PICT0124 (3)

240

J. Bendkowski, G. Radziejowska

Badania przeprowadzono wg podanego algorytmu.

KROK I. Opis stanu istniejącego

Obieg dokumentu w badanym przedsiębiorstwie przedstawia się następująco:

-    wystawienie dowodu pobrania materiału (4 kopie) przez sekcję przygotowania materiałów,

-    przekazanie kierownikowi planowania produkcji, który dokonuje akceptacji,

-    przekazanie planiście wydziału, który dokonuje sprawdzenia i cyfrowania,

-    następnie kierownik wydziału dokonuje akceptacji,

-    dokument trafia do sekcji dyspozycji materiałów, gdzie następuje rozdysponowanie materiału,

-    sekcja ekonomiki zaopatrzenia sprawdza i ewidencjonuje,

-    dalej dokument skierowany jest do akceptacji przez kierownika działu zaopatrzenia,

-    następuje odebranie dowodu i zgłoszenie się po materiał do magazyniera, który wydaje materiał i wydanie zapisuje w kartotece i dowodzie,

-    przekazanie dowodów:

•    jedna kopia pozostaje w magazynie,

•    druga kopia jest przesyłana do planisty wydziału, gdzie jest zapis w ewidencji wydziału,

•    trzecia kopia jest przekazywana do sekcji przygotowania materiałów, gdzie jest przeprowadzony zapis w ewidencji,

•    czwarta kopia przesyłana jest do sekcji dyspozycji materiałów, gdzie dokonywana jest korekta dyspozycji, przekazanie do sekcji ekonomiki i zaopatrzenia (zapis w ewidencji),

-    przekazanie czwartej kopii do dziatu głównego księgowego, który robi wpis w kartotece ilości i wartości, tam też czwarta kopia pozostaje.

Obieg dokumentu przedstawiono w tab. 8.7.S.

KROK 2. Analiza i metoda proponowana

W wyniku przeprowadzonej analizy zwrócono uwagę na zbyt skomplikowany obieg dokumentu. Stwierdzono, że występuje zbyt duża liczba punktów zatrzymania dokumentu -ośrodków dyspozycji. Poprawę można osiągnąć np. poprzez decentralizację władzy w instytucji, zlikwidowanie pewnych komórek, połączenie kilku w jedną itd. Obieg dokumentu po poprawach został przedstawiony w tab. 8.7.6.

W metodzie proponowanej starano się ograniczyć punkty zatrzymania do niezbędnego minimum. Pociągnęło to za sobą zmniejszenie liczby dokumentów z 4 do 3, co daje oczywiście efekt dopiero w skali roku. Zmniejszyła się liczba operacji kontroli, natomiast ogólna liczba czynności zmniejszyła się o ponad połowę, co znacznie skraca czas obiegu dokumentu (załatwienia sprawy).

Tabela ».7.5

Metoda dotychczasowa