Kurs trwa zazwyczaj 3/ 4 miesiące (zależy to od jego intensywności). W sumie 120 godzin + wycieczki.
Po ukończeniu kursu uczestnik dostaje zaświadczenie i może przystąpić do egzaminu który organizuje właściwy wojewoda a nad którego przebiegiem czuwa komisja powołana przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce organizacji kursu.
Egzamin składa się z części teoretycznej i praktycznej i nie należy do łatwych w teście trzeba odpowiedzieć na 150-200 szczegółowych pytań.
Zarówno kurs jak i egzamin są płatne. Niezdany egzamin można powtórzyć, każdorazowo za niego płacąc. Ponownie przystąpić do egzaminu można po upływie 30 dni.
Aby zostać pilotem wycieczek zagranicznych trzeba zdać jeszcze egzamin językowy w urzędzie wojewódzkim. Nie jest to konieczne, jeśli posiada on dyplom ukończenia studiów filologicznych czy nauczycielskiego kolegium języków obcych lub świadectwo ukończenia szkoły z językiem obcym za granicą.
Egzamin ten ma na celu sprawdzenie znajomości posługiwania się językiem obcym w mowie i piśmie, z uwzględnieniem terminologii zawodowej, w stopniu umożliwiającym spełnianie obowiązków pilota wycieczek.
Osoby ubiegające się o nadanie uprawnień pilota wycieczek składają do urzędu marszałkowskiego właściwego dla miejsca zamieszkania wniosek o nadanie uprawnień, który powinien zawierać:
-imię i nazwisko oraz nazwisko rodowe osoby ubiegającej się,
-imiona rodziców,
-datę i miejsce urodzenia,
-miejsce zamieszkania oraz adres do korespondencji,
-wskazanie rodzaju i zakresu uprawnień, o które ubiega się wnioskodawca.
Dodatkowo do wniosku dołącza się:
-odpis świadectwa lub dyplomu stwierdzającego posiadanie wykształcenia średniego lub wyższego, -3 fotografie,
-zaświadczenie o ukończeniu szkolenia oraz odbyciu praktyki,
-świadectwo zdania egzaminu -zaświadczenie lekarskie,
-oświadczenie o niekaralności za przestępstwa umyślne lub inne, popełnione w związku z wykonywaniem funkcji przewodnika turystycznego lub pilota wycieczek.
Na podstawie złożonego wniosku i dokumentów wojewoda potwierdza uprawnienia wydając odpowiednią legitymację i Identyfikator.
Do obowiązków pilota należy:
1. Sprawowanie, w imieniu organizatora turystyki, opieki nad uczestnikami imprezy turystycznej w niezbędnym zakresie, wynikającym z charakteru imprezy, a w sytuacjach nieprzewidzianych udzielanie im niezbędnej pomocy.
2. Zapewnienie właściwej realizacji programu Imprezy,
3. Udzielenie uczestnikom imprezy informacji o przepisach obowiązujących turystów oraz podstawowej informacji krajoznawczej
4. Czuwanie nad sposobem wykonywania usług świadczonych na rzecz uczestników podczas Imprezy oraz przyjmowanie od nich reklamacji dotyczących świadczonych im usług (pilot wycieczek ma obowiązek potwierdzić klientowi przyjęcie reklamacji, a w przypadku jej niezałatwienia, przekazania jej niezwłocznie organizatorowi turystyki).
5. Reprezentowanie organizatora turystyki wobec kontrahentów świadczących usługi w trakcie trwania imprezy, dbanie o dobre imię organizatora i nie narażanie go na straty.
6. Pełnienie funkcji negocjatora w przypadku występowania sytuacji konfliktowych w grupie, warunkowo pełnienie funkcję tłumacza podczas imprezy za granicą oraz dla turystów z zagranicy,
7. Zgłaszanie organizatorowi uwagi I opinii z przebiegu imprezy oraz wnioskowanie w prawach programów imprez
Predyspozycje
Ze względu na to, że pilot odpowiada za sposób spędzania wolnego czasu przez grupę osób, niezbędna jest umiejętność łatwego wchodzenia we wszelkie relacje społeczne. Pilot musi być otwarty na ludzi I ich potrzeby, a nade wszystko powinien być łubiany. Powinien umieć działać w sytuacjach nietypowych, awaryjnych, a także być niezłym psychologiem, który odczyta potrzeby grupy. Ważne, żeby był otwarty na ich potrzeby I uwagi. W związku z tym przydadzą mu się cierpliwość i takt. Niezbędna jest też odpowiedzialność oraz zdolność do rozwiązywania sytuacji konfliktowych.