26 Rozdział 2
powiednio uwidoczniony. W adnotacji na ten temat należy umieścić nie tylko podpis osoby sprawdzającej dokument, ale również datę.
Dekretowanie zwane jest również kwalifikowaniem. Polega ono, jak wcześniej wspominano, na wskazaniu kont, czyli ustaleniu tzw. korespondencji kont. W jednostkach nieprowadzących ksiąg rachunkowych według ustawy o rachunkowości nie występuje faza dekretacji, natomiast dowody księgowe po sprawdzeniu i akceptacji (przez kierownika, właściciela) są wpisywane do ewidencji zgodnie z obowiązującymi te jednostki przepisami podatkowymi.
Segregowane dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodzajowych (np. dokumenty kasowe, bankowe itp.), albo według urządzeń księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych.
Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki ustala, który z dowodów ma stanowić podstawę zapisu w księgach.
Obecnie obowiązujące przepisy nie ustalają jednolitych wzorców dowodów księgowych. Każda jednostka może opracować własne wzory dostosowane do jej potrzeb, jednakże bezwzględnie muszą być przestrzegane zasady i reguły tworzenia dokumentów co do ich treści, zakresu merytorycznego i sposobu wypełniania.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
Zgodnie z obowiązującym prawem w zakresie rachunkowości, zapis księgowy co do treści i formy powinien zawierać co najmniej:
a) datę dokonania operacji gospodarczej,
b) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny stanowiący podstawę zapisu, datę dowodu w przypadku, gdy jest różna od daty operacji,
c) treść operacji w postaci skrótu lub kodu (wymagane jest pisemne objaśnienie stosowanych skrótów i kodów),
d) kwotę i datę zapisu,
e) oznaczenie kont, których dotyczy.
Zapisów dotyczących operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.
Dowody księgowe pozostające u przedsiębiorcy są przechowywane przez następujące okresy:
1) dowody kasowe czy odcinki paragonowe - co najmniej przez okres, jaki upłynie do chwili rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
2) listy płac lub inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur (np. karty przychodów pracownika) - przez okres przyjęty w przepisach emerytalno--rentowych, ale nie krócej niż przez 5 lat,
3) inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy niekończące roku - przez 5 lat,
4) dowody księgowe dotyczące rozpoczętych inwestycji wieloletnich, pożyczek, kredytów i umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym wszystkie te operacje, transakcje i postępowania zostały zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
5) dokumenty dotyczące rękojmi, reklamacji - 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczenia reklamacji,
6) dokumentacja przyjętego sposobu rachunkowości - przez okres jej ważności plus 3 lata po tym okresie.
Obliczanie okresów przechowywania dokumentów rozpoczyna się od początku roku następującego po roku, którego dane dokumenty dotyczą. Prawidłowe przechowywanie dowodów księgowych jest istotne z tego względu, że mają one moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania, ale i później - jako podstawa kontroli prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej czy też jako podstawa dochodzenia praw jednostki (podmiotu gospodarczego) [Haski 1997],