DSC01327

Szczególnym rodzajem dokumentu własnego jest tzw. polecane księgowania—PK.

Wszystkie dowody księgowe—bez względu na ich rodzaj—powinny: I — określać strony uczestniczące w danej operacji gospodarczej,

I — zawierać opis operacj i gospodarczej (na czym polega, co stanowi jej B przedmiot — ilość, cena, wartość, kiedy nastąpiła),

£' — mieć podpis wystawcy dokumentu.

Od zasad tych mogą być stosowane w uzasadnionych wypadkach I: drobne odstępstwa, j

Dokumenty mogą być wystawiane w języku i walucie obcej. Wtedy i należy je przeliczyć na złote polskie.

Przed księgowaniem każdy dokument jest poddawany kontroli

■    merytorycznej, formalnej i rachunkowej.

Kontrola merytoryczna dokumentów ma chronić interes B firmy ma ona na celu stwierdzenie, przez powołanego do pełnienia tej B funkcji pracownika, że wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartości o-

■    we, podane w dokumencie, odpowiadają rzeczywistości, a więc są

■    rzetelne (np. ujęta w fakturze dostawa materiałów i ich ceny są zgodne I z umową, a odbiór dostawy wykazał zgodność ilości materiałów poda-I nych w fakturze z wynikami ich przeliczenia).

Kontrola formalna dokumentu polega na sprawdzeniu, ■czy dokument odpowiada przepisom, tj. czy jest kompletny, czy I zawiera dane właściwie charakteryzujące ujętą w nim operację gos-r podarczą (nazwy i adresy kontrahentów, datę wystawienia, podpisy I osób reprezentujących wystawcę itp.) oraz czy został wystawiony na I właściwym formularzu.

Kontrola rachunkowa polega na stwierdzeniu, że dokument

■    nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach (np. poprawne są ; iloczyny, ilości i ceny oraz ich sumowanie).

Zgodność operacji z jej zapisem, a dalej kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa służą ustaleniu prawidłowości dokumentu. Fakt przeprowadzenia kontroli dokumentu powinien być potwierdzony podpisem osoby do tego upoważnionej oraz datą dokonanej kontroli. Dokumenty nie poddane kontroli, względnie na któiych nie został potwierdzony fakt przeprowadzenia kontroli, nie mogą być księgowane.

Po przeprowadzeniu kontroli następuje dekretacja, a więc określenie sposobu i daty zaksięgowania operacji na kontach syntetycznych. Dekretacja następuje na każdym dowodzie księgowym: polega ona na nadaniu numeru, określeniu sposobu jego ewidencji w urządzeniach