PICT0055 (5)

4.5. Dokumentacja obrotów magazynowych

Wkdza o tym, jaki dokładnie materiał jest aktualnie dostępny, jest niezbędna do planowania i sterowania przebiegiem produkcji. Podstawowym źródłem informacji są ewidencja przyjęcia i wydania materiałów oraz aktualny zapis stanów magazynowych.

Zasady dokumentowania obrotu magazynowego reguluje ustawa z 29.09.2002 r. o rachunkowości (Dr U. nr 76 por 694) i jej nowelizacje z 2003 r. Przyjęcie i wydanie do i z magazynu są dokumentowane jako operacja gospodarcza dowodami księgowymi. Liczba, rodzaj i sposób obiegu dokumentów zależą od rozwiązań przyjętych w danym przedsiębiorstwie i świadczą o sprawności organizacyjnej magazynów.

W magazynach można wyodrębnić dokumenty związane z przyjmowaniem towarów do magazynu oraz z ich wydawaniem i inwentaryzowaniem [3].

Dokumentowanie przyjęcia materiałów oraz depozytów do magazynów

Przyjęcie do magazynu odbywa się na podstawie następujących dokumentów:

•    dowodu „Pz”, przyjęcie z zewnątrz, które stanowi podstawę rozrachunku z dostawcą oraz wpisu do ewidencji magazynowej i zaksięgowania dostawy,

•    ^dowodu zwrotu „Zw", który stosuje się przy zwrotach materiałów niewykorzystanych

przez wydziały pobierające je z magazynu,

•    dowodu „Mm” - stosuje się go przy przesunięciach międzymagazynowych wewnątrz przedsiębiorstwa,

•    dowodu „Po” przyjęcia odpadu technologicznego - jest wystawiany przez wydział, w którym powstał odpad,

•    dowodu „Pz” z adnotacją depozyt - przyjęcie towarów, które zostały zakwalifikowane do depozytów,

•    dowodu „Lm” - karta limitowa rozchodu wewnętrznego.

Dokumentowanie wydania materiałów z magazynów

Zapasy są wydawane z magazynu na podstawie takich dokumentów, jak:

•    dowód „Rw” - rozchód wewnętrzny, wystawiony na wydanie materiałów do zużycia wewnętrznego przedsiębiorstwa,

•    dowód „Wz”, wystawiony na wydanie materiałów na zewnątrz przedsiębiorstwa (przy ich sprzedaż) oraz na wydanie wyrobów gotowych, opakowań i depozytów,

•    zleceńk>faktura, stosowana dość często w jednostkach obrotu towarowego przy sprzedaży towarów,

•    dowód „Mm", wystawiany w przypadku przesunięć międzymagazynowych zapasów.

IW/

magMyiwwanic

Ewidencja stanów prowadzona jest w kartotekach magazynowych. Pomocniczo można stosować wywieszki, tabliczki materiałowe. Obieg dokumentów obrotu magazynowego powinien być szczegółowo omówiony w ramach ogólnej instrukcji obiegu dokumentów, zatwierdzonej przez dyrekcję przedsiębiorstwa. Dokumenty te lub ich kopie powinny być obowiązkowo przekazane lub zatrzymywane w aktach zainteresowanych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa, a mianowicie:

•    w magazynie,

•    w komórce dysponującej zapasami,

•    w komórce finansowo - księgowej.

Wykaz osób odpowiedzialnych za dokonanie obrotu i jego udokumentowanie wraz ze wzorami podpisów powinien znajdować się w zainteresowanych komórkach. Do obowiązków magazyniera realizującego dyspozycję należy sprawdzenie, czy została ona podpisana przez upoważnioną osobę [16].

Sprawą o zasadniczym znaczeniu w ewidencji obrotu magazynowego jest zapewnienie aktualności i rzetelności zapisów. Odzwierciedlenie przepływu i stanu dóbr materiałowych w magazynie umożliwia:

•    nadawanie obowiązującego w przedsiębiorstwie indeksu (kodu) sprowadzonym materiałom. Aktualizacją indeksu i nadawaniem nowych indeksów zajmują się komórki poza magazynami, jednak ich współpraca z magazynami jest istotna, gdy pojawiają się nowe asortymenty materiałów. Ma to duże znaczenie, gdyż pozwala na utrzymanie porządku w ewidencji materiałów;

•    wdrożenie systemu kodowania dokumentów, stanowisk pracy i komórek organizacyjnych;

•    opracowanie instrukcji obiegu dokumentów i ich wypełnienia;

•    wykorzystanie nowoczesnych środków przepływu informacji (komputery, środki łączności lub magnetyczne nośniki danych).

4.6. Opakowania

Proces zaopatrzenia łączy uczestników łańcucha dostaw i zapewnia pożądaną jakość tworzoną przez dostawców w tym łańcuchu. Rozważania na temat realizacji procesów zaopatrzenia w łańcuchu dostaw wymagają uwzględnienia roli opakowań. Właśnie specyficzne funkcje opakowań ułatwiają sprawny przebieg procesów logistycznych. Przedmiotem zainteresowania logistyki w odniesieniu do opakowań jest możliwość identyfikacji produktu, łatwość manipulowania ładunkiem, racjonalność wykorzystania obiektów do składowania i środków transportu oraz ochrona środowiska naturalnego i towaru, jaką ono może zapewnić [2]. Na opakowanie można również patrzeć z punktu widzenia innych obszarów funkcjonalnych firmy, takich jak marketing i produkcja.