3218343432

Po zakończeniu fazy planowania projektu następuje faza realizacji projektu, która rozpoczyna się spotkaniem inicjującym, podczas którego członkowie zespołu poznają się nawzajem. Celem spotkania inicjującego jest rozpoczęcie prac nad projektem. Spotkanie inicjujące składa się z dwóch części:

1.    części prowadzonej przez sponsora, w czasie której sponsor omawia projekt, wyjaśnia powody jego realizacji, cel i wartość biznesową, jaką uda się uzyskać dzięki projektowi,

2.    części prowadzonej przez menedżera projektu, mającej charakter sesji roboczej z udziałem całego zespołu, na którą składają się następujące kwestie:

-    zapoznanie członków zespołu, przedstawienie każdego z nich przez menedżera projektu,

-    zdefiniowanie projektu, a więc dokładne zapoznanie wszystkich członków zespołu z całą dokumentacją projektu,

-    omówienie planu projektu w celu zaakceptowania go przez wszystkich członków zespołu,

-    finalizacja harmonogramu projektu, spełniającego wymagania klienta,

-    przygotowanie pakietów roboczych dla każdego zadania znajdującego się na ścieżce krytycznej, mogącego nie zostać zrealizowanym, charakteryzującego się dużą zmiennością czasu trwania, wymagającego zastosowania rzadkich zasobów.

Niezbędnym zadaniem mającym na celu skuteczną realizację projektu jest ustalenie zasad pracy w zespole i ich akceptacja. Zasady pracy powinny obejmować następujące kwestie: sposób pracy zespołu, podejmowania decyzji, rozwiązywania konfliktów¹'⁶¹, raportowania o postępach prac oraz metody podejmowania bieżących decyzji administracyjnych.

W zarządzaniu projektem należ)' liczyć się z częstą zmianą zakresu projektu, na wniosek zarówno klientów, jak i członków zespołu projektowego. Z tego względu niezbędne jest również zarządzanie zmianami zakresu projektu, które umożliwi właściwe postępowanie z oczekiwanymi i nieoczekiwanymi wnioskami o zmianę zakresu.

Determinantą sukcesu projektu jest również stworzenie sprawnego i skutecznego systemu komunikacji. W ramach systemu komunikacji należy zapewnić przepływ odpowiednich informacji w odpowiednim czasie do odpowiednich członków zespołu. Zadaniem menedżera projektu jest rozpoznanie potrzeb komunikacji w zespole oraz zagwarantowanie otrzymania właściwych komunikatów właściwym członkom zespołu we właściwym czasie. Znaczącym czynnikiem w systemie komunikacji [ 16] Więcej na temat rozwiązywania konfliktów w Diekow S„ Scltroder J.-P., Skuteczne Realizowanie Projektów, BC Edukacja 2009.