SUMA.JEŻELI	=SUMA.JEŻELI(B1:B8;>A1;A8)	Oblicza sumę dla tych wartości zakresu które spełniają określony warunek

---