Drogi czytelniku!
niniejsza publikacja została zabezpieczona przez rozpowszechnianiem znakami widocznymi
i niewidocznymi, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby pobierającej.
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

ODPOWIEDZIALNO ZA SPRAWY KADROWE
E PORADNIK
W O WIACIE

Sprawdzone rozwi zania i w a ciwe decyzje
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]


ISBN 978 83 7696 654 0
17000700002




� Copyright by Dr Josef Raabe Spó ka Wydawnicza Sp. z o.o., Warszawa 2012

Wszelkie prawa zastrze one.
Wydawca wyra a zgod na kopiowanie fragmentów publikacji do celów edukacyjnych. Wydawnictwo
do o y o wszelkich stara w prowadzeniu dzia a wynikaj cych z wymaga prawa autorskiego.
W przypadku pojawienia si w tpliwo ci postara si je wyja ni .



Autor opracowania: Pawe Nowak
Kierownik projektu: Witold Korczyc
Sekretarz redakcji: Daria Loska
Wydawca: Dr Josef Raabe Sp. Wydawnicza Sp. z o.o.
Ul. M ynarska 8/12
01 194 Warszawa
NIP 526 13 49 514
REGON 011864960
XII Wydzia Gospodarczy, KRS 0000118704
Wysoko kapita u zak adowego: 50 000 PLN
2

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

Status oraz zakres obowi zków kadrowca
Czynno ci z zakresu prawa pracy wykonuj zazwyczaj nie sami pracodawcy (w naszym przypadku
dyrektorzy szkó /placówek), tylko zatrudnione przez nich wykwalifikowane w tym zakresie osoby.
Artyku 31 ż 1 kodeksu pracy stanowi, e czynno ci w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje za
pracodawc (dyrektora szko y lub przedszkola), b d cego jednostk organizacyjn , osoba lub organ
zarz dzaj cy t jednostk albo inna wyznaczona do tego osoba (kadrowiec). Jak wida , jest to
stanowisko pracy do szczególne, obarczone odpowiedzialno ci , st d i jego pozycja w szeregu
stanowisk te jest wyj tkowa. Na uwag zas uguje wyja nienie poj cia  czynno ci w sprawach
z zakresu prawa pracy . S nimi:
o wiadczenia woli, np.:
 zawieranie umowy o prac ,
 sk adanie pisma wypowiadaj cego umow o prac ,
 rozwi zuj cego umow o prac bez wypowiedzenia,
 ofert rozwi zania umowy o prac na podstawie porozumienia stron itp.,
dzia ania prawne, np.:
 prowadzenie akt osobowych pracowników szko y,
 sporz dzanie wiadectw pracy,
 ustalanie planu urlopów dla pracowników niepedagogicznych,
 naliczanie ekwiwalentu pieni nego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
 wynagrodzenie urlopowe,
 nak adanie kar porz dkowych itp.
Wa ne!
Przedstawiony dwupodzia obowi zków rzutuje na status kadrowca, który mo na ukszta towa
w nast puj cy sposób:
1) kadrowiec  pracownik, w którego zakresie obowi zków le y dokonywanie wszystkich b d tylko
okre lonych czynno ci z zakresu prawa pracy; podejmowanie tych decyzji nale y wy cznie do
pracodawcy lub organu (osoby) zarz dzaj cej jednostk organizacyjn albo innej wyznaczonej do
tego osoby;
2) kadrowiec  pracownik wyznaczony (upowa niony) do dokonywania za pracodawc  w my l
art. 31 ż 1 kodeksu pracy  czynno ci w sprawach z zakresu prawa pracy; osoba uprawniona do
podejmowania decyzji w powy szym zakresie.
3

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

Z powy szego wynika, e status kadrowca zale y od szczegó owego zakresu obowi zków. Je li
wykonuje tylko obowi zki zwi zane z realizowaniem na co dzie czynno ci z zakresu prawa pracy,
a wszystkie decyzje w tym zakresie le po stronie pracodawcy lub innego organu (osoby), to
wówczas kadrowiec ten w wype nianiu ich jest  zwyk ym pracownikiem zatrudnionym w placówce
o wiatowej.
Je li jednak jest osob wyznaczon do dokonywania w imieniu pracodawcy czynno ci, o których
mowa wy ej, to oprócz umowy o prac kadrowiec musi legitymowa si udzielonym przez
pracodawc pe nomocnictwem do prowadzenia takich spraw (na podstawie art. 99 i nast. kodeksu
cywilnego). Z dokumentów musi jasno wynika , e kadrowiec nie jest  zwyk ym pracownikiem,
a wr cz przeciwnie, jest osob wykonuj c w imieniu pracodawcy czynno ci z zakresu prawa pracy.
Ta do istotna ró nica wp ywa na budowanie zakresu odpowiedzialno ci kadrowca.
Pami taj!
To, w jaki sposób ukszta tuje si pozycja pracownika zatrudnionego w szkole lub przedszkolu na
stanowisku  pracownik kadrowy (tj.  zwyk y pracownik albo pracownik dokonuj cy w imieniu
pracodawcy czynno ci w sprawach z zakresu prawa pracy), taki te powstanie jego zakres
odpowiedzialno ci.

Przyk ad I
Dyrektor szko y nawi za z pracownic X umow o prac na stanowisku kadrowej. Z zakresu
czynno ci s u bowych wynika, e jej podstawowym obowi zkiem jest prowadzenie spraw
pracowniczych, a w szczególno ci sporz dzanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ustalanie
prawa do uprawnie i wiadcze pracowniczych itp. Ponadto realizuje polecenia dyrektora szko y
w zakresie sporz dzania projektów wszelkich pism wychodz cych, które nast pnie zatwierdza do
akceptacji dyrektor szko y lub jego zast pca. W zwi zku z takim zakresem czynno ci nale y stwierdzi ,
e pracownica X jest tzw. zwyk ym pracownikiem, wype niaj cym na o one na ni zadania bez
uprawnie do samodzielnego podejmowania decyzji, te zosta y bowiem przeznaczone dla dyrektora
szko y lub jego zast pcy. W taki stanie rzeczy kadrowa nie poniesie odpowiedzialno ci np. przed
organami Pa stwowej Inspekcji Pracy za stwierdzone ewentualne nieprawid owo ci.
Przyk ad II
Z pracownic X zosta a zawarta umowa o prac na stanowisku kadrowej. Wraz z umow dyrektor
szko y wr czy pracownicy X pe nomocnictwo upowa niaj ce j do dokonywania czynno ci
w sprawach z zakresu prawa pracy. Ponadto przepisy wewn trzzak adowe szko y, tj. regulaminu
pracy, wyra nie okre laj obowi zek kierowania si wszystkich pracowników do kadrowej w zakresie
4

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

spraw pracowniczych, gdy wykonuje ona czynno ci z zakresu prawa pracy. To wszystko powoduje,
e w wype nianiu obowi zków s u bowych jest ona pracownikiem samodzielnym i podejmowanie
wszelkich decyzji w zakresie prawa pracy nie wymaga akceptacji dyrektora szko y ani jego zast pcy.
Taki charakter pracy jasno potwierdza fakt, e kadrowa jest osob wyznaczon  w rozumieniu
art. 31 ż 1 kodeksu pracy  do dokonywania w imieniu pracodawcy czynno ci w sprawach z zakresu
prawa pracy. Oznacza to w praktyce, e ponosi odpowiedzialno np. przed organami Pa stwowej
Inspekcji Pracy w razie stwierdzenia wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Odpowiedzialno kadrowej wobec dyrektora
Kadrowa jest pracownikiem w szkole lub przedszkolu jak ka da inna osoba w niej zatrudniona, st d
zobligowana jest wykonywa prac sumiennie i rzetelnie oraz stosowa si do polece prze o onych.
W sytuacji, gdy wykonuj c swoje obowi zki s u bowe, kadrowa pope ni b dy, na skutek których
zostan naruszone przepisy dotycz ce uprawnie pracowniczych, dyrektor mo e wyci gn wobec
niej konsekwencje, stosuj c przy tym odpowiednie instrumenty prawa pracy. Znajd tutaj
zastosowanie nast puj ce mo liwo ci.

Obni enie premii regulaminowej (do odebrania jej w ca o ci w cznie)  t mo liwo dyrektor
szko y lub przedszkola wykorzysta tylko wtedy, gdy przepisy wewn trzzak adowe, tj. regulamin
wynagradzania przyj ty dla okre lonej placówki, b dzie o tym stanowi . Innymi s owy, je li regulamin
wynagradzania b dzie uzale nia mo liwo obni enia lub pozbawienia w ca o ci premii
regulaminowej od sumienno ci i staranno ci w wype nianiu przez pracownika zada s u bowych,
dyrektor otrzyma w ten sposób narz dzie umo liwiaj ce zastosowanie w tej postaci  kary wobec
kadrowca.

Wypowiedzenie zmieniaj ce warunki pracy lub p acy  kolejnym sposobem do wyci gni cia
konsekwencji wobec kadrowej jest z o enie jej wypowiedzenia warunków pracy i/lub p acy,
w praktyce nazywane wypowiedzeniem zmieniaj cym. Podstaw prawn s art. 42 ż 1 3 kodeksu
pracy. W sytuacji gdy dyrektor zdecyduje si zastosowa wypowiedzenie zmieniaj ce, zmianie
ulegnie rodzaj stanowiska pracy, tj. kadrow przeniesie na inne stanowisko albo obni y jej wysoko
wynagrodzenia za prac . Informacyjnie podaj , e nieprzyj cie proponowanych przez dyrektora
zmian w tre ci stosunku pracy kadrowej spowoduje, e umowa ulegnie rozwi zaniu w przewidzianym
okresem wypowiedzenia terminie.

5

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

Rozwi zanie umowy o prac za wypowiedzeniem  to kolejny sposób na  ukaranie kadrowca
za jego niesumienn prac . Dyrektor mo e zastosowa wypowiedzenie umowy o prac w sytuacji,
gdy stwierdzi naruszanie obowi zków s u bowych kadrowca, które polegaj albo na niezgodnym
z obowi zuj cymi przepisami prawa ustalaniu uprawnie pracowniczych (np. wyliczanie urlopów
wypoczynkowych, ekwiwalentu pieni nego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy itp.), albo s
wynikiem innych b dów (np. niew a ciwe prowadzenie akt pracowniczych). Przedmiotowe
wypowiedzenie umowy o prac jest uzasadnione wtedy, gdy kadrowiec niesumiennie lub
niestarannie wykonuje swoj prac . Wypowiedzenie nale y uzna za uzasadnione, gdy osobie, która
jest odpowiedzialna za dokonywanie czynno ci w sprawach z zakresu prawa pracy, w ramach
post powania kontrolnego wytkni te zostan uchybienia przez organ kontrolny  inspektora pracy.
W kwestii tej wypowiedzia si S d Najwy szy w wyroku z 6 pa dziernika 1998 r. (I PKN 373/98, OSNP
1999, Nr 21, poz. 687).
Dyrektor szko y lub przedszkola musi jednak pami ta , e jednokrotne uchybienie obowi zkowi
poczynione przez kadrow nie stanowi zupe nej i wystarczaj cej przes anki do zastosowania
wypowiedzenia umowy o prac . O tym, czy takie wypowiedzenie wr czy kadrowej, musi
zdecydowa ca okszta t okoliczno ci sprawy, a przede wszystkim dotychczasowy przebieg pracy
kadrowej, jej stosunek do pracy, stopie uchybienia swojemu obowi zkowi s u bowemu, a nadto
rozmiar szkód, jakie powsta y na ich skutek. Dyrektor musi pami ta , e jednokrotne uchybienie
obowi zkowi poczynione przez kadrow nie stanowi zupe nej i wystarczaj cej przes anki do
zastosowania wypowiedzenia umowy o prac .
Rozwi zanie umowy o prac bez wypowiedzenia  im bli ej ko ca katalogu konsekwencji,
które dyrektor mo e wyci gn wobec kadrowca, tym s one sro sze w skutkach. Takim bez
w tpienia jest rozwi zanie umowy o prac bez wypowiedzenia, w praktyce nazywane rozwi zaniem
dyscyplinarnym, czyli w sposób natychmiastowy. Podstaw prawn stosowania tego rodzaju  kary
wobec pracownika jest art. 52 ż 1 pkt 1 kodeksu pracy. Przywo ana regulacja prawna znajdzie
zastosowanie, gdy kadrowa dopu ci si ci kiego naruszenia podstawowych obowi zków
pracowniczych, w szczególno ci gdy wskutek jej dzia ania dyrektor szko y/placówki poniesie szkod .
Nale y jednak zauwa y , e wyrz dzenie szkody nie jest niezb dnym warunkiem dopuszczalno ci
rozwi zania umowy bez wypowiedzenia, poniewa w tym trybie mo na równie zwolni kadrowca,
je eli jego zachowanie nie przynios o pracodawcy szkody, ale np. spowodowa o taki brak zaufania, e
obiektywnie nie mo na wymaga od dyrektora, aby dalej zatrudnia tego pracownika (np. je li
kadrowa przerabia lub u ywa przerobionego wiadectwa pracy, to zastosowanie w praktyce
tzw. zwolnienia dyscyplinarnego jest w pe ni uzasadnione).
6

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

Uwaga!
Je li dyrektor placówki ma zamiar rozwi za z kadrow umow o prac bez wypowiedzenia (w trybie
art. 52 ż 1 pkt 1 kodeksu pracy), to musi pami ta , e  inaczej ni przy tradycyjnym wypowiedzeniu
umowy o prac  zwolnienie go w tym trybie jest dopuszczalne wy cznie, gdy dopu ci si on
ci kiego naruszenia swoich obowi zków z winy umy lnej albo ra cego niedbalstwa. Nie b dzie
podstaw do zastosowania powy szej regulacji naruszenie przez kadrow swoich obowi zków
pracowniczych tylko przez lekkomy lno .
W przypadku zwolnienia dyscyplinarnego kadrowej obowi zek udowodnienia jej winy spoczywa
na dyrektorze szko y lub przedszkola.
Wdro enie w praktyk zasad odpowiedzialno ci materialnej pracownika  odpowiedzialno
materialn pracowników buduj zapisy art. 114 i nast. kodeksu pracy. Zgodnie z jego tre ci :
 Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienale ytego wykonania obowi zków pracowniczych
ze swej winy wyrz dzi pracodawcy szkod , ponosi odpowiedzialno materialn wed ug zasad
okre lonych w przepisach kodeksu pracy . Dzia anie kadrowej mo e polega np. na niew a ciwym
ustalaniu uprawnie pracowniczych (obliczanie urlopu wypoczynkowego, naliczanie i wyp acanie
wynagrodzenia za prac , niewydanie pracownikowi w terminie wiadectwa pracy itp.), które
w konsekwencji wyrz dzi szkod pracodawcy, tj. dyrektorowi szko y lub przedszkola, poniewa
zostanie on ukarany mandatem karnym lub skierowaniem wniosku o ukaranie do s du karnego przez
inspektora pracy w ramach przeprowadzonej w placówce kontroli. Wówczas w takich okoliczno ciach
faktycznych kadrowa poniesie odpowiedzialno materialn , któr przewiduj przepisy kodeksu
pracy. Je eli kadrowa dzia a a z winy nieumy lnej, to poniesie odpowiedzialno za szkod
w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez dyrektora i tylko za normalne nast pstwa dzia ania
lub zaniechania, z którego szkoda wynik a.

Wina nieumy lna mo e by przypisana kadrowej, gdy:
mo liwo powstania szkody przewidywa a, ale bezpodstawnie przypuszcza a, e jej uniknie
(lekkomy lno ),
gdy powstania szkody nie przewidywa a, chocia mog a i powinna j przewidzie
(niedbalstwo).

Rzeczywista strata to ró nica mi dzy maj tkiem pracodawcy przed wyrz dzeniem szkody i po jej
wyrz dzeniu.
7

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

Pami taj!
Odszkodowanie, które nale ne jest dyrektorowi placówki od kadrowej, ustala si w wysoko ci
wyrz dzonej szkody, jednak e nie mo e ono przewy sza kwoty trzymiesi cznego wynagrodzenia
przys uguj cego kadrowej w dniu wyrz dzenia szkody.
W sytuacji gdy kadrowa wskutek niewykonania lub nienale ytego wykonania swoich obowi zków
pracowniczych wyrz dzi a szkod z winy umy lnej, jest obowi zana naprawi j w pe nej
wysoko ci. Oznacza to w praktyce, e odpowiedzialno kadrowej nie jest ograniczona i odpowiada
w pe nej wysoko ci szkody.
Zastosowanie w stosunku do kadrowca powy szych konsekwencji jest mo liwe zarówno w sytuacji,
gdy ma on status tzw. zwyk ego pracownika, jak te w przypadku, gdy ma uprawnienia do
dokonywania w imieniu pracodawcy czynno ci w sprawach z zakresu prawa pracy w rozumieniu
art. 31 ż 1 kodeksu pracy.

Odpowiedzialno dyrektora i kadrowej wobec inspektora pracy
Dotychczas przedmiotem omówienia by a kwestia odpowiedzialno ci na linii kadrowa  dyrektor
szko y lub przedszkola. Skupmy si teraz na odpowiedzialno ci, jak dyrektor i kadrowa ponosz
przed organem Pa stwowej Inspekcji Pracy. Kadrowa, jak ka dy inny pracownik, odpowiada przed
pracodawc za niedope nienie obowi zków pracowniczych oraz za szkod , któr wyrz dzi swoim
dzia aniem. Mo e tak e by sprawczyni wykroczenia przeciwko prawom pracownika lub zosta
poci gni ta do odpowiedzialno ci karnej, gdy wykonuj c swoje obowi zki, pope ni przest pstwo.
Pami taj!
Odpowiedzialno kadrowej  co jest bardzo istotne  wobec inspektora pracy b dzie uzale niona od
jej statusu jako osoby zatrudnionej w placówce na stanowisku  pracownik kadrowy .
Je li kadrowa b dzie wykonywa a swoje obowi zki jako tzw. zwyk y pracownik obs uguj cy
sprawy pracownicze, to jej odpowiedzialno w ramach prowadzonej kontroli inspektora pracy nie
powstanie, poniewa osob odpowiedzialn za stwierdzone wykroczenia przeciwko prawom
pracownika b dzie dyrektor placówki lub jego zast pca. Pami tajmy, e kadrowa w takim stanie
faktycznym, o czym by a mowa, jest jedynie pracownikiem wykonuj cym swoj prac i ponosi
8

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]

jedynie odpowiedzialno przed swoim pracodawc , czyli dyrektorem szko y lub przedszkola, na
zasadach okre lonych w kodeksie pracy.
Natomiast sytuacja zmieni si , je li kadrowa zatrudniona w placówce zostanie jednocze nie
wyznaczona do dokonywania w imieniu pracodawcy czynno ci w sprawach z zakresu prawa pracy na
podstawie udzielonego jej pe nomocnictwa. Wówczas to ona b dzie ponosi a odpowiedzialno
przed inspektorem pracy, gdy zostan na podstawie przeprowadzonej kontroli stwierdzone
nieprawid owo ci z zakresu prawa pracy, ale tylko w takim wymiarze, jaki buduje zakres jej
obowi zków s u bowych jako kadrowej. Przyk adowo: niew a ciwie prowadzone akta pracownicze
albo nieterminowe wydanie wiadectwa pracy, zani enie wymiaru urlopu wypoczynkowego
pracownikowi itp. stan si powodem do na o enia mandatu karnego albo skierowania wniosku
o ukaranie do s du karnego w stosunku do kadrowej.

Kadrowa, ale tak e dyrektor mog równie ponie odpowiedzialno karn opart o przepisy
kodeksu karnego. W przypadku podejrzenia pope nienia przez kadrow /dyrektora przest pstwa
inspektor pracy ma obowi zek zawiadomi o tym organy cigania  policj lub prokuratur .
Obowi zek ten musi wype ni w przypadku ka dego stwierdzonego przest pstwa, a w szczególno ci
przest pstwa przeciwko prawom osób wykonuj cych prac zarobkow , czyli:
uporczywego lub z o liwego naruszenia praw pracowniczych (art. 218 ż 1 kodeksu karnego),
odmowy przyj cia do pracy pracownika przywróconego do niej wyrokiem s du (art. 218 ż 2
kodeksu karnego),
niewykonania wyroku s du pracy w zakresie wyp aty wynagrodzenia za prac lub innych
wiadcze ze stosunku pracy (art. 218 ż 3 kodeksu karnego),
nara enia pracownika na niebezpiecze stwo (art. 220 ż 1 i 2 kodeksu karnego),
niezawiadomienia o wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej (art. 221 kodeksu karnego),
czy do cz sto wyst puj cego zjawiska utrudniania lub udaremniania dzia alno ci inspektora
pracy (art. 225 ż 2 kodeksu karnego).
Pami taj!
Za wykroczenia naruszaj ce w szkole lub przedszkolu zasady bezpiecze stwa i higieny pracy pe n
odpowiedzialno ponosi dyrektor. Natomiast odpowiedzialno za sprawy z zakresu prawa pracy jest
uzale niona od tego, czy wyznaczy okre lon osob do dokonywania czynno ci w sprawach z zakresu
prawa pracy, czy jest to jego w asna kompetencja.

9

Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]
Produkt zabezpieczony elektronicznie - Wydawnictwo Raabe. Właściciel: [e-mail]












10