Rodzaje kontaktów (formy współpracy) z mediami:

Rodzaj kontaktu	Technika
Kontaktowanie się na odległość (kontakty pośredni)	Informacje mediowe (prasowe), Teczki prasowe, Sponsorowane taśmy radiowe Informacje na video Załączone fotografie
Kontaktowanie się bezpośrednio	Konferencje prasowe, Imprezy dla mediów połączone z wprowadzeniem na rynek organizacji bądź jej produktów/usług Wywiady/indywidualne spotkania z mediami, Zorganizowane wyjazdy dla mediów związane ze zwiedzaniem miejsc istotnych

Materiały dla prasy

1. Komunikat prasowy (News release, press release, media release):

• Bezpośrednio do druku jako materiał surowy, dość regularne, nieco dłuższe

• Krótka aktualna informacja (1 str. A4)

• Dostosowana do charakteru gazety

• Opracowania tematyczne (background release):

• Cel: szersze zapoznanie z tematem,

• Kompleksowa informacja

• Materiał źródłowy do artykułów

• Notatka towarzysząca (accompanying release lub report):

• Załącznik do opracowania prasowego,

• Streszczenie tekstu,

• Ma “sprzedać” opracowanie redakcji.

• Oświadczenie prasowe (Press statement):

• Cel: rozproszenie wątpliwości,

• Oficjalna odpowiedź na zarzuty,

• Bez komentarza i innych informacji

• Informacja specjalistyczna (feature release):

• Dla stałych kolumn specjalistycznych

• Dla kolumny sportowej

• Komunikat informacyjny (information release):

• Cel: utrzymanie kontaktu z prasą

• Zamiary produkcyjne, imprezy firmowe

• Nieprzeznaczona do druku

• Serwis fotograficzny z opisem

• Artykuły/wywiady (w tym sponsorowane)

• Opracowania na zlecenie prasy


Zasady przygotowania tekstu dla prasy:

• Kolejność informacji i szczegółów (odwrócona piramida)

• Tytuł komunikatu

• Nagłówek: nazwa firmy (ew. agencji PR), data wydania komunikatu, adres osoby kontaktowej

• Pierwszy akapit „mówiący wszystko” (tzw. lead)

• Kolejne akapity - rozwinięcie myśli

• Język zrozumiały (fachowość, angielszczyzna, wata)

• Równoważniki zdań

• „który” tylko z konieczności

• Krótkie zdania, zwięzłość (pierwszy raz w pełnej wersji)

• Wygląd komunikatu

• Odstępy

• Papier

• Oznaczenie autora i daty

• Krótkie paragrafy

• Jeden paragraf to jedna myśl

• Liczby, testy, badania miele widziane (+ źródła)

• ### + ew. trademark (oznacza koniec komunikatu)

Przyczyny odrzucenia materiałów:

• Niezgodność treści komunikatu z zakresem tematycznym danej gazety (zwracało na to uwagę 80% badanych redakcji.)

• Źle napisana i niejasna treść, w tym brak informacji o korzyściach społecznych lub konkretnie dla czytelnika, które wynikają z określonego działania podjętego przez przedsiębiorstwo

• Zła jakość załączonych zdjęć.

KONFERENCJA PRASOWA

• Odpowiednio ważny powód (wewnętrzny, zewnętrzny) - złożony

• Odpowiedni termin, w tym pora dnia (nie za rano)

• Odpowiednie media, ale bez faworyzowania

• Interesujące miejsce, odpowiadające swym klimatem charakterowi produktu (w Sali konferencyjnej, a nie np. w gabinecie)

• Wartościowe informacje dla dziennikarzy

• Informacja o produkcie wkomponowana w szerszy kontekst problemowy

• Uwzględnij zachowanie telewizji

• Powiadomienie mediów z dużym wyprzedzeniem czasowym odraz potwierdzenie obecności (miesiąc przed, przypomnienie tydzień przed, a nawet w przeddzień)

• Zaproszenia dostarczane imiennie z potwierdzeniem otrzymania

• Zaproszenia: dokładny termin i miejsce, godzina startu, tematyka, osoba odpowiedzialna, kontaktowe telefony, podpis organizatora, prośba o potwierdzenie uczestnictwa (RSVP), zapowiedź interesujących informacji i materiałów, zaproszeni goście, imprezy oraz wydarzenia towarzyszące (występy, poczęstunek itp.)

• Czas trwania konferencji podany z góry (zwykle do 1 godziny)

• Prowadzący konferencję powinien unikać kontaktu z gośćmi przed konferencją

• Materiały uzupełniające wypowiedzi - drukowane i elektroniczne - zawierające: główny komunikat (1-2 strony), oświadczenie prasowe (1 strona, opracowania specjalistyczne, artykuł, reprinty, obrazy (zdjęcia, slajdy, wykresy)

• Przygotuj się na sytuacje kryzysowe (trudne pytania, brak frekwencji)

• Uwarunkowania techniczne (mikrofony, zezwolenia, nagłośnienie, pomoc techniczna)

Scenariusz konferencji

• Przygotowanie miejsca - 30 min przed startem ma być gotowe

• Rozpoczęcie z zalecanym opóźnieniem (ok. 15min)

• Powitanie (max 5min.)

• Przedstawienie przedstawicieli organizatora

• Wprowadzenie tematyczne (max 15min.)

• Pytania dziennikarzy

• Zakończenie

Konferencja prasowa - typowe błędy

• Natłok informacji - założenie, że dziennikarze nadążą notować

• Nagromadzenie superlatyw nt firmy

• Pomijanie informacji niewygodnych lub wypieranie się

• Krytyka innych redakcji

• Anonimowość przedstawicieli organizatora

• Nadmierne powtarzanie informacji z materiałów

• Błędy organizacyjne

WYWIAD

Wywiady medialne - szczególny rodzaj wystąpień.

Wywiady nie są intelektualnymi konwersacjami!

Wywiady medialne - aktualne są dotychczas omówione zasady wystąpień publicznych

• Przygotowanie się (merytoryczne)

• Walka ze stresem - odprężenie

• Krótko i rzeczowo

• Odpowiedzi na każde pytanie

• Bez kłamania

Gafy związane z wywiadami

• „niedobre pytanie”

• Podmiana pytań

• Niepotrzebna agencja PR

• Reagowanie na nieporozumienia

• Groźby i szantaż

• …

Wywiad telewizyjny

• Wypowiedzenie przesłania w całości w czasie nieprzekraczającym 30 sekund

• Starać się przedstawiać przygotowane tezy (max 3), niezależnie od tego, czy zostaniemy o nie zapytani, w następującej kolejności:

• Informacja „headline”

• Szczegóły informacji

• Ozdobniki informacyjne

• Używać sformułowań podkreślających uwagę: np. „Nigdy dotychczas nie kładziono takiego nacisku na..”, „Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie..”

• Oczy nie powinny reagować na ewentualne „zakłócenia” w otoczeniu

• Mówimy w sposób energiczny, modulowany, na wydechu

• Mówimy pełnymi, wyraźnymi sekwencjami, ale krótkimi

• Gestykulujemy na wysokości ramion, aby nasze gesty zostały zarejestrowane na ekranie telewizora w zbliżeniu

• Unikajmy przy tym wszystkich gestów w okolicy twarzy

• Siadajmy w pozycji stabilnej, swobodnej i wyprostowanej, nogi uginajmy równolegle

• Dopasujmy język ubioru do tła wystąpienia wg zasady, że im spokojniej i oszczędniej tym korzystniejszy efekt

• Ustawmy się w odległości 2-3 metrów od obiektywu kamery oraz minimum 1m etr od tła, na którym jesteśmy filmowani (tło nieostre, kolorystyka neutralna medialnie, unikać białej ściany oraz szczegółów w postaci np. boazerii na poziomie uszu, powodujących niezamierzone efekty

• To co mówisz, mówisz oficjalnie

Wywiad radiowy

Miejmy zawsze w zanadrzu przygotowane jedno ustalone zadanie rozpoczynające wypowiedź niezależnie od tego, jakie padną pytania

• W sytuacji napierających kamer i mikrofonów okażmy pewność siebie i uprzejmość; wyczekajmy aż opór ustanie, robiąc jeden krok do tyłu

• Dla zyskania na czasie można opóźnić wypowiedz w sposób przyjazny, np. jakimś dowcipnym zdaniem

• Dobrym sposobem jest zaproponowanie dziennikarzowi innego miejsca wywiadu

• Odpowiadajmy na każde pytanie po kolei. Za wszelką cenę należy unikać ucieczki: „Bez komentarza”, „Nie potwierdzam, ani nie zaprzeczam”, „Nie mam nic do powiedzenia”

WYSTĄPIENIA PUBLICZNE

• przemówienia

• odczyty

• wywiady

• wykłady konferencyjne

• małe kilka(naście) osób

• duże kilkadziesiąt(set) osób

• wewnętrzne

• zewnętrzne

Wystąpienia publiczne wymagają pozyskania i wytrenowania umiejętności prezentacyjnych.

… aby prezentacja nie była prelekcją. Prelekcja to mieszanka pieprzu z dżemem.

Prezentacja to … sztuka przekazywania złożonych treści w sposób zrozumiały, atrakcyjny i przekonujący, profesjonalnie wykorzystująca różne techniki perswazyjne.

5 zmysłów - 5 kanałów

• smak

• słuch

• dotyk

• temperatura i zapach

• wzrok

Co decyduje o sukcesie wystąpień publicznych?

• Zaplanowanie wystąpienia

• Przygotowanie się prezentera

• W trakcie wystąpienia:

• Nawiązanie kontaktu z odbiorcami

• Komunikacja z odbiorcami

• Budowa i przedstawiania argumentów

• Wyjaśnianie zastrzeżeń słuchaczy

• Zamykanie i podsumowanie wystąpienia

Przed wystąpieniem publicznym

• Przygotować wiodące tezy zamierzonego przekazu mediowego

• Przewidzieć potencjalne pytania i przygotować odpowiedzi na te pytania

Analiza audytorium i cele

• Liczebność

• Charakterystyka ogólna: wiek, płeć, wykształcenie, stanowiska, tytuły naukowe

• Motywacja do wysłuchania prezentacji

• Potrzeby słuchaczy

Cele

• informacyjne - co? (max 3 przesłania)

• wizerunkowe - jak? (jak wypaść: wszystko dobrane - język, ubiór, tempo mówienia, ruch, gestykulacja, prezentacja)

Ramowa konstrukcja wystąpienia

1. Wstęp i powitanie - pierwsze wrażenie, podanie celów spotkania, porządek spotkania

2. Rozwinięcie wystąpienia - prezentowanie trzech najistotniejszych informacji + perswazja

3. Podsumowanie i zakończenie - powtórzenie najistotniejszych informacji i puenta

Przygotowanie perswazji

• Fakty i przykłady są najbardziej przekonywujące

• Zasady i prawdy naukowe (reguła Pareta, krzywa Gaussa, paradoks Giffena itd.)

• Demonstracje, pokazy, używanie symboli

• Plan perswazji

• Za i przeciw (klient nastawiony negatywnie)

• Tylko za (klient nastawiony pozytywnie)

• Konstrukcja argumentów

KORZYŚĆ + CECHA + DOWÓD

FAB - Features + Advantages + Benefits + Proff

Wygląd
Kobiety	Mężczyźni
Eleganckie, ale także praktyczne bluzki Żakiety i kostiumy Spódnice (długość max 5cm powyżej kolan) Zakryte nogi (np. rajstopami) Buty zakrywające palce i pięty Nie za dużo biżuterii Stonowany (nie rzucający się w oczy) makijaż i fryzura	Marynarka i krawat to minimum Spodnie materiałowe (dżinsy tylko na plenerowe imprezy) Buty sznurowane (bardzo czyste) Dopasowane dodatki Minimum biżuterii

Miejsce wystąpienia

• Powinno być wygodnie: krzesła, stoły, oświetlenie, wentylacja

• Miejsce, w którym stoisz („scena”) musi być dobrze widziane

• Wywietrz salę

• Redukuj hałas (wentylator, ulica)

• Wejścia i wyjścia za plecami słuchaczy

Pora i czas wystąpienia

• Dzień w tygodniu (wtorek - środa - czwartek)

• Pora dnia (9-13, 16-…)

• W porze wieczorowej wymagana jest część gastronomiczna

• Czas trwania prezentacji (im krócej tym lepiej)

„Nigdy nie przeceniaj wiedzy publiczności, ani nie lekceważ jej inteligencji” C.P. Scott

Komunikacja werbalna

• Zmienna intonacja głosu

• Dobre tempo mówienia i dykcja

• Pewna, mocna emisja głosu

• Wyrażenia fachowe z tłumaczeniem

• Zrozumiały język z unikaniem hermetycznych wyrażeń

• Bez slangu i pejoratywnych wyrażeń

• Bez powtarzania negatywnych przekazów

Negatywnie:	Pozytywnie (eufemizmy)
Niestety nie zrobimy tego… Pan źle zrozumiał Ja to już Panu tłumaczyłem… Niech Pan posłucha… Nie ma Pan racji! (Nie prawda!) Trudny klient	Postaramy się inaczej wykonać inne zadania…

---