58,59 (4)

Jak skutecznie negocjować

rozmówcę przy stoliku do kawy, proponując głęboki, miękki fotel. Trudno utrzymać się w nastroju wojowniczym, kiedy człowiek zapada się w wyściełany mebel, trzymając w ręce filiżankę kawy”.

W niektórych sytuacjach, nawet podczas spotkań formalnych, można przyjąć niekonwencjonalny plan miejsc przy stole.

Przygotowując się do negocjacji ze związkiem zawodowym, kierownictwo firmy wiedziało, żc po drugiej stronic znajdzie się urzędnik związkowy, znany z agresywnych zachowań, oraz o wiele bardziej ugodowy przedstawiciel załogi. Dając związkowcom pierwszeństwo wyboru miejsca przy stole, szef delegacji kierownictwa zakładu usiadł dokładnie naprzeciw przedstawiciela załogi, a nie naprzeciw urzędnika związkowego. W trakcie negocjacji urzędnikowi trudno było nawiązać kontakt wzrokowy z szefem delegacji kierownictwa, natomiast ten ostatni mógł swobodnie zwracać się z każdą kwestią do przedstawiciela załogi.

Strona organizująca negocjacje u siebie lub odpowiadająca za ich organizację na gruncie neutralnym powinna zadbać o poczęstunek. Jest on integralną częścią każdego takiego spotkania. Nawet jeśli dwóch menedżerów spotyka się nieformalnie, „gospodarz" powinien zaoferować przynajmniej filiżankę kawy. Brak takiego gestu może być uznany za celową manifestację postawy nieprzyjaznej: „Nawet na tyle nie potrafi! się zdobyć".

Przerwa na poczęstunek to nic tylko zaspokojenie wymogów biurowej kurtuazji, ale także pomóc w rozładowaniu emocji, które w trakcie dyskusji osiągnęły za wysoką temperaturę. Daje okazję do cichej wymiany zdań między liderami, jak również między członkami delegacji i ich odpowiednikami po drugiej stronie. Pomyślana bardziej przebiegle może wypaść akurat w momencie, kiedy szef drugiej strony rozpoczyna dmzgoczącą przemowę. Nie ma nic bardziej zbijającego z pantalyku niż nagły brzęk filiżanek, kiedy drzwi się otwierają i wjeżdża wózek z napojami. Opóźnienie pory poczęstunku może być także skutecznym sposobem na radykalne zwiększenie tempa rozmów.

Negocjacje między dwoma firmami na temat warunków dostaw coraz bardziej grzęzły w kłótniach o detale. Dochodziła pierwsza, i nie osiągnięto jeszcze nawet wstępnego porozumienia co do rabatów przy dostawach hurtowych. Wtedy przewodniczący delegacji llrmy kupującej oświadczył: „Przygotowaliśmy lunch na 1.15, ale myślę, że zanim przerwiemy rozmowy, musimy uzgodnić kwestię rabatów, bo inaczej całkiem stracimy wątek argumentacji''. Scenariusz taki został wcześniej uzgodniony między członkami delegacji lirmy, przyjęli więc opóźnienie ze spokojem, ale strona przeciwna zaczęła się niepokoić i około 2.15 była już zdecydowana podpisać umowę.

Sposób dokumentowania

Czy rozmowy należy protokołować? Jeśli tak, to w jakiej formie i kto ma to robić? Nie należą do rzadkości sytuacje, kiedy strony uzyskują ustne porozumienie, po czym do realizacji umowy nigdy nie dochodzi, ponieważ okazuje się, że zupełnie odmiennie interpretują uzgodnienia.

Najbardziej szczegółowy zapis uzyskuje się nagrywając całe spotkanie na taśmie magnetofonowej lub stenografując. Jest to praktyka stosowana w ogólnokrajowych negocjacjach placowych, wprowadzona kiedyś w sytuacji, gdy żadna ze stron nie chciała zaakceptować streszczenia przygotowanego przez drugą stronę i nie można było uzgodnić, kto co powiedział w trakcie nie kończących się rozmów. Oprócz kosztów i wielu zapisanych tomów negatywną stroną tej metody jest to, że przypadkowe, czasem niecenzuralne wypowiedzi uczestników są później drukowane i rozpowszechniane wśród załogi.