3582334098

1. Zasada podziału pracy.

Zasada ta polega przede wszystkim na podzieleniu pracy całościowej na czynności i przekazanie ich do realizacji pracownikom lub zespołom pracowniczym. Przydzieleniu określonych czynności do realizacji musi towarzyszyć przydział ściśle określonych kompetencji do ich realizacji. Nieprzestrzeganie tej zasady prowadzi do „dublowania czynności", do nieporozumień, co do zakresu wykonania zadań i odpowiedzialności za wykonanie tych zadań. Bardzo często zdarza się w praktyce, że sekretarki nie mają jasno sprecyzowanych zadań do wykonania, co powoduje wiele napięć i nieporozumień w biurze.

2.    Zasada planowania i rytmiczności pracy polega na odpowiednim rozłożeniu pracy w czasie i wykonaniu jej z jednakowym natężeniem. Dużą wagę należy przywiązywać do planowania „dnia pracy dyrektora" i na tej podstawie planować własny czas pracy, co wyeliminuje chaotyczność, nerwowość i nadmierny wysiłek.

3.    Harmonia czynności - harmonia w działaniu, to przede wszystkim wzajemne uzgodnienie planowania czynności i takie ich powiązanie, aby jedne wypływały z drugich bez zbędnych przerw w pracy. Biorąc pod uwagę złożoność pracy w sekretariacie, poprawnie opracowany harmonogram może przyczynić się do terminowego wykonania zadań i niedopuszczanie do „spiętrzenia pracy" i wykonywania jej w godzinach nadliczbowych lub wieczorami w domu. Wyniki uzyskane z obserwacji czasu pracy sekretarek niejednokrotnie wykazywały, że czas ich pracy wynosił od 9 do 10 godzin, a w większości było to spowodowane złą organizacją pracy i brakiem harmonii w działaniu.

4.    Zasada porządkowania hierarchicznego, jest ściśle związana z zasadą jednoosobowego kierownictwa i zasadą drogi służbowej. Według tej zasady, w każdej instytucji, powinna być ściśle ustalona wzajemna zależność służbowa pracowników. Każdy pracownik powinien znać swoje miejsce w strukturze organizacyjnej i podlegać bezpośrednio jednemu przełożonemu i od niego też otrzymywać polecenia i jemu przekazywać informacje o stopniu realizacji tych poleceń. Niedocenianie roli sekretariatu było między innymi spowodowane tym, że długie lata sekretariat nie miał właściwego miejsca w strukturze organizacyjnej. Niewłaściwa lokalizacja sekretariatu w hierarchii służbowej, brak określenia jego roli powodowały zatrudnienie osób na stanowisko sekretarki bez odpowiednich kwalifikacji i predyspozycji.

5.    Zasada doboru pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i predyspozycjach jest zasadą, którą można najlepiej określić znanym powiedzeniem „właściwy człowiek na właściwym miejscu". Przy doborze pracowników należy zawsze mieć na uwadze ich wykształcenie, predyspozycje i zamiłowanie do pracy. Ta zasada powinna mieć szczególne zastosowanie przy doborze kandydatek na sekretarki, od której zależy bezpośrednio sprawność pracy dyrektora, a pośrednio i całej firmy.

6.    Zasada nadzoru i kontroli.

Kontrola ma szczególne znaczenie w procesie zarządzania, powinna być wykonywana w czasie trwania pracy, jak i po jej zakończeniu. Przestrzeganie tej