Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia
e-Poradnik
e
Kontrola
pracowników
ObowiÄ…zki i prawa pracodawcy i pracownika
Jak pracodawca może sprawdzić,
co pracownik robi w czasie pracy
Jak może weryfikować jego uczciwość
Kiedy i jak może kontrolować stan zdrowia pracownika
Jakie zasady obowiązują przy kontroli telepracowników
Co grozi pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych
pracowników
Wyjaśnienia ekspertów
Interpretacje GIODO
Wzory pism i druków
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym można
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione są
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania siÄ™ jej
od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
internetowym Salon Cyfrowych Publikacji ePartnerzy.com.
Spis treści
Wstęp .................................................................................................................................5
Rozdział 1.
Jak pracodawca może sprawdzić, co pracownik robi w czasie pracy ..............7
Rozdział 2.
Jak można zweryikować uczciwość pracownika ...............................................15
Rozdział 3.
Czy możliwa jest kontrola pracownika przy użyciu jego danych
biometrycznych ............................................................................................................. 17
Rozdział 4.
Kiedy i jak pracodawca może sprawdzać stan zdrowia pracownika .......... 20
Rozdział 5.
Jakie zasady obowiÄ…zujÄ… przy kontroli telepracownika ................................... 30
Rozdział 6.
Jak pracodawca może kontrolować korzystanie przez pracownika
ze zwolnienia lekarskiego ........................................................................................ 36
Rozdział 7.
Jak sprawdzić poprawność i prawdziwość
zaświadczenia lekarskiego ........................................................................................ 49
Rozdział 8.
Co grozi pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracownika ............... 54
Wyjaśnienia ekspertów .......................................................................................... 63
Jakie są granice kontroli pracowników
przez pracodawcÄ™ ........................................................................................................ 63
Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel. [phone]; www.gazetaprawna.pl
Jak pracodawca może kontrolować telepracownika ...................................75
Redakcja: Małgorzata Jankowska, Monika Bugaj-Wojciechowska
DTP: Joanna Archacka
Wyjaśnienia GIODO................................................................................................... 86
Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40
tel. [phone]; e-mail: [e-mail]
O czym musi pamiętać pracodawca,
© Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o.
aby kontrolując pracowników nie naruszyć ustawy
ISBN 978-83-61957-98-0
Wydanie I/2012, styczeń 2012 r. o ochronie danych osobowych ............................................................................ 86
e-Biblioteka Gazety Prawnej
4
Wzory pism i druków ............................................................................................... 95
Wstęp
To, że pracodawcy mają prawo kontrolować swoich pracowników, nie bu-
dzi wątpliwości. Jedną z cech charakterystycznych stosunku pracy jest bo-
wiem wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy. To on ponosi ry-
zyko prowadzonej działalności, a więc musi mieć prawo do sprawdzania, czy
zatrudnione osoby realizują wyznaczone im zadania i działają zgodnie z in-
teresem irmy.
Wątpliwości może budzić natomiast zakres takiej kontroli, tym bardziej że
przepisy zagadnienia te regulują bardzo ogólnie. A rozwój technologii daje
pracodawcom coraz więcej narzędzi do kontrolowania zatrudnionych przez
siebie osób zarówno w zakładzie pracy, jak i poza nim. Mają do dyspozycji
nie tylko rozbudowane systemy monitoringu pomieszczeń irmy, programy
szpiegujące aktywność pracowników w internecie oraz umożliwiające kon-
trolę poczty elektronicznej, ale też przykładowo system GPS, dzięki któremu
mogą sprawdzać, po jakim terenie poruszają się ich przedstawiciele handlowi.
Nie wszystkie jednak dostępne metody mogą być przez pracodawców wyko-
rzystywane do kontroli pracowników.
Pracodawcy muszą przede wszystkim pamiętać, że kontrolując pracowni-
ka zobowiązani są szanować jego godność i inne dobra osobiste, czyli np. jego
wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. O wszystkich formach kon-
troli muszą wcześniej informować podwładnych. Rekomendowanym przez
ekspertów rozwiązaniem jest określenie np. w regulaminie pracy lub innym
akcie zasad dokonywania kontroli w irmie oraz uzyskanie od pracowników
pisemnego potwierdzenia, że się z nimi zapoznali. W regulaminie tym praco-
dawcy powinni wskazać nie tylko sposób, ale i cel prowadzenia kontroli. Jeśli
pracodawca zasady kontrolowania pracowników określi w odrębnym regula-
minie kontroli, powinien w indywidualnych umowach o pracę zobowiązać
pracowników do jego przestrzegania.
Każda kontrola prowadzona przez pracodawcę musi mieć też swój uzasad-
niony cel oraz być adekwatna do sytuacji i do jego osiągnięcia. Ponadto na
niektóre formy kontroli pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika. Zgodę
taką musi wyrazić np. telepracownik świadczący pracę we własnym domu.
Warto znać podstawowe zasady i granice legalnego kontrolowania pra-
cowników, aby uniknąć ich ewentualnych roszczeń, w sytuacji gdy uznają, że
swoimi działaniami pracodawca naruszył ich dobra osobiste, co może pocią-
gać za sobą konieczność wypłacenia im np. zadośćuczynienia inansowego.
Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy
grozić może natomiast grzywna, kara ograniczenia wolności albo kara pozba-
wienia wolności do lat 2.
Publikacja omawia wszystkie najbardziej popularne sposoby kontrolowa-
nia pracowników przez pracodawcę, określa ich warunki, wskazuje na granice
e-Biblioteka Gazety Prawnej
6
Rozdział 1
podejmowanych przez pracodawcę działań i ewentualne skutki przekrocze-
nia przez niego przysługujących mu uprawnień. Ma charakter poradniczy.
Jak pracodawca może sprawdzić,
Czytelnik znajdzie tu wiele przykładów pokazujących stosowanie różnych
metod kontroli w praktyce. Wartością dodaną są niewątpliwie wyjaśnienia
co pracownik robi w czasie pracy
ekspertów, m.in. sędziów sądów okręgowych orzekających w sprawach z za-
kresu prawa pracy, radców prawnych oraz generalnego inspektora ochrony
danych osobowych. Do kontrolowania podwładnych pracodawcy wykorzystują wszelkie do-
Pracodawcom przydać się mogą też przygotowane na potrzeby tego opraco- stępne środki, w tym elektroniczne. Mają oni prawo sprawdzać, czy w cza-
wania wzory: dodatkowej umowy określającej zasady kontroli telepracownika sie pracy podwładni rzeczywiście wykonują swoje obowiązki, jak często
oraz regulaminu pracy regulującego nie tylko zasady kontroli pracowników korzystają z przerw lub w jaki sposób używają służbowego sprzętu powie-
(m.in. badania trzez
wości, dokonywania przeszukania pracowników), ale też rzonego im przez irmę. Monitorowanie podwładnego nie może jednak
zasady korzystania przez nich np. z poczty elektronicznej, sprzętu kompute- naruszać jego godności i innych dóbr osobistych.
rowego czy internetu. Prawo pracy nie określa wprost zakresu ochrony pracowników przed ich
kontrolowaniem w miejscu pracy. Ogólne zasady tej ochrony wynikają jednak
z art. 111 kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiÄ…zany szano-
wać godność i inne dobra osobiste pracownika, czyli np. jego wizerunek, ta-
jemnicę korespondencji lub cześć. Dodatkowo art. 221 k.p. wyraz
nie wskazu-
je, jakich informacji o pracowniku może żądać pracodawca. Zawarty w nim
katalog danych, obejmujÄ…cy m.in. imiÄ™ i nazwisko, miejsce zamieszkania czy
wykształcenie, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może
żądać od pracownika innych danych, nawet jeśli usprawiedliwia to koniecz-
nością nadzoru jego pracy.
Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kontroli pracowników irma powinna
zatem poinformować o tym zatrudnionych i przedstawić im zasady takiego
nadzoru. Informację taką może zamieścić w regulaminie pracy. Ma też pra-
wo wydać zarządzenie, np. w sprawie korzystania ze sprzętu elektronicznego,
w sprawie zasad monitoringu pomieszczeń biurowych (muszą się z nim za-
poznać wszyscy pracownicy).
Roszczenia pracowników
Jeśli irma nie poinformuje podwładnych o możliwości kontroli i zasa-
dach jej przeprowadzania, mogą oni złożyć skargę do generalnego inspekto-
ra ochrony danych osobowych lub dochodzić swoich roszczeń przed sądem
w postępowaniu cywilnym z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych (na pod-
stawie art. 23 i 24 k.c.). Mają w szczególności prawo domagać się od pracodaw-
cy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np.
poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), zadośćuczynienia pie-
niężnego lub zapłaty na wskazany cel społeczny. (Patrz str. 54  62).
Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda
majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia. Określenie rozmia-
ru szkody, jaką z tytułu inwigilacji poniósł pracownik, może być jednak trud-
ne do ustalenia. Na przykład w sytuacji kontrolowania poczty elektronicznej
sąd musi wziąć pod uwagę dwie sprzeczne ze sobą zasady: ochronę tajemnicy
e-Biblioteka Gazety Prawnej Kontrola pracowników. Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika
8 9
korespondencji oraz zasadę właściwego użytkowania mienia powierzonego ich przestrzeganie podlega kontroli działu informatycznego w irmie. W ta-
przez pracodawcę. kiej sytuacji może on sprawdzać, czy podwładny nie wykorzystuje sprzętu do
Pracodawcy powinni jednocześnie pamiętać, że w przypadku niektórych celów prywatnych.
form kontroli konieczne jest nie tylko poinformowanie o nich pracownika,
ale także uzyskanie jego zgody na zastosowanie takiego nadzoru. Jest ona ko-
Jak irma ma wprowadzić nadzór nad sprzętem użytkowanym przez
nieczna np. w przypadku nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych
pracownika
w czasie pracy ze służbowego telefonu.
Warto podkreślić, że naruszenie godności pracownika może być uznane za 1. Wprowadz
zakaz wykorzystywania komputera do celów prywatnych
ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracodawcę. Podwład-
Jeśli pracodawca chce uniknąć sytuacji, gdy pracownicy korzystają ze służbowych
ny może rozwiązać w takiej sytuacji umowę bez wypowiedzenia i uzyskać od-
komputerów w niewłaściwy sposób, powinien wprowadzić ograniczenia w jego użyt-
szkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.
kowaniu. Ma on prawo zakazać np. używania służbowej skrzynki do celów prywat-
nych (lub ograniczyć takie prawo pracowników wyłącznie do określonych sytuacji, np.
kontaktów z członkiem rodziny). Firma może też zabronić korzystania w czasie pracy
Orzecznictwo SN
z komunikatorów internetowych lub portali społecznościowych. Dzięki temu zyska
Określenie  ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków w art. 55 ż 11 k.p. oznacza
pewność, że służbowy komputer jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem,
naruszenie przez pracodawcę (osobę, za którą pracodawca ponosi odpowiedzialność)
czyli do pracy. Jeśli pracodawca chce wprowadzić takie zakazy lub ograniczenia, musi
z winy umyślnej lub wskutek rażącego niedbalstwa obowiązków wobec pracowni-
poinformować o tym pracowników. W przeciwnym razie podwładni mogą uznać, że
ka, stwarzające realne zagrożenie istotnych interesów pracownika lub powodujące
np. użytkowanie portali społecznościowych w czasie pracy jest dopuszczalne.
uszczerbek w tej sferze  wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2010 r., I PK 83/10,
LEX nr 737372.
2. Zastanów się nad rodzajem kontroli korzystania ze sprzętu
Przed rozpoczęciem nadzoru nad użytkowaniem służbowego komputera irma powin-
Dla oceny, że doszło do naruszenia godności pracownika (art. 111 k.p.) nie ma
na się zastanowić, w jakim celu ma być on prowadzony. Jeżeli pracodawcy zależy np. na
znaczenia, czy on sam potraktował określone zachowanie osoby reprezentu-
ochronie wrażliwych danych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa), do których dostęp mają
jÄ…cej pracodawcÄ™ jako godzÄ…ce w jego dobro osobiste. Reakcja pracownika na
pracownicy, może on wprowadzić jedynie ograniczenie korzystania np. z poczty elektro-
takie zachowanie może mieć jednak znaczenie w procesie oceny, czy narusze-
nicznej lub komunikatorów internetowych. Jeśli zaś chce przede wszystkim zdobyć wie-
nie godności obiektywnie wystąpiło.
dzę o tym, w jaki sposób podwładni użytkują powierzony im sprzęt komputerowy (a więc
Do podstawowych obowiązków pracodawcy w rozumieniu art. 55 ż 11 k.p.
jednocześnie sprawdzić, co robią w czasie pracy), powinien zainstalować oprogramo-
należy również obowiązek przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia
wanie szpiegujące. Dzięki temu będzie wiedzieć, np. jakie witryny internetowe odwiedza
społecznego. Ocena, czy nastąpiło ciężkie naruszenie przez pracodawcę obo-
pracownik i jak dużo czasu w pracy poświęca na wykonywanie swoich obowiązków.
wiązku przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego wo-
bec pracownika (art. 55 ż 11 k.p.), wymaga uwzględnienia subiektywnych kry-
3. Poinformuj pracowników o metodzie nadzoru
teriów oceny zachowania osób reprezentujących pracodawcę  wyrok Sądu
Jeśli pracodawca zdecyduje się na konkretny rodzaj kontroli służbowego komputera,
Najwyższego z 8 paz
dziernika 2009 r., II PK 114/09, OSNP 2011/9-10/127.
musi poinformować o tym swoich podwładnych, jeszcze zanim rozpocznie nadzór.
W przeciwnym razie narazi siÄ™ na zarzut nieprzestrzegania kodeksu pracy (zobowiÄ…-
Sprawdzanie komputera
zuje on pracodawcę do szanowania godności pracownika) oraz naruszenia jego dóbr
Jedną z najczęściej stosowanych obecnie form kontroli pracowników jest
osobistych. W takiej sytuacji pracownik może np. żądać zadośćuczynienia inansowe-
nadzór nad użytkowaniem służbowego komputera. Sprzęt taki jest własno-
go. Warto podkreślić, że irma powinna nie tylko zawiadomić podwładnego o tym,
ścią pracodawcy i jako narzędzie pracy powinien być do niej wykorzystywany.
że będzie sprawdzać np. jego służbową skrzynkę pocztową, ale również wskazać mu
Również poczta elektroniczna jest takim samym narzędziem pracy udostęp-
zasady takiego nadzoru. W omawianym przykładzie musi zatem określić, czy praco-
nianym pracownikowi przez pracodawcÄ™ jak biurko, specjalistyczne maszyny
dawca będzie zapoznawał się z treścią e-maili, czy dopuszcza w ograniczonym stopniu
czy inne urządzenia techniczne. Dlatego pracodawca może sprawdzać, w jaki
możliwość wykorzystywania skrzynki do celów prywatnych lub czy jej monitoring
sposób podwładni użytkują sprzęt elektroniczny.
będzie miał charakter stały czy wyrywkowy.
Najpierw powinien jednak zapoznać pracownika z obowiązującymi
w przedsiębiorstwie zasadami korzystania z takiego sprzętu i zaznaczyć, że
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym można
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione są
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania siÄ™ jej
od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
internetowym Salon Cyfrowych Publikacji ePartnerzy.com.