65877

Rozmowa urzędowa (służbowa)

Rozmowy urzędowe prowadzi się dość często za pośrednictwem centrali telefonicznej. Telefonistka zgłaszając podaje nazwę instytucji, a jej główne zadanie sprowadza się do szybkiego i prawidłowego połączenia z odpowiednim numerem. Szybkie połączenie i uprzejmy głoś oddziałują korzystnie na telefonującego. Telefonistka powinna także znać z nazwiska wszystkich ważniejszych pracowników i organizacje firmy.

Rozmowę zaczyna i kończy osoba, która ją zainicjowała, chyba, że względy prestiżowe przemawiają za innym porządkiem.

Zdarza się, że w czasie prowadzenia rozmowy dzwoni drugi telefon. Nie należy podnosić słuchawki, gdyż zgłoszenie się i potwierdzenie „za chwileczkę" zakłóca przebieg rozmowy już rozpoczętej, jej treść słyszy osoba nie powołana, a szybkie zakończenie wymiany zdań powoduje, że sprawa nie zostaje do końca wyjaśniona. Nowo zgłaszającego zmuszamy przy tym do czekania, co bywa dla niego kłopotliwe, a nas może stawiać w niezręcznej sytuacji. Narusza to godność obu rozmówców.