©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Zarządzanie kapitałem ludzkim (human

resources) – wykład

Dokumentacja pracownicza

Agnieszka Piasecka

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Przykładowy wykaz spraw kadrowych:

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić akta osobowe
zatrudnionych pracowników na podstawie przepisu art. 298
KP i wydanego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. 62/96, poz. 286).

§ 6 ust. 1 Rozporządzenia – pracodawca zakłada i prowadzi
akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika.

Obowiązek ten ciąży na pracodawcy, który zatrudnia co
najmniej jednego pracownika na podstawie stosunku pracy.

Żaden pracodawca nie jest zwolniony z obowiązku
prowadzenia akt osobowych.

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Przy prowadzeniu akt osobowych pracodawca powinien
przestrzegać następujących zasad:

1. Akta osobowe zakłada się i prowadzi oddzielnie dla każdego

pracownika.

2. Dokumenty w aktach osobowych grupuje się w trzech

wyodrębnionych częściach, oznaczonych literami A, B i C,
przy czym:

w części A grupuje się dokumenty składane przed podjęciem
zatrudnienia (w związku z ubieganiem się o zatrudnienie),

w części B grupuje się dokumenty dotyczące nawiązania
stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

w części C grupuje się dokumenty związane z ustaniem
zatrudnienia.

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Przy prowadzeniu akt osobowych pracodawca powinien
przestrzegać następujących zasad:

3. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt

osobowych

powinny

być

ułożone

w

porządku

chronologicznym oraz ponumerowane. Ponadto części akt
osobowych powinny rozpoczynać się wykazem znajdujących
się tam dokumentów.

4. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika

odpisy lub kopie składanych dokumentów, po stwierdzeniu
zgodności z oryginałami, które może żądać od pracownika
tylko do wglądu.

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części A akt osobowych powinny znajdować się:

1. wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą

fotografii,

2. świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy,

3. dokumenty

potwierdzające

kwalifikacje

zawodowe,

wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa,
dyplomy, zaświadczenia – ukończonych szkół, kursów lub
szkoleń),

4. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do

pracy na określonym stanowisku,

5. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika

z odrębnych przepisów (dotyczące m.in. posiadanych
uprawnień do wykonywania danego zawodu)

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części A akt osobowych mogą znajdować się:

1(6).

dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności,

doświadczenie i osiągnięcia zawodowe,

2(7).

świadectwa

pracy

z

poprzednich

miejsc

pracy

(niezbędne do ustalenia stażu pracy m.in. do wymiaru
urlopu wypoczynkowego),

3(8).

dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze

szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. do
wyższego wymiaru urlopu).

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części B akt osobowych powinny znajdować się:

1. umowa o pracę a także zakres obowiązków, uprawnień

i odpowiedzialności,

2. pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika

z przepisami obowiązującymi na danym stanowisku pracy,
w tym z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami
i zasadami dotyczącymi BHP, a także zakresem informacji
objętych tajemnicą (państwową, służbową),

3. pisemne potwierdzenie odbioru legitymacji służbowej,

przepustki

albo

innego

dokumentu

upoważniającego

pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy,

4. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia

z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się,

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części B akt osobowych powinny znajdować się:

5. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika

kwalifikacji zawodowych,

6. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody

lub wyróżnienia oraz wymierzenia kary porządkowej
(upomnienia, nagany lub kary pieniężnej),

7. pisma

dotyczące

udzielenia

pracownikowi

urlopu

wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

8. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi

badaniami okresowymi lub kontrolnymi,

9. umowa o zakazie konkurencji,

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części B akt osobowych powinny znajdować się:

10.korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową

organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku
pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą
organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy
ze stosunku pracy,

11.informacje dotyczące wykonywania przez pracownika

powszechnego obowiązku obrony,

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części B akt osobowych mogą znajdować się:

1(12). upoważnienie pracownika do wystawiania i/lub odbioru

faktur VAT, faktur korygujących i not korygujących,

2(13). odpisy udzielonych pełnomocnictw i upoważnień do

wykonywania określonych czynności prawnych (również
udzielonej prokury),

3(14). pisemne potwierdzenie odbioru regulaminów i instrukcji

wewnętrznych,

4(15). karty

urlopu

wypoczynkowego,

jeżeli

nie

są

przechowywane oddzielnie w dokumentacji urlopowej,

5(16). karty urlopów i zwolnień od pracy – nie wymienione

wyżej (np. karta urlopu macierzyńskiego, rehabilitacyjnego,
zdrowotnego), jeżeli nie są oddzielnie przechowywane.

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części C akt osobowych powinny znajdować się:

1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy

o pracę,

2. kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

3. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem

wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym
postępowaniem egzekucyjnym,

4. umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku

pracy,

jeżeli

pracodawca

zawarł

taką

umowę

z pracownikiem,

5. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi

badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

W części C akt osobowych mogą znajdować się:

1(6).

kopie wydanych byłemu pracownikowi zaświadczeń

i informacji z okresu zatrudnienia (np. dotyczących spraw
emerytalno – rentowych),

2(7).

korespondencja z byłym pracownikiem (np. dotycząca

rozliczeń finansowych, złożenia wyjaśnień).

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Dodatkowe sugestie:

Zawartość akt osobowych może być wzbogacona o inne
dokumenty i ewidencje, zwłaszcza w tych sprawach, które
są

wymagane

w

świetle

przepisów

podatkowych,

ubezpieczeniowych, księgowych i innych, a także które są
potrzebne

pracodawcy

do

celów

analitycznych

lub

statystycznych.

Mogą to być np.: karty ewidencji czasu pracy, karty
wynagrodzeń i pobranych zaliczek na podatek dochodowy,
ewidencja wyposażenia pracownika, ewidencja świadczeń
socjalnych.

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Kategorie archiwalne akt kadrowych:

Kategoria A - oznaczamy akta o wartości historycznej.
Dokumenty tej kategorii przechowujemy wieczyście. W tej
kategorii archiwalnej mieszczą się m.in.: akta założycielskie
przedsiębiorstwa, dokumentacja struktury organizacyjnej,
sprawozdania

roczne,

protokoły

i

decyzje

organów

przedsiębiorstwa, bilanse roczne.

Kategoria B – oznaczamy akta o wartości użytkowej, a więc
potrzebne

do

określonych

celów

(np.

do

kontroli

podatkowej, do celów emerytalno – rentowych). Liczba przy
kategorii B określa okres przechowywania akt, np. B-5.
Długotrwale przechowuje się akta osobowe i płacowe – aż
50 lat. Kategoria archiwalna B-50.

©

A

g

n

ie

sz

k

a

P

ia

se

c

k

a

Podstawy prawa pracy

Kategorie archiwalne akt kadrowych:

Kategoria BE – oznaczamy akta, które po ustalonym czasie
poddawane są ekspertyzie co do dalszej przydatności. Przy
tej kategorii podajemy liczbę lat, po upływie których
przekazuje się akta do ekspertyzy, np. BE-5.

Kategoria BX – oznaczamy akta, które z różnych przyczyn
nie

możemy

zakwalifikować

do

właściwej

kategorii

archiwalnej. Kategorię archiwalna ustalamy dla nich
z pewnym opóźnieniem.

Kategoria Bc – oznaczamy akta niearchiwalne, podlegające
przechowywaniu na bieżąco, do czasu utraty ich ważności
jako dowodów. Do tej kategorii zaliczamy np. pomocnicze
zestawienia, wykazy, wnioski, podania, notatki służbowe itd.