5673850330

W obecnych czasach nie wyobrażam sobie funkcjonowania firmy bez elementów zarządzania projektami. | piotr szczepka

Słowo .projekt" na dobre zadomowiło się wjęzyku polskim. To prawdopodobnie jeden z najbardziej modnych i najczęściej używanych terminów. Nad projektami pracują artyści, politycy, pracownicy biurowi oraz właśnie finansiści. Co ważne, do niedawna rzeczownik.projekt'zgodnie z łacińską etymologią (projectus oznacza.wysuniętego do przodu") dotyczył wstępnej wersji czegoś większego, modelu bądź zarysu. Dzisiaj zakres semantyczny tego pojęcia bliższy jest angielskiemu terminowi project, który ma inny odpowiednik w języku polskim, a jest nim słowo.przedsięwzięcie".

Działalność posiadająca cechy projektu towarzyszyła ludzkości od początku. Już w starożytności można wyróżnić etapy, które przypominają współcześnie stosowane metody i techniki zarządzania projektem, takie jak tworzenie planów, organizowanie prac, czy też kontrola realizacji projektu. Jednakże dopiero w drugiej połowie XX wieku zaczęto podchodzić do przedsięwzięć w sposób świadomy i zaplanowany. Od tego czasu znaczenie zarządzania projektami sukcesywnie rosło - na początku w sferze wojskowej (co ciekawe, pierwsze dedykowane projektom metody planowania zostały opracowane w 1942 roku w trakcie amerykańskiego projektu Manhattan, dotyczącego budowy bomby atomowej) i sektorze publicznym, by później na stałe zaistnieć w dzialalnośćci komercyjnej przedsiębiorstw. Lata 70. to prawdziwy renesans technik związanych z tym obszarem metodycznym. W1969 roku powstaje Project Management Institute (PMI), organizacja non-profit, która promuje ideę zarządzania projektami i profesję kierowników projektu, a cztery lata wcześniej - International Management Systems Association (IMSA), znana obecnie pod nazwą International Project Management Association, Jako pierwsze międzynarodowe stowarzyszenia zrzeszające managerów projektu mają one znaczny wkład w starania o uznanie zarządzania projektem za dziedzinę naukową.

Nowe podejście

w zarządzaniu

W latach 70. XX wieku odkryto, że osoba, która zarządza projektami, powinna posiadać całkiem odmienne kompetencje od managerów funkcjonalnych. Dwadzieścia lat później Project Manager stał się odrębnym zawodem, zwłaszcza w branżach stawiających na innowacyjne rozwiązania technologiczne, a dziedzina zarządzania projektami - de facto dziedziną naukową. W1987 roku powstał pierwszy profesjonalny podręcznik .A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (zazwyczaj stosuje się jego skróconą nazwę PMBOK Guide) - zbiór najlepszych standardów i rozwiązań w obszarze zarządzania projektami.

Lata 90. to doprecyzowanie paradygmatu w dziedzinie project monagement. Wprowadzono wiele nowych metod i technik, polegających m.in. na precyzyjnym określeniu zależności pomiędzy zadaniami, położono większy nacisk na zarządzanie jakością i ryzykiem oraz - co można uznać za najważniejszą modyfikację - zauważono, że najważniejszym ogniwem projektu są właśnie ludzie. Pod koniec ubiegłego wieku teorię zarządzania projektami zaczęto

zatem wzbogacać o aspekty personalne i kulturowe.

Zarządzanie projektami zrobiło do tej pory zawrotną karierę w dużych, międzynarodowych organizacjach, a uogólnienie tych doświadczeń pozwoliło na wypracowanie standardów i metodyk, takich jak PMI, PRINCE2 czy IPMA.

Trochę teorii

Zasadniczo projekt charakteryzuje się czterema cechami, a są nimi unikalność, ograniczoność w czasie, koszt oraz celowość. Cechy te odróżniają projekt od działalności operacyjnej firmy (tzw. business as usual). Dlatego też przy takich przedsięwzięciach nie sprawdzają się operacyjne metody zarządzania. Już na samym początku planowania projektu bardzo ważnym etapem jest określenie jego celu. W tym przypadku stosuje się bardzo popularną mnemotechniczną regułę SMART, która dotyczy następujących pojęć zaczerpniętych z języka angielskiego: specific (S) - szczegółowy, measurable (M) -mierzalny, achievable (A) - osiągalny, realistic (R) - realistyczny oraz time-bound - określony w czasie. Ta ostatnia cecha wiąże się bezpośrednio cyklem życia projektu, w ramach którego najczęściej wyróżnia się cztery etapy, a są nimi:

Definiowanie projektu - obejmuje trzy pomniejsze fazy, czyli inicjowanie, definiowanie i tworzenie zespołu projektowego. Do głównych obowiązków kierownika projektu należy określenie wymagań oraz głównego celu, jaki ma osiągnąć zespól projektowy.

Planowanie - to najistotniejszy etap, ponieważ poprawne zaplanowanie czynności pozwala zredukować ryzyko marnotrawienia czasu w trakcie ich wykonywania. Poza strukturą oraz harmonogramem bardzo istotne jest również określenie zasobów projektu.

Wykonanie planu projektu - dotyczy bezpośrednio delegacji uprawnień, czyli przypisaniu zadań poszczególnym członkom zespołu, oraz określeniu środków finansowych (budżetowanie).

Zamknięcie projektu - to formalna procedura przeprowadzana po osiągnięciu zaplanowanych rezultatów, która swoim zasięgiem obejmuje stworzenie sprawozdania zawierającego informacje na potrzeby planowania i realizacji projektów w przyszłości. W każdym projekcie poza osobą Project Managera pojawia się wielu udziałowców (stakeholders). Są nimi nie tylko członkowie zespołu pełniący określone role, ale również klienci (użytkownicy mający wpływ na kształt procesu, usługi lub produktu) oraz sponsorzy. Zgodnie z nomenklaturą Business Anaiysis Body of Knowledge (BABOK) możemy ich zdefiniować następująco:

Sponsor - odpowiada za projekt na poziomie zarządczym, czyli m.in. za zasoby, oraz pozyskuje fundusz.

Specjalista QA - coraz popularniejsze stanowisko w centrach nowoczesnych usług biznesowych. Specjalista, który wspiera m.in. pracę specjalistów process improvement. Odpowiedzialny za opracowanie, wdrożenie i nadzór standardów dotyczących zapewnienia jakości w różnych etapach trwania projektu.

Właściciel - definiuje i akceptuje zakres projektu oraz upewnia się, że pasuje on do strategii biznesowej.

Ekspert dziedzinowy - osoba dostarczająca ekspertyz w określonej dziedzinie biznesu. Ekspert wspiera definiowanie oraz akceptację wymagań funkcjonalnych projektu.