ROZWÓJ STRUKTUR ORGANIZACJI
Współczesny świat zdominowany jest przez różnego rodzaju organizacje. My sami przynależymy do niejednej z nich. Zarówno nasze indywidualne działania, jak również najbardziej złożone procesy, zawierają się w strukturalnych ramach rozmaitych organizacji.
Dla lepszego zobrazowania tematu spróbujmy go podzielić na części składowe. Rozwój można zdefiniować jako proces zmian zachodzący w danym przedziale czasu. Zawiera się on pomiędzy powstaniem organizacji, a jej upadkiem.
Struktura jest pojęciem trudnym do określenia. My zakładamy, że jest ona właściwością danego zbioru, pewnym porządkiem, który w jego ramach obowiązuje. Strukturę można przyrównać do szkieletu, na którym osadzone jest ciało (w naszym przypadku organizacja).
Mianem organizacji określa się grupę ludzi mających wspólny program, plan, zadania. Powstaje dla osiągnięcia pewnych wybranych, specyficznych celów.
Rozwój struktur organizacji będzie zatem dotyczył kształtowania się w czasie wzajemnych relacji między elementami stanowiącymi całość danego systemu działań.
CZYNNIKI EKSPANSJI ORGANIZACJI
Daniel Katz i Robert Kahn w „Społecznej psychologii organizacji” ukazują czynniki ekspansji organizacji. Wyróżniają cztery tezy, które mają temu służyć.
„Po pierwsze, im większe są napięcia wewnętrzne oraz im większa gotowość do sprostania im na drodze kompromisu, tym większa będzie ekspansja działań i struktur.”
Chodzi o to, że dana organizacja posiada pewną skumulowaną energię w postaci zasobów materiałów i pracy jej członków. Między uczestnikami organizacji istnieją różne - funkcjonalne i dysfunkcjonalne - kanały komunikacji. W miarę rozwoju organizacji wzrasta liczba powiązań między poszczególnymi jej elementami, co może prowadzić do powstania i piętrzenia się napięć wewnętrznych. Sposobem ich rozładowania mogą być zdecydowane rozstrzygnięcia, ale najlepszą metodą zażegnywania konfliktów jest osiągnięcie kompromisu. Energia w ten sposób zaoszczędzona, będzie wydatkowana w innym kierunku, choćby przez rozrost struktur i zwiększenie terenu działań organizacji.
„Po drugie - jak piszą Katz i Kahn - ważnymi determinantami rozwoju są: otwartość organizacji na wpływy z zewnątrz, jej bezpośrednia zależność od świata zewnętrznego, jeśli chodzi o źródło wejść energetycznych i możliwości zbytu produktu.”
Nie sposób znaleźć organizację, która byłaby systemem całkowicie niezależnym od świata zewnętrznego. Zatem każda organizacja jest systemem otwartym i zależnym od otoczenia. Różny może być stopień tej otwartości, a co za tym idzie - kryteria rozwojowo - ekspansyjne.
W środowisku stabilnym, większe są możliwości zachowania niezmiennych struktur. Jeśli natomiast otoczenie organizacji przechodzi zmiany, rzutuje to na samą organizację, będąc czynnikiem zmian w jej strukturze.
Do szczególnej dominacji będą dążyć te organizacje, których istnienie warunkuje ciągła wymiana z otoczeniem. Przykładem - przedsiębiorstwo przemysłowe, które za otrzymane ze zbytu swoich produktów pieniądze opłaca siłę roboczą, nabywa surowce niezbędne do produkcji. Taka organizacja nieustannie dąży do zwiększenia zasięgu swojej działalności, gdyż warunkuje to jej istnienie.
Trzecia teza Katz'a i Kahn'a brzmi następująco: „(…) im bardziej organizacja zbliża się do modelu czystej biurokracji, tym bardziej skłonna jest do ekspansji.”
Z tym poglądem będę polemizować, choć wiedza moja w tej dziedzinie jest niewielka. Mój plus to perspektywa czasu. Organizację biurokratyczną cechuje stały, planowany wzrost lub stabilizacja - w zależności od obranego kursu działań. Mamy tu do czynienia ze smukłą strukturą hierarchiczną, opartą na trwałych powiązaniach. Niejako teza trzecia nie współgra z drugą, która mówiła o potrzebie otwartości organizacji na otoczenie. Jest tak dlatego, że organizację biurokratyczną cechuje dążenie do regulacji struktur i procesów wewnętrznych.
Dzisiaj w socjologii organizacji nastąpiło (chyba?) odejście od tezy Katz'a i Kahn'a. Uważa się że o sukcesie organizacji (np. przedsiębiorstwa) decydują zmiany w sferze zarządzania, polegające na zastąpieniu orientacji na kulturę biurokratyczną orientacją na kulturę przedsiębiorczą, którą cechuje nastawienie na potrzeby otoczenia, adaptacja i innowacyjność.
Czwarta teza mówi o konieczności „zbadania ideologii organizacji z punktu widzenia właściwych jej aspiracji i stopnia absolutyzmu.” Zwolennicy danej ideologii często nie zwracają uwagi na przekonania innych, sądząc, że tylko ich poglądy są słuszne i tylko one mogą prowadzić do szybkiego rozwoju, a to z kolei zmusza organizację do ekspansji.
Katz i Kahn za jedną z priorytetowych dla rozwoju przedsiębiorstwa reguł uważają zasadę maksymalizacji. Oznacza ona, że „organizacja próbuje zdobyć więcej źródeł energii niezbędnej do prowadzenia działalności, wydajniej wykorzystywać tę energię w procesie produkcji oraz poprawić proporcje zwrotami energii uzyskiwanymi przez organizację a energią włożoną w wypracowanie produktu.” Organizacja kierująca się zasadą maksymalizacji prowadzi politykę rozwoju i ekspansji, czego wyrazem może być choćby potrzeba zdobywania nowych źródeł energii, znajdujących się na zewnątrz (w otoczeniu organizacji) i utrzymanie kontroli nad nimi.
„ZMIANA JAKO ZJAWISKO SYSTEMOWE”
Bardzo ważnym zagadnieniem, którego nie należy pomijać rozpatrując rozwój struktur organizacji, jest zmiana społeczna. Aby dokonała się zmiana nie wystarczy modernizacja starego systemu, wprowadzenie do niego korekt i zastąpienie niektórych starych elementów nowymi. Konieczna jest budowa od fundamentów nowych stosunków i zależności społecznych. Należy stworzyć nowe struktury organizacji. Oczywiście, trudno jest przy tym ignorować reformowany system i należy mieć na uwadze fakt, że będzie on wpływał w jakiś sposób na nową strukturę. Do przeprowadzania zmian konieczna jest też wiedza, inwencja i zdolności epistemologiczne ludzi, jak również umiejętności interpersonalne i determinacja.
Zmiana w ujęciu Croziera i Friedberga ma „charakter systemowy”, co oznacza, że „jest rozwiązaniem charakterystycznym dla danego systemu działań (dla danej organizacji), do którego jest wprowadzana i który sama kształtuje.”
Wprowadzając zmiany najczęściej napotyka się na dwa problemy: problem wypracowania projektu zmiany oraz problem wdrożenia przyjętego projektu. Przy wdrożeniu zmian bardzo często natrafić można na pewien rodzaj zjawiska psychospołecznego określonego mianem „opór przeciw zmianom”. Wynika on rzekomo z naruszenia przyzwyczajeń i ogólnie - porządku panującego w organizacji. Faktycznie problem oporu przeciw zmianom jest spowodowany obawą o swoją pozycję, tj. władzę i wpływy, które jednostki posiadają w ramach systemu działań. Każda jednostka będzie też dążyć - świadomie lub nieświadomie - do ukierunkowania wprowadzonych zmian pod kątem jej własnych korzyści, co musi prowadzić do zniekształcenia idei reformy.
Rozpatrując wypracowanie projektu zmiany, obok kosztów poszukiwania informacji, występuje znacznie większy problem. Jest nim „niemożność uzyskania informacji niezafałszowanej”. „Informacje są jednym z najważniejszych elementów każdej gry władzy i wpływów, wymiana informacji nie jest nigdy procesem neutralnym.” Dlatego ponownie należy przypomnieć o wpływie reformowanego systemu na kierunek zmian.
Organizacje podlegają ewolucji. Związane jest to z koniecznością dostosowania się do wymogów otoczenia i ze zmieniającą się sferą personalną organizacji.
„Ani procesu projektowania, ani wdrażania zmiany nie można w pełni zrozumieć i właściwie ocenić w oderwaniu od właściwości i sposobów regulacji konkretnego systemu działań będącego jej obiektem, gdyż wpływają one istotnie na przebieg tych procesów. Zmiana, będąc zjawiskiem systemowym, ma charakter równie uwarunkowany i specyficzny, jak konstrukcje społeczne, których dotyczy.
„Przepowiednia na temat organizacji przyszłości”
Warren G. Bennis w książce „Zachowanie człowieka w organizacji” zamieścił przepowiednię na temat organizacji przyszłości.
Na początek ukazuje środowisko organizacji, które charakteryzuje się dużym stopniem zróżnicowania i współzależności między jego elementami, jak również dużym wpływem czynników ekonomicznych i politycznych. Bennis pisze: „(…) trzema głównymi cechami organizacji będą: wzajemne powiązania w miejsce konkurencji, jeśli zaś konkurencja - to burzliwa, zamiast stabilnej oraz wielkie niż małe przedsiębiorstwa.”
Większa część społeczeństwa będzie się odznaczać wyższym wykształceniem, będą prowadzone programy kształcenia dorosłych członków społeczeństwa. Ludzie chcąc nadążyć za dynamiką zmian, będą musieli pobierać nauki z różnych dziedzin.
Spadkowi ulegną koszty przenoszenia a miejsca na miejsce, wzrośnie natomiast ruchliwość zawodowa. Ludzie będą bardziej zaangażowani w swoją pracę i skłonni do zawierania układów koleżeńskich, pracowniczych, sąsiedzkich. Wzięciem będzie się cieszyć praca, która wymagała będzie zaangażowania, inwencji twórczej i samodzielności.
Przed przedsiębiorstwami stać będą nowe cele i zadania, z natury rzeczy bardziej techniczne, skomplikowane i wymagające współpracy wielu profesjonalistów. Pojawią się cele powiązane ze „zdolnościami przystosowawczo - innowacyjno - kreatywnymi” i zastąpią one takie frazesy jak: „większa produktywność” czy „rosnący zysk”. Konieczne stanie się formułowanie metacelów, czyli „celów na wyższym poziomie, które kształtują i tworzą podstawę struktury celów.”
Zmianie ulegnie struktura organizacji. Wymogi środowiska sprawią, że organizacje będą szybko zmieniającymi się instytucjami. Dynamika przemian wyniesie do rangi klucza słowo „tymczasowość”. Organizacje będą się skupiały na rozwiązywaniu określonych problemów i realizowaniu postawionych założeń. Pojawią się wykwalifikowani ludzie, pełniący rolę ogniw łączących i spajających części organizacji. Kwalifikacje i wyuczone umiejętności będą decydować o faktycznej pozycji w organizacji.
Powoli praktyka biurokracji zacznie odchodzić w niepamięć. Zastępować ją będą adaptujące się tymczasowo systemy. W ich skład wchodzić będą specjaliści z różnych dziedzin, którzy koordynowani przez punkty złącz, będą rozwiązywali problemy.
Bennis określa ten nowy system mianem struktury organiczno - adaptacyjnej. Pisze, że problem motywacji w tego typu organizacji nie będzie tak eksponowany, gdyż jednostki w jej ramach będą wykonywały sensowne i bardziej satysfakcjonujące zadania. Zbieżność celów jednostek i organizacji przyczyni się do wzrostu wzajemności w pracy.
„Organizacja przyszłości”
Czasy dominacji klasycznej biurokracji przemysłowej odchodzą do annałów socjologii. Przyszła kolej na ustanowienie nowych reguł, na których będzie się opierać przedsiębiorstwo przyszłości. Konieczne są rewolucyjne zmiany i innowacje. Nowa organizacja będzie posiadać płaską strukturę z wieloma nieformalnymi powiązaniami między licznymi jej elementami, które tworzyć będą krótkotrwałe konfiguracje. Jest tak, jak gdyby w ramach jednego organizmu funkcjonowało wiele małych ustrojów, które samodzielnie podejmują decyzje. Owe ustroje mają zdolności akomodacyjne, do czego zmusza ich dynamicznie zmieniające się otoczenie. Potrzebna jest kadra o szerokich możliwościach adaptacyjnych, potrafiąca sprawnie funkcjonować w różnych systemach działania.
Trudno jest znaleźć odpowiednią terminologię do opisu organizacji przyszłości. Jedno jest pewne. Jesteśmy świadkami narodzin nowych form organizacyjnych, narodzin nowej cywilizacji.
„Czwarte prawo Parkinsona”
Cyril Northcote Parkinson w książce „Prawo zwłoki” poddał ostrej krytyce biurokrację. Jako narzędzie obrał ironię. W treści czwartego Prawa Parkinsona ukazał przerost aparatu administracyjnego. Głosi ono: „jakakolwiek instytucja rządowa, przemysłowa, naukowa - której zespół pracowników administracyjnych sięga tysiąca ludzi lub przekracza tę liczbę, by istnieć nie potrzebuje żadnej innej działalności. Administracja jest samowystarczalna, Żywi się własną pracą. Jest to administracja dla administracji.
Parkinson w złożoności biurokratyzmu, w jego redundancji, dostrzega rychłą wizję upadku. Trzecie Prawo Parkinsona mówi: „Ekspansja oznacza złożoność, złożoność złożoność równa się dekadencji.”
Struktury biurokratyczne nie potrafią podołać wymogom dynamicznej rzeczywistości. Także zachodnia cywilizacja przeżywa schyłek, czego dowodem jest biurokracja.