7334

Organizację pracy w danej jednostce determinują przede wszystkim następujące czynniki: statut, regulamin organizacyjny oraz regulamin wewnętrzny. Należy jednakże zaznaczyć, iż nie wszystkie jednostki administracyjne posiadają swoje statuty, w związku z czym za najważniejszy dokument regulujący organizację i sposób działania jest wewnętrzny regulamin. W jego treści zawarte są przepisy regulujące między innymi obieg dokumentów, sposób zatrudniania pracowników, sprawy kadrowe, zakres działania, prawa i obowiązki z wynikające z przepisów prawa, sposób archiwizowania wytworzonej dokumentacji itp. W regulaminie zawarta jest struktura zarządzania, czyli sposób podziału stosowany w instytucjach. Tym samym struktura danego organu może być zorganizowana w następujący w sposób:

1.    PIONY - zazwyczaj wyodrębniane są w większych organizacjach i zajmują się pewnymi dziedzinami życia publicznego _ np. pion kultury czy pion zarządzania nieruchomościami. Na czele pionu stoi osoba upoważniona przez właściwy organ.

2.    WYDZIAŁY - zarządzane przez dyrektora działającego na podatnie upoważnienia danego organu np. w urzędzie miasta - przez prezydenta. Wydziały mają zazwyczaj upoważnienia do wydawania decyzji z zakresu swojego działania. Najczęściej wydziały dzielą się na :

3. DZIAŁY - posiadają mniejszą strukturę niż wydziały, zazwyczaj zajmują się przygotowywaniem odpowiedniej dokumentacji.

4.    SEKCJE - powoływane do rozstrzygania konkretnych szczegółowych spraw.

5.    SAMODZIELNE STANOWISKA.

Na podstawie regulaminów organizacyjnych sporządzane są regulaminy wydziałowe, wprowadzane zarządzeniem dyrektora danego wydziału. Zazwyczaj dotyczą one spraw kadrowych, obiegu dokumentów, sposobu obsługi klientów, sposób i zakres pracy dla poszczególnych stanowisk, wymaganych kwalifikacji od kandydatów starających się o pracę w danym wydziale, sposobu oceny pracy pracowników.

Każdy organ administracji w trakcie swej działalności posługuje się pojęciami "dokument" oraz "dokumentacja" a także "akta sprawy", przy czym ten ostatni termin jest pojęciem sądowniczym używanym zarówno w postępowaniu sądowym jak i administracyjnym. Wszystkie dokumenty sporządzane wdanej instytucji musza być sporządzone zgodnie z instrukcją (kancelaryjną, dot. obiegu dokumentów czy też archiwizacji). Bardzo często, zwłaszcza w instytucjach gdzie obsługiwani są klienci, stosuje się formularze, które jedynie należy prawidłowo wypełnić. Dokumenty muszą być zgodne z regulaminami. Dokumenty możemy podzielić na dokumenty wewnętrzne, czyli takie, które wykorzystywane są jedynie na terenie i na potrzeby danej instytucji oraz na dokumenty zewnętrzne, które skutkują także poza terenem instytucji. Do dokumentów wewnętrznych możemy zaliczyć:

-    dokumenty informacyjne, w których zawiera się różnego rodzaju informacje; do ich sporządzenia nie są potrzebne specjalne upoważnienia,

-    dokumenty sprawozdawcze,

-    dokumenty finansowe - związane z gospodarką finansową danej instytucji,

-    zarządzenia - czyli akty wydawane przez upoważnionego dyrektora, kierownika itp. dotyczące zazwyczaj wewnętrznej organizacji lub związane z zakresem działania danej jednostki.

-    dokumenty kadrowe - dokumenty związane z działaniami w zakresie kadry danej jednostki (płace, urlopy itp.).

Każda jednostka administracji zobowiązana jest do archiwizowania swojej dokumentacji. Obligatoryjnie archiwizuje się zarządzenia oraz dokumenty kadrowe. Dokumenty finansowe archiwizuje się fakultatywnie na okres maksymalnie 5 lat, chyba że przepisy lub zakres działania wskazują na potrzebę przedłużenia powyższego terminu. Pozostałe dokumenty powinny zostać zniszczone po okresie korzystania z nich, za wyjątkiem tych dokumentów, które są w formie elektronicznej ogólnie dostępne a zniszczenie tych dokumentów mogłoby spowodować zniszczenie innych dokumentów.

Do dokumentów zewnętrznych zaliczamy przede wszystkim decyzje administracyjne i postanowienia mające moc sprawczą, tzn. regulują one społeczno-gospodarcze stosunki w państwie. Także porozumienia, na podstawie których może zostać zawarta umowa pomiędzy dwoma stronami zaliczamy do dokumentów zewnętrznych. Mogą one dotyczyć np. kwestii związanych z pomocą charytatywną, są wtedy zawierane pomiędzy organizacjami. Dodatkowo dokumentami zewnętrznymi są umowy, negocjacje, świadczenia (wypłacane obligatoryjnie na podstawie przepisów prawa), zobowiązania, informacje (w tym także komunikaty), wystąpienia oraz dokumenty archiwalne.

Istnieje kilka czynników tzw. determinantów, dzięki którym praca w danej organizacji wykonywana jest szybko i skutecznie. Do najważniejszych należy właściwy podział zadań

2