53211

Oprócz tego dział ten spełnia kilka innych obowiązków działając, jako okno na świat przedsiębiorstwa, które dostarcza informacji o każdym nowym produkcie, technologii, materiale czy usłudze. Dział zaopatrzenia powinien również służyć radą w zakresie możliwych do uzyskania cen, dostaw i parametrów produktów podczas prac w działach badawczych, konstrukcyjnych i rozwojowych.

Ponieważ łączny koszt kupowanych materiałów lub usług może stanowić bardzo dużą część ceny zbytu produktów i usług przedsiębiorstwa, zaopatrzenie jest szczególnie ważną wyspecjalizowaną funkcję, której rola nigdy nie powinna być niedoceniana. Próbując zdefiniować zaopatrzenie możemy powiedzieć, że jest to zespół komórek organizacyjnych, którego celem jest zaspokojenie potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa. Natomiast osoby zajmujące się zaopatrzeniem można nazwać służbą zaopatrzenia. Do zadań owych służ należy: ustalenie ilości i wartości potrzebnych materiałów organizowanie dostaw materiałów przez zamówienie i zakup prowadzenie gospodarki materiałowej (przechowywanie i wydawanie)

- sporządzanie sprawozdań z dostaw i rozchodu materiałów

Choć zaopatrzenie jest w sposób oczywisty ważną sferą działalności kierowniczej, to często jest lekceważone zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jak i w sektorze usług. Oddzielenie zaopatrzenia od sprzedaży zostało wszakże zaniechane w wielu dużych organizacjach zajmujących się sprzedażą detaliczną. Właśnie tam stwierdzono, że zaopatrzeniowiec musi być odpowiedzialny za całość „handlowej drogi produktu” - jego wybór, jakość, właściwości techniczne, dostawę, cenę, odbiór techniczny i niezawodność. Jeśli którekolwiek ogniwo tego łańcucha jest nieodpowiednie to obowiązkiem zaopatrzenia jest rozwiązanie tego problemu. Koncepcja ta sprawdza się oczywiście pod w warunkac h handlu detalicznego, gdzie przetwarzanie produktu, pomiędzy zakupem a sprzedażą, występuje w niewielkim stopniu bądź wcale. Pokazuje to jednak potrzebę uwzględniania informacji rynkowej w procesie decyzyjnym dotyczącym zakupów we wszystkich przemysłach.

Funkcja zaopatrzenia, jak każda inna funkcja organizacji, nie może być realizowana efektywnie w izolacji od pozostałych. Idealna struktura organizacyjna do realizacji zaopatrzenia nie istnieje, ponieważ każda organizacja ma specyficzne potrzeby i wymagania. Przy lokalizacji działalności w jednym miejscu powszechnie akceptowane jest prowadzenie całości zaopatrzenia przez jeden dział. Pozwala to uniknąć nieekonomicznie małych ilości zakupów, poirytowania dostawców ze względu na nadmierną ilość kontaktów z przedsiębiorstwem i pełnienie funkcji specjalistycznych przez ludzi bez odpowiedniego przygotowania. W organizacjach rozlokowanych w wielu miejscach, bądź mających w jednym

2