5172654150

główne kategorie pism. Halina Fuchsel do pierwszej z nich zalicza tzw. ,,pisma typowe” czyli takie, które bezpośrednią zw iązane są z handlem, przygotowywane na standardowych formularzach tj. pokwitowania. Natomiast drugie to tzw. ,pisma indywidualne” czyli przygotowywane osobno, specjalnie dla każdej sprawy na odpowiednich druczkach.¹' Korespondencja wiąże się także z sytuacjami nieprzyjemnymi, trudnościami w wykonaniu jakichś czynności.¹⁰

Korespondencja handlowa składa się z czterech kroków (etapów, faz) transakcji. Pierwszym, który wymienia Halina Fuchsel są pisma, w których zawarta jest sugestia, gdzie umieszczona jest treść prezentująca oraz nakłaniająca do zakupu. Drugim etapem jest zadeklarowanie chęci zakupu lub inaczej zobowiązanie się do zakupu bądź ewentualne go odwołanie. Trzecim pisma związane dostarczeniem zamówienia, czwartym i ostatnim zaś pisma, które sprawdzają prawidłowość dostaw lub jej brak."

Z sugestią sprzedaży wiążą się następujące pisma: „list reklamowy, zapytania ofertowe oraz oferta”. Ze zobowiązaniem zakupu związana jest „umowa o dostawę, zamówienie, anulowanie zamówienia’'. Do pism mających charakter powiadamiający zalicza się „awizo, specyfikacją („spis towarów ”), fakturą, dowódprzyjącia towaru, protokół przyjęcia towaruJeśli chodzi o pisma związane z kontrolą dostaw, to wyróżnia się reklamację wraz z odpowiedzią na nią.¹²

Innym standardowym rozróżnieniem korespondencji handlowej są zapytania ofertowe, oferty, zamówienia oraz potwierdzenia. Jolanta Ćwiklińska wymienia trzy kategorie listów, jeśli chodzi o ich cechę szczególną, treść merytoryczną oraz oddziaływanie na czytelnika. Pierwszy gatunek to listy, które zawierają przyjemne wiadomości tj. listy o tematyce prezentującej produkt lub usługę. Drugi gatunek to listy, które zawierają nieprzyjemne wiadomości tj. różnego rodzaju odmowy. Trzeci gatunek to listy, których celem jest namówienie odbiorcy do konkretnego działania bądź odpowiedzi tj. „artykuły promocyjne bądź reklamowe”.^13 9 H. Fuchsel, op. cit., s. 71

¹⁰1. Maitland, Listy i oferty handlowe, Helion, Gliwice 2004, s. 49

¹¹    H. Fuchsel, op. cit., ss. 71-75

¹²    Ibidem

¹³    M. Neyman (Red), Komunikacja i kultura Biznesu w Europie, wyd. Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Kuźmińskiego, Warszawa 2005, ss. 47-53.

95