Wszczęcie postępowania administracyjnego może nastąpić z urzędu (z inicjatywy samego urzędu), jak i na wniosek stron.
Pierwszą czynnością organu administracyjnego jest stwierdzenie, czy jest organem właściwym do wydawania decyzji. O wszczęciu postępowania zawiadamia się wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Stroną w postępowaniu administracyjnym jest każdy, czyjego interesu lub obowiązku prawnego postępowanie dotyczy albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.
Stronami mogą być obywatele, osoby prywatne, państwowe jednostki organizacyjne, organizacje społeczne.
W każdy stadium postępowania strony mają prawo wglądu akta sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów.
W celu ustalenia okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, organ administracyjny przeprowadza stosowne dowody.
Podstawowe znaczenie w postępowaniu administracyjnym mają dowody z dokumentów. Stosowane są też dowody z zeznań świadków, dowody z opinii biegłych i inne. Wszystko to zmierza do ustalenia rzeczywistego stanu faktycznego , zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów, która oznacza, że organ sam ocenia wiarygodność poszczególnych dowodów i odpowiednio ej traktuje.
Do nader istotnych reguł wprowadzonych przez kodeks postępowania administracyjnego należy ograniczenie czasu załatwiania sprawy do dwóch miesięcy , a postępowaniu odwoławczym do jednego miesiąca.
Po wyjaśnieniu wszelkich okoliczności sprawy organ administracyjny podejmuje decyzję.
Jedną z gwarancji praworządności w działaniu organów administracji jest oparcie postępowania na zasadzie instancyjności.
Od każdej decyzji przysługuje stronom odwołanie do organu wyższego szczebla. Wniesienie odwołania powoduje z reguły wstrzymanie wykonania wydanej decyzji i powtórne zbadanie sprawy. Strona wnosi odwołanie wtedy, gdy z jakichkolwiek przyczyn jest z decyzji niezadowolona, w szczególności gdy uważa , że decyzja narusza jej prawa.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego znają trzy środki odwoławcze :
1. odwołanie
2. zażalenie
3. wniosek o wznowienie postępowania
Wniosek o wznowienie postępowania jest nadzwyczajnym środkiem odwoławczym. Zmierza on do podjęcia na nowo postępowania, które zostało zakończone wydaniem decyzji. Z tego względu może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach :
Wznowienie postępowania może nastąpić gdy : a) decyzja wydana została w wyniku przestępstwa ( np.: przekupienie urzędnika)