4FLSFUBSLB















1SBDPXOJDZ
CJVSPXJ





2

Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej

w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej

Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich, projekt „Opracowanie i upowszechnienie krajowych
standardów kwalifikacji zawodowych”.

KRAJOWY STANDARD KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH

Sekretarka (411101)

Autorzy

–

mgr Donata Andrzejczak

Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych nr 5, Łódź

–

mgr Beata Rzeźnik

Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych nr 5, Łódź

Konsultant ds. metodologii

–

mgr Bożena Miazek

Studex Poland Ltd. Sp. z o.o., Łódź

Recenzenci

–

dr Radosław Knap
Szkoła Wyższa Pawła Włodkowica, Płock

–

mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa
Zespół Szkół nr 1 im. J.St. Cezaka, Zgierz

Ewaluatorzy zewnętrzni

–

mgr Teresa Bogusławska

Zespół Szkół nr 1 im. J.St. Cezaka, Zgierz

–

mgr Mariola Orlińska

„IMPALL” Sp. z o.o., Łódź

–

mgr Zofia Sepkowska

PTE, Oddział Łódź

Komisja zatwierdzająca

–

mgr Mirosław Janicki

PTE,

Łódź

–

mgr Elżbieta Czarnul

Wojewódzki

Urząd Pracy, Łódź

–

mgr Kazimierz Jurak

P.P.H.U. FEDRA, Łódź

–

mgr Anna Mozalewska

Stowarzyszenie

Księgowych w Polsce, Oddział Łódź

–

mgr Michał Szalewski

Zespół Szkół nr 1, Zgierz

© Copyright by Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, 2007
ISBN 978-83-7204-503-4 [135]

Wydawnictwo Instytutu Technologii Eksploatacji – PIB
26-600 Radom, ul. K. Pułaskiego 6/10, tel. [phone], fax [phone]
e-mail: [e-mail] http://www.itee.radom.pl

3

SPIS TREŚCI

Wstęp

................................................................................................................ 4

1.

Podstawy prawne wykonywania zawodu .................................................. 9

2.

Syntetyczny opis zawodu .......................................................................... 10

3. Stanowiska

pracy

...................................................................................... 11

4. Zadania

zawodowe .................................................................................... 11

5.

Składowe kwalifikacji zawodowych......................................................... 12

6. Korelacja

między zadaniami zawodowymi

a składowymi kwalifikacji zawodowych.................................................. 12

7. Kwalifikacje

ponadzawodowe .................................................................. 12

8.

Specyfikacja kwalifikacji ogólnozawodowych, podstawowych
i specjalistycznych dla zawodu ................................................................. 14

4

Wstęp

Gospodarka oparta na wiedzy i współczesny rynek pracy potrzebują instru-

mentów wspierających rozwój zasobów ludzkich. W związku z tym duże nadzieje
wiąże się z ustanowieniem norm kwalifikacyjnych, które pozwoliłyby z jednej
strony zwiększyć przejrzystość kwalifikacji zawodowych potrzebnych gospodarce,
a z drugiej strony mogłyby być wykorzystywane do poprawy jakości kształcenia
i doskonalenia zawodowego w systemie szkolnym i pozaszkolnym.

Podstawę prawną tworzenia w Polsce systemu krajowych standardów kwali-

fikacji zawodowych stanowi Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrud-
nienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 99, poz. 1001 z późn. zm.),
w której określono m.in. (Art. 4), że:

„…Minister właściwy do spraw pracy realizuje zadania na rzecz rynku pracy

przez dążenie do uzyskania wysokiego poziomu i rozwoju zasobów ludzkich,
w szczególności przez:
–

prowadzenie badań i analiz rynku pracy,

–

ustalanie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy,

–

koordynowanie opracowywania standardów kwalifikacji zawodowych dla za-
wodów występujących w klasyfikacji zawodów i specjalności oraz prowadzenie
baz danych o standardach kwalifikacji…”.

W Polsce nadzorem i koordynacją opracowywania standardów kwalifikacji

zawodowych o randze krajowej zajmuje się Departament Rynku Pracy Minister-
stwa Pracy i Polityki Społecznej. Będą one uaktualniane okresowo w miarę potrzeb
i zmian w wykonywaniu zawodu.

Zbiór sukcesywnie opracowywanych krajowych standardów kwalifikacji zawo-

dowych jest udostępniany w internetowej bazie danych, założonej na serwerze Mini-
sterstwa Pracy i Polityki Społecznej

http://www.standardyiszkolenia.praca.gov.pl

.

Opis standardu zawiera następujące elementy:

1.

Podstawy prawne wykonywania zawodu (zawierają przepisy związane ściśle
z wykonywaniem zawodu).

2.

Syntetyczny opis zawodu.

3.

Wykaz stanowisk pracy z przyporządkowaniem do pięciu poziomów kwalifikacji.

4.

Wykaz zadań zawodowych.

5.

Wykaz składowych kwalifikacji zawodowych.

6.

Zbiory umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych pracownika przy-
porządkowane do:

–

pięciu poziomów kwalifikacji zawodowych,

–

grup kwalifikacji: ponadzawodowych, ogólnozawodowych, podstawo-
wych i specjalistycznych.

W obecnym stanie prawnym standardy kwalifikacji zawodowych nie są obli-

gatoryjnym dokumentem. Aktualnie opracowane standardy funkcjonują na zasa-
dzie dokumentu rekomendowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
i mogą być wykorzystywane przez zainteresowane osoby i instytucje do różnych
celów, np. poradnictwa zawodowego, dostosowania ofert pracy do kwalifikacji

5

osób poszukujących pracy, oceny „luki kwalifikacyjnej” osób bezrobotnych i po-
szukujących pracy, opracowania programów staży i praktyk zawodowych w ra-
mach przygotowania zawodowego, przygotowania podstaw programowych kształ-
cenia w zawodzie, programów kształcenia i doskonalenia zawodowego.

Model krajowych standardów kwalifikacji zawodowych przedstawia rys. 1.

Rys. 1. Model krajowych standardów kwalifikacji zawodowych

KLASYFIKACJA
ZAWODÓW
I SPECJALNOŚCI

Standard
kwalifikacji
dla zawodu 1

Standard
kwalifikacji
dla zawodu 2

kolejne zawody ....

!

Nazwa zawodu zgodnie z klasyfikacją

!

Słownik pojęć

!

Podstawy prawne wykonywania zawodu

!

Syntetyczny opis zawodu

!

Stanowiska pracy

!

Zadania zawodowe

!

Składowe kwalifikacji zawodowych

!

Specyfikacja kwalifikacji zawodowych według grup
i poziomów:

Standard
kwalifikacji
dla zawodu 3

Standard
kwalifikacji
dla zawodu 4

ponadzawodowe

ogólnozawodowe

podstawowe

specjalistyczne

–

umiejętności

–

wiadomości

–

cechy
psychofizyczne

POZIOM 1

ponadzawodowe

ogólnozawodowe

podstawowe

specjalistyczne

–

umiejętności

–

wiadomości

–

cechy
psychofizyczne

POZIOM 2

ponadzawodowe

ogólnozawodowe

podstawowe

specjalistyczne

–

umiejętności

–

wiadomości

–

cechy
psychofizyczne

POZIOM 5

(itd. ...)

6

* * *

Krajowy standard kwalifikacji zawodowych powstaje w oparciu o analizę za-

wodu, która polega na wyodrębnieniu zakresów pracy w zawodzie oraz typowych
zadań zawodowych Z-n (n = 1, 2, 3…). Przyjęto, że zakres pracy ma odpowiadać
potrzebom rynku pracy, tzn. powinna istnieć możliwość zatrudnienia pracownika
w danym zakresie pracy, na jednym lub kilku stanowiskach. Zakresom prac przy-
porządkowano tzw. składowe kwalifikacji zawodowych K-i (i = 1, 2, 3…). Każ-
dej składowej kwalifikacji zawodowych przyporządkowano co najmniej jedno
(najczęściej kilka) zadań zawodowych. Korelację między zadaniami zawodowymi
a składowymi kwalifikacji zawodowych przedstawia tabela 2 opisu standardu.

W kolejnym kroku analizy każde zadanie zawodowe rozpisane zostało na

zbiory: umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych. W grupie kwalifikacji
podstawowych dla zawodu i specjalistycznych poszczególnym umiejętnościom,
wiadomościom i cechom psychofizycznym przyporządkowano oznaczenia tych
składowych kwalifikacji zawodowych K-i, w których dana umiejętność, wiado-
mość i cecha jest wykorzystywana. W grupie kwalifikacji ogólnozawodowych
i ponadzawodowych nie indeksuje się umiejętności, wiadomości i cech psychofi-
zycznych symbolami K-i, gdyż z definicji są one przypisane do wszystkich skła-
dowych kwalifikacji zawodowych K-i.

Rysunek 2 przedstawia etapy analizy zawodu.

Rys. 2. Etapy analizy zawodu

Zbiory umiejętności, wiadomości i cech psychofizycznych przypisane zostały

do czterech grup kwalifikacji: ponadzawodowych, ogólnozawodowych, podsta-
wowych dla zawodu i specjalistycznych, które różnią się zasięgiem i stopniem
ogólności.

Kwalifikacje ponadzawodowe opisane są zbiorami umiejętności, wiadomo-

ści i cech psychofizycznych wspólnych dla branży lub sektora gospodarki, w której
zawód funkcjonuje (np. branża budowlana, informatyczna). Kwalifikacje po-
nadzawodowe obejmują także kwalifikacje kluczowe, które definiuje się jako
wspólne dla wszystkich zawodów. Kwalifikacje ogólnozawodowe są wspólne dla
wszystkich zakresów pracy w zawodzie, czyli dla tzw. składowych kwalifikacji

ZAWÓD

ZAKRES PRACY
(SKŁADOWA KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH)

ZADANIE ZAWODOWE

UMIEJĘTNOŚCI – WIADOMOŚCI
– CECHY PSYCHOFIZYCZNE

7

zawodowych K-i. Kwalifikacje podstawowe dla zawodu są charakterystyczne dla
jednej lub kilku (ale nie wszystkich) składowych kwalifikacji zawodowych. Kwali-
fikacje specjalistyczne także są charakterystyczne dla jednej lub kilku (ale nie
wszystkich) składowych kwalifikacji zawodowych, ale ponadto są to umiejętności,
wiadomości i cechy psychofizyczne rzadziej występujące w zawodzie, które wy-
konuje stosunkowo mała grupa pracowników wyspecjalizowanych w dość wąskiej
działalności w ramach zawodu. Rysunek 3 przedstawia zasięg poszczególnych
rodzajów kwalifikacji zawodowych.

W Krajowym Standardzie Kwalifikacji Zawodowych zdefiniowano pięć po-

ziomów kwalifikacji. Uporządkowanie kwalifikacji zawodowych według pozio-
mów ma na celu ukazanie złożoności pracy, stopnia trudności i ponoszonej odpo-
wiedzialności. Zasadą było niemieszanie ze sobą dwóch kwestii: wykształcenia
towarzyszącego zdobywaniu kwalifikacji zawodowych oraz umiejętności wyma-
ganych do wykonywania pracy na typowych stanowiskach pracy w zakładach pra-
cy. Przyjęto nadrzędność wymagań stawianych pracownikom na stanowiskach
pracy nad wymaganiami określonymi w podstawach programowych kształcenia
w zawodzie i wynikającymi z nich wymaganiami programów nauczania oraz wy-
maganiami zewnętrznych egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe.

GOSPODARKA
(Klasyfikacja zawodów i specjalności)


















Kwalifikacje kluczowe (np. porozumiewanie się w języku obcym, umiejętność wyszukiwania
i przetwarzania informacji, przedsiębiorczość, umiejętność pracy zespołowej itp.)

BRANŻA (SEKTOR GOSPODARKI)














Kwalifikacje ponadzawodowe

ZAWÓD










Kwalifikacje ogólnozawodowe

ZAKRES PRACY
(SKŁADOWA KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH)





Kwalifikacje podstawowe i specjalistyczne

ZADANIE ZAWODOWE

Kwalifikacje podstawowe i specjalistyczne

Rys. 3. Zasięg rodzajów kwalifikacji zawodowych

Na poziomie pierwszym umieszcza się umiejętności towarzyszące pracom

prostym, rutynowym, wykonywanym pod kierunkiem i pod kontrolą przełożonego.
Najczęściej jest to praca wykonywana indywidualnie. Do wykonywania pracy na
poziomie pierwszym wystarcza przyuczenie. Osoba wykonująca pracę ponosi za
nią indywidualną odpowiedzialność za działania zawinione.

8

Poziom drugi wymaga samodzielności i samokontroli przy wykonywaniu ty-

powych zadań zawodowych. Pracownik potrafi pracować w zespole pod nadzorem
kierownika zespołu. Ponosi indywidualną odpowiedzialność za działania zawinione.

Na poziomie trzecim kwalifikacji zawodowych pracuje pracownik, który wy-

konuje złożone zadania zawodowe. Złożoność zadań generuje konieczność posia-
dania umiejętności rozwiązywania nietypowych problemów towarzyszących pracy.
Pracownik potrafi kierować małym, kilku- lub kilkunastoosobowym zespołem
pracowników. Ponosi odpowiedzialność zarówno za skutki własnych działań, jak
i za działania kierowanego przez siebie zespołu.

Poziom czwarty wymaga od pracownika umiejętności wykonywania wielu

różnorodnych, często skomplikowanych i problemowych zadań zawodowych. Za-
dania te mają charakter techniczny, organizacyjny i specjalistyczny oraz wymagają
samodzielności powiązanej z poczuciem ponoszenia wysokiej osobistej odpowie-
dzialności. Pracownik musi potrafić kierować zespołami średniej i dużej liczebno-
ści, od kilkunastu do kilkudziesięciu osób, podzielonymi na podzespoły.

Poziom piąty reprezentują pracownicy, którzy kierują organizacjami i podej-

mują decyzje o znaczeniu strategicznym. Potrafią diagnozować, analizować i pro-
gnozować złożoną sytuację gospodarczą i ekonomiczną oraz wdrażać swoje pomy-
sły do praktyki organizacyjnej i gospodarczej. Są w pełni samodzielni, działający
w sytuacjach przeważnie problemowych, ponoszący odpowiedzialność i ryzyko
wynikające z podejmowanych decyzji i działań. Pracownicy ci ponoszą także od-
powiedzialność za bezpieczeństwo i rozwój zawodowy podległych im osób i całej
organizacji.

9

1. Podstawy prawne wykonywania zawodu

1

−

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

−

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.
Nr 133, poz. 883 z późn. zm.).

−

Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.
z 8 lutego 1999 r. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.).

−

Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225,
poz. 1635).

−

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r.
w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych
w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973).

−

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286
z późn. zm.).

−

Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego
1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywa-
nia materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (MP Nr 4, poz. 31).

−

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 paź-
dziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna
odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowa-
nych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z dnia
23 października 1998 r. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.).

−

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2005 r. w sprawie postę-
powania z dokumentami związanymi z dokonywaniem niektórych czynności
regulowanych ustawą o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2005 r.
Nr 242, poz. 2041).

−

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie nalicza-
nia odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, któ-
re muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373).

−

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia
maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji
o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z dnia 16 lutego 2005 r. Nr 28,
poz. 240).

−

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postę-
powania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad
i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
(Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).

−

Branżowe instrukcje kancelaryjne.

1

Stan prawny na dzień 31 marca 2007 r.

10

2. Syntetyczny opis zawodu

Sekretarka jest pracownikiem zatrudnionym w biurze, który pośredniczy

w kontaktach pomiędzy przełożonym a pracownikami przedsiębiorstwa, jego
klientami i kontrahentami.

Sekretarka wykonuje czynności, które zapewniają sprawną pracę sekretariatu

oraz organizuje przepływ informacji – wewnątrz i na zewnątrz jednostki organiza-
cyjnej. Do jej zadań należy odbieranie telefonów, przekazywanie informacji dzwo-
niącym lub przekierowanie rozmowy do odpowiednich pracowników firmy, łącze-
nie rozmów wychodzących, prowadzenie terminarza przełożonego oraz ustalanie
harmonogramu spotkań zgodnie z hierarchią ważności, a także pilnowanie termi-
nowości w załatwianiu spraw. Sekretarka najczęściej pierwsza przyjmuje gości,
rozpoznaje cel ich wizyty oraz kieruje ich do pracodawcy lub odpowiedniej osoby
w firmie. Podczas takich kontaktów kreuje pozytywny wizerunek przełożonego
oraz jednostki, w której jest zatrudniona. Sekretarka jest pracownikiem najściślej
współpracującym z przełożonym, przygotowuje materiały i dokumenty związane
ze spotkaniami, naradami, konferencjami oraz wyjazdami służbowymi, a ponadto
organizuje spotkania i często w nich uczestniczy. Do zadań organizacyjnych sekre-
tarki należy także ustalenie programu podróży służbowych na zlecenie przełożone-
go oraz dokonywanie rezerwacji biletów, miejsc noclegowych itp. Sekretarka
przygotowuje oraz podaje kawę i herbatę, a także zapewnia oprawę cateringową
spotkań służbowych.

Pracownik zatrudniony na stanowisku sekretarki czyta, segreguje i przekazuje

przychodzącą oraz wychodzącą korespondencję, pilnuje obiegu dokumentów
zgodnie z instrukcją kancelaryjną, pisze pod dyktando, przepisuje notatki lub prze-
pisuje z nagrań. Do jego zadań należy także tworzenie i przepisywanie rutynowej
oraz okolicznościowej korespondencji, notatek i raportów z użyciem komputera.
Ważnym zadaniem realizowanym przez sekretarkę jest archiwizacja koresponden-
cji oraz dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych, a także sporządzanie kopii
korespondencji lub innych drukowanych materiałów przy wykorzystaniu kopiarki
lub innych nowoczesnych urządzeń biurowych.

Sekretarka może także nadzorować innych urzędników, prowadzić kartotekę

personelu. Jako pracownik średniego szczebla może wykonywać szereg zadań
o charakterze zarówno operacyjnym, jak i kierowniczym.

Praca sekretarki wiąże się z nieustannym kontaktem z innymi ludźmi. Dlatego

od pracowników zatrudnionych na tym stanowisku wymaga się wysokiej kultury
osobistej, znajomości zasad komunikacji werbalnej i niewerbalnej, zasad negocja-
cji, dokładności w wykonywaniu powierzonych zadań, odpowiedzialności, dyskre-
cji oraz lojalności. Większość działań wymaga także dużej systematyczności oraz
odporności na stres. Nowoczesna sekretarka dąży do samodoskonalenia i podno-
szenia kwalifikacji, zgodnie z polityką, celami i misją jednostki organizacyjnej,
w której jest zatrudniona. Ponadto, ze względu na rozwijającą się współpracę mię-
dzynarodową, wymagane jest, aby biegle posługiwała się co najmniej jednym ję-
zykiem obcym w mowie i piśmie.

11

Stanowisko sekretarki tworzone jest w większości przedsiębiorstw: produk-

cyjnych, handlowych, usługowych, w administracji i urzędach. Praca wykonywana
jest w pomieszczeniach biurowych, przy stanowiskach wyposażonych w kompute-
ry i nowoczesne urządzenia biurowe.

Typowymi stanowiskami pracy dla zawodu są: sekretarka, sekretarz, sekre-

tarz-asystent, asystentka, asystent.

3. Stanowiska pracy

Tabela 1. Przyporządkowanie stanowisk pracy do poziomów kwalifikacji zawodowych

Poziom

kwalifikacji

zawodowych

Typowe stanowiska pracy

UWAGI

1

*

)

2

*

)

3

– Sekretarka, sekretarz.
– Sekretarz-asystent.
– Asystentka, asystent.

4

*

)

5

*

)

*

)

Nie zidentyfikowano w badaniach.

4. Zadania zawodowe

Z-1.

Organizowanie pracy własnej zgodnie z zasadami ergonomii, bezpieczeń-
stwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska.

Z-2.

Organizowanie przepływu informacji i dokumentów pomiędzy przełożonym
i komórkami przedsiębiorstwa.

Z-3.

Przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji oraz prowadzenie
rozmów telefonicznych w języku polskim i obcym.

Z-4.

Prowadzenie terminarza spotkań, powiadamianie o spotkaniach zaintereso-
wanych osób oraz prowadzenie bazy adresowej.

Z-5.

Przygotowanie i obsługa spotkań służbowych przełożonego.

Z-6.

Organizowanie podróży służbowych przełożonego.

Z-7.

Prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej w języku polskim
i obcym oraz ewidencjonowanie pism przychodzących i wychodzących
w dzienniku korespondencji.

Z-8.

Sporządzanie dokumentacji kancelaryjno-biurowej w języku polskim i ob-
cym.

Z-9.

Archiwizowanie dokumentów sekretariatu.

Z-10.

Współpraca z komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa.

Z-11.

Dokonywanie samooceny wykonywanych zadań zawodowych.

12

5. Składowe kwalifikacji zawodowych

K-1.

Organizowanie pracy sekretariatu.

K-2.

Organizowanie przepływu informacji.

K-3.

Obsługa interesantów.

K-4.

Prowadzenie dokumentacji kancelaryjno-biurowej.

K-5.

Obsługiwanie urządzeń biurowych.

K-6.

Zarządzanie czasem pracy przełożonego.

K-7.

Kontrolowanie efektywności pracy.

6. Korelacja między zadaniami zawodowymi a składowymi

kwalifikacji zawodowych

Tabela 2. Korelacja między zadaniami zawodowymi a składowymi kwalifikacji zawodowych

Składowe kwalifikacji zawodowych

Zadania

zawodowe

K-1 K-2 K-3 K-4 K-5 K-6 K-7

Z-1

X X X X X X X

Z-2

X X X X X X X

Z-3

X X X X X X

Z-4

X X X X X X X

Z-5

X X X X X X X

Z-6

X X X X

Z-7

X X X X X

Z-8

X X X

Z-9

X X X

Z-10

X X X X X X

Z-11

X X X

7. Kwalifikacje ponadzawodowe

UWAGA: Kwalifikacje na poziomie wyższym zawierają kwalifikacje z poziomów

niższych

Tabela 3. Przyporządkowanie kwalifikacji ponadzawodowych do poziomów kwalifikacji

Poziom

kwalifikacji

zawodowych

Kwalifikacje ponadzawodowe

UMIEJĘTNOŚCI

1

*

)

2

*

)

3

−

Organizuje stanowisko pracy zgodnie z zasadami bhp, przeciwpożarowymi,
ergonomii i ochrony środowiska.

−

Kształtuje estetykę własnego miejsca pracy.

13

Poziom

kwalifikacji

zawodowych

Kwalifikacje ponadzawodowe

−

Komunikuje się ze współpracownikami i kontrahentami bezpośrednio lub z wy-
korzystaniem środków technicznych.

−

Przygotowuje bieżące i okresowe informacje dotyczące realizacji zadań oraz
sprawozdania z wykonanej pracy.

−

Stosuje przepisy prawne niezbędne do realizacji zadań zawodowych.

−

Korzysta z różnych źródeł informacji (literatura krajowa i zagraniczna, Internet).

−

Przestrzega zasad etyki zawodowej.

−

Udziela pierwszej pomocy przedmedycznej.

4

*

)

5

*

)

WIADOMOŚCI

1

*

)

2

*

)

3

−

Zasady ergonomii.

−

Zasady organizacji pracy biurowej.

−

Przepisy bhp, przeciwpożarowe i ochrony środowiska.

−

Techniki komunikowania się.

−

Planowanie pracy.

−

Zasady sporządzania i przechowywania dokumentacji dotyczącej wykonanej
pracy.

−

Piśmiennicze i elektroniczne źródła informacji, Internet.

−

Zasady bhp dotyczące urządzeń elektrycznych i elektronicznych.

−

Zasady kultury i etyki zawodowej.

−

Zasady i metody udzielania pomocy przedmedycznej.

4

*

)

5

*

)

CECHY PSYCHOFIZYCZNE

1

*

)

2

*

)

3

−

Ostrość wzroku.

−

Spostrzegawczość.

−

Dobra pamięć.

−

Koncentracja uwagi.

−

Rozumowanie logiczne.

−

Zdolność współpracy w zespole.

−

Zamiłowanie do ładu i porządku.

−

Uczciwość.

−

Cierpliwość.

−

Dokładność.

−

Kultura osobista.

−

Odpowiedzialność.

−

Systematyczność.

−

Samokontrola.

4

*

)

5

*

)

*

)

Nie zidentyfikowano w badaniach.

14

8. Specyfikacja kwalifikacji ogólnozawodowych,

podstawowych i specjalistycznych dla zawodu

UWAGA: Kwalifikacje na poziomie wyższym zawierają kwalifikacje z poziomów

niższych

POZIOM 1

– Nie zidentyfikowano.

POZIOM 2

–

Nie zidentyfikowano.

POZIOM 3

Kwalifikacje ogólnozawodowe

Umiejętności

–

Planuje wyposażenie sekretariatu i stanowiska pracy.

–

Rozmieszcza urządzenia biurowe na stanowisku pracy zgodnie z zasadami er-
gonomii i bhp.

–

Organizuje przepływ informacji i dokumentów pomiędzy stanowiskami pracy
i komórkami organizacyjnymi.

–

Wyszukuje i porządkuje informacje dotyczące kontrahentów, klientów i insty-
tucji, korzystając z zasobów Internetu oraz innych źródeł.

–

Tworzy adresową bazę danych wykorzystując programy komputerowe.

–

Przestrzega przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych.

–

Przyjmuje i nadaje pocztę elektroniczną.

–

Postępuje z korespondencją zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

–

Obsługuje edytory tekstu.

–

Sporządza pisma, obsługując komputerowe programy biurowe.

–

Znakuje pisma zgodnie z zasadami systemu dziennikowego i bezdziennikowego.

–

Prowadzi i oznacza teczki akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

–

Oznacza dokumenty symbolami komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa,
zgodnie z przyjętymi zasadami znakowania spraw.

–

Segreguje dokumenty według kategorii archiwalnych.

–

Porządkuje, zabezpiecza i archiwizuje dane oraz programy na komputerze.

–

Sporządza zamówienia dotyczące artykułów biurowych.

–

Obsługuje nowoczesne środki łączności.

15

–

Obsługuje urządzenia służące do oprawiania, zabezpieczania, archiwizowania
i niszczenia dokumentów.

–

Obsługuje komputer i urządzenia wejścia, wyjścia typu skaner, drukarka, urzą-
dzenie wielofunkcyjne itd.

–

Obsługuje kserokopiarkę.

–

Posługuje się prostymi narzędziami i przyborami pracy biurowej.

–

Kształtuje pozytywny wizerunek przełożonego i przedsiębiorstwa.

–

Doskonali swoją pracę na podstawie uwag interesantów oraz badań dotyczą-
cych jakości pracy w firmie.

Wiadomości

–

Wyposażenie sekretariatu i stanowiska pracy.

–

Zasady organizacji pracy w sekretariacie.

–

Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa.

–

Źródła pozyskiwania informacji.

–

Komputerowe programy bazodanowe.

–

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

–

Komputerowe programy pocztowe.

–

Zasady korespondencji biurowej.

–

Edytory tekstu, korespondencja seryjna.

–

Regulacje prawne dotyczące prowadzenia korespondencji.

–

Zasady redagowania i formatowania pism.

–

Zasady obiegu dokumentów.

–

Zasady prowadzenia i oznaczania akt.

–

Kategorie archiwalne.

–

Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentacji.

–

Zasady zabezpieczania i archiwizacji danych komputerowych.

–

Techniki przepływu informacji.

–

Zasady użytkowania sprzętu komputerowego.

–

Zasady obsługi urządzeń biurowych.

–

Mierzenie jakości pracy.

Cechy psychofizyczne

–

Uzdolnienia organizacyjne.

–

Wyobraźnia i twórcze myślenie.

–

Wrażliwość estetyczna.

–

Inicjatywność.

Kwalifikacje podstawowe dla zawodu

Umiejętności

–

Organizuje pracę własną na stanowisku sekretarki (K-1, K-3, K-4, K-5, K-7).

–

Opracowuje harmonogram pracy sekretariatu (K-1, K-3, K-4, K-5, K-7).

16

–

Ustala harmonogram spotkań z kontrahentami, pracownikami i klientami (K-1,
K-2, K-3, K-5, K-7).

–

Planuje terminy spotkań przełożonego (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5, K-6).

–

Umawia strony spotkań i potwierdza terminy wykorzystując tradycyjne
i nowoczesne środki komunikacji (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5, K-6).

–

Łączy rozmowy telefoniczne wewnętrzne i zewnętrzne (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Prowadzi rozmowy z wykorzystaniem nowoczesnych środków łączności (K-1,
K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Rozpoznaje potrzeby rozmówcy (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5, K-7).

–

Aktywnie słucha i kieruje rozmową z interesantami (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5,
K-7).

–

Zabezpiecza oprawę cateringową spotkań biznesowych (K-1, K-2, K-3, K-4,
K-5, K-6).

–

Sporządza zamówienia dotyczące artykułów na cele reprezentacyjne (K-1,
K-2, K-4, K-5).

–

Nawiązuje i podtrzymuje kontakty z jednostkami zewnętrznymi w zakresie
zaopatrzenia sekretariatu (K-1, K-2, K-4, K-5).

–

Zakłada dziennik korespondencji (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Zakłada rejestry kancelaryjne (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Przyjmuje oraz ewidencjonuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą
(K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Przedkłada korespondencję do akceptacji przełożonemu (K-1, K-2, K-3, K-4,
K-5).

–

Rozdziela korespondencję zgodnie z przyjętym schematem obiegu dokumentów
(K-1, K-2).

–

Wysyła korespondencję i prowadzi książkę nadawczą dla pism poleconych
(K-1, K-2, K-4, K-3, K-5).

–

Redaguje treść korespondencji w języku polskim i obcym (K-2, K-3, K-4,
K-5).

–

Redaguje pisma okolicznościowe (K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Sporządza dokumentację kancelaryjno-biurową w języku polskim i obcym,
z uwzględnieniem zasad korespondencji służbowej (K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Kompletuje i przechowuje dokumenty wewnętrzne sekretariatu i jednostki or-
ganizacyjnej (K-1, K-4, K-5).

–

Analizuje ilość i rodzaj skarg dotyczących pracy sekretariatu (K-1, K-4, K-7).

Wiadomości

–

Zasady organizacji pracy na stanowisku sekretarki (K-1, K-3, K-4, K-5, K-7).

–

Prawa i obowiązki pracowników sekretariatu (K-1, K-3, K-4, K-5, K-7).

–

Zarządzanie czasem pracy (K-1, K-2, K-3, K-5, K-7).

–

Zasady opracowywania harmonogramu pracy sekretariatu (K-1, K-3, K-4, K-5,
K-7).

–

Zasady opracowywania harmonogramu spotkań (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5, K-6).

17

–

Tworzenie relacji z klientem (K-1, K-3, K-4).

–

Zasady prowadzenia rozmów przez środki łączności (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Zasady użytkowania urządzeń łączności (K-1,K-2, K-4, K-5).

–

Komunikacja werbalna i niewerbalna (K-1, K-2, K-3, K-4).

–

Zasady negocjacji (K-1, K-2, K-3, K-4).

–

Organizacja spotkań biznesowych (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5, K-6).

–

Zaopatrzenie sekretariatu (K-1, K-5).

–

Zasady prowadzenia dziennika korespondencji (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Komputerowe programy biurowe (K-1, K-4, K-5).

–

Przepisy dotyczące dzienników korespondencji i rejestrów kancelaryjnych
(K-1, K-2, K-4, K-5).

–

Zasady obiegu dokumentów w jednostce organizacyjnej (K-1, K-2, K-3, K-4).

–

Przepisy dotyczące wysyłania pism oraz prowadzenia książki nadawczej (K-1,
K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Zasady redagowania pism w języku obcym (K-2, K-4, K-5).

–

Zasady archiwizowania dokumentów (K-1, K-4, K-5).

–

Dokumentowanie skarg dotyczących pracy sekretariatu (K-1, K-2, K-4, K-7).

Cechy psychofizyczne

–

Podzielność uwagi (K-2, K-3, K-5).

–

Łatwość wypowiadania się w mowie i piśmie (K-1, K-2, K-3, K-4).

–

Zdolność oceny i przewidywania sytuacji (K-1, K-2, K-3, K-5, K-6).

–

Zdolność przekonywania i negocjowania (K-2, K-6).

–

Asertywność (K-2, K-3, K-6).

–

Dyspozycyjność (K-3, K-6, K-7).

–

Miła aparycja (K-3).

–

Odporność emocjonalna i zrównoważenie (K-2, K-3, K-6).

Kwalifikacje specjalistyczne dla zawodu

Umiejętności

–

Planuje przebieg narad, spotkań i konferencji (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6).

–

Sporządza preliminarze różnych zdarzeń w firmie (K-1, K-4).

–

Przygotowuje informacje i dokumenty niezbędne do przeprowadzenia spotkań
służbowych (K-1, K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Przygotowuje materiały do wystąpień przełożonego w postaci notatek
i prezentacji multimedialnych (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6).

–

Przygotowuje wideo- i telekonferencje (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6).

–

Uczestniczy w spotkaniach służbowych oraz sporządza dokumentację spotkania
(K-1, K-2, K-4, K-5, K-6).

–

Rezerwuje miejsca noclegowe, bilety na przejazd oraz środki transportu, wyko-
rzystując nowoczesne urządzenia elektroniczne (K-2, K-4, K-5, K-6).

18

–

Prowadzi archiwum zakładowe (lub składnicę akt) (K-1, K-4, K-5).

–

Organizuje i prowadzi kancelarię tajną (K-1, K-4, K-5).

–

Zabezpiecza przechowywane w przedsiębiorstwie wartości pieniężne (K-1,
K-4).

–

Sporządza dokumenty dotyczące spraw osobowych w przedsiębiorstwie (K-1,
K-2, K-4, K-5).

–

Prowadzi teczki akt osobowych (K-4, K-5).

–

Nadzoruje pracę innych pracowników sekretariatu (K-1, K-7).

Wiadomości

–

Zasady organizowania spotkań biznesowych (K-1,K-2, K-4, K-5, K-6).

–

Prezentowanie informacji i dokumentów podczas spotkań służbowych (K-1,
K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Programy do tworzenia prezentacji multimedialnych (K-1, K-2, K-3, K-4,
K-5).

–

Programy komputerowe umożliwiające przeprowadzenie wideo- i telekonferen-
cji (K-1, K-2, K-4, K-5, K-6).

–

Rodzaje dokumentów dotyczących spotkań służbowych (np. notatka, protokół)
(K-2, K-3, K-4, K-5).

–

Bazy danych dotyczące miejsc noclegowych (K-2, K-5).

–

Bazy danych dotyczące środków indywidualnej i masowej komunikacji ( K-2, K-5).

–

Zasady prowadzenia archiwum zakładowego i składnicy akt (K-1, K-4, K-5).

–

Zasady przechowywania informacji niejawnych (K-1, K-4, K-5).

–

Zasady przechowywania wartości pieniężnych (K-1, K-4, K-4).

–

Zasady prowadzenia teczek akt osobowych (K-4, K-5).

–

Regulacje prawne dotyczące prowadzenia spraw osobowych (K-4, K-5).

–

Kierowanie zespołem pracowniczym (K-1, K-7).

Cechy psychofizyczne

–

Zdolność podejmowania szybkich i trafnych decyzji (K-1, K-2, K-3, K-6, K-7).

–

Kreatywność (K-1, K-2, K-3, K-6, K-7).

–

Samodzielność (K-1, K-2, K-3, K-4, K-6).

–

Odpowiedzialność za innych (K-1, K-7).

POZIOM 4

– Nie zidentyfikowano.

POZIOM 5

– Nie zidentyfikowano.