65789

Przedstawienie obu stron zagadnienia, czyli argumenty za i przeciw, powinny być prezentowane, wówczas, gdy odbiorcy zajmują przeciwne stanowisko niż to, do którego chcemy ich przekonać, lub gdy są dobrze poinformowani.

Komunikaty, które zawierają ocenę, mogą być zniekształcone wskutek silnego oporu emocjonalnego odbiorcy. Opór ten można próbować zmniejszać:

>    uwzględniając w ocenie zarówno elementy negatywne jak i pozytywne;

>    formułując ocenę tak, żeby skłaniała do konstruktywnych działań;

>    używając sformułowań, które sygnalizują akceptację (samej osoby - nie jej zachowania) i nie sugerują odrzucenia;

>    używając innych sformułowań, które sprzyjają wzbudzeniu u odbiorcy poczucia bezpieczeństwa;

>    zachowując rzeczowość i unikając nieprecyzyjnych zwrotów, dających się rozmaicie interpretować.

Taki sam opór mogą wzbudzić komunikaty, w których odbiorca spodziewa się oceny, nawet jeśli tej oceny nie zawierają. Można temu przeciwdziałać wprowadzając elementy oceny pozytywnej lub w inny sposób wyrażając akceptację odbiorcy.

Oto sformułowanie, które może rodzić poczucie zagrożenia i opór:

„Jesteśmy niezadowoleni z pani postępów w nauce maszynopisania." Łatwiejszy do przyjęcia przeformułowany komunikat :

„Jest pani pracownikiem, na którym nam zależy i dlatego cieszymy się, że podnosi pani swoje kwalifikacje. Potrzebujemy szybko piszącej maszynistki. Jeśli uda się pani osiągnąć do wakacji tempo stu uderzeń na minutę, z nawiązką zaspokoi to nasze oczekiwania.

Organizacja nie może funkcjonować bez systemu komunikacji, gdyż nie istnieje wówczas możliwość oddziaływania grupy na jednostkę ani jednostki na grupę. System komunikowania się jest nie tylko nieodłączną częścią organizacji, ale też warunkiem prawidłowego rozdzielania funkcji decyzyjnych. Wyróżnia się w organizacji trzy główne kierunki przepływu informacji:

•    komunikację „w dół"

•    komunikację „poziomą"

•    komunikację „w górę"