DSC01294

12

Podstawy rachunkowości

(może być to np. biuro rachunkowe). Decyzję w tej sprawie podejmujeddcrownik jednostki, bądź właściciel w przedsiębiorstwie osób fizycznych, ;djj|

Jeżeli kierownik lub właściciel zdecydują się na powierzenie prowadzenia ksiąg poza siedzibą jednostki, spoczywa na nich obowiązek powiadomiefln o tym fakcie właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od dnia powierzenia ksiąg¹.

Niezależnie od podmiotu, który będzie prowadził księgi rachunkowi przedsiębiorstwa, odpowiedzialność za rachunkowość, a także opracowanie dokumentap opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi kierownik jednostki² -Ml 3.1. Wymagania stawiane księgom

Wszystkie księgi rachunkowe, bez względu na metodę ich prowadzenia, muszą zawierać następujące elementy¹,:    ^yV

•    Nazwę jednostki, której dotyczą, nazwę danego rodzaju księgi oraz nazwę programu księgowego,

•    Muszą być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

•    Muszą być przechowywane starannie w ustalonej kolejności. ^

Ustawa o rachunkowości wprowadza szczegółowe zasady i wymogi prowadzenia ksiąg rachunkowych techniką komputerową. Są to między innymi 2^9

•    Wykaz zbiorów, danych tworzących księgi na nośnikach komputerowych, |

•    Opis systemu informatycznego, wykaz programów, procedur,. <fąj

•    Opis zasad ochrony danych,

•    Opis metod zabezpieczenia dostępu do danych i programu księgowego^

•    Określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego użytkowani² i inne.

Ustawa wymaga również, aby księgi były prowadzone .

•    rzetelnie,

•    bezbłędnie,

•    sprawdzalnie,

•    bieżąco.

Za prowadzone rzetelnie uważa się księgi, w których dokonane zapisy wiemię odzwierciedlają stan rzeczywisty przedsiębiorstwa na podstawie udokumentowfifl operacji gospodarczych.

Na bezbłędność ksiąg składa się kompletne ujęcie dowodów księgowych^ które dokumentują operacje gospodarcze zaistniałe w ciągu miesiąca w jednostce, zgl

mozdziai I. Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie

13

Księgowanie operacji z godnie z Zakładowym Planem Kont w sposób niezmienny w ciągu roku.

I Księgi są sprawdzalne, gdy:

i 1. Można powiązać zapisy księgowe z dowodami i na odwrót,

1 2. Umożliwiają uporządkowanie zapisów w celu sporządzona sprawozdania finansowego lub deklaracji podatkowych, i 3. Można w każdym momencie uzyskać informacje o treści dokonanych zapi-

sow,

I 4. Zbiór systemu rachunkowości oraz parametry przetwarzania danych są kontrolowane - w przypadku prowadzenia ksiąg techniką komputerową. Bednostka prowadzi księgi na bieżąco, gdy:

•    Zapisy dotyczące operacji gotówkowych, czekami, wekslami oraz obrotu detalicznego są dokonywane w dniu dokonania,

•    Sprawozdania finansowe i deklaracje podatkowe są sporządzane termino-

wo,

• Zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane nic później niż to wynika z terminów rozliczeń podatkowych.

, Przepisy ustawy o rachunkowości uwzględniają fakt zwiększonego zagrożenia Bezpieczeństwa danych i informacji księgowych w rachunkowości prowadzonej lechniką komputerową. Dlatego też ustawodawca w regulacjach dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ^prowadził zwiększone rygory zgodne z zasadą: im wyższa technika i technologia przetwarzania danych Księgowych, tym większe wymagania prawne.

Należy jednak zdawać sobie sprawę z zagrożenia bezpieczeństwa danych księgowych wobec podatności na zniszczenie, nieuprawniony dostęp do programów Komputerowych lub wykorzystanie informacji niezgodnie z przeznaczeniem.

Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej^ls:

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, tzn. bez pozostawiania możliwości późniejszej dopiski lub zmiany. ²

-15 Zob. J. R. Feliński, P.P. Sasin, Zasady..., wyd. cyt, s.61.

1

   Art 11 ust 4 ustawy o rachunkowości.

¹²    Art 13 ust 4 ustawy o rachunkowości.

¹⁵ Art 10 ust 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

¹⁴ Art 24 ustawy o rachunkowości,

2

   Datę dokonania operacji gospodarczej,

•    Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

•    Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,

•    Kwotę i datę zapisu,

•    Oznaczenie kont, których dotyczy.