Potrącenia z wynagrodzenia za pracę w ujęciu kompleksowym

Wynagrodzenie za pracę podlega wzmożonej ochronie prawnej. Jak zauważył Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z dnia 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450) świadczenie to jest z założenia przeznaczone na zaspokajanie bieżących potrzeb własnych pracownika i jego rodziny. W związku z tym chronione jest w sposób bezwzględny, nawet z ograniczeniem swobody dysponowania prawem do niego przez samego uprawnionego.

Ochrona wynagrodzenia za pracę - obok wprowadzenia zakazu zrzeczenia się wynagrodzenia oraz zagwarantowania przepisami rangi ustawowej minimalnej jego wysokości - polega na znacznych ograniczeniach w dokonywaniu potrąceń, zarówno w zakresie przedmiotu potrącenia, jak i jego wysokości. Poniżej przedstawiamy obowiązujące w tym względzie zasady.

1. Dopuszczalność i granice potrąceń

W myśl art. 87 § 1 K.p., z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - potrąceniu podlegają, bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika, następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

• kary pieniężne z odpowiedzialności porządkowej.

Ponadto z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, jeżeli z uwagi na absencję w pracy pracownik nie zachował do nich prawa (art. 87 § 7 K.p.). Pracodawca może dokonać tego odliczenia tylko w bezpośrednio następującym terminie wypłaty wynagrodzenia. Tak też stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z dnia 12 kwietnia 1996 r. (sygn. akt I PRN 32/96).
 

Przykład

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną i otrzymuje wynagrodzenie 28 dnia każdego miesiąca kalendarzowego za dany miesiąc. W dniu 28 sierpnia 2009 r., już po sporządzeniu listy płac i wykonaniu przelewów za ten miesiąc przez służby kadrowe, dostarczył pracodawcy zaświadczenie o niezdolności do pracy spowodowanej chorobą na okres od 28 do 31 sierpnia 2009 r.

Pracodawca powinien był dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia zasadniczego w terminie wypłaty za kolejny miesiąc - 28 września 2009 r. Jeżeli tego nie uczynił, to późniejsze potrącenie nadpłaconej kwoty może nastąpić tylko za pisemną zgodą pracownika.

Zwracamy uwagę! Do kwot nadpłaconego wynagrodzenia lub innych należności ze stosunku pracy, które można odliczać w trybie niewymagającym zgody pracownika, nie można zaliczać tych, które nastąpiły na skutek omyłki pracodawcy. Dla tych potrąceń wymagana jest zgoda pracownika. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową. Analogiczne stanowisko w sprawie zajmuje Państwowa Inspekcja Pracy. Podobnie wypowiadał się też Sąd Najwyższy (por. wyrok z dnia 14 lutego 2002 r., sygn. akt I PKN 889/00, OSNP-wkł. 2002/22/8; wyrok z dnia 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305).
 

Przykład

Pracodawca przez pomyłkę obliczył wynagrodzenie pracownika, przebywającego na kilkudniowym zwolnieniu lekarskim, od niewłaściwej podstawy. W związku z tym pracownik otrzymał kwotę wyższą niż to wynikało z okresu przepracowanego. Pracodawca nie ma jednak prawa dokonać samodzielnej korekty, poprzez odliczenie nadwyżki z wynagrodzenia pracownika za kolejny miesiąc. Potrącenia z wynagrodzenia może dokonać tylko wówczas, gdy uzyska na to zgodę pracownika wyrażoną na piśmie oraz do granic obowiązującej w tym przypadku kwoty wolnej.

Pracodawca jest obowiązany dokonywać potrąceń na zaspokojenie należności alimentacyjnych - przy zachowaniu wszystkich obowiązujących w tym przedmiocie zasad - także bez postępowania egzekucyjnego. Dokonuje tego na wniosek wierzyciela, na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego (art. 88 K.p.). Występują tu jednak pewne ograniczenia. Pracodawca nie może dokonywać przedmiotowych potrąceń, jeżeli:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a dostępna kwota, która może być potrącona (określona w dalszej części), nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,

• wynagrodzenie za pracę jest już zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Pozostałe potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika (art. 91 § 1 K.p.). Zgoda pracownika w formie innej niż pisemna jest nieważna (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684).

Potrąceń dokonuje się w granicach określonych w art. 87 § 3 i 4 K.p. W miesiącu, w którym wypłacane są składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się potrąceń od łącznej kwoty wynagrodzenia, uwzględniającej te składniki (art. 87 § 8 K.p.).
 

Przykład

Zgodnie z obowiązującym u pracodawcy regulaminem wynagradzania, pracownicy otrzymują wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości oraz premię kwartalną w każdym trzecim miesiącu kwartału kalendarzowego. Wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu roboczym miesiąca.

Wysokość potrąceń z wynagrodzenia pracownika w każdym z miesięcy, w którym następuje wypłata premii, tj. w marcu, w czerwcu, we wrześniu i w grudniu, powinna być ustalana od sumy wynagrodzenia zasadniczego oraz premii. Obowiązuje w tym przypadku jedna kwota wolna od potrąceń.

Zwracamy uwagę! Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej prezentuje stanowisko, zgodnie z którym w przypadku wypłaty w tym samym miesiącu obok wynagrodzenia za pracę świadczeń z innego tytułu prawnego (np. odprawy emerytalno-rentowej), zasady i warunki dokonywania potrąceń mają zastosowanie do każdego z tych świadczeń odrębnie.
 

Przykład

W ramach zwolnień grupowych pracodawca wypowiedział umowę o pracę pracownikowi, którego wynagrodzenie było zajęte na poczet należności niealimentacyjnych. W związku z tym w miesiącu rozwiązania umowy pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę za ten miesiąc oraz odprawę pieniężną z tytułu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracownika.

Zdaniem Ministerstwa dokonując potrącenia egzekwowanej należności, pracodawca powinien ustalić jego wielkość od każdego z wymienionych świadczeń odrębnie - 1/2 wynagrodzenia za pracę oraz 1/2 odprawy - w każdym przypadku po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ponadto powinien zastosować dwie kwoty wolne.

Świadczenia alimentacyjne

Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych charakteryzuje nie tylko priorytetowa ranga wśród innych potrąceń, ale także dopuszczalna - stosunkowo wysoka - wielkość potrącenia. Egzekucja świadczeń alimentacyjnych upoważnia do potrącenia 3/5 wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zwracamy uwagę! Językowa wykładnia art. 87 § 1 K.p. wskazuje, iż dla celów ustalenia kwoty potrącenia odlicza się tylko składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zdaniem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 K.p., obejmują również składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Departament motywuje swoje stanowisko faktem bezpośredniego finansowania przez pracownika części składki zdrowotnej (w wysokości 1,25% podstawy wymiaru), a tym samym zmniejszenia o tę kwotę należnego wynagrodzenia.

Przy egzekwowaniu należności alimentacyjnych nie występuje kwota wolna od potrąceń, a tym samym w każdym przypadku potrącenie wynosi 3/5 wynagrodzenia.
 

Przykład

Wynagrodzenie pracownika, do którego skierowano zajęcie na poczet należności alimentacyjnych wynosi 3.122 zł. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł), ponadto wskazał zakład pracy jako właściwy do zastosowania kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek (46,33 zł).

Wysokość potrącenia na poczet zadłużenia alimentacyjnego wynosi 1.344,91 zł, co wynika z wyliczenia:

• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

• emerytalna: 3.122 zł x 9,76% = 304,71 zł,

• rentowe: 3.122 zł x 1,5% = 46,83 zł,

• chorobowa: 3.122 zł x 2,45% = 76,49 zł,

• łącznie: 304,71 zł + 46,83 zł + 76,49 zł = 428,03 zł;

• składka zdrowotna:

• do pobrania: (3.122 zł - 428,03 zł) x 9% = 242,46 zł,

• zmniejszająca zaliczkę na podatek: (3.122 zł - 428,03 zł) x 7,75% = 208,78 zł;

• zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:

3.122 zł - (111,25 zł + 428,03 zł) = 2.582,72 zł, po zaokrągleniu 2.583 zł,

2.583 zł x 18% - 46,33 zł = 418,61 zł,

418,61 zł - 208,78 zł = 209,83 zł, po zaokrągleniu 210 zł;

• kwota potrącenia:

3/5 x [3.122 zł - (428,03 zł + 242,46 zł + 210 zł)] = 1.344,91 zł.

Fakt uprzywilejowania należności na pokrycie świadczeń alimentacyjnych potwierdza jeszcze jedna regulacja kodeksowa. Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikowi z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych w pełnej wysokości (art. 87 § 5 K.p.).

Odmiennie jednak odprawa emerytalna oraz nagroda jubileuszowa podlegają ochronie przed potrąceniami jak wynagrodzenie za efektywną pracę. Takiej samej ochronie podlega też odprawa z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn niedotyczących pracownika (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419 oraz z dnia 14 listopada 1996 r., sygn. akt I PKN 3/96, OSNP 1997/11/193).

Inne należności

Potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne, a także nierozliczonych zaliczek pieniężnych, dokonuje się do wysokości 1/2 wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Z pierwszeństwa korzystają potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułu egzekucyjnego. Zaliczka powinna być potrącana w drugiej kolejności i może być pobrana z wynagrodzenia, jeśli nie spowoduje to przekroczenia dopuszczalnej wielkości potrąceń.
 

Ważne: Przez zaliczki pieniężne, które mogą być potrącane z wynagrodzenia bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika, należy rozumieć kwoty wypłacone do rozliczenia się (np. w celu zakupu materiałów biurowych). Nie dotyczy to wypłaconej zaliczkowo - przed terminem płatności - części wynagrodzenia za pracę.

W ostatniej kolejności potrąca się kary pieniężne z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Kara za jedno przekroczenie lub za jeden dzień nieobecności nieusprawiedliwionej nie może przekraczać jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Wartość tę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, z zastosowaniem współczynnika obowiązującego dla danego roku kalendarzowego (§ 2 i 2a rozporządzenia o wynagrodzeniu). Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych.

Suma potrąceń na poczet świadczeń niealimentacyjnych i zaliczek pieniężnych nie może przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami należności alimentacyjnych trzech piątych wynagrodzenia. Tak stanowi art. 87 § 4 K.p.

Pozostałe należności (niewymienione wyżej) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika wyłącznie na podstawie pisemnej zgody zainteresowanego - art. 91 K.p. Przy czym ustawodawca nie zastrzegł w tym przypadku dopuszczalnych limitów potrącenia, a ochrona wynagrodzenia pracownika przejawia się jedynie w ustanowieniu kwoty wolnej od potrąceń.

2. Kwota wolna od potrąceń

Celem ustanowienia kwoty wolnej od potrąceń jest gwarancja zachowania pewnego minimum bytowego i to niezależnie od woli samego zainteresowanego. Kwoty wolnej nie można bowiem naruszyć nawet na podstawie wyraźnego żądania pracownika.

Jak wspomnieliśmy wyżej kwota wolna nie występuje jedynie przy potrąceniach należności alimentacyjnych. W pozostałych przypadkach wolną od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy (obecnie 1.276 zł, a od 1 stycznia 2010 r. - 1.317 zł), po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz 
  zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

• 75% ww. wynagrodzenia - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych,

• 90% ww. wynagrodzenia - przy potrącaniu kar pieniężnych,

a w razie potrąceń dokonywanych na podstawie pisemnej zgody pracownika:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa wyżej - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

• 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa wyżej - przy potrącaniu innych należności (art. 87¹ § 1 i art. 91 § 2 K.p.).

Zwracamy uwagę! Analogicznie jak przy ustalaniu wysokości potrącenia, także podczas ustalania kwoty wolnej od potrąceń obowiązkowe odliczenia składkowo-podatkowe obejmują również składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
 

Przykład

Do wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy skierowano egzekucję świadczenia niealimentacyjnego na znaczną kwotę. Pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (136,09 zł). Z uwagi na to, że otrzymuje emeryturę, zakład pracy nie stosuje kwoty zmniejszającej podatek.

Pracodawca dokonując potrącenia w pierwszej kolejności jest zobowiązany ustalić dopuszczalną wielkość potrącenia, a następnie sprawdzić czy jej potrącenie w pełnej kwocie nie naruszy kwoty wolnej od potrąceń, która w wymienionym przypadku wynosi 913,96 zł, co wynika z wyliczenia:

• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 174,94 zł,

• składka zdrowotna do pobrania: 99,10 zł,

• zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 88 zł,

• kwota wolna: 1.276 zł - (174,94 zł + 99,10 zł + 88 zł) = 913,96 zł.

Uwaga: Stawki oraz sposób odliczeń składkowo-podatkowych jest analogiczny jak w podany na str. 62-63, przy ustalaniu dopuszczalnej kwoty potrącenia.

Kwoty wolne od potrąceń dla pozostałych rodzajów potrąceń oraz w różnych wariantach w zależności od sytuacji pracownika, obowiązujące w 2009 r., podawaliśmy w UiPP nr 2/2009, str. 38-39.

Kwota wolna ulega obniżeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 87¹ § 2 K.p.). W tym przypadku obliczenie kwoty wolnej musi poprzedzać ustalenie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika. Od tak uzyskanego wynagrodzenia należy odliczyć obciążenia składkowo-podatkowe, a otrzymany wynik pomnożyć przez odpowiednią do rodzaju potrącenia stawkę procentową.
 

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu. Ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (136,09 zł). Zakład pracy nie stosuje kwoty zmniejszającej podatek. Kwota wolna od potrąceń dla tego pracownika w wartości wyjściowej (100% minimalnego wynagrodzenia po odliczeniach składkowo-podatkowych) wynosi 691,47 zł. Wynika to z następującego wyliczenia: 3/4 x 1.276 zł = 957 zł; 957 zł - (131,21 zł + 74,32 zł + 60 zł)] = 691,47 zł.

W doktrynie prawa pracy prezentowane jest rozbieżne stanowisko w sprawie kwoty wolnej od potrąceń w pierwszym roku zatrudnienia. Różne są też interpretacje w tym zakresie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Głównego Inspektoratu Pracy. Ministerstwo uważa, że pracodawca nie ma podstaw prawnych do różnicowania pracowników w pierwszym roku pracy przy dokonywaniu potrąceń z ich wynagrodzenia, czyli powinien pozostawiać kwoty wolne w takiej wysokości, jak wieloletnim pracownikom. Główny Inspektorat Pracy jest jednak zdania, że kwota wolna w przypadku pracowników w pierwszym roku pracy nie może być taka sama, jak dla pracowników, którym zagwarantowano pełną stawkę minimalną. Wynika to ze zróżnicowania wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy, które są liczone od kwoty 80% minimum ustawowego. Dlatego też kwota wolna od potrąceń powinna być ustalona od 80% minimalnego wynagrodzenia (pismo nr: GPP-416-4560-465/07/PE).

Należy także przypomnieć, co wielokrotnie było podnoszone przez naszą redakcję, iż brak jest podstaw prawnych do zmniejszania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do przepracowanej części miesiąca w razie absencji pracownika w pracy. W świetle obowiązujących przepisów proporcjonalne zmniejszanie kwot wolnych jest przewidziane tylko w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 87¹ § 2 K.p.). Analogiczne stanowisko w sprawie prezentuje Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (pismo nr: GPP-306-4560-457/08/PE), zdaniem którego przy potrącaniu należności z wynagrodzenia pracownika przepis art. 87¹ § 2 K.p. przewiduje jedynie mechanizm pomniejszania kwot wolnych od potrąceń proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracowników. Jest to jedyna przesłanka dopuszczająca pomniejszenie kwot wolnych od potrąceń. Tym samym brak jest podstaw do pomniejszenia tej kwoty w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymuje wynagrodzenie tylko za część miesiąca z powodu absencji w pracy (np. z powodu urlopu bezpłatnego, czy niezdolności do pracy).
 

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzenia którego miała być w bieżącym miesiącu potrącona udzielona i nierozliczona zaliczka pieniężna związana z krajową podróżą służbową, przebywał w tym miesiącu na 3-tygodniowym urlopie bezpłatnym. W związku z tym jego wynagrodzenie po odliczeniach składkowo-podatkowych było niższe niż 75% minimalnego wynagrodzenia.

Pracodawca nie może dokonać potrącenia, ponieważ naruszyłoby to kwotę wolną.

3. Obowiązki pracodawcy w razie ustania stosunku pracy dłużnika

W przypadku rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem, pracodawca ma obowiązek umieszczenia informacji o zajęciu wynagrodzenia w wydawanym pracownikowi świadectwie pracy. Powyższe wynika z art. 884 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.), art. 75 ustawy z dnia 7 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) oraz art. 97 § 2 K.p. Wymieniona informacja powinna oznaczać komornika i numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotąd kwot. Pracodawca jest też obowiązany powiadomić organ egzekucyjny o ustaniu stosunku pracy dłużnika.

W razie gdy dotychczasowy pracodawca posiada informacje na temat nowego miejsca pracy dłużnika, przesyła nowemu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym zainteresowane strony, tj. komornika oraz byłego pracownika. Doręczenie tych dokumentów nowemu pracodawcy ma skutki prawne zajęcia wynagrodzenia zobowiązanego u tego pracodawcy.
 

Ważne: Pracodawca, który otrzyma świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu wynagrodzenia jest obowiązany poinformować o zatrudnieniu dłużnika poprzedniego pracodawcę, jak i wskazanego w świadectwie pracy komornika.

Kodeks postępowania cywilnego rozstrzyga ponadto sytuację, w której pracownik nie przedłoży nowemu pracodawcy świadectwa pracy. Jeśli nowy pracodawca dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, obowiązany jest zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu. Powyższe nie stosuje się, gdy pracownik przedstawi zaświadczenie z tego okresu, że jego należności nie były zajęte.

Obowiązek informacyjny - pod groźbą grzywny - ciąży także na samym zainteresowanym.

---