Zagadnienia wprowadzające
Cywilizacja - osiągnięcia ludzkości na przestrzeni lat
Ery cywilizacji (Podział taki jest determinowany pozyskiwaniem energii):
agrarna (wiązana z rolnictwem) - natura zakreślała cykl czasowy; praca człowieka i zwierząt; odnawialne źródła energii
przemysłowa - źródła nieodnawialne (ropa, węgiel)
technotroniczna, kosmiczna, postindustrialna, trzecia fala, rewolucja naukowo - techniczna
Przejście w kolejne ery może sugerować:
zmiana stylu życia, modelu rodziny
zmiana funkcjonowania ekonomicznego (konsumenci => resumenci)
poszukiwanie nowych źródeł energii (energia odnawialna np. wiatraki)
nowe metody wyrobu (linia montażowa)
system zarządzania (uszczuplenie systemu przy wzroście efektywności)
rozwój podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji
Termin ZZL jest stosunkowo młody. Używa się go od 12-15 lat. Wcześniej używano nazw:
zarządzanie kadrami
zarządzanie personelem
zarządzanie ludźmi
Organizacja składa się z:
Model 7S
Model czteroelementowy - organizacja jest systemem, w którym występują 4 podsystemy wzajemnie od siebie zależne
cel lub cele
ludzie
zasoby materialne
struktury organizacyjne
System - wyodrębniona część naszej rzeczywistości złożona z podsystemów, które muszą funkcjonować, aby funkcjonował cały system. Każdy podsystem dąży do chaosu, dlatego kierownictwo musi nadzorować system. System uporządkowany działa poprawnie.
Najcenniejszym zasobem organizacji są ludzie i posiadana przez nich wiedza. Dzięki temu zmieniono podejście do zarządzania.
Przesłanki:
dążenie do pełnego zaangażowania pracowników do relacji celów organizacji
zaangażowanie kierownictwa najwyższego szczebla w przygotowanie systemu ZZL
inwestowanie w pracowników poprzez szkolenia
Modele ZZL
model tradycyjny - szkoła klasyczna; 2 kierunki
naukowe zarządzanie
4 zasady F. Taylora:
podstawowe czynniki powodujące niską wydajność
złe metody motywacji
rozbieżność między umiejętnościami a stanowiskiem
wysoka wydajność powoduje bezrobocie
podział pracy - wykształcenie się specjalizacji
dostosowanie warunków pracy do pracownika
każda praca wymaga przygotowania i poinstruowania pracownika
dostosowanie pracy pracownika do technologii produkcji
dostosowanie odpowiedniego systemu motywacji - bodźce materialne, wynagrodzenie
metody graficzne pracy ludzi
cykl działania zorganizowanego - H. Le Chateliera
jasny cel działania
analiza środków i warunków działania
planowanie działania
pozyskanie środków i warunków do realizacji planu
realizacja planu
kontrola
sprawne działanie - działanie efektywne, przynoszące rezultaty
skuteczne
korzystne
ekonomiczne
Nie wszystkie przesłani muszą być spełnione
działanie przeciw-skuteczne - oddalanie się od celu
3 prawa harmonii K. Adamiecki - harmonia wszelkich działań w organizacji
zarządzanie administracyjne
6 grup czynności Fayold :
funkcja przewidywania (planowanie)
f. organizowania
f. rozkazywania (motywowanie, przewodzenie)
f. koordynowania
f. kontrolowania
teoria Webera - idealna biurokracja; opisuje 3 podstawowe typy władzy organizacyjnej:
tradycjonalistyczna
charyzmatyczna (bezwzględne podporządkowanie podwładnych kierownikowi)
legalna (władza wynika z prawa)
model związany ze szkołą behawioralną (stosunków międzyludzkich)
Maslow - teoria potrzeb:
fizjologiczne
bezpieczeństwa
przynależności społecznej
uznania
samorealizacji
Potrzeby wyższego rzędu nie zostaną zaspokojone, jeżeli nie zostaną zaspokojone potrzeby niższego rzędu
potrzeba => cel => działanie => potrzeba itd.
Mc Gregor - teoria X i teoria Y
teoria X - człowiek przejawia niechęć do pracy i nie ma żadnych aspiracji; człowieka trzeba zmuszać do pracy
teoria Y - człowiek musi mieć warunki do odpoczynku i zabawy; człowiek jest chętny do pracy jeżeli zajmuje odpowiednie stanowisko i ma stworzone odpowiednie warunki
szkoła ilościowo - systemowa
model zasobów ludzkich
Zasady ZZL
Każdy etap rozwoju cywilizacyjnego posiada szyfr, czyli zasady i teorie, które odnoszą się do zarządzania zasobami ludzkimi.
zasada standaryzacji - zasada pojawiła się na etapie ery przemysłowej (np. fabryki);
Wajll - Poczta amerykańska (jakie procedury wprowadzić, aby 2 listy do tego samego adresata docierały w tym samym czasie)
teoria Taylora - wprowadzenie procedur w celu wykonania jednego zadania, na jednej maszynie i w określonym czasie
Lenin korzystał z zasady standaryzacji i chciał zestandaryzować całe życie w Rosji
Standaryzacja rozpoczęła się od produkcji i rozprzestrzeniła się na inne dziedziny: szkolenie pracowników, system metryczny, ceny (Steward założył sklep z materiałami i nićmi w Nowym Jorku i wprowadził standaryzację cen)
Obecnie standaryzacja występuje w szkolnictwie, administracji (KPA)
zasada specjalizacji - pojawiała się już w erze agrarnej
1720 r. - Raport wymiany handlowej pomiędzy Anglią a Indiami zawierał zasadę specjalizacji
Specjalizacja w handlu zmniejsza czas potrzebny na handle i siłę roboczą
Smiths „Rozważania nad naturą narodu” - zagadnienia podziału pracy (specjalizacja pracy)
Specjalizacja służy zwiększeniu wydajności pracy
1908 r. - powstaje pierwszy samochód Ford T (Henry Ford), do wyprodukowania którego potrzebnie jest 7800 zadań. Zaczęto się zastanawiać jakich pracowników potrzeba do wykonania jednego samochodu
Specjalizacja przekształciła się w profesjonalizm
zasada synchronizacji - powstała w erze przemysłowej i była związania z rozbieżności pomiędzy produkcją a konsumpcją
Na pracę robotników wpływały maszyny. Ich czas był zależny od maszyn ( w erze agrarnej pracę kształtował czas poprzez zmianę pór roku)
Największy wpływ na synchronizację miały ceny maszyn. zaczęto synchronizować czas ludzki i czas maszyn.
W tym okresie zaczęły powstawać zegary
Już w szkole przyzwyczajamy dzieci do czasu i punktualności (dzwonek na lekcje); w szpitalach synchronizacja polega na wykonywaniu określonych czynności o określonych porach (budzenie, posiłki, badania itp.)
Model ZZL (3. model z modeli ZZL - patrz wyżej)
Model Mitchigen (związany z badaniami na uniwersytecie)
4 funkcje ZZL:
dobór - rekrutacja i selekcja
ocenienie
wynagradzania
rozwój
Realizacja tych funkcji ma prowadzić do osiągnięcia określonych efektów
Model ten powstał na podstawie rozumowania dotyczącego sił oddziaływania na organizację:
siły polityczna (ekonomiczne)
siły kulturowe
siły działalności (kierunku działalności)
Model Harvardzki (związany z badaniami na uniwersytecie)
4 obszary ZZL:
partycypacja pracowników
ruchliwość pracowników
system wynagradzania
system pracy
Realizacja w ramach obszarów powoduje efekty krótko i długoterminowe
Model Shullera (badacz niemiecki)
Strategia organizacji - wytyczanie celów długookresowych oraz sposobu ich realizacji; cele są bardzo ogólnie zdefiniowane; na strategię oddziaływają czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, a w związku z tym tworzy się cele strategiczne i strategię ZZL
Misja - rola, do której została powołana organizacja; jest najbardziej ogólnym założeniem strategii
Wizja - pewne wyobrażenie dot. organizacji
Planowanie Zasobów Ludzkich
planowanie - ustalanie przyszłych działań jakie zamierza się podjąć dla osiągnięcia celów
Planowanie jest procesem skomplikowanym, głownie ze względu na brak pewnych informacji:
jakie przyszłe zjawiska będą się rozwijać
na każdy przedmiot planowania wpływają czynniki zewnętrzne i wewnętrzne
brak danych ilościowych które uniemożliwiają planowanie działań
wpływ na działania mają inne podmioty funkcjonujące w organizacji (koordynacja, współpraca)
w skutek czynników utrudniających plan w fazie jego realizacji musi być modyfikowany
Cechy dobrego planu:
jasny o zrozumiały
realny
akceptowalny
spójny - musi odpowiadać możliwością spółki
celowy
możliwy do nadzorowania
pobudzający do działania
modyfikowalny
planowanie zasobów ludzkich - ustalanie działań , aby pewna organizacja posiadała zasoby ludzkie niezbędne do realizacji określonych celów
korzyści planowania zasobów ludzkich umożliwia:
uzyskanie odpowiedniej liczby pracowników o określonych cechach i kwalifikacjach
utrzymanie odpowiedniej liczby pracowników o określonych cechach
efektywne wykorzystanie ludzi w organizacji
permanentne stosowanie szkoleń
zwolnienia pracowników nieprzydatnych
analiza problemów:
wizja, misja i cele organizacji
plany w różnych zakresach funkcjonowania
sytuacja na rynku pracy
aktualności i dostępność ofert pracy
sytuacja na rynku
rozwój szkolnictwa i oświaty
oddziaływanie związków zawodowych
do przeprowadzenia planowania należy stworzyć:
prognozę popytu na zasoby ludzkie
prognozę podaży na zasoby ludzkie
wykonanie określonych planów
rodzaje planów:
plan rekrutacji i selekcji: przewidywaną liczbę i strukturę zasobów ludzkich i sposoby rekrutacji, wymagania co do kandydatów
plan szkoleń: liczbę i strukturę pracowników, których należy poddać szkoleniu w ściśle określonych czasie, merytoryczny plan szkoleń
plan wynagrodzenia pracowników: ogólne założenia systemu wynagrodzeń, formy i składniki płac, zróżnicowanie wynagrodzeń, tak aby wynagrodzenia motywowały pracowników
plan przeniesień pracowników: z tytułu awansów na tym samym poziomie, degradacji, planu musi się odnosić do ściśle określonego czasu
plan zwolnień: pracownicy, którzy powinni odejść z pracy w ściśle określonym czasie, warunki i pomoc dla zwolnionego pracownika
metody prognoz popytu i podaży ZL:
metody jakościowe (menadżerskie) - metoda bazuje na intuicji kierowników, która wynika z posiadanych umiejętności, wiedzy i doświadczenia:
od dołu do góry - kierownicy niższego szczebla definiują potrzeby pracowników i przekazują je do kierowników wyższego szczebla
od góry od dołu - opracowanie ogólnych prognoz dot. całej organizacji i przekazanie ich do kierowników niższego szczebla
metoda delficka - zbieranie danych poprzez badania ankietowe w celu uzyskania ogólnej prognozy
metoda ilościowa (statystyczna) - pokazuje trendy panujące w organizacji
cechy planu:
celowy
wykonalny
zgodny wewnętrznie
operatywny (możliwy do wykonanie przez wszystkie szczeble)
5 części organizacji:
wierzchołek strategiczny
linia środkowa
rdzeń operacyjny
personel pomocniczy
techno-struktura
Rekrutacja kandydatów do pracy - rekrutacja odbywa się w celu obsadzenia stanowisk wakatujących
Rekrutacja odbywa się poprzez 2 tory:
organizacja poszukuje pracownika
pracownik poszukuje miejsca pracy
Kandydat musi spełniać określone wymagania, a jeżeli ich nie spełnia organizacja nie osiąga celów organizacyjnych, nie wypełnia określonych zadań, nieefektywnie wykorzystuje czas co powoduje zakłócenie płynności kadr.
rekrutacja:
w ujęciu szerokim - poszukiwanie i przyciąganie kandydatów na określone stanowiska, sprawdzania ich kwalifikacji, zatrudnienie i przystosowanie do wykonywania określonych zadań
w ujęciu wąskim - pozyskiwanie kandydatów zainteresowanych pracą, którzy muszą spełniać określone kryteria
Punktem wyjściowym w działaniach są potrzeby. Potrzeby w rekrutacji:
poszerzenie skali działalności organizacji (poszerzenie zadań)
realizacja określonych działań (np. w adm. samorządowej)
zadania muszą realizować określeni pracownicy (ograniczony zakres obowiązków)
tworzenie nowych organizacji (zmiana struktury organizacyjnej)
Przyczyny zwolnienia stanowiska pracy:
pracownik z własnej woli odchodzi ze stanowiska
pracownik przechodzi na emeryturę
pracownik zostaje awansowany lub przesunięty
śmierć pracownika
pracownik zostaje zwolniony z pracy
Stanowiska pracy zwolnione czasowo:
delegowanie pracownika do innych zadań
urlopy
choroby
oddelegowanie do służby wojskowej
sprawowanie funkcji publicznych
Funkcje rekrutacji:
f. informacyjna - polegająca na tym, że trzeba przygotować informację o poszukiwaniu pracownika do pracy na dane stanowisko; informacja musi być na tyle wyczerpująca, aby kandydat mógł ocenić czy aplikować na stanowisko czy nie; informacje nie są pełne w przypadku stanowisk strategicznych; koszty zamieszczania informacji są dosyć wysokie
f. motywacyjna - informacja powinna być tak skonstruowana, aby zachęcić poszukującego pracy do złożenia aplikacji; jest osiągana poprzez zamieszczanie informacji o dodatkowych korzyściach dla pracownika (świadczenia socjalne, zdrowotne itp.)
f. autoselekcji - kandydat sam dokonuje pierwszej selekcji ofert, ponieważ zna swoje kwalifikacje i możliwości
f. marketingowa - nie jest bezpośrednio związana z procesem rekrutacji; podkreśla się poprzez nią ważność i potrzebę funkcjonowania organizacji
Tworzenie profilu wymagań - sprawdzenie czy istnieje opis stanowiska pracy.
Opis stanowiska pracy:
nazwa stanowiska
charakterystyka realizowanych zadań
zależność służbowa
zakres obowiązków
wymagane kwalifikacje
warunki pracy
relacje do innych stanowisk
uwagi dodatkowe (dodatkowe wymagania)
Zakres obowiązków powstaje w oparciu o opis stanowiska
Cechy profilu wymagań:
cechy fizyczne
wiedza (wykształcenie i doświadczenie)
ogólna inteligencja
specjalne uzdolnienia
zainteresowania
cechy osobowości
warunki zewnętrzne
Wybór źródła rekrutacji:
rekrutacja wewnętrzna - zatrudnionych
zalety:
znamy potencjalnych kandydatów
niższe koszty rekrutacji
znajomość organizacji
procedura jest mniej czaso- i pracochłonna
motywacja pozostałych pracowników
wady
mniejszy zakres pozyskiwania
wyższe koszty szkolenia
ryzyko pogorszenia stosunków międzyludzkich
możliwy prestiż pracowników
brak dopływu nowych pracowników i innowacji
rekrutacja zewnętrzna - spoza organizacji
zalety:
różnorodność zasobów ludzkich
możliwość pozyskania specjalisty zmniejsz koszty szkolenia
korzystna dla stosunków międzyludzkich
wady:
brak obiektywnej oceny umiejętności pracownika
ryzyko przyjęcia niewłaściwej osoby i zwiększenia kosztów
wyższe koszty naboru
dłuższy okres adaptacji
blokada ścieżki awansu pracowników organizacji
Rodzaje rekrutacji
źródło wewnętrzne
rekrutacja otwarta - informacja o rekrutacji dociera do wszystkich pracowników
rekrutacja zamknięta - informacja o rekrutacji dociera do określonych pracowników, którzy spełniają określone kryteria; pod uwagę bieżę się dotychczasową karierę, kwalifikacje specjalistyczne, staż na danym stanowisku
źródła zewnętrzne:
rekrutacja szeroka - poszukiwanie różnorodnych pracowników o średnich kwalifikacjach
rekrutacja segmentowa - poszukiwanie pracowników o wysokich specjalistycznych kwalifikacjach
Metody rekrutacji:
przekaz ustny
zebrania
informacje w biuletynach wewnętrznych
tablice ogłoszeń
intranet
radiowęzeł
współpraca z innymi instytucjami
media
Internet
kontakty z uczelniami i szkołami
targi pracy
urzędy pracy
agencje doradztwa zawodowego
łowcy głów
Oferta pracy:
nazwa organizacji
krótka charakterystyka organizacji
nazwa stanowiska do obsadzenia
zakres zadań
kwalifikacje wymagane
oferowane korzyści
warunki pracy
kontakt
wymagane dokumenty
termin złożenia aplikacji
inne kwestie formalne
Oferta pracy jest reklamą organizacji
Selekcja - dokonywanie poboru; wybór kandydatów spośród zainteresowanych
sposoby selekcji - Najczęściej używa się więcej niż jeden sposób selekcji
analiza dokumentów złożonych przez kandydata
rozmowa kwalifikacyjna
testy
referencje
ośrodki ocen
grafologia
astrologia
determinanty sposobu selekcji:
rodzaj stanowiska
specyfika cech kandydata
wielkość organizacji
wysokość środków przeznaczonych na nabór
czas
kadra prowadząca selekcję
ilość osób, które zgłosiły się na dane stanowisko
rodzaje dokumentów przy selekcji:
życiorys (CV)
listy motywacyjny
kwestionariusz osobowy
świadectwa pracy
dokumenty potwierdzające kwalifikacje
książeczka wojskowa
zdjęcie kandydata
życiorys:
dane podstawowe
doświadczenie zawodowe
wykształcenie
umiejętności
zainteresowania
klauzula o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych
listy motywacyjny -motywacja kandydata do zajęcia stanowiska wakatującego
etapy oceny dokumentów:
administracyjne
pierwsza selekcja (ocena wstępna)
zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną
plan rozmowy kwalifikacyjnej
dodanie kandydatów nie-zakwalifikowanych do bazy danych
poinformowanie kandydatów nie-zakwalifikowanych o decyzji
rozmowa kwalifikacyjna - spotkanie osoby kwalifikującej (oceniającej) z kandydatami i gromadzenie informacji o tych kandydatach
efektem rozmowy kwalifikacyjnej jest uzyskanie informacji o:
kompetencjach kandydata
motywacji kandydata do pracy
czy kandydat będzie „pasował” do organizacji i czy zostanie zaakceptowany przez współpracowników
rodzaje rozmów kwalifikacyjnych:
ze względu na rodzaj pytań:
biograficzne
psychologiczne (behawioralne)
psychometryczne
za względu na klimat rozmowy:
komfortowy
stresowany
ze względu na informacje:
ogólne
pogłębione
ze względu na ilość kandydatów
indywidualne
zbiorowe
Podstawą rozmowy kwalifikacyjnej jest ankieta lub wywiad:
wywiad - respondent odpowiada bezpośrednio:
nie zadawać pytań rozpoczynających się na „czy”
rozpocząć od zadawania pytań ogólnych ,a następnie szczegółowych
łopocząc od pytań łatwych, a następnie trudnych
ankieta - przekazanie sformalizowanego blankietu, odpowiedź na piśmie i zwrot blankietu:
cel przeprowadzania ankiety i informacja o tym, kto ją przeprowadza
pytania otwarte lub zamknięte
metryczka
podziękowanie za przeprowadzenie ankiety
sposób zwrotu ankiety
przygotowanie rozmowy:
informacje o organizacji
warunki do przeprowadzenia rozmowy (pomieszczenie, catering)
przygotowanie planu rozmowy
przeszkolenie komisji z zakresu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej
przygotowanie rozmowy od strony kandydata:
informacje o organizacji i stanowisku
przewidywane pytania i przygotowanie odpowiedzi na nie
rozwinięcie informacji zawartych w dokumentach
przećwiczenie odpowiedniego i poprawnego formułowania zdań
panowanie nad stresem
informacje możne uzyskać poprzez:
pracowników odpowiedzialnych za informacje
osoby związane z organizacją
publikacje wewnętrzne organizacji
reklamy, foldery
Internet
instytucje
przebieg rozmowy:
przywitanie i przedstawienie komisji
informacje o kandydacie
charakterystyka organizacji
pytania i odpowiedzi
podziękowania i informacje o dalszych działaniach
rodzaje pytań
zamknięte
otwarte
hipotetyczne
biograficzne
opinie
odczucia
behawioralne
sprawdzające wiedzę
sprawdzające wypowiadanie się
naprowadzające
zwrotne
kłopotliwe
sugerujące
grupy testów:
testy psychologiczne
próbki pracy
symulacje pracy
testy medyczne
referencje - opinie polecające:
zróżnicowane źródła
źródło musi być poinformowane
wiarygodne
kompetentne
aktualne
ośrodki ocen - zintegrowana ocena w wyniku wcześniej wymienionych sposobów selekcji; ocena pracownika w aspekcie przyszłego awansu lub zatrudnieniu na stanowisko kierownicze:
przywództwo
umiejętności planowania i organizacji zadań
podejmowanie decyzji
komunikowanie się
inicjatywa
energiczność
zdolności analityczne
delegowanie uprawnień
elastyczność
samokierowanie
oryginalność
odporność na stres
kompetencje w zakresie kształtowania zachowań międzyludzkich
Dokumenty związane z zatrudnieniem
Akta osobowe
ubieganie się o zatrudnienie:
imię i nazwisko
dział, wydział, stanowisko
kwestionariusz osobowy
świadectwa pracy
dokumenty potwierdzające kwalifikacje
świadectwa ukończenia szkół
orzeczenia lekarskie i braku przeciwwskazań do pracy
inne dokumenty wymagane na podstawie innych przepisów
informacja o zajęciu wynagrodzenia przez komornika
dokumenty dot. nawiązania stosunku pracy i przebiegu pracy
umowa o pracę i zakres obowiązków
potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy
potwierdzenie zapoznania się z zasadami BHP i PPOŻ, informacje niejawne
oświadczenie o powierzeniu mienia
nagrody i kary
urlopy, zwolnienia
orzeczenia lekarskie
umowy o zakazie konkurencji
służba wojskowa
adnotacje o przepustkach i legitymacjach
dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
wypowiedzenie
egz. świadectwa pracy
umowa o zakazie konkurencji
orzeczenie lekarskie po ustaniu zatrudnienia
dokumenty dot. zajęcia wynagrodzenia przez komornika
karta ewidencji pracy
imienna lista wynagrodzenia za pracę
karta ewidencji odzieży ochronnej
Adaptacja pracownika - wprowadzenie nowych pracowników do organizacji; powierzenie pracownikowi opieki, pomoc nowemu pracownikowi
cele adaptacji:
przystosowanie pracownika do nowych zadań
szybka informacja o organizacji
poznanie norm i zwyczajów (kultury organizacyjnej)
wykształcenie odpowiedniego podejścia do wykonywanych zadań
ułatwienie realizacji zadań
rodzaje adaptacji:
spontaniczna - nie jest kierowana, opiera się na dążeniach nowego pracownika i jego współpracowników
zalety:
niższe koszty
niższe wymagania wobec pracownika
większa więź z pracownikami
wady:
większe ryzyko zwolnienia się nowego pracownika
dłuższy czas adaptacji
pozyskanie niepożądanych cech
niższy poziom więzi z organizacją
zorganizowana - obowiązek w zakresie adaptacji pracownika
zalety:
mniejsze ryzyko zwolnienia się pracownika
krótszy czas adaptacji
niższe prawdopodobieństwo przyswojenia niepożądanych cech
wyższy poziom więzi z organizacją
wady:
wyższe koszty
wyższe wymagania wobec pracownika
niższy poziom więzi z pracownikami
etapy adaptacji:
formalne przyjęcie
wprowadzenie pracownika na stanowisko
przystosowanie się pracownika
ocena procesu adaptacji
decyzja o zatrudnieniu po okresie próbnym