74092

lub też sporządzone przez jednostkę dowody;

•    zbiorcze - służą do dokonania łącznych zapisów zbioni dowodów źródłowych, które muszą być w

dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

•    korygujące - służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub stomowań,

•    zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (np.

„Polecenie księgowania”)

•    rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (a więc

dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i w przepisach -według dozwolonych zasad i kryteriów).

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych (nie dotyczy to operacji, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności).

Dowód powinien być sporządzony w języku polskim. Powinny być rzetelne. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

Nie wolno dokonywać poprawek w dowodach obcych - należy w tym celu wystawić odpowiednią notę korygującą. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Obieg dowodów księgowych powinien być zorganizowany sprawnie. Ustawa nie wskazuje dokładnie sposobu zorganizowania obiegu dokumentacji. W praktyce można jednak wymienić następujące etapy obiegu dokumentacji (dowodów księgowych):

1.    Kontrola wstępna ma na celu wyeliminowanie operacji niewłaściwych niecelowych, nielegalnych.

2.    Segregowanie dowodów - ma na celu wyodrębnienie dokumentów nie podlegających księgowaniu i podzielenie dowodów na grupy rodzajowe, jednorodne z punktu widzenia stosowanej techniki księgowej.

3.    Kontrola dowodów - pod względem:

-    merytorycznym - ustalenie rzetelności danych, celowości, legalności operacji opisanej w dowodzie,

-    formalnym - co do kompletności wymaganych elementów i ich prawidłowości,

-    rachunkowym - sprawdzenie obliczeń arytmetycznych.

4.    Dekretowanie - ustalenie i opisanie na dowodzie sposobu księgowania (nazwy lub symbole cyfrowe kont, ich strony, kwota, data księgowania)

5. Numerowanie - nadawanie kolejnych numerów pod którymi dowody będą księgowane i przechowywane.

6.    Zaksięgowanie operacji na podstawie dowodu.

7. Przechowywanie - archiwizowanie dowodów - okresy przechowywania określa ustawa o rachunkowości.

Ad 3) Plan kont

Na mocy arL 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1)    określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2)    metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,

3)    sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a)    zakładowego planu kont,

b)    wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera -wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe,

2/6