Każdy z tych systemów ma określone ograniczenia np. kupując konkretną książkę
w Merlinie w systemie „on-line”, ale bez kodowego zabezpieczenia przed błędami, możemy otrzymać inną niż zamawiana książkę. Gdyby w takim systemie przekazywać dane do personifikacji dokumentów (paszporty, dowody osobiste) to ilość niepoprawnie wydrukowanych dokumentów byłaby duża. W takim przypadku lepszy okaże się system pośredni „off-line” w którym dane są zweryfikowane, zapisane np. na płytce CD-R i fizycznie ten nośnik danych przewieziony do Departamentu Personifikacji Dokumentów, a to ustrzeże przed błędnym wydrukiem dokumentów.
1.3. Pojęcie informacji
Pojęcie informacji, intuicyjnie oczywiste, nie jest wcale łatwe do zdefiniowania. Jak wiemy informatyka jest nauką o przetwarzaniu informacji zwłaszcza przy użyciu automatycznych środków pomocniczych. Pojawia się więc pojęcie informacji. Jak je zdefiniować pamiętając, że problem przesyłania i przetwarzania informacji jako dziedzina zainteresowań sięga bardzo dawnych czasów. Jednak w ciągu kilkudziesięciu lat problem ten pozostawał w cieniu problemów przesyłania i przetwarzania energii. Powstała cała dziedzina nauki traktująca o informacji, teoria informacji. Z punktu widzenia Teorii Organizacji i Kierowania (Zarządzania) Informacją nazywamy wszystko to, co służy bardziej sprawnemu, bardziej celowemu działaniu. Czyli w tym rozumieniu informacją mogą być np. pomiary, obserwacje, dane liczbowe, obrazy itp. To co jest informacją z punktu widzenia jednej celowej działalności człowieka z punktu widzenia innej celowej działalności może nie mieć takiego znaczenia. Jeśli na przykład, odbiorca informacji nie jest szyprem kutra rybackiego to