skanowanie0069 2

216

w organizacji. Pozbawienie samodzielności w działaniu może wywoływać frustrację jednych, a bierne podporządkowanie się formalnym regułom innych (tych ostatnich potocznie nazywa się biurokratami, nadając temu określeniu znaczenie pejoratywne).    _a.

Konkludując: podobnie jak to ma się z innymi strukturalnymi charakterystykami organizacji, także w odniesieniu do formalizacji trzeba poszukiwać złotego środka. Niedoformalizowanie może powodować brak wewnętrznej koordynacji i dezorientację uczestników, a niekiedy także kontrahentów organizacji. Przeformalizowanie prowadzi do nadmiernego usztywnienia struktury i procedur postępowania. Oba te stany mogą wpływać ujemnie na efektywność organizacji. Należy zatem poszukiwać nie maksimum, a optimum stopnia sformalizowania. W zależności od sytuacji podniesieniu efektywności organizacji może sprzyjać zwiększenie albo obniżenie stopnia sformalizowania.

Trzeba w tym miejscu zrobić zastrzeżenie dotyczące użytego określenia „optimum”. Nie można tu mówić o optimum w ścisłym tego słowa znaczeniu, bowiem stopień sformalizowania jest kategorią raczej jakościową niż ilościową. Były wprawdzie dokonywane próby wyrażenia formalizacji w postaci liczby obowiązujących przepisów (prowadzono takie badania w Zakładzie Prakseologii PAN w latach sześćdziesiątych). Liczba przepisów nie jest jednak wystarczającym miernikiem stopnia sformalizowania. Przepisy mogą bowiem być w różnym stopniu szczegółowe i różnorodny może być stopień ich kategoryczności czy rygorystyczności. A zatem taka sama liczba przepisów może w różnym stopniu ograniczać swobodę działania uczestników organizacji, a to jest istotą stopnia sformalizowania. Trzeba więc pamiętać, że można poszukiwać najkorzystniejszego dla danej organizacji stopnia sformalizowania, a nie optimum rozumianego jako maximum lub minimum funkcji matematycznej..

Druga uwaga dotycząca optimum stopnia sformalizowania wiąże się z jego względnością. Można je odnosić tylko do konkretnej organizacji i konkretnych warunków. Spróbujmy zatem odpowiedzieć na pytanie, w jakich warunkach korzystny dla efektywności organizacji może być względnie wysoki, a w jakich stosunkowo 'niski stopień sformalizowania.

Okolicznościami przemawiającymi za tym pierwszym są:

—    mało zmienne otoczenie i wynikająca z tego powtarzalność i ru-tynizacja procesów transformacji,

—    konieczność ujednolicenia postępowania uczestników organizacji w dużej skali i w warunkach rozproszenia terytorialnego (np. administracja państwowa, kolej, wojsko),

—    wymagania technologii ograniczające dowolność zachowań ludzi (.np. komputerowe przetwarzanie informacji, technologia atomowa),

—    niskie kwalifikacje uczestników organizacji.

W takich warunkach dobre strony formalizacji będą z reguły przeważały nad jej wadami. •    •    •    •<

Okolicznościami przemawiającymi na rzecz znacznej swobody działania uczestników organizacji, czyli względnie niskiego stopnia sformalizowania są:

—    złożone i zmienne otoczenie wymagające elastycznego i zindywi

dualizowanego reagowania organizacji jako całości i jej poszczególnych uczestników,    ' ’ • •

■ — nie zrutynizowana technologia zmieniająca się stosownie do zmiany zadań,

—    wysokie kwalifikacje i aktywna postawa uczestników organizacji.

Przykładami organizacji odpowiadających tym warunkom mogą być:

placówki naukowo-badawcze, firmy nastawione na innowacje, najnowszą technologię i produkcję jednostkową, biura. projektów, organizacje artystyczne itp. Przenoszenie do nich wzorów organizacji formalnej z urzędów administracji państwowej (co w Polsce ostatnich lat często się zdarzało) jest nieporozumieniem, prowadzącym jedynie do obniżenia ich' efektywności.

,. W wielu przypadkach stopień sformalizowania musi być dostosowany nie tylko do potrzeb organizacji jako całości, lecz także do charakteru jej poszczególnych elementów. Dla przykładu: w uczelni wyższej instytut czy katedra powinny być mniej sformalizowane niż dział finansowo-księgowy zwany tradycyjnie kwesturą. Formalizacja nie jest zresztą jedyną cechą strukturalną, która może powodować wewnętrzne zróżnicowanie (dyferencjację) elementów organizacji.

Stopień sformalizowania może i powinien być także zmienny w Czasie. Wymienione warunki i okoliczności powodujące, że do głosu dochodzą bardziej zalety lub bardziej wady formalizacji nie są raz na zawsze dane. Na przykład rosnące kwalifikacje uczestników, a także wzrastający stopień ich konsolidacji i integracji z organizacją umożliwiają obniżenie stopnia sformalizowania, a równocześnie, stwarzają jego potrzebę; Niedostrzeganie' rozwoju kwalifikacji i osobowości uczestników i utrzymywanie ’ stopnia sformalizowania- nadmiernie krępującego ich swobodę rodzi niezadowolenie ludzi i obniża efektywność organizacji. Efektywności zagraża także niedostrzeganie zmian w otoczeniu, które wymagają zwiększenia stopnia elastyczności organizacji.

Przytoczone przykłady dotyczą sytuacji, w której potrzebne jest obniżanie stopnia sformalizowania struktury (optimum stopnia sformalizowania przesuwa się w dół). Mogą być także sytuacje odwrotne, wymagające wzrostu formalizacji. Może to wiązać się z obniżeniem kwalifikacji uczestników, np. w wyniku znacznej fluktuacji lub z przejawianymi przez nich negatywnymi postawami, np. wobec obniżenia się dyscypliny