skanowanie0068

214

trwa prawie tak długo, jak długo istnieje ludzkość, utrwalanie zachowań i stosunków organizacyjnych, które sprawdziły się w praktyce jako racjonalne, następowało początkowo w postaci kształtowania się określonych obyczajów i norm kulturowych. Przez wiele wieków funkcjonowanie różnych organizacji. społecznych opierało, się bardziej na zwyczaju i . tradycji, niż na zapisanych normach prawnych i organizacyjnych.

I dziś formalizacja nie jest jedyną formą utrwalania struktur organiza-cyjnych zarówno w skali makro, jak i mikrospołecznej³¹. Przykładem oparcia stosunków ogólnospołecznych bardziej na zwyczaju i tradycji niż na intencjonalnie stworzonych i zapisanych normach jest Wielka Brytania, która będąc w istocie monarchią konstytucyjną nie ona pisanej konstytucji,- a jej system prawny oparty jest głównie na precedensowych rozstrzygnięciach w przeszłości. W skali pojedynczych organizacji, które dziś z reguły mają wyraźną strukturę formalną, zwyczajowo-tradycyjne wzorce zachowań i stosunków między ludźmi mogą także odgrywać znaczącą rolę. Wspomniałem już o tym (2.2.2, 3.2.3), że podsystem celów i wartości albo kultura organizacyjna mogą być równie istotnym regulatorem funkcjonowania organizacji, jak jej podsystem struktury. .Po okresie, w którym coraz większą uwagę przywiązywano do. formalizacji- struktur, od pewnego czasu coraz większe znaczenie nadaje się czynnikom kulturowym i coraz aktywniej próbuje się je kształtować wewnątrz poszczególnych organizacji.

• • Mając świadomość tego, że za pomocą struktury formalnej nie da się rozwiązać wszystkich problemów funkcjonowania organizacji, nie należy jednak lekceważyć roli tej struktury i znaczenia procesu formalizacji. Świadomość zalet i wad formalizacji oraz jej sytuacyjnych uwarunkowań pozwoli tak rozwiązywać dylemat stopnia sformalizowania, aby możliwie najlepiej służył on szeroko (wielowymiarowo) rozumianej efektywności organizacji.

Formalizacja struktury organizacyjnej pozwala podnieść przewidywalność zachowań ludzi w organizacji, ujednolicić je i skoordynować dla osiągania wspólnych celów. Formalne normy określają, jak należy postąpić w konkretnej sytuacji, a tym sa/mym jakby programują te zacho- -wania/Te zalety formalizacji, wraz z założeniem, że można przewidzieć każdą sytuację i każdy problem, wobec których stanie uczestnik organizacji legły u podstaw koncepcji Maxa Webera, który organizację biurokratyczną, możliwie wysoko sformalizowaną, uważał za najbardziej racjonalne narzędzie realizacji zespołowych celów. Założenia te okazały

⁸¹ J. Kurnal nazywa instytucjonalizacją każdy proces utrwalania organizacji ludzkich działań, a foimalizacją traktuje jako jeden ze sposobów instytucjonalizacji, zob. J. Kurnal, Zarys teorii organizacji I zarządzania, PWE, Warszawa 1969, s. 168— —176.    •••••'’    .

s

się w praktyce utopijne, bo ani sytuacji i problemów nie da się w pełni przewidzieć, ani ludzi w pełni zaprogramować. Ich reakcje są zawsze w jakimś stopniu nieprzewidywalne. Próby leczenia schorzeń organizacji biurokratycznej_: za pomocą kreowania nowych i bardziej szczegółowych przepisów, czyli drogą podwyższania stopnia sformalizowania prowadzą do odwrotnego skutku: pogłębiające się usztywnienie organizacji i ograniczenie swobody działania jej uczestników' powoduje, że organizacja funkcjonuje coraz gorzej i jest córaz mniej zdolna do dokonywania przystosowawczych zmian. Mechanizm ,,błędnego koła biurokracji” był przedmiotem wielu analiz dokonywanych głównie przez socjologów, z których najpełniejsze wydaje się ujęcie M. Croziera³².

„Błędne koło biurokracji” powstaje wtedy, gdy na formalizację struktury patrzy się jednostronnie, widząc jej zalety, a nie dostrzegając wad. Podstawową wadą formalizacji' jest to, że ogranicza ona elastyczność organizacji. Wada ta występuje tym ostrzej, im' więcej niepewności przynosi otoczenie organizacji. Organizacja wysoko sformalizowana, poszukująca w ustalonych regułach i normach postępowania odpowiedzi na pytanie jak działać w koreślonej sytuacji, ma ograniczoną zdolność reagowania na nowe problemy, dla których rozwiązania nie ma w swoim repertuarze gotowego programu. Na poziomie uczestników organizacji przejawia się to np. bezradnością urzędnika napotykającego przypadek nie przewidziany w przepisach.

Jak już wspomniałem, celem formalizacji jest utrwalanie struktur i’procedur. Orientacja na trwałość może stać się przeszkodą w dokonywaniu takich zmian, które są niezbędne do przystosowania organizacji dó nowych okoliczności i wymagań otoczenia.

• Innym negatywnym skutkiem nadmiernej formalizacji może być przewaga formy nad treścią. Przywiązanie do formalnych reguł i procedur często prowadzi do przywiązywania większej wagi do tego czy organizacja funkcjonuje zgodnie z tymi normami, niż do stopnia jej efektywności. Wyrazem takiej dewiacji może być funkcja kontroli, nastawiona na badanie zgodności rzeczywistych procesów zachodzących w organizacji z przepisami i formalnymi procedurami, a nie zorientowana na racjonalność tych procesów i ich wpływ na efektywność organizacji.

. Obok tego wymiaru organizacyjnego, wady formalizacji mają także wymiar indywidualny. Zbytnia formalizacja może przynosić podobne skutki, jak nadmierna specjalizacja i centralizacja: degraduje ona rolę człowieka jako aktywnego i twdrczego uczestnika procesów zachodzących

^3t M. C r o z i e r, Biurokracja — anatomia zjawiska, PWE, Warszawa 1967; zob. także: G. March, H. Simon, Teoria organizacji, PWN, Warszawa 1964, gdzie omówione są modele R. Mertona, Ph. Selznicka 1 A. Gouldnera.