Image001001

Jak z powyższego wjmma, najlepszem rozwiązaniem sprawy będzie ustalenie, że aktów w zasadzie nie należy szyć w urzędzie, tylko w składnicy akt. Takie rozwiązanie usunie ujemne wpływy szycia aktów na bieg prac w urzędzie, a równocześnie pozwoli na dostateczne ich zabezpieczenie itd. Warunkiem niezbędnym tego typu rozwiązania jest ścisłe ustalenie formy i czasu przekazywania aktów do składnicy oraz dobre zorganizowanie i wyposażenie składnicy akt, zarówno w dobrany personel jak i dostateczne środki techniczne.

Niektóre akty urzędy będą musiały szyć w miarę ich narastania, zwłaszcza te ich kategorje, które będą wymagały natychmiastowego zabezpieczenia przed' zaginięciem. Z drugiej strony składnice akt nie powinny szyć wszystkich aktów, gdyż nie warto wkładać pracy i kosztów w szycie aktów przeznaczonych po paru latach na zniszczenie, bądź różnego typu kwitów i dowodów o przejściowem znaczeniu. W składnicy należy starannie ustalić i wydzielić te akty, które będą przechowywane w formie luźnej (powiązane w paczkf).

Dla urzędów, posiadających opracowany „wykaz akt“ i ich podział na kategorje A i B, łatwo przeprowadzić podział aktów na kategorje, wymagające tego czy innego typu szycia. Ustalenie ka-tegorji wiąże się ściśle z drugą niemniej ważną sprawą, unormowania w urzędzie typów teczek, segregatorów etc., jakich należy używać Jla zakładania akt.i) Tutaj można zaznaczyć, że należy przestrzec przed używaniem segregatorów, skoroszytów itp. typów teczek (polegających na wkładaniu aktów uprzednio przedziurawionych do maszynek metalowych) do przechowywania aktów, które następnie (w składnicy) mają być porządnie szyte, gdyż tego typu teczki powodują niszczenie aktów i wpływają ujemnie na trwałość samego papieru (przy używanych obecnie gatunkach pa-/ pieiu). Natomiast wszystkie akta, które w składnicy mają być zbijane gwoździami czy przechowywane w paczkach (a więc te akta, których nie będzie się długo przechowywać) należy w urzędzie zakładać w segregatorach, jako pozwalających na najłatwiejsze utrzymanie porządku.

i Sprawa stosowania tego czy innego typu teczek wykracza poza ramy szycia adet^ gdyż dotyczy zakładania akt, które będzie tematem jednej z następnych broszur.

8