8476758555

272 ARTYKUŁY

Przystąpienie do retrokonwersji musi poprzedzać: określenie jej celu, określenie wielkości i stopnia niepowtarzalności zbiorów, o których informacje chce się poddawać retrokonwersji, decyzja o sposobie przeprowadzenia retrokonwersji (tzn. czy retrokonwersja będzie przeprowadzona przy zaangażowaniu wyłącznie własnych pracowników, czy zlecone instytucji specjalizującej się w takich usługach), sporządzenie kosztorysu oraz planu przeprowadzenia retrokonwersji.

Przygotowanie informacji o księgozbiorze do retrokonwersji obejmuje wiele czynności i decyzji.

Zasięg retrokonwersji wynika z założonych jej celów, a jest ograniczony jedynie przez fundusze oraz możliwości kadrowe biblioteki. Nie należy wychodzić z założenia, że jeden projekt retrokonwersji obejmuje całość informacji o zbiorach. Gdyby jednak zdecydowano, że pewna część pozycji katalogowych nie podlega retrokonwersji, trzeba pamiętać, że odpowiadająca jej część księgozbioru zostanie pozbawiona udziału w korzyściach płynących z automatyzacji

Retrokonwersji poddaje się przede wszystkim informacje o księgozbiorze najczęściej wykorzystywanym. Zadaniem biblioteki jest ustalenie takich kryteriów selekcji księgozbioru, aby w pełni odpowiadały celom retrokonwersji (np. według dziedzin, lokalizacji w księgozbiorze podręcznym lub określonych magazynach, języka dokumentu, daty publikacji, formy wydawniczej itd.).

Przygotowując się do retrokonwersji, trzeba dysponować inwentarzem lub innym spisem jednostek przeznaczonych do retrokonwersji, aby w pełni móc przewidzieć, ile czasu zajmie ten proces oraz monitorować jego postępy.

Następną czynnością jest ustalenie źródeł, na podstawie których dokona się retrokonwersji. Są nimi zwykle katalogi kartkowe. Starannie kontroluje się, czy informacje znajdujące się na kartach katalogowych wystarczają do przeprowadzenia retrokonwersji. Karty katalogowe bada się po kątem przyszłego tworzenia kluczy wyszukiwawczych budowanych z informacji bibliograficznych (ISBN, ISSN, tytuł, nazwa autora, rok wydania, nazwa miejsca wydania i wydawnictwo itd.) oraz ze względu na obecność sygnatur i innych lokalnych informacji, które mają znaleźć się w formacie maszynowym. Jeżeli zamierza się w trakcie retrokonwersji wprowadzić do każdego rekordu własną charakterystykę rzeczową, to przedtem podaje się ją na każdej karcie katalogowej.

Informacje z kart katalogowych służą do budowania kluczy wyszukiwawczych, według których można odnaleźć właściwe rekordy bibliograficzne w wybranych bazach. Należy unikać lub przynajmniej ograniczać przejmowanie informacji z kart katalogowych dla maszynowego opisu dokumentów (przepisywania). Tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy pozycja katalogowa nie wystarcza do zbudowania klucza wyszukiwawczego odróżniającego dokument od innych w bazie, sięga się do oryginalnych dokumentów.

W ramach prac przygotowawczych również rozstrzyga się, czy i na którym etapie retrokonwersji będzie się dokonywać kontroli zgodności rekordów