Pytania na ćwiczenia nr 2 z przedmiotu Zachowania organizacyjne

TEMAT: Formalizacja

฀ Jakie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne mają wpływ na poziom optymalnej formalizacji przedsiębiorstwa?

฀ rodzaj działalno ci( ujednolicenie postępowania pracowników organizacji w dużej skali i/lub w

warunkach rozproszenia terytorialnego)

฀ waga i znaczenie celów organizacji (konkretne cele wymagają narzucenia okre lonych wymagań np. co

do terminu wykonania a więc i sposobu i szybko ci pracy)

฀ technologie (ograniczenia dowolno ci zachowania się członków organizacji np. technologia atomowa,

prace badawcze)

฀ kwalifikacje i umiejętno ci ludzi (w przypadku niskich kwalifikacji konieczno ć większej formalizacji)

฀ sytuacja ekonomiczna

฀ otoczenie (a w zasadzie jego zmienno ć- mało zmienne otoczenie to większa formalizacja)

฀ W jakich organizacjach w szczególności istnieje potrzeba zastosowania formalizacji, a w jakich może się ona

okazać zbędna?

฀ Formalizacja pracy rutynowej, na którą składa się wiele powtarzalnych czynno ci, jest możliwa i celowa,

natomiast w sytuacji ciągle zmieniających się oraz nieokre lonych zadań, wymagających od realizatora

kreatywnego podej cia, zbyt daleko posunięta formalizacja będzie antysprawno ciow.

฀ Wysoki poziom formalizacji:-mało zmienne otoczenie, powtarzalno ć, rutynowe procesy pracy, wymaga

to małej inwencji kierownika-konieczno ć ujednolicenia postępowania uczestników org. w dużej skali i

w warunkach rozproszenia terytorialnego, np. wojsko, administracja państwowa, kolej.-wymagania
technologii-

ograniczona dowolno ć zachowania się członków org. (technologia atomowa, prace

badawcze, np. nad szczepionkami)-

niskie kwalifikacje pracowników (uczestników org.)

฀ niski poziom formalizacji:-złożone, zmienne otoczenie, które wymaga elastycznego i indywidualnego

reagowania i postępowania.-nie rutynowe technologie zmieniające się stosownie do zmiany zadań-

wysokie kwalifikacje i aktywna postawa pracowników

฀ Po co potrzebna jest formalizacja w organizacji?

฀ umożliwia ustalenie wpływu poszczególnych pracowników na wyniki osiągane przez organizację,

฀ wprowadza ład do stosunków wewnątrz organizacji, umożliwia więc sprawniejszą koordynację i

normalizację pracy

฀ pozwala na bardziej prawidłową standaryzację zachowań, ro nie zatem pewno ć, poczucie

bezpieczeństwa pracowników, szczególnie w kwestiach dla nich istotnych, np. pewno ć zatrudnienia

reguluje płacowe, sytuacja socjalna, zakresy czynno ci i obowiązków itd.

฀ zmniejsza napięcia w stosunkach między pracownikami

฀ skraca okres przygotowania do działania (do decyzji), umożliwia więc wzrost szybko ci i sprawno ci

decydowania

฀ wpływa na bardziej prawidłowy rozdział zadań, sprawiedliwsze zarządzanie kadrami, umożliwia też

normalizację i warto ciowanie pracy.

฀ Jaka jest zależność pomiędzy ukierunkowaniem na innowacyjność i ukierunkowaniem na redukcję kosztów,

a poziomem formalizacji?

฀ Innowacyjność vs. formalizacja- Innowacyjno ć wiąże się z wprowadzeniem czego nowego,

nowatorskiego. Zbyt duża formalizacja w organizacji ogranicza kreatywno ć i swobodę działania
pracowników a także, poprzez narzucanie konkretnych zachowań, które nie zawsze nadążają za
zmieniającym się otoczeniem , sprawiają, że organizacja jako cało ć staje się mniej elastyczna a co za
tym idzie-

ma większe trudno ci z dopasowaniem do zachodzących zmian. Jednakże aby pozwolić

pracownikom na taką swobodę, która umożliwi im bardziej kreatywne i twórcze my lenie trzeba mieć
pewno ć, że są wystarczająco kompetentni i posiadają wymagane kwalifikacje.

฀ Redukcja kosztów vs. formalizacja-Formalizacja umożliwia ustalenie wpływu poszczególnych

pracowników na wyniki osiągane przez organizację, a więc w łatwy i przejrzysty sposób ukazuje, który

pracownik przynosi zyski, który straty, którego należy wymienić lub podnie ć jego kwalifikacje. Każdy z

pracowników ma jasno okre lone zadania i cele do osiągnięcia a przedsiębiorca pewno ć, że każdy z

niezbędnych dla danej sytuacji elementów zostanie wykonany. Formalizacja skraca okres przygotowania

do działania, umożliwia więc wzrost szybko ci i sprawno ci decydowania a jak powszechnie wiadomo,

czas to pieniądz.

฀ Jakie zachowania uczestników mogą być regulowane przez wzmocnienie formalizacji?

฀ Formalizacja okre la zachowania pracowników zarówno pod kątem wykonywanej przez nich pracy jak i

konkretnych zachowań, np. wobec pozostałych pracowników. Okre la swobodę członków organizacji co
do zachowania, ubioru, sposobu wykonywania pracy oraz czasu i miejsca w jakim ma być zrobiona.

฀ Miejsce, zakres działania, uprawnienia, odpowiedzialno ć i sposób postępowania członków organizacji.

฀ Jakie mogą być negatywne skutki zastosowania formalizacji?

฀ przepisy formalne dostosowane są najczę ciej do sytuacjiŚ typowych, przeciętnych poza swoją regulacją,

pozostając więc coraz częstsze przypadki sytuacji nietypowych, co może powodować np. zaniedbywanie

czę ci klientów

฀ niekiedy przepisy formalne próbują regulować cało ć sytuacji nietypowych, co w praktyce jest w

zasadzie niewykonalne,

฀ im więcej przepisów formalnych, tym mniejsza jest szansa na działania twórcze, kreatywne,

innowacyjne. Podobnie tworzy się zjawisko biurokracji, a pracownik ma mniejsze możliwo ci my lenia i
rozwoju.

฀ innowacyjno ć zachowań organizacyjnych ograniczona do minimum

฀ przewaga formy nad tre cią (straty czasu)

฀ zdolno ć adaptacyjna organizacji ograniczona jest do minimum

฀ błędne koło biurokracji (zawężanie reguł w stosunku do nowych sytuacji)

฀ Co należy uwzględnić przy wyznaczaniu „optimum formalizacji”?

฀ zakres reguł organizacyjnych

฀ kwalifikacje pracowników

฀ wymagania technologii/możliwo ć (lub jej brak) wykazywania się przez pracowników kreatywno cią

฀ zmienno ć otoczenia/możliwo ć dostosowania się organizacji do zmieniających się warunków

฀ Aby osiągnąć OF należy także wziąć pod uwagę następujące kosztyŚ

฀ Koszty procesu formalizowania- racjonalnie prowadzony proces formalizacji wymaga okre lenia

hipotetycznych sytuacji, w których znaleźć się może działający i trafnego wskazania sposobu
zacho

wania się adresata normy w tych hipotetycznych sytuacjach co wymaga często

przeprowadzenia rozległych badań

฀ Koszty opracowania i funkcjonowania systemu pobudzania adresatów przepisu formalnego do

działań zgodnych z dyspozycją zawartą we wzorcach. Koszty funkcjonowania tego systemu będą
zależne od poziomu dysproporcji między wskazaniami zawartymi w normie a poglądami adresata na
najwła ciwszy sposób jego zachowania się w danej sytuacji, co wymaga niekiedy uruchomienia
systemu kontroli który bywa do ć drogi.

฀ Ujemne skutki wpływu przepisów formalnych na motywację i zachowanie człowieka w organizacji

oraz obniżenie poziomu elastyczno ci funkcjonowania organizacji, co ma swoje źródło w cechach
przepisu organizacyjnego. Jako norma przepis wyznacza poziom reali

zacji zadań albo też okre la

pożądany sposób zachowania się członka organizacji musi być więc tak skonstruowany aby mógł

być przestrzegany i umożliwiał działanie najmniej sprawnemu potencjalnemu adresatowi wzorca w
warunkach, które są uznawane za normalne. ( im większa szczegółowo ć tym lepiej ale tym większe
koszta utworzenia przepisów)

฀ Dlaczego członkowie organizacji nie przestrzegają obowiązujących wzorców formalnych i jakie zasad

powinny być przyjęte przy tworzeniu tych wzorców, aby zapewnić ich przestrzeganie w jak największym
zakresie?

฀

WIADOMEŚ powstają warunki uniemożliwiające działanie zgodnie z wymaganiami formalnymi

฀ działający jest przekonany, że sposób nieformalny jest lepszy/wygodniejszy/łatwiejszy/korzystniejszy

฀ ma miejsce konflikt interesów działającego i twórcy normy

฀ istnieje niski poziom poszanowania norm i zasad przez członków organizacji

฀ NIE WIADOMEŚ nieznajomo ć wzorców

฀ niewła ciwe ich zrozumienie ze względu na ich niejasno ć lub nieprecyzyjno ć

฀ Zasady, których należy przestrzegać przy tworzeniu wzorów, aby zapewnić ich przestrzeganie w jak

największym zakresie to przede wszystkim taki ich zapis, aby dla każdego z członków organizacji był on
zrozumiały i jasno okre lał zadania,zachowania oraz cele, których wykonanie zostaje mu powierzone.
Aby ograniczyć ilo ć odstępstw od norm do minimum można by także wprowadzić kary za
nieprzestrzeganie wymagań.