BURZA MÓZGÓW1. WYJAŚNIENIE POJĘCIA

BURZA MÓZGÓW (angielskie brainstorming lub brainstorm session), zwana również twórczą dyskusją, stanowi niekonwencjonalny sposób zespołowego poszukiwania nowych pomysłów dotyczących metod rozwiązywania problemów.

Opracowana w 1936 przez Amerykanina A.Osborne'a. Pierwszy raz zastosowana w 1938. Proces rozwiązywania problemów tą metodą składa się z dwóch typowych czynności intelektualnych: wytwarzania pomysłów, rozwiązania i ich oceny.

Czynności te normalnie przeplatają się ze sobą na zasadzie sprzężenia zwrotnego, przy czym zachodzi tu zjawisko natychmiastowego wartościowania. W burzy mózgów występuje natomiast oddzielenie w czasie procesu tworzenia pomysłów od ich oceny i selekcji, w związku z czym burza mózgów nosi również nazwę metody odroczonego wartościowania.

Myślą przewodnią burzy mózgów jest pobudzanie uczestników sesji (zebrania), aby swobodnie zgłaszali dużą liczbę pomysłów. Wychodzi się tu z podstawowego założenia: duża liczba pomysłów zawiera przynajmniej kilka dobrych. Statystyka dowodzi, że 12-15% zgłoszonych pomysłów ma wartość praktyczną, a pomysły zakwalifikowane do realizacji stanowią 2-3%.

2. PRZEBIEG BURZY MÓZGÓW

1. FAZA PRZYGOTOWAWCZA

• sprecyzowanie problemu

• zebranie i posegregowanie informacji o problemie

• ustalenie składu osobowego zespołu

W skład zespołu w czasie pierwszej sesji powinno wchodzić ok.12 osób, w tym 1/3 stanowić powinni laicy. Nie może być osób pozostających w związkach przełożony-podwładny. Należy zapewnić, aby poziom inteligencji i zdolności komunikacyjnych był jednakowy. Sesja nie powinna trwać dłużej niż godzinę. W drugiej sesji uczestniczą 3 osoby, które znają strategię firmy, potencjał branży i nie są zbyt konserwatywne.

• przygotowanie pomieszczenia i środków materialnych do sesji twórczej

2. FAZA TWORZENIA

• spotkanie nieformalne - stworzenie klimatu dla pracy twórczej

• sesja twórcza: przedstawienie problemu, przypomnienie zasad burzy mózgów, generowanie pomysłów.

• podsumowanie sesji twórczej: przeniesienie pomysłów na specjalne karty, przypisanie im znaków ewidencyjnych.

• ewentualnie uzupełniająca sesja twórcza; zgłaszanie pomysłów powstałych po zakończeniu sesji

3. FAZA OCENY

• ustalanie kryteriów oceny

• analiza i ocena zebranych pomysłów

• wybór pomysłów do szczegółowego rozwinięcia projektowego.

4. PRZEKAZANIE WYBRANYCH POMYSŁÓW do dalszego projektowania przez zespoły projektowe

3. RODZAJE ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH

1. ZESPÓŁ TWÓRCZY - 6 - 15 osób, specjaliści z danej dziedziny

40 -70%, specjaliści z dziedzin pokrewnych

20 - 50%, osoby nie związane z problemem

2. ZESPÓŁ OCENIAJĄCY, którego celem jest analiza i ocena zebranych pomysłów.

W zespole twórczym wyróżnia się następujące funkcje:

1. PRZEWODNICZĄCEGO - jego zadaniem jest przygotowanie:

• spotkania,

• pomieszczenia, w którym odbywa się sesja,

• przedstawienie problemu członkom zespołu,

• prowadzenie sesji twórczej w sposób sprawny i efektywny,

• przypomnienie zasad burzy mózgów oraz pilnowanie przestrzegania ich,

• zachęcanie biernych uczestników do aktywności twórczej np. przez zadawanie pytań stymulujących (np. jak inaczej zastosować, a może coś dostosować, zmniejszyć, zwiększyć, połączyć, zastąpić coś czymś innym, odwrócić itd.). Kryteria pobudzające aktywność twórczą opracował Osborn.

Przewodniczący musi także zastanowić się jakie pytania wprowadzić, by pobudzić członków do aktywności, ale też może sam zgłaszać pomysły.

2. SEKRETARZ - do jego obowiązków należy:

• bieżące notowanie zgłaszanych pomysłów w sposób czytelny dla wszystkich członków zespołu twórczego,

• ewidencjonowanie zgłaszanych pomysłów, tzn. przeniesienie pomysłów z tablic na odpowiednie formularze,

• ewidencjonowanie pomysłów zgłaszanych po sesji twórczej,

• zgłaszanie własnych pomysłów.

3. CZŁONKOWIE - ich zadaniem jest zgłaszanie jak największej liczby pomysłów.

4. NIEKTÓRE Z ODMIAN BURZY MÓZGÓW

TECHNIKA PHILIPS 66

(buzzsession) - odmiana metodyczna . Polega ona na tym, że sześć zespołów pracuje przez 6 minut w osobnych pomieszczeniach, starając się wytworzyć maksymalną liczbę pomysłów na wcześniej określony temat. Po 6 minutach pracy zespoły spotykają się na sesji wspólnej. Przewodniczący przedstawia wyniki pracy swoich zespołów. Tak powstaje lista pomysłów uzupełniana pomysłami powstającymi podczas tworzenia zbiorowego. Cykl pracy w takich zespołach można powtarzać wielokrotnie.

Ilość i jakość pomysłów zależy od właściwie dobranego składu zespołu twórczego a także od warunków pracy zespołów i ich sprawności organizacyjnej. Zespół musi mieć odpowiednie warunki do pracy, a więc muszą być zaspokojone podstawowe potrzeby fizjologiczne ich członków.

TECHNIKA 635

(brainwriting) - odmiana metodyczna. Polega ona na powołaniu zespołu 6-osobowego. Każda osoba dostaje czystą kartkę, siada przy stole i ma w ciągu 5 minut napisać trzy pomysły rozwiązania danego problemu. Po upływie 5 minut formularz przekazywany jest do siedzącego obok członka zespołu celem wpisania kolejnych trzech pomysłów. Procedurę powtarza się, aż do pełnego obrotu formularza.

TECHNIKA MORFOLOGICZNA

(1938-1948) - stworzył ją zamerykanizowany Szwajcar F. Zwicky, służy ona do poszukiwania i osiągania twórczych rozwiązań problemów organizacyjnych i technicznych drogą systematycznej analizy wszystkich możliwych rozwiązań. Znajdowanie rozwiązań przebiega zgodnie z cyklem, składającym się z czterech faz i dziewięciu etapów. W trzeciej fazie buduje się skrzynkę morfologiczną.

1. FAZA (postawienie zadania)

• Określenie dziedziny badań

• Ustalenie granic problemu

• Zdefiniowanie problemu

2. FAZA (analiza)

• Identyfikacja zadań składowych

• Wyznaczenie rozwiązań zadań składowych

3. FAZA (synteza)

• Budowa skrzynki morfologicznej

• Sformułowanie kryteriów oceny rozwiązań

• Redukcja skrzynki

4. Opracowanie wyników

• Czy zredukowana skrzynka stanowi rozwiązanie?

• TAK - opracowanie wyników

• NIE - ustalenie granic problemu…itd.

Burza mózgów w praktyce

1. FAZA PRZYGOTOWAWCZA

1. Problem: poprawa komfortu jazdy tramwajem

2. Zebranie i posegregowanie informacji o problemie:

• powierzchnia jednego wagonu tramwajowego

• ilość miejsc siedzących

• liczba możliwych do otworzenia okien

3. ustalenie składu osobowego:

• pasażerowie

• motorniczowie

• eksperci z działu zarządzania

• inni pracownicy Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji

• osoby w pełni niezwiązane z problemem

1. przygotowanie pomieszczenia i środków materialnych do sesji twórczej

1. FAZA TWORZENIE (sesja twórcza)

Rozwiązania:

001 zwiększenie liczby miejsc siedzących

002 wygodniejsze krzesełka

003 wymienić szyby na uchylne

004 wymienić szyby na przyciemniane

005 klimatyzacja

006 rozbudowa linii tramwajowej

007 wymiana starych wagonów na nowe

008 codzienna dbałość o czystość

009 wyciszenie wagonów np. dźwiękoszczelne szyby

010 częstsze kontrole jakości świadczonych usług

011 zwiększenie powierzchni wagonu

2. FAZA OCENY (synteza)

1. Ustalenie kryterium oceny:

1. koszt wyprowadzenia pomysłu

• bardzo niski - 0,5 pkt

• niski - 1 pkt

• wysoki - 2 pkt

• bardzo wysoki - 3 pkt

2. możliwości techniczne

• nie sprawiające trudności - 1 pkt

• średnio trudne - 2 pkt

• trudny do wykonania - 3 pkt

• niewykonalne - 4 pkt

1. czas wdrożenia tego pomysłu

• do tygodnia - 1 pkt

• do 2-3 tygodni - 2 pkt

• do 1 miesiąca - 3 pkt

• do pół roku - 4 pkt

• powyżej 1 roku - 5 pkt

1. możliwości finansowe

• dobre - 1 pkt

• dostateczne - 2 pkt

• niewystarczające - 3 pkt

1. Analiza i ocena zebranych pomysłów według załączonej skali ocen

SYMBOL ROZWIĄZANIA	KRYTERIA OCENY WEDŁUG SKALI
		Koszt wprowadzenia pomysłu A	Możliwości techniczne B	Czas wdrożenia pomysłu C	Możliwości finansowe D
001	1	3	4	1
002	2	2	4	2
003	1	2	2	2
004	2	2	3	3
005	3	3	3	3
006	3	3	5	3
007	3	4	4	3
008	0,5	1	1	1
009	2	4	4	2
010	0,5	1	1	1
011	3	4	5	3

Tabela 1

1. WYBÓR NAJLEPSZYCH ROZWIĄZAŃ

1. Podsumowanie otrzymanych wyników:

SYMBOL ROZWIĄZANIA	SUMA PUNKTÓW
001	9
002	10
003	7
004	10
005	12
006	14
007	14
008	3,5
009	12
010	3,5
011	15

Tabela 2

2. Wnioski:

• najniższą liczbę 3,5 punktów uzyskały rozwiązania 008 i 009

• drugim najkorzystniejszym rozwiązaniem jest 003 z liczbą 7 punktów

• trzecim w kolejności z liczbą punktów 9 jest rozwiązanie 001

---