Karta

opisu stanowiska pracy

Identyfikacja stanowiska
Nazwa stanowiska pracy:	sekretarka
Komórka organizacyjna:	biuro
Cel istnienia stanowiska pracy
Zapewnienie prawidłowej działalności sekretariatu biura NIPiP.
Miejsce w strukturze organizacyjnej
Podlega:	Dyrektorowi biura
Zastępuje:	Asystenta ds. organizacyjnych
Zastępowany jest przez:	Asystenta ds. organizacyjnych

Zakres obowiązków

Zadania uniwersalne: Pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę z najwyższą starannością w oparciu o obowiązujący stan prawny, Regulamin pracy, zarządzenia wewnętrzne przełożonych. Przestrzegać przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych. Niezwłocznie informować bezpośrednich przełożonych o zauważonych niezgodnościach lub zagrożeniach. Dochować tajemnicy zawodowej i służbowej oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić zakład na szkodę. Sprawować nadzór nad powierzonym mieniem. Przestrzegać w zakładzie zasad współżycia społecznego. Aktywnie tworzyć pozytywny wizerunek zakładu. NIPiP. Zadania szczegółowe: Przyjmowanie i obsługa gości w biurze NIPiP. Umawianie i koordynowanie spotkań prezesa; przygotowywanie spotkań zleconych przez prezesa, wiceprezesów, dyrektora biura. Prowadzenie terminarza zebrań i konferencji (kalendarium). Koordynowanie wyjazdów służbowych prezesa; rezerwowanie hotelu, przepisywanie wystąpień lub prezentacji. Obsługa centrali telefonicznej, faxu, przełączanie do osoby właściwej ze względu na kompetencje, udzielanie informacji. Odbieranie poczty internetowej, odpowiadanie na e-maile Przepisywanie pism, wystąpień, referatów Przygotowywanie korespondencji Prezesa do wysyłki Przygotowywanie prezentacji dla prezesa na konferencje, seminaria Prowadzenie rejestru adresowego władz, urzędów i organów współpracujących z Naczelną Radą Pielęgniarek i Położnych Prowadzenie rejestru adresowego mediów; wysyłanie informacji do prasy, zawiadamianie o konferencjach prasowych Rezerwowanie noclegów dla członków Naczelnej Rady Pielęgniarek i Położnych Prowadzenie książki wyjść służbowych i książki kontroli Planowanie i zabezpieczanie dla potrzeb sekretariatu niezbędnych materiałów i innych artykułów Powielanie materiałów dla potrzeb biura Archiwizowanie dokumentów i pism w formie papierowej i elektronicznej Zachowanie w tajemnicy informacji zawodowych lub organizacyjnych zakładu, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę Zapewnienie obsługi biurowej gabinetu prezesa. Sekretariat NKR: Pisanie pism: usprawiedliwień dla członków Naczelnej Komisji Rewizyjnej i wysyłanie do zakładów pracy zaproszeń na posiedzenie NKR dla członków i wysyłanie na adres domowy zaproszeń na wizytacje członków w okręgowych izbach pielęgniarek i położnych przepisywanie protokołu z kontroli Naczelnej Izby Pielęgniarek i Położnych rezerwacja hotelu, wyżywienia dla członków NKR na kontrolę NIPiP przyjmowanie pism kierowanych do NKR, prowadzenie książki korespondencyjnej.

Wymogi kwalifikacyjne
Wymagane wykształcenie:	minimum licencjat
Doświadczenie zawodowe:	pożądane
Wymagana wiedza specjalistyczna:	znajomość programów komputerowych, obsługa sprzętu biurowego
Wymagane umiejętności i zdolności:	bezwzrokowego pisania komputerowego, przygotowywania prezentacji, organizowania, przewidywania

Uprawnienia

Uprawniony do: Podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zapoznania się z oceną i wnioskami z oceny przeprowadzonej przez przełożonego. Egzekwowania od swego przełożonego ścisłego określenia zakresu czynności na zajmowanym stanowisku. Domagania się zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Egzekwowania wynikających z Kodeksu Pracy i Regulaminu wynagradzania przepisów.

Odpowiedzialność

Za prawidłowe wykonywanie powierzonych zadań i ponosi odpowiedzialność wynikającą z Kodeksu Pracy i Regulaminu pracy. Za zachowanie tajemnicy służbowej. Za bezpieczeństwo pracy zgodnie z przepisami BHP i p/poż. Potwierdzanie i umawianie spotkań Prezesa, prowadzenie aktualnego rejestru adresowego urzędów, instytucji, osób współpracujących oraz mediów.

Kryteria oceny pracy na stanowisku

Profesjonalizm. Organizacja pracy. Funkcjonowanie interpersonalne. Motywacja.

Potwierdzam zapoznanie się

z kartą opisu mojego stanowiska

i akceptuję ją

....................................................... ......................................................

podpis przełożonego, data podpis pracownika, data

1

---