RACHUNKOWOŚĆ- system ewidencji mający charakter procesu identyfikacji, klasyfikacji, mierzenia, rejestracji i przesyłania informacji o operacjach gospodarczych
Segmenty rachunkowości:
Rachunkowość finansowa,
Rachunkowość zarządcza,
Rachunkowość podatkowa,
Rachunkowość budżetowa.
RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA
dostarcza informacji dla wykonywania sprawozdań finansowych i pozwala na rozliczenia z otoczeniem.
RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA obejmuje :
przyjęte zasady (politykę) rachunkowości :
prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
okresowe ustalanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
wycena aktywów i pasywów i ustalenie wyniku finansowego,
sporządzanie sprawozdań finansowych,
gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji,
badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych (art. 4, ust 3)
Rachunkowość zarządcza
jest częścią systemu rachunkowości obejmującą procedury planistycznego rachunku kosztów, ich normowania, kontrolowania, wyznaczania opłacalności i poziomu działalności gospodarczej jednostki.
RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA zajmuje się:
Planowaniem,
Organizowaniem,
Kierowaniem,
kontrolą.
Rachunkowość podatkowa
jest częścią systemu rachunkowości, która generuje i wykorzystuje dane liczbowe dla procedur obliczania bieżących zobowiązań podatkowych, odroczonych podatków itp.
RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA
Budżet jest rocznym planem dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, uchwalanym w formie ustawy budżetowej na okres roku kalendarzowego, zwanego rokiem budżetowym.
PRZEDMIOT RACHUNKOWOŚCI
to posiadane zasoby i procesy gospodarcze mające miejsce w jednostkach gospodarczych.
PODMIOT RACHUNKOWOŚCI
to jednostki gospodarcze prowadzące rachunkowość.
Wyodrębnienie majątkowe podmiotu ma znaczenie:
EKONOMICZNE,
METODOLOGICZNE.
METODY RACHUNKOWOŚCI:
PODMIOTOWA,
BILANSOWA,
MOMENTÓW I OKRESÓW SPRAWOZDAWCZYCH,
GRUPOWANIA,
WYCENY.
Użytkownicy informacji pochodzących z rachunkowości:
UŻYTKOWNICY WEWNĘTRZNI:
- kierownictwo jednostki (analiza i ocena pracy ludzi; planowanie, podejmowanie decyzji zarządczych),
UŻYTKOWNICY ZEWNĘTRZNI:
- inwestorzy (stopa zwrotu kapitału, ryzyko z inwestowaniem),
- pracownicy (stabilność i rentowność; zdolność do wypłaty wynagrodzeń),
- kredytodawcy (stopień ryzyka, zwrot kredytu z odsetkami),
- klienci (,
- rządy i ich agendy (dane statystyczne, do prowadzenia polityki podatkowej, do prowadzenia polityki finansowej -budżet),
- społeczeństwo.
Rachunkowość charakteryzuje się następującymi cechami:
Wszystkie operacje gospodarcze wyraża w mierniku pieniężnym.
Zapisy księgowe dokonywane są na podstawie dokumentów.
Do zapisów bieżących stosuje konta.
Realizuje zasadę podwójnego zapisu.
Zachowuje ciągłość ewidencji księgowej, dzięki stosowaniu metody od bilansu do bilansu.
Poprzez inwentaryzację przeprowadza kontrolę wewnętrzną.
RACHUNKOWOŚĆ
SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA- zbiór informacji prezentowanych w formie zestawień liczbowych /sprawozdań/. Podstawowe sprawozdanie to bilans wykazujący na określony dzień stan aktywów i pasywów.
KSIĘGOWOŚĆ - ewidencja operacji gospodarczych systematycznie, na bieżąco, terminowo.
W Polsce przepisy regulujące zasady prowadzenia rachunkowości zawarte są:
podstawowym akcie prawnym : Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. Dz.U z 1994r Nr 121 poz. 591, ostatnia nowelizacja 21 listopada 2008r.
-
FORMA KSIĘGOWOŚCI - sposób prowadzenia ogółu urządzeń księgowych. Chodzi o określenie zewnętrznej postaci tych urządzeń i wzajemne powiązanie między poszczególnymi urządzeniami ewidencyjnymi.
TECHNIKA KSIĘGOWOŚCI sposób zapisu ręczny lub mechaniczny.
FORMY TECHNIKI KSIĘGOWOŚCI
włoska- dziennik, księga główna,
tabelaryczna - „dziennik-główna”,
przebitkowa - dziennik, karty kontowe, aparat przebitkowy,
rejestrowa - rejestry, konta syntetyczne, konta analityczne lub dodatkowe księgi pomocnicze, polecenie księgowania, zestawienie obrotów i sald,
komputerowa (informatyczna)-zasoby informacyjne zorganizowane w zbiory danych, bazy danych lub wyodrębnione ich części
ZALETY I WADY PODSTAWOWYCH FORM KSIĘGOWOŚCI
Włoska i tabelaryczna:
Zalety:
Przejrzystość zapisów,
Łatwość dokonywania i uzgadniania zapisów syntetycznych z analitycznymi,
Łatwe poszukiwanie związków dokument-zapis w syntetyce i analityce
Wady:
Ograniczona liczba kont syntetycznych,
Możliwość zastosowania w małych firmach,
Ograniczone możliwości zastosowania podziału pracy,
Możliwość popełnienia błędu przy przenoszeniu zapisów z księgi głównej do analityki.
FORMA PRZEBITKOWA
Zalety:
Możliwość prowadzenia dowolnej liczby kont,
Mała pracochłonność,
Daleko idący podział pracy,
Możliwość zastosowania mechanizacji pracy,
Łatwość wyszukania potrzebnego konta,
Łatwość odszukania błędów i możliwość ich poprawienia.
Wady:
Trudna do odczytania korespondencja kont,
Trudność w zestawieniu sprawozdań.
Forma rejestrowa
zalety:
Przejrzystość zapisów i danych księgowych oraz łatwość ich analizy,
Ograniczenie liczby zapisów na kontach analitycznych,
Wbudowanie analityki do rejestrów przyśpiesza przygotowanie sprawozdań,
Możliwość wprowadzenia podziału pracy,
Szybkie wykrycie błędów dzięki wzajemnemu powiązaniu kont.
wady:
Skomplikowana i niedogodna w pracy forma niektórych rejestrów
Komputerowa:
Automatyczne ustalanie bilansu otwarcia poszczególnych kont na początek roku,
Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej według zakładowego planu kont,
kontrolę przetwarzanych dokumentów (pod względem kompletności i zgodności rachunkowej) przez wydruk błędnych pozycji,
Automatyczną analizę kont rozrachunkowych,
Automatyczne rozliczanie kosztów pośrednich produkcji,
Automatyczne przeniesienie sald kont wynikowych i ustalenie zysku lub straty bilansowej.
Księgowość komputerowa
spełnia takie cechy, jak:
Terminowość,
Wszechstronność informacji,
Czytelność (ze względu na wydruki)
W księgowości komputerowej za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne w formie zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych ich części bez względu na miejsce ich powstawania i przechowywania.
Księgi rachunkowe, Prawa i obowiązki kierownika jednostki
KSIĘGI RACHUNKOWE obejmują:
dziennik,
konta księgi głównej - syntetyczne ,
konta ksiąg pomocniczych
(ewidencja analityczna),
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz),
zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz
sald kont ksiąg pomocniczych.
Wszystkie księgi rachunkowe muszą być:
trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą oraz nazwa danego rodzaju księgi rachunkowej,
oznaczone co do roku obrotowego, którego dotyczą, a wydruki komputerowe (tabulogramy) także miesiąca i daty sporządzenia,
przechowywane starannie i w ustalonej kolejności.
Księgi rachunkowe należy prowadzić w siedzibie jednostki w języku i walucie polskiej.
Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie zarządu jednostki lub oddziału.
Kierownik jednostki obowiązany jest:
powiadomić US o miejscu prowadzenia ksiąg (w 15 dni od wydania ksiąg poza siedzibę),
zapewnić dostępność ksiąg do badania przez organy kontroli zewnętrznej.
Księgi rachunkowe otwiera się na:
dzień rozpoczęcia działalności,
początek każdego roku obrotowego,
dzień zmiany formy prawnej (poszerzenia jednostki lub podziału powodującego powstanie nowej jednostki),
dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego
(w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia
tych zdarzeń)
Księgi rachunkowe zamyka się na dzień:
kończący rok obrotowy,
zakończenia działalności jednostki,
w tym również jej sprzedaży i
zakończenia likwidacji
lub postępowania upadłościowego,
poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.
Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Zamknięcie polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych.
Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Cechy informacji pochodzących z ksiąg rachunkowych:
przydatność,
zrozumiałość,
istotność,
wiarygodność,
neutralność,
terminowość,
kompletność,
porównywalność.
Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe),
Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie- jeżeli ich przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1200 000 EURO,
Średni kurs obowiązujący 30 września 2009r. ogłoszony przez NBP wynosił 4,2226zł/EUR
Limit przychodów wynosi:
1 200 000 EUR x 4,2226zł/EUR=
5 067 120zł
jednostek działających na podstawie Prawa bankowego, prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszy powierniczych, funduszach inwestycyjnych, działalności ubezpieczeniowej, funduszy emerytalnych bez względu na wielkość przychodów
Gmin, powiatów, województw i ich związków a także państwowych, wojewódzkich, powiatowych i gminnych:
jednostek budżetowych,
gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych,
zakładów budżetowych,
funduszy celowych.
Zagranicznych osób prawnych i fizycznych prowadzących działalność osobiście lub osobę upoważnioną na terenie Polski bez względu na wielkość przychodów
pozostałych jednostek jeżeli otrzymują na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.
Kierownik jednostki
Osoba lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności- uprawniony jest do zarządzania jednostką.
Obowiązki kierownika związane z przejściem z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe
Zamknięcie podatkowej księgo przychodów i rozchodów,
Sporządzenie wykazu aktywów i pasywów (inwentarz)
Otwarcie ksiąg rachunkowych
Opracowanie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości,
Złożenie w US zgłoszenia aktualizacyjnego NIP -1 (osoby fizyczne) lub NIP-2 (spółki osobowe)
Do obowiązków kierownika w zakresie rachunkowości należy:
Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
ochrona danych,
Określenia sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
Zakładowego planu kont,
Wykazu ksiąg rachunkowych,
Opisu systemu przetwarzania danych, opisu systemu informatycznego.
Kierownik ma prawo wyboru rozwiązań, w zakresie dopuszczonym ustawą, dotyczących:
Wykazu ksiąg syntetycznych (księgi głównej) oraz ewidencji na kontach analitycznych (ksiąg pomocniczych),
Sposobu dokumentowania operacji gospodarczych,
Wyboru metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych aktywów obrotowych,
Częstotliwości inwentaryzacji
Zasad przeprowadzania i udokumentowania wyników inwentaryzacji,
Kwalifikowania oraz wyboru sposobu amortyzacji składników majątku trwałego o niskiej jednostkowej wartości,
Metod wyceny składników rzeczowych aktywów obrotowych,
Sposobu ewidencji i rozliczania kosztów,
Wyboru wariantu rachunku zysków i strat oraz metody sporządzania rachunku przepływów pieniężnych.
Formy opodatkowania:
karta podatkowa
ryczał ewidencjonowany
podatkowa księga przychodów i rozchodów
pełna księgowość
Karta podatkowa
Karta podatkowa to najprostsza forma rozliczeń, nie wymaga prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych, deklaracji o wysokości uzyskanego dochodu oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Podstawę opodatkowania stanowi przychód bez pomniejszania o koszty jego uzyskania.
Podatnicy korzystający z tej formy opodatkowania obowiązani są do prowadzenia ewidencji przychodów odrębnie za każdy rok podatkowy
STAWKI RYCZAŁTU:
20 proc. - dla przychodów osiąganych m.in. w zakresie wolnych zawodów, najmu,
17 proc. - dla przychodów ze świadczenia niektórych usług niematerialnych,
10 proc. - dla przychodów m.in. z odpłatnego zbycia praw majątkowych,
8,5 proc. - dla przychodów osiąganych m.in. z działalności usługowej, w tym z działalności gastronomicznej; z najmu,
5,5 proc. - dla przychodów z działalności wytwórczej, robót budowlanych,
3,0 proc. - dla przychodów osiąganych m.in. z działalności usługowej w zakresie handlu.
PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Kto może prowadzić,
Jakie warunki powinna spełniać
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mogą prowadzić „miniksięgowość”
tzn. Podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi należy złożyć w terminie 20 dni o dnia założenia tej księgi.
Składając zawiadomienie należy podać:
Dane identyfikujące podatnika,
Sporządzić w dwóch egzemplarzach,
Uzyskać potwierdzenie US o wpływie zawiadomienia.
Zwolnienia z obowiązku prowadzenia PKPiR
Naczelnik US może zwolnić z prowadzenia księgi w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami (rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności, wiek oraz stan zdrowia).
Podatnik jest zobowiązany prowadzić księgę:
Rzetelnie,
W sposób niewadliwy.
Warunkiem uznania za prawidłowe ksiąg prowadzonych przy pomocy komputera jest:
Określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
Wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
Przechowywanie danych na nośnikach, do czasu wydruku zawartych na nich danych.
Nie później niż do 20 każdego miesiąca
za miesiąc poprzedni sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc
Dodatkowe ewidencje prowadzone wraz z księgą:
Środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Wyposażenia
Karty przychodów pracowników
Sprzedaży
Pożyczek i zastawionych rzeczy
Kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Przechowywanie księgi
Księga powinna znajdować się w miejscu wskazanym jako siedziba przedsiębiorstwa lub miejsce prowadzenia działalności
Okres przechowywania księgi mija z upływem 5 lat od końca roku w, którym minął termin płatności podatku rozliczanego na podstawie tej księgi.
Zasady prowadzenia księgi:
Na bieżąco /codziennie
Do 20 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni wg zasad określonych dla biur rachunkowych
Moment ujęcia przychodów w księdze:
Wystawienia faktury
Uregulowania należności
Moment ujęcia kosztów w księdze:
W przypadku zakupu materiałów oraz towarów - niezwłocznie po ich otrzymaniu
W przypadku pozostałych wydatków- te koszty, które poniesiono w celu osiągnięcia przychodów, a pozostałe wg zasady memoriałowej lub kasowej
DOKUMENTACJA KSIĘGOWA
PODZIAŁ, FUNKCJE, DEKRETOWANIE, ARCHIWOWANIE
Zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie podczas procesów produkcyjnych nazywamy ZDARZENIAMI GOSPODARCZYMI
a ich zapisy dokonane w księgowości OPERACJAMI GOSPODARCZYMI.
Dokumentacja (sporządzanie dokumentów) jest pierwszym etapem tworzenia ewidencji księgowej a dokument jest dowodem dokonania operacji gospodarczej
Powiązanie ze skutkami zdarzeń:
DOWODY KSIĘGOWE-odzwierciedlają operacje gospodarcze, które stanowią podstawę zapisów księgowych (wyciągi bankowe, faktury),
DOKUMENTY- odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, które nie powodują zmian w składnikach bilansowych i nie podlegają księgowaniu (umowy, oferty, protokoły, zamówienia).
Z punktu widzenia wystawców:
DOKUMENTY zewnętrzne OBCE - wystawiane przez (kontrahentów) inne osoby fizyczne lub prawne (otrzymane faktury, wyciągi bankowe).
DOKUMENTY WEWNĘTRZNE- dotyczące operacji wewnątrz jednostki (lista płac, polecenie księgowania itp.),
DOKUMENTY ZEWNĘTRZNE własne- przeznaczone dla innej jednostki (polecenie przelewu, faktury itp.).
Przekazywane w oryginale kontrahentom.
PODSTAWA WYSTAWIENIA DOKUMENTÓW:
DOKUMENTY PIERWOTNE (ŹRÓDŁOWE) - wystawiane w momencie zaistnienia zdarzenia (protokół przyjęcia środka trwałego-OT, karta pracy),
DOKUMENTY WTÓRNE - sporządzane na podstawie dokumentów pierwotnych (książka inwentarzowa).
Ze względu na cel wystawienia dokumentów źródłowych, wyróżnia się:
Dokumenty dyspozycyjne np. polecenie przelewu,
Dokumenty potwierdzające np. spis z natury, faktura.
Ustawa o rachunkowości wyróżnia dokumenty:
zbiorcze- służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów
źródłowych, które muszą być pojedynczo wymienione (raport kasowy),
korygujące poprzednie zapisy (f-ra korygująca, polecenie księgowania),
zastępcze- wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego lub braku możliwości jego uzyskania,
rozliczeniowe- ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (arkusz rozliczeniowy kosztów).
POLECENIE KSIĘGOWANIA /nota księgowa, nota memoriałowa/wystawia się w celu:
Otwarcia lub zamknięcia ksiąg rachunkowych
Sprostowania błędnego zapisu w księgach
Zarachowania kosztów i przychodów, ujmowanych jako rozliczenia międzyokresowe
Rozliczenia wyniku finansowego
Obciążenia pracowników niedoborami i szkodami
Inne zapisy w księgach rachunkowych, jeśli nie wyrażają one operacji gospodarczej
Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej:
Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość i ilość,
datę dokonania operacji i także data sporządzenia dowodu,
podpisy (wystawcy dowodu) oraz osoby, której wydano,
Stwierdzenie sprawdzenia i dekretacja, podpis osoby odpowiedzialnej za wskazanie.
Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie na walutę polską według kursu w dniu dokonania operacji.
Dowody księgowe powinny być:
RZETELNE- zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gosp.,
KOMPLETNE,
WOLNE OD BŁĘDÓW RACHUNKOWYCH.
Jeśli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód księgowy to kierownik wskazuje, który dowód będzie podstawą zapisu.
NIEDOPUSZCZALNE jest dokonywanie w dowodach księgowych przeróbek.
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści i wpisanie właściwej.
Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych można korygować przez wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego wraz ze stosownym uzasadnieniem.
Funkcje dowodu księgowego:
Funkcja „dokumentu”-prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa,
Funkcja dowodowa,
Funkcja księgowa- dowód jest podstawą księgowania,
Funkcja informacyjna- dane stanowią podstawowe źródło o zdarzeniach gosp. bądź finansowych,
Funkcja kontrolna- polega na tym, że dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonanych operacji gosp.
Przygotowanie (opracowanie) dowodów obejmuje:
SEGREGOWANIE (grupowanie, porządkowanie) ułatwiające księgowanie. Wyłonienie jednorodnych grup rodzajowych dowodów (np. dowody kasowe, dowody bankowe),
KONTROLA: merytoryczna, formalna, rachunkowa,
DEKRETOWANIE dowodów księgowych - wskazanie sposobu zaksięgowania danej operacji gospodarczej.
ZAPIS KSIĘGOWY powinien streszczać dane dokumentu stanowiącego podstawę zapisu i składać się z:
daty dokonania operacji ,
określenia rodzaju i numeru dowodu, na podstawie którego dokonano zapisu,
krótkiej treści zapisu,
kwoty i daty zapisu,
oznaczenia kont, których dotyczy.
Ważne jest zapewnienie:
Zgodności dokumentów z wymaganiami formalnoprawnymi, ustalającymi minimum informacji (elementów),
Zgodności zawartych danych ze stanem faktycznym,
Kontroli dokumentów pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym, przed wprowadzeniem do ksiąg,
Terminowości sporządzania i przekazywania do księgowości,
Ochroną dokumentów przed zniszczeniem, kradzieżą, zaginięciem oraz dostępem osób nieupoważnionych.
Dowody księgowe powinny być archiwowane przez 5 lat. Wyjątki:
sprawozdania finansowe - bezterminowo,
dowody wpływów kasowych- do rozliczenia osób odpowiedzialnych za towary powierzone im do sprzedaży),
listy płac- okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych- nie krócej niż 5 lat,
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności.
Dokumenty jednostek, które:
Zakończyły działalność - w wyniku połączenia lub zmiany formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność
Zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka oraz urząd skarbowy
Warunki przechowywania:
w teczkach, segregatorach, skoroszytach, księgach- odpowiednio zamkniętych, oznakowanych i ponumerowanych,
Akta jeszcze otwarte są przechowywane na stanowisku pracy,
Akta zamknięte są przechowywane w składnicy akt-miejscu zamkniętym, suchym i dostępnym dla osób uprawnionych.
Organizacja obiegu dowodów księgowych /instrukcja wewnętrzna/
Wykaz dokumentów przyjętych do stosowania,
Komórki (osoby) upoważnione do wystawiania,
Terminy sporządzania i przekazywania oraz osoby upoważnione do kontroli pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym,
Sposób znakowania dokumentów.
Grupy dokumentów księgowych
dotyczące stanu i zmian:
środków trwałych,
zapasów magazynowych,
środków pieniężnych,
Rozrachunków z kontrahentami,
inwentarza żywego.
Dokumenty środków trwałych
Dokumenty źródłowe:
„Przyjęcie środka trwałego - OT”
„Protokół przekazania-przyjęcia środka trwałego - PT”
„Likwidacja środka trwałego - LT”
Ewidencja analityczna:
książka inwentarzowa,
karty szczegółowe środków trwałych,
tabela amortyzacyjna
Dowód „LT- Likwidacja środka trwałego” jest sporządzany w następujących przypadkach:
Wycofania środka trwałego na skutek zużycia i przeznaczenia do likwidacji,
Przeznaczenia środka trwałego do sprzedaży,
Kradzieży lub zaginięcia środka trwałego.
Dokumenty zapasów magazynowych:
„Protokół zdawczo - odbiorczy”
Rozchód z magazynu: „Pobranie materiałów-Rw”, „Wydanie materiałów na zewnątrz-Wz”, „Przesunięcie międzymagazynowe- Mm”, „Protokół strat i ubytków magazynowych” , „Magazyn wyda - W”
Przychód do magazynu:
„Przyjęcie zewnętrzne -Pz”, „Przyjęcie wyrobów - Pw”, „Magazyn przyjmie - P”
Dokumenty zbiorcze „Księga magazynowa”, „Wywieszka magazynowa”
Dokumenty środków pieniężnych:
Obrót bezgotówkowy:
polecenie przelewu,
czek rozrachunkowy,
akredytywa,
rozliczenie saldami.
Obrót gotówkowy
-podejmowanie gotówki z banku: czek gotówkowy, karty bankomatowe. -wpłaty gotówki do kasy jednostki: „ kasa przyjmie „- KP, „faktura” -wypłaty gotówki z kasy: „kasa wypłaci” -KW, lista płac, wniosek o zaliczkę, rozliczenie delegacji służbowej, faktura.
Na koniec każdego dnia (tygodnia) kasjer sporządza zestawienie wpłat i wypłat gotówki z kasy w „raporcie kasowym”- Rk.
Dokument wtórny - księga inwentarza żywego
Dokumenty pierwotne:
Protokół urodzenia inwentarza żywego,
Protokół padnięcia inwentarza żywego,
Kwit rozchodu inwentarza żywego,
Kwit przychodu inwentarza żywego,
Protokół przeklasowania- wybrakowania inwentarza żywego,
Protokół przeważenia inwentarza żywego
Dokumentacja rozrachunków z kontrahentami
Rachunek, faktura VAT, Nota korygująca VAT, Faktura korygująca, Faktura wewnętrzna, Faktura VAT RR, Wezwanie do zapłaty, Potwierdzenie salda
BILANS
STRUKTURA BILANSU
WYCENA aktywów i pasywów
BILANS- to dwustronne zestawienie na określony moment stanu środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), w którym:
suma aktywów jest równa sumie pasywów,
aktywa i pasywa ujęte są wartościowo,
aktywa to majątek trwały i obrotowy,
pasywa informują o kapitale własnym i obcym (zadłużenia) oraz wyniku finansowym.
Bilans obejmuje zestawienie aktywów i pasywów danej jednostki
na dzień kończący rok bieżący (2009) i poprzedni (2008) rok obrotowy - według stanu na 31 grudnia bieżącego i poprzedniego roku obrotowego.
Tworzony metodą netto.
RODZAJE BILANSÓW:
BILANS OTWARCIA (początkowy)- sporządzany jest na początku okresu sprawozdawczego lub w momencie rozpoczęcia działalności jednostki gosp.,
BILANS ZAMKNIĘCIA- sporządzany jest na koniec okresu sprawozdawczego lub na moment zamknięcia, likwidacji, przekształcenia jednostki, bankructwa.
Ewidencja odzwierciedlająca całokształt działalności gospodarczej jednostki składa się z następujących czynności:
zestawienie bilansu początkowego,
otwarcie poszczególnych kont aktywów i pasywów stanami z bilansu otwarcia,
księgowanie operacji bilansowych i operacji wynikowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku,
sporządzenie w końcu okresu sprawozdawczego zestawienia obrotów i sald,
uzgodnienie sald z danymi inwentaryzacji,
zestawienie bilansu końcowego.
BILANS musi zawierać następujące dane:
nazwa i adres jednostki, dla której bilans jest sporządzony oraz regon (nr nadany dla celów ewidencji statystycznej),
moment bilansowy (data, na którą jest sporządzony),
wyszczególnienie nazw i wartości poszczególnych grup aktywów i pasywów,
sumę aktywów, która musi być równa sumie pasywów,
podpisy osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansową jednostki,
datę i miejsce sporządzenia bilansu.
BILANS
AKTYWA PASYWA
majątek jednostki źródło pochodzenia majątku
A. AKTYWA TRWAŁE A. KAPITAŁ (fundusz) WŁASNY
B. AKTYWA B. ZOBOWIĄZANIA
OBROTOWE i rezerwy na zobowiązania
SUMA AKTYWÓW SUMA PASYWÓW
Kryteria porządkujące układ bilansu przyjęte na podstawie IV Dyrektywy UE to:
dla AKTYWÓW kryterium PŁYNNOŚCI,
dla PASYWÓW kryterium WYMAGALNOŚCI
PŁYNNOŚĆ-możliwość i szybkość zmiany danego składnika na gotówkę. Przyjęto ujmować aktywa wg. wzrastającej płynności.
WYMAGALNOŚĆ-oznacza termin zwrotu pasywów. Przyjęto ujmować pasywa wg. wzrastającego stopnia wymagalności, czyli od najpóźniej wymagalnych do wymagalnych w coraz krótszym terminie.
Ze względu na charakter zmian w bilansie, wyróżniamy następujące typy operacji:
powodujące zwiększenie jednego a zmniejszenie drugiego aktywu -bez zmiany sumy bilansowej
A (+)/ A (-)
zwiększające jedną a zmniejszające drugą pozycję pasywów -bez zmiany sumy bilansowej
P (+)/ P (-)
powodujące zwiększenie jednego aktywu i jednego pasywa oraz sumy bilansowej A (+)/ P (+)
wywołujące zmniejszenie jednej pozycji aktywu, jednej pozycji pasywa oraz sumy bilansowej A (-)/ P (-)
BILANS
STRUKTURA BILANSU
WYCENA aktywów i pasywów
BILANS- to dwustronne zestawienie na określony moment stanu środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), w którym:
suma aktywów jest równa sumie pasywów,
aktywa i pasywa ujęte są wartościowo,
aktywa to majątek trwały i obrotowy,
pasywa informują o kapitale własnym i obcym (zadłużenia) oraz wyniku finansowym.
Bilans obejmuje zestawienie aktywów i pasywów danej jednostki
na dzień kończący rok bieżący (2009) i poprzedni (2008) rok obrotowy - według stanu na 31 grudnia bieżącego i poprzedniego roku obrotowego.
Tworzony metodą netto.
RODZAJE BILANSÓW:
BILANS OTWARCIA (początkowy)- sporządzany jest na początku okresu sprawozdawczego lub w momencie rozpoczęcia działalności jednostki gosp.,
BILANS ZAMKNIĘCIA- sporządzany jest na koniec okresu sprawozdawczego lub na moment zamknięcia, likwidacji, przekształcenia jednostki, bankructwa.
Ewidencja odzwierciedlająca całokształt działalności gospodarczej jednostki składa się z następujących czynności:
zestawienie bilansu początkowego,
otwarcie poszczególnych kont aktywów i pasywów stanami z bilansu otwarcia,
księgowanie operacji bilansowych i operacji wynikowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku,
sporządzenie w końcu okresu sprawozdawczego zestawienia obrotów i sald,
uzgodnienie sald z danymi inwentaryzacji,
zestawienie bilansu końcowego.
BILANS musi zawierać następujące dane:
nazwa i adres jednostki, dla której bilans jest sporządzony oraz regon (nr nadany dla celów ewidencji statystycznej),
moment bilansowy (data, na którą jest sporządzony),
wyszczególnienie nazw i wartości poszczególnych grup aktywów i pasywów,
sumę aktywów, która musi być równa sumie pasywów,
podpisy osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansową jednostki,
datę i miejsce sporządzenia bilansu.
BILANS
AKTYWA PASYWA
majątek jednostki źródło pochodzenia majątku
A. AKTYWA TRWAŁE A. KAPITAŁ (fundusz) WŁASNY
B. AKTYWA B. ZOBOWIĄZANIA
OBROTOWE i rezerwy na zobowiązania
SUMA AKTYWÓW SUMA PASYWÓW
Kryteria porządkujące układ bilansu przyjęte na podstawie IV Dyrektywy UE to:
dla AKTYWÓW kryterium PŁYNNOŚCI,
dla PASYWÓW kryterium WYMAGALNOŚCI
PŁYNNOŚĆ-możliwość i szybkość zmiany danego składnika na gotówkę. Przyjęto ujmować aktywa wg. wzrastającej płynności.
WYMAGALNOŚĆ-oznacza termin zwrotu pasywów. Przyjęto ujmować pasywa wg. wzrastającego stopnia wymagalności, czyli od najpóźniej wymagalnych do wymagalnych w coraz krótszym terminie.
Ze względu na charakter zmian w bilansie, wyróżniamy następujące typy operacji:
powodujące zwiększenie jednego a zmniejszenie drugiego aktywu -bez zmiany sumy bilansowej
A (+)/ A (-)
zwiększające jedną a zmniejszające drugą pozycję pasywów -bez zmiany sumy bilansowej
P (+)/ P (-)
powodujące zwiększenie jednego aktywu i jednego pasywa oraz sumy bilansowej A (+)/ P (+)
wywołujące zmniejszenie jednej pozycji aktywu, jednej pozycji pasywa oraz sumy bilansowej A (-)/ P (-)
CHARAKTERYSTYKA KONT
podział, funkcjonowanie, zespoły
Konto księgowe
to urządzenie księgowe służące do ewidencjonowania zmian w stanie aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów.
Aby założyć konto należy:
Określić nazwę konta,
Oznaczyć symbol konta.
Otwarcie konta następuje przez:
Wpisanie stanu początkowego z bilansu otwarcia lub
Wpisanie kwoty pierwszej operacji gospodarczej.
Stopień szczegółowości:
Konta syntetyczne (zbiorcze)- objęte zasadą podwójnego zapisu i prowadzone obowiązkowo w wyrażeniu pieniężnym,
konta analityczne (pomocnicze, szczegółowe) służą do rozwinięcia obrotów i sald określonego konta syntetycznego.
Sposób funkcjonowania ze względu na ekonomiczną treść dokonywanych zapisów:
Konta bilansowe - ewidencjonują stan aktywów i pasywów oraz obroty nimi. Otwierane są stanami z BO, ich salda wchodzą do BZ /bilansu zamknięcia/:
aktywne, np. „środki trwałe”,
pasywne, np. „kapitał zapasowy”,
aktywno- pasywne np. „rozrachunki”.
Konta niebilansowe- informują, jak przebiegał w
danym okresie proces gospodarczy i jaki dał wynik finansowy. Konta otwiera się z chwilą rozpoczęcia procesu, a zamyka z końcem okresu sprawozdawczego.
konta niebilansowe wynikowe :
kosztów, np. „amortyzacja”,
przychodów, np. „sprzedaż towarów”,
wynik finansowy.
konta niebilansowe bezwynikowe /bo nie mają wpływu na wynik finansowy/:
rozliczeniowe- zbierają pewne operacje, które następnie są przeksięgowane na właściwe konta bilansowe lub niebilansowe, np. „rozliczenie wynagrodzeń”, „rozliczenie zakupu”.
KONTA POZABILANSOWE
NIE POWODUJĄ ZMIAN W BILANSIE JEDNOSTKI. UJMUJĄ SKŁADNIKI MAJĄTKOWE WYSTĘPUJĄCE NA TERENIE JEDNOSTKI np. „ zapasy obce”, środki trwałe w likwidacji”.
POSTAĆ PRZEDMIOTU EWIDENCJI:
KONTA OSOBOWE - ewidencjonują rozrachunki z osobami fizycznymi /pracownicy/ lub prawnymi /instytucje, przedsiębiorstwa/,
KONTA RZECZOWE - ewidencjonują stany i obroty rzeczowymi składnikami majątku, np. „środki trwałe”.
PODSTAWOWE FORMY KONTA
dwustronny układ konta
Wn nazwa i symbol konta Ma
data nr doku treść kwota data nr dok treść kwota
jednostronny układ konta
Nazwa i symbol konta kwota
data nr dok. treść Wn Ma
Niezależnie od układu graficznego WSZYSTKIE KONTA zawierają:
Tytuł konta (nazwę i symbol),
datę dokonania zapisu,
numer i rodzaj dowodu, który jest podstawą księgowania,
treść i kwota operacji,
saldo początkowe (debetowe lub kredytowe),
saldo końcowe (debetowe lub kredytowe),
w kontach dwustronnych dwie przeciwstawne strony (Wn/Dt, Ma/Ct)
FUNKCJONOWANIE KONT
Zasady funkcjonowania konta bilansowego AKTYWÓW
Zasady funkcjonowania konta bilansowego PASYWÓW
ZAKŁADOWY PLAN KONT powinien zawierać:
wykaz kont syntetycznych,
zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych do określonych kont syntetycznych,
wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych (wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera),
dokumentację systemu przetwarzania danych za pomocą komputera (wykaz programów i opis działania- reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych), zasady ochrony danych,
zasady stosowanego rachunku kosztów,
określenie sposobu ustalania zużycia majątku trwałego.
ZESPOŁY KONT- grupy kont połączonych według jednolitych kryteriów
Konta syntetyczne podzielone są na 9 zespołów odpowiadających:
posiadanym formom majątkowym (konta 0,1,2,3),
transformacji tych form w produkty pracy jednostki ( konta 4,5,6),
wymianie pieniężnej produktów z otoczenia (konto 7),
efektom kapitałowym (konto 8).
ZESPOŁY KONT
0 - aktywa trwałe
1 - środki pieniężne i rachunki bankowe
2 - rozrachunki i roszczenia
3 - materiały i towary
4 - koszty według rodzajów i ich rozliczenie
5 - koszty według typów działalności i ich rozliczenie
6 - produkty i rozliczenia międzyokresowe
7 -przychody i koszty związane z ich osiągnięciem
8 - kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne i wynik finansowy
ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU
1. Każdy zapis dokonany jest na dwóch kontach.
2. Na obydwu kontach zapisane są jednakowe kwoty - równe kwocie operacji gospodarczej.
3. Każdy zapis dokonany jest po przeciwstawnych stronach obydwu kont (Wn i Ma).
Zasadę podwójnego zapisu przedstawia poniższy schemat:
Wn nazwa konta Ma Wn nazwa konta Ma
50 50
Dwa konta, na których dokonuje się jednego zapisu, nazywamy KONTAMI PRZECIWSTAWNYMI lub kontami KORESPONDUJĄCYMI ze sobą.
Zasady ewidencji na kontach wynikowych (procesowych)
Koszt- wyrażone wartościowo, celowe i gospodarczo uzasadnione zużycie środków pracy (środków trwałych), przedmiotów pracy(materiałów), usług obcych i samej pracy (wyrażone w wynagrodzeniach).
Przychód - kwoty należne jednostce gospodarczej z tytułu sprzedaży produktów gotowych, odsprzedaży składników majątku trwałego i obrotowego, czeków, papierów wartościowych itd.
Konta wynikowe służą do ujęcia procesów gospodarczych, operacji wynikowych i ustalenia wyniku finansowego.
Sposób ustalania wyniku finansowego w ciągu roku metodą pozaksięgową (bez przeksięgowania):
Przychody ze sprzedaży
koszty uzyskania przychodów
wynik na działalności operacyjnej
przychody finansowe
- koszty finansowe
= wynik z operacji finansowych
zyski nadzwyczajne
straty nadzwyczajne
zysk (strata) brutto
podatek dochodowy
zysk (strata) netto
Na koniec roku salda kont wynikowych (kosztów, przychodów) przenosimy na konto
„wynik finansowy”.
Sposoby poprawiania błędów w zapisach księgowych
KOREKTA /stosuje się, gdy błąd wykryto zaraz po jego popełnieniu/.
Błędną treść należy przekreślić poziomą linią, stawiając obok przekreślenia datę oraz podpis lub parafkę osoby upoważnionej do korekty. Następnie nanosi się właściwą treść lub kwotę.
STORNO CZARNE /zapis dodatni/
STORNO CZERWONE-polega na wykorzystaniu zapisu ujemnego.
W praktyce obowiązuje zasada iż w rachunkowości wszystkie kwoty zaksięgowane kolorem czerwonym są traktowane jako ujemne.
Dt kasa Ct Dt rachunek bankowy Ct
210 zapis błędny 210
210 storno czerwone 210
120 zapis właściwy 120
Wada storna czarnego:
POWODUJE ZWIĘKSZENIE SUM OBROTOWYCH
Zaleta storna czerwonego: NIE POWODUJE ZWIĘKSZENIA SUM OBROTOWYCH NA KONTACH, POWODUJE CZYSTOŚĆ OBROTÓW NA KONTACH.
Zestawienie obrotów i sald pozwala na stwierdzenie błędów polegających na:
zaksięgowaniu operacji tylko na
jednym koncie,
zaksięgowaniu operacji po tych
samych stronach na dwóch kontach,
zaksięgowaniu różnych kwot,
błędnym sumowaniu obrotów na kontach.
Nie można wykryć za pomocą zestawienia obrotów i sald takich błędów, jak:
pominięcie zapisu księgowego operacji
przeprowadzonej,
zakwalifikowanie operacji do księgowania
na niewłaściwych kontach,
wielokrotne księgowanie tej samej
operacji gospodarczej,
zaksięgowanie kwoty niezgodnej z kwotą
operacji gospodarczej.
Tego typu błędy można stwierdzić przez porównanie zapisów w księgach rachunkowych z wynikami inwentaryzacji.
INWENTARYZACJA
Cel, metody, terminy
INWENTARYZACJA to konfrontacja danych księgowych jednostki gospodarczej z ich
stanem faktycznym.
Inwentaryzacja dostarcza realnych danych dotyczących poszczególnych składników majątku i źródeł ich pochodzenia na określony dzień.
CEL INWENTARYZACJI:
Ocena przydatności gospodarczej posiadanych przez jednostkę składników,
Wykorzystanie ustaleń wynikających z inwentaryzacji do doskonalenia organizacji kierowania,
Ocena i rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie,
Ocena stanu zabezpieczenia rzeczowych
składników aktywów i gotówki.
Czynności poprzedzające przeprowadzenie inwentaryzacji
Proces przygotowujący spis zależy jest od wielkości jednostki i posiadanych przez nią zasobów majątkowych.
Pierwszą czynnością jest powołanie na piśmie w formie zarządzenia komisji inwentaryzacyjnej (2-3 osoby).
W dużych jednostkach powołuje się zespoły spisowe.
Wskazane jest aby zasady inwentaryzacji zostały określone w wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej.
Instrukcja inwentaryzacyjna
w małych jednostkach:
Rodzaje składników majątkowych, które będą objęte spisem,
Dzień na, który dokonuje się inwentaryzacji,
Data przeprowadzenia spisu,
Komisja spisowa (przewodniczący i osoby kontrolujące spis).
Instrukcja inwentaryzacyjna
w dużych jednostkach:
Część wstępna /zawiera akty prawne
stanowiące podstawę sporządzenia inwentaryzacji/,
Cel inwentaryzacji,
Techniki inwentaryzacyjne /spis z natury, potwierdzenie sald, porównanie danych ksiąg rachunkowych/,
Formy /okresowa, doraźna/ i metody inwentaryzacyjne /pełna, częściowa, ciągła/,
Terminy przeprowadzenia inwentaryzacji,
Etapy inwentaryzacji,
Kompetencje organów i osób powołanych do wykonywania czynności inwentaryzacyjnych,
Zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów.
Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zawiera następujące elementy:
Miejsce, w którym przeprowadzony będzie spis z natury,
Przedmiot inwentaryzacji,
Osoby przeprowadzające inwentaryzację,
Rodzaj inwentaryzacji,
Dzień, na który dokonuje się spisu,
Daty przeprowadzenia inwentaryzacji (rozpoczęcia i zakończenia).
Etapy inwentaryzacji:
spis z natury środków trwałych, zapasów magazynowych, środków pieniężnych,
wycena spisanych składników,
uzyskanie od banków pisemnych potwierdzeń sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach.
pisemna informacja o stanie należności i zobowiązań oraz powierzonych
kontrahentom własnych składników
majątku.
weryfikacja i porównanie z dokumentami
stanu tych składników,
ustalenie różnic, ich wyjaśnienie oraz zaksięgowanie,
podjęcie decyzji dotyczących sposobu rozliczenia różnic (niedoborów, nadwyżek) ujawnionych w wyniku inwentaryzacji.
Biorąc pod uwagę zakres, tryb i organizację, wyróżniamy następujące metody:
PEŁNA INWENTARYZACJA OKRESOWA,
PEŁNA INWENTARYZACJA CIĄGŁA,
CZĘŚCIOWA (WYRYWKOWA LUB WYCINKOWA).
Według ustawy jednostka może dokonać inwentaryzacji:
Środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym- raz w ciągu 4 lat.
zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo -wartościową raz w ciągu 2 lat,
zapasów towarów i materiałów oraz opakowań objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego
-raz w roku, ale nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku. Z możliwością zakończenia inwentaryzacji do 15 stycznia roku następnego.
Stan pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych ustala się
Przez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie.
Znajdujących się w zbiornikach, pryzmach ustala się wg obliczeń technicznych, np. wg ustalonej objętości i ciężaru jednostki.
W arkuszach spisowych wykazuje się:
składniki majątkowe zgodnie ze stanem faktycznym, ich ilość, cenę i wartość.
Na odrębnych arkuszach należy wykazać składniki majątkowe, które utraciły wartość użytkową i handlową, ustalić ich wartość.
Ostatni dzień roku obrotowego (spis z natury):
Aktywa pieniężne - krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)
Papiery wartościowe,
Rzeczowe aktywa obrotowe (produkty w toku, materiały i towary odpisane w koszty w momencie ich zakupu oraz zdatne do sprzedaży produkty gotowe odpisane w koszty w momencie ich wytworzenia).
W drodze uzyskania potwierdzenia salda:
Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
Należności w tym udzielone pożyczki,
Powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald nie dotyczy należności:
spornych i wątpliwych,
Od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
Z tytułów publicznoprawnych.
W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów:
Środki trwałe do których dostęp jest utrudniony,
Grunty,
Należności sporne i wątpliwe, a w bankach należności zagrożone,
Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
Należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
Inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury nie było możliwe (kapitały, rezerwy, wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe).
USTALENIE I ROZLICZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH
Podstawę ustalenia różnic inwentaryzacyjnych stanowią:
spis z natury sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym, potwierdzający rzeczywisty stan składników majątkowych,
dane wynikające z zapisów w księgach rachunkowych,
protokoły i inne dokumenty potwierdzające
utratę wartości użytkowej i handlowej składników majątkowych
Przyczyny powstawania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwetaryzacyjna.
Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się dokonując stosownych zapisów w księgach rachunkowych- w oparciu o dokumenty zaakceptowane przez kierownika.
RÓŹNICE INWENTARYZACYJNE W ZALEŻNOŚCI OD PRZYCZYN ICH POWSTANIA ROZLICZA SIĘ JAKO:
NIEDOBORY LUB NADWYŻKI POZORNE,
PODLEGAJĄCE KOMPENSACIE,
MIESZCZĄCE SIĘ W GRANICACH NORM I LIMITÓW NA UBYTKI NATURALNE,
NIEDOBORY NIEZAWINIONE,
NIEDOBORY ZAWINIONE
NIEDOBORY LUB NADWYŻKI POZORNE wynikają z:
pomyłek w ewidencji magazynowej i księgowej
(np. wpisanie złej jednostki miary),
błędów pomiaru przy wydawaniu i przyjmowaniu,
błędów podczas spisu z natury,
niewłaściwych zapisów w ewidencji księgowej,
brak księgowań protokołów zniszczeń czy dokumentów likwidacji.
Kompensata niedoborów i nadwyżek
Powstałych w podobnych asortymentach składników majątku tj. o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach, podobnym wyglądzie
KSIĘGOWANIE RÓŹNIC INWENTARYZACYJNYCH
NIEDOBORÓW:
Wn”pozostałe rozrachunki” (rozliczenie niedoborów)
Ma ”towary” (konta towarów )
NADWYŻEK
Wn „towary” (konta towarów)
Ma „pozostałe rozrachunki” (rozliczenie nadwyżek)
AKTYWA TRWAŁE
I. Wartości niematerialne i prawne.
II. Rzeczowe aktywa trwałe.
III. Należności długoterminowe.
IV. Inwestycje długoterminowe.
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
I. Wartościami niematerialnymi i prawnymi są:
NABYTE PRZEZ JEDNOSTKĘ:
PRAWA MAJĄTKOWE / znaków towarowych, wynalazków, patentów, licencje, koncesje, prawa autorskie/,
PROGRAMY KOMPUTEROWE,
NABYTA DODATNIA WARTOŚĆ FIRMY,
PONIESIONE PRZEZ JEDNOSTKĘ:
KOSZTY PRAC ROZWOJOWYCH.
II. RZECZOWE AKTYWA TRWAŁE, to:
ŚRODKI TRWAŁE:
NIERUCHOMOŚCI /prawa wieczystego użytkowania gruntu, GRUNTY, BUDYNKI I BUDOWLE/,
URZĄDZENIA TECHNICZNE I MASZYNY,
ŚRODKI TRANSPORTU,
ULEPSZENIA W OBCYCH ŚRODKACH TRWAŁYCH,
INWENTARZ ŻYWY,
POZOSTAŁE ŚRODKI TRWAŁE.
ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE
ZALICZKI NA ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE
Warunkami niezbędnymi do zaliczenia danego składnika aktywów do środków trwałych są:
sprawowanie nad nim kontroli, połączone z czerpaniem korzyści ekonomicznych,
okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok,
składnik aktywów powinien być kompletny i zdatny do używania,
ma być przeznaczony do wykorzystania na potrzeby jednostki.
CENA NABYCIA ŚRODKA TRWAŁEGO to kwota należna sprzedającemu bez podlegających odliczeniu podatków (vat, akcyzowy).
Cena środka trwałego może być powiększona o koszty:
związane z zakupem (notarialne, skarbowe, cywilnoprawne),
zainstalowania i montażu maszyn,
przystosowania do używania budynków i budowli (remont, przebudowa, modernizacja, adaptacja),
koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania zakupu środka trwałego z importu i różnice kursowe dodatnie zmniejszające cenę nabycia.
Wartość początkowa środka trwałego w zależności od sposobu nabycia:
Kupno - CENA NABYCIA,
wytworzenie we własnym zakresie - KOSZT WYTWORZENIA,
darowizna - WARTOŚĆ GODZIWA,
aport - WARTOŚĆ WEDŁUG NIEZALEŻNEJ WYCENY nie wyższa od ceny rynkowej
Okresowe korygowanie wartości początkowej środków trwałych o wartość ich zużycia to UMORZENIE.
Wyrażone w pieniądzu fizyczne zużycie środków trwałych na skutek ich użytkowania (eksploatacji) wliczane do kosztów działalności to AMORTYZACJA.
Amortyzację i umorzenie wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych oblicza się w planie amortyzacji.
CEL NALICZANIA AMORTYZACJI:
określenie rzeczywistej wartości majątku,
ustalenie wyniku finansowego,
określenie kosztów całkowitych produkcji.
SPOSOBY NALICZANIA:
czasowa - naliczana w stosunku do czasu funkcjonowania środka trwałego,
eksploatacyjna - naliczana w stosunku do ilości pracy wykonanej lub produkcji wytworzonej.
Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałegoNa okres ekonomicznej użyteczności ŚRODKA TRWAŁEGO wpływają:
Liczba zmian, na których pracuje,
Tempo postępu techniczno-ekonomicznego,
Wydajność mierzona liczbą godzin pracy lub wytworzonych produktów albo innym miernikiem,
Prawne lub inne ograniczenia czasu jego użytkowania,
Przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto pozostałości.
Zasady amortyzacji regulują przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22a-22o)
oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16a - 16m), w zależności od formy prawnej podmiotu.
Od 2001r. stawki amortyzacyjne zostały ustalone wg Klasyfikacji Środków Trwałych (DzU Nr 112 z 1999r. Poz 1317).
Stawki podane w wykazie stawek amortyzacyjnych mogą być podwyższone:
Dla budynków i budowli używanych w warunkach:
a) pogorszonych- przy zastosowaniu współczynników
nie wyższych niż 2,
b) złych- przy zastosowaniu wsp. nie wyższych niż 1,4
dla maszyn, urządzeń i środków transportu, z wyjątkiem morskiego taboru pływającego używanych bardziej intensywnie - wsp. nie wyższy niż 1,4
dla maszyn, urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), poddanych szybkiemu postępowi technicznemu - wsp. nie wyższy niż 2,0.
METODY AMORTYZACJI:
AMORTYZACJA LINIOWA (RÓWNOMIERNA) - podstawowa metoda bilansowa i podatkowa
Wartości niematerialne i prawne podlegają amortyzacji metodą liniową - okres nie dłuższy niż 5lat, kierownik w uzasadnionych wypadkach może przedłużyć do 20 lat.
METODY AMORTYZACJI NIERÓWNOMIERNEJ
DEGRESYWNA - malejąca kwota odpisów amortyzacyjnych,
NATURALNA - wartość środka trwałego dzieli się przez liczbę jednostek pracy, jaką wykona w całym okresie jego przydatności.
METODA JEDNORAZOWEGO ODPISU (od 1.01.2000r):
Kiedy wartość amortyzacyjna wynosi nie więcej niż 3,5 tys zł. Jest to prawo, a nie obowiązek.
SEZONOWA
Obliczanie amortyzacji metodą degresywną
Przykład: - wartość początkowa (brutto) środka trwałego - 24 000zł,
- podstawowa stawka amortyzacyjna wynosi - 14%,
- współczynnik podwyższający stawkę podstawową - 2.
Kwota amortyzacji rocznej przy zastosowaniu metody liniowej wynosi: 24 000 zł x 14%= 3 360 zł
kwoty odpisów amortyzacyjnych w kolejnych latach:
rok 1 24 000 zł x 28% = 6 720 zł
rok 2 24 000zł - 6 720 zł = 17 280zł
17 280 zł x 28% = 4 838,40zł
rok 3 (17 280 zł - 4 838,40 zł) x 28% = 3 483,65 zł
rok 4 (12 441,60zł- 3 483,65zł) x 28% = 2 508,23zł
odpisujemy 3 360zł
rok 5 24 000zł x 14% = 3 360zł
rok 6 2 238 zł
Obliczanie amortyzacji metodą naturalną
Przykład:
-wartość początkowa środka trwałego - 6 000zł,
-planowany przebieg w km środka transportu:
w pierwszym roku 50, w drugim 30 i trzecim 20
stawki amortyzacyjne dla kolejnych lat wyniosą:
w 1 roku (6 000zł : 100km) x 50 km = 3 000 zł,
w 2 roku (6 000zł : 100km) x 30 km = 1 800 zł,
w 3 roku (6 000zł : 100km) x 20 km = 1 200 zł.
NIE PODLEGAJĄ AMORTYZACJI:
grunty i prawa ich wieczystego użytkowania,
budynki mieszkalne, lokale mieszkalne, budowle i urządzenia zaliczane do spółdzielczych zasobów mieszkalnych,
dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
składniki majątkowe nie używane na skutek zaprzestania działalności,
wartość firmy wniesiona do spółki na podstawie przepisów o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych.
Stan i wartość środków trwałych ulega:
ZWIĘKSZENIU (zakup, otrzymanie w formie darowizny, otrzymanie w formie aportu, ujawnienie nadwyżki, aktualizacja wyceny),
ZMNIEJSZENIU (likwidacja, sprzedaż, przekazanie w formie darowizny, stwierdzenie niedoboru).
AKTYWA OBROTOWE
zapasy
I. ZAPASY
II. NALEŻNOŚCI KRÓTKOTERMINOWE
III. INWESTYCJE KRÓTKOTERMINOWE
IV. KRÓTKOTERMINOWE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE
ZAPASY
MATERIAŁY- nabyte przez jednostkę lub wytworzone we własnym zakresie przeznaczone do zużycia jako surowce,
PÓŁPRODUKTY I PRODUKTY W TOKU- niezakończone pod względem technologicznym, wymagające dalszej obróbki
PRODUKTY GOTOWE- wytworzone przez jednostkę, niepodlegajace dalszej obróbce w tym zakładzie,
TOWARY- nabyte celem odsprzedaży
Zakwalifikowanie danego składnika aktywów do odpowiedniej grupy zapasów jest uwarunkowane jego przeznaczeniem.
Materiały ze względu na cel zużycia można podzielić na:
materiały podstawowe (tkaniny, guziki itp.),
materiały pomocnicze (barwniki, lakiery),
paliwo,
części zapasowe maszyn i urządzeń,
opakowania zewnętrzne (skrzynki, kartony),
odpadki.
Transakcje zakupu materiałów
Na transakcję zakupu materiałów składają się dwie odrębnie operacje :
otrzymanie dostawy i przyjęcie jej do magazynu (na podstawie Pz),
otrzymanie dowodu rozrachunkowego (f-ry)
Materiały na dzień bilansowy wycenia się:
według cen nabycia (zakupu),
według kosztów wytworzenia.
Produkty w toku (produkcja w toku)
Za produkcję w toku uważa się:
Zasiewy (produkcja w zasiewach)- nie wycenia się na dzień bilansowy, a tylko wówczas, gdy następuje jej sprzedaż,
Hodowlę ryb w stawach- nie wycenia się, a tylko ryby złowione przekazane do przechowania.
Produkty w toku mogą być:
wyceniane na dzień bilansowy w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich,
nie wycenia się jeśli nie deformuje to stanu aktywów i wyniku finansowego.
PRODUKTY GOTOWE
Zwierzęta znajdujące się w tuczu i opasie, drób, zwierzęta futerkowe, zwierzęta młode w odchowie,
Produkty roślinne
Produkty uboczne (np. słoma, plewy, łodyga, liście, obornik)
a także wytworzone we własnym zakresie produkty rolne przeznaczone na potrzeby własnej produkcji zwierzęcej np. siano, kiszonki; z reguły nie wycenia się.
TOWARY
Rodzaje cen w obrocie towarowym:
Cena zbytu- stosowana przez bezpośredniego sprzedawcę,
Cena hurtowa- stosowana przez jednostkę handlu hurtowego,
Cena detaliczna - stosowana w handlu detalicznym
Marża -element składowy ceny towarów
Marża to różnica między ceną sprzedaży towarów a ceną zakupu towarów.
Cena sprzedaży towaru:
Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu,
Marża handlowa:
- koszty handlowe wkalkulowane w cenę towaru,
- zysk brutto, w tym podatek dochodowy.
Elementy składowe ceny w jednostce wytwarzającej produkt:
Koszty wytworzenia
Koszty ogólnego zarządu
Koszty sprzedaży
Zysk producenta brutto (na cele rozwojowe + podatek dochodowy)
Cena fabryczna (netto)
Vat należny (% ceny fabrycznej)
Cena sprzedaży (brutto)
Elementy składowe ceny w hurtowni:
Cena zakupu towaru
Marża hurtowa (pokrycie kosztów handlowych, zysk hurtowni brutto)
Cena hurtowa sprzedaży (netto)
VAT należny (% ceny hurtowej)
Cena sprzedaży (brutto)
Elementy składowe ceny w detalu:
Cena zakupu towaru
Marża detaliczna (koszty handlowe + zysk detalu brutto)
Cena detaliczna sprzedaży (netto)
VAT należny (% ceny detalicznej),
Cena sprzedaży (brutto)
Znając poziom kosztów handlowych oraz potrzebną wielkość zysku ustala się marżę handlową jako:
Stawkę kwotową,
Stawkę procentową (wielkość marży do ceny sprzedaży netto)
Metody wyceny zapasów:
stałej ceny ewidencyjnej,
ceny przeciętnej (średnia ważona cen),
FIFO- pierwsze weszło - pierwsze wyszło,
LIFO- ostatnie weszło - pierwsze wyszło,
odpisywania w koszty w momencie zakupu (materiały, towary) lub wytworzenia (produkty gotowe).
Ceny ewidencyjne ustala się na poziomie:
cen zakupu (nabycia),
kosztów wytworzenia,
cen sprzedaży brutto (cena zakupu + marża detaliczna + VAT wkalkulowany w cenę),
Na dzień bilansowy wartość zapasów wyrażoną w cenach ewidencyjnych doprowadza się do rzeczywistych cen zakupu, sprzedaży .
wskaźnik odchyleń przeciętnych:
(O x 100) : (Z + S)
O- odchylenia od cen ewidencyjnych za dany
miesiąc łącznie ze stanem początkowym
Z- wartość zapasów w cenach ewidencyjnych
na koniec miesiąca
S- zapasy sprzedane w cenie ewidencyjnej w
ciągu miesiąca
Za pomocą wskaźnika odchyleń przeciętnych rozlicza się odchylenia:
odchylenia przypadające na zapasy sprzedane lub wydane z magazynu:
(S x W) : 100
odchylenia przypadające na zapas pozostający w magazynie:
(Z x W) : 100 lub O - Os
Os odchylenia przypadające na rozchód
Zasady ewidencji zakupu materiałów określone są w zakładowym planie kont:
przyjęta cena /ewidencyjna, LIFO, FIFO /,
zasady rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych,
zasady rozliczania kosztów zakupu,
materiały, których wartość zalicza się do kosztów bezpośrednio po ich zakupie.
Ewidencję zapasów można prowadzić w zależności od rozmiarów i potrzeb kontroli, metodą:
ilościowo - wartościową (ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych),
ilościową (produkty gotowe) Wycenia się na koniec okresu sprawozdawczego.
wartościową (towary),
odpisanie w koszty w momencie zakupu (materiały) lub wytworzenia (produkty)
Zaliczki na poczet dostaw
Towarów,
Materiałów,
Produktów- w tym usług obcych
KOSZTY
KLASYFIKACJA
Rachunek kosztów oznacza zespół działań zmierzających do ustalenia i zinterpretowania w różnych przekrojach, wysokości wyrażonego w pieniądzu zużycia pracy żywej i uprzedmiotowionej, zaangażowanego przez daną jednostkę, w powiązaniu z osiąganymi efektami jej działalności, w określonym przedziale czasowym.
Głównymi elementami rachunku kosztów są:
Dokumentacja
Ewidencja księgowa
Rozliczanie
Kalkulacja
Pojęcie kosztów charakteryzuje:
Konieczność wyrażenia zużycia w pieniądzu,
Zużycie to ma charakter celowy,
Zużycie ich na określoną jednostkę czasu (godzinę, dzień, miesiąc, rok itp.)
Do kosztów nie zalicza się zużycia:
Będącego efektem szkód,
Powstałego na skutek wypadków losowych,
Związanego z utrzymaniem nieczynnych zakładów lub wydziałów.
KRYTERIA KLASYFIKACJI KOSZTÓW
(wg celu pozyskiwania kosztów):
dla celów SPRAWOZDAWCZYCH,
dla celów DECYZYJNYCH,
dla celów KONTROLNYCH.
I. KRYTERIA KLASYFIKACJI KOSZTÓW DLA CELÓW SPRAWOZDAWCZYCH
Dla celów sprawozdawczych mamy następujące układy ewidencyjne kosztów:
RODZAJOWY,
PRZEDMIOTOWY (KALKULACYJNY),
PODMIOTOWY (FUNKCJONALNY).
KOSZTY W UKŁADZIE RODZAJOWYM
zużycie materiałów i energii,
usługi obce,
podatki i opłaty,
wynagrodzenia za pracę,
narzuty na wynagrodzenia,
świadczenia na rzecz pracowników,
amortyzacja,
pozostałe koszty.
Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym umożliwia:
porównanie dynamiki kosztów całkowitych z dynamiką produkcji oraz dynamiką poszczególnych ich pozycji,
porównanie kosztów danego okresu z kosztami okresów poprzednich,
ocenę struktury kosztów w danym okresie oraz okresach poprzednich,
wyodrębnienie tych elementów kosztów, które powodują największe zmiany w poziomie i strukturze kosztów własnych.
KOSZTY W UKŁADZIE KALKULACYJNYM
Układ kalkulacyjny kosztów wykorzystuje podział kosztów na koszty :
BEZPOŚREDNIE,
POŚREDNIE
- DZIAŁOWE,
- OGÓLNE.
Do kosztów bezpośrednich zalicza się:
materiały bezpośrednie,
płace bezpośrednie,
inne koszty bezpośrednie (paliwo, energia, obróbka obca, zużycie narzędzi specjalnych, koszty przygotowania nowej produkcji itp.).
KOSZTY POŚREDNIE:
koszty pośrednie powstające w działach produkcyjnych- koszty działowe,
koszty utrzymania zarządu oraz komórek ogólnego przeznaczenia- magazynów, laboratoriów,
koszty załadunku sprzedanych wyrobów, ich transportu, ubezpieczeń w drodze oraz koszty reklamy- zaliczane do kosztów sprzedaży.
KOSZTY W UKŁADZIE FUNKCJONALNYM (FAZ DZIAŁALNOŚCI -PODMIOTOWE)
koszty zakupu,
koszty działalności właściwej
(produkcji),
koszty sprzedaży,
koszty ogólnego zarządu
(funkcjonowania przedsiębiorstwa).
II. KRYTERIA KLASYFIKACJI KOSZTÓW DLA CELÓW DECYZYJNYCH:
sposób zachowania się kosztów (i przychodów) w zależności od wielkości sprzedaży,
koszty istotne i nieistotne dla danej decyzji,
koszty utracone (nie do odzyskania),
koszty utraconych możliwości,
koszty i przychody krańcowe.
Kategorie kosztów z punktu widzenia zachowania się w zależności od rozmiarów sprzedaży:
STAŁE,
ZMIENNE,
MIESZANE.
Koszty zmienne mogą mieć wzrost:
progresywny
proporcjonalny
degresywny
KOSZTY ISTOTNE DLA DANEJ DECYZJI
Podstawowe cechy tych kosztów:
są to przyszłe wydatki pieniężne,
są one różnicą między dwiema
alternatywnymi decyzjami.
KOSZTY UTRACONE
to koszty podjęte w przeszłości na, które nie mamy obecnie wpływu.
KOSZTY UTRACONYCH MOŻLIWOŚCI
oznaczają zyski utracone w wyniku
zaniechania jakiejś działalności.
Koszty średnie to koszty całkowite podzielone przez liczbę jednostek produktów wytworzonych lub sprzedanych.
Wyprodukowano 1000 litrów mleka, poniesiono koszty całkowite w wysokości 500zł. Średnie koszty na 1litr wynoszą 0,50zł.
KOSZTY KRAŃCOWE to przyrost kosztów całkowitych spowodowany przyrostem jednej jednostki produkcji (sprzedaży).
22