DGP 2014 10 13 rachunkowosc i audyt

uproszczone sprawozdania fi nansowe

RACHUNKOWOŚĆ

i AUDYT

EKSPERTA

n
n

Resort szykuje kolejne zmiany

Agnieszka Pokojska
agnieszka.pokojska@infor.pl

Taką możliwość przewiduje opublikowany

projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości

(t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Wprawdzie

Ministerstwo Finansów planuje, że zmiany

będą miały zastosowanie do rozliczenia roku

obrotowego rozpoczynającego się 1 stycz-

nia 2016 r. lub po tej dacie, ale będzie można

też wcześniej korzystać z proponowanych

uproszczeń, czyli za rok obrotowy kończący

się po dniu wejścia w życie ustawy. Przepisy

mają obowiązywać po upływie 14 dni od dnia

ogłoszenia ustawy. Jeżeli chodzi o uprosz-

czenia dla małych fi rm (patrz ramka), tak

i w przypadku mikro – zgodę na ich zastoso-

wanie będzie musiał wyrazić organ zatwier-

dzający tj. np. zgromadzenie wspólników

w sp. z o.o., walne zgromadzenie w spółce ak-

cyjnej czy wspólnicy w sp. osobowych. Nowe

przepisy to jednak nie tylko ułatwienia, lecz

także nowe obowiązki. Projekt zakłada bo-

wiem wprowadzenie nowych sprawozdań

dotyczących płatności na rzecz administracji

rządowej. Obowiązek ich sporządzania będzie

dotyczył podmiotów działających w przemy-

śle wydobywczym lub zajmujących się wyrę-

bem lasów pierwotnych zaliczanych do jed-

nostek zainteresowania publicznego, oraz

dużych podmiotów. Przy czym za te ostatnie

uważane będą takie, które zarówno w roku

obrotowym, za który sporządzają sprawoz-

danie fi nansowe, jak i w roku poprzedzają-

cym ten rok przekroczyły przynajmniej dwie

z trzech wielkości: suma bilansowa 85 mln

zł, przychody netto ze sprzedaży produktów

i towarów 170 mln zł, średnia liczba zatrud-

nionych w roku obrotowym 250.

Zmiany mają dotyczyć też skonsolidowanych

sprawozdań – chodzi m.in. o określanie grup

kapitałowych, które są zwolnione ze sporzą-

dzania raportów dla grupy. Zostaną wprowa-

dzone dwa kryteria (przy uwzględnieniu wy-

łączeń konsolidacyjnych, bez uwzględnienia

włączeń konsolidacyjnych), a wielkości sumy

bilansu i aktywów zostaną określone w pol-

skiej walucie.

Jednostka dominująca będzie zwolniona

ze sporządzania skonsolidowanych spra-

wozdań:

– Przy uwzględnieniu wyłączeń konso-

lidacyjnych, (t.j. wzajemne należności, zo-

bowiązania, przychody i koszty), jeżeli dwie

z trzech wielkości w przypadku jej grupy ka-

pitałowej nie przekroczyły zarówno w roku,

którego miałoby dotyczyć sprawozdanie, jak

i w roku poprzednim odpowiednich limitów

(suma bilansowa 32 mln zł, przychody netto

ze sprzedaży towarów i produktów 64 mln zł

oraz średnioroczne zatrudnienie 250 osób).

– Bez uwzględnienia włączeń konsolida-

cyjnych, gdy wyłączenia konsolidacyjne nie

będą uwzględnione – wspomniane limity

dotyczące sumy bilansowej i przychodów ze

sprzedaży będą wyższe o 20 proc.

Obecnie jeśli chodzi o sporządzenie skon-

solidowanego raportu jest określony limit

dla małych grup, które nie muszą go sporzą-

dzać. Przykładowo dla celów sprawozdania

za 2014 r. są nimi te, które nie osiągnęły na

koniec 2013 i 2014 r. dwóch z trzech nastę-

pujących wartości: zatrudnienia (250 osób),

aktywów (7,5 mln euro) lub przychodów

(15 mln euro). Wartości te określa się na pod-

stawie danych wszystkich spółek grupy, bez

dokonywania wyłączeń konsolidacyjnych.

Limity wartości w euro, zgodnie z art. 3 ust.

2 ustawy o rachunkowości, przelicza się na

złote po średnim kursie ogłoszonym przez

NBP na dzień bilansowy.

Mikrofi rmy już mogą sporządzać

uproszczone sprawozdania fi nansowe

– pierwsze za 2014 rok.

Planuje się, aby uprawnienie takie miały też małe podmioty, których pojęcie MF chce wprowadzić do ustawy

Poniedziałek

13 października 2014

nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

DZIENNIK.PL FORSAL.PL

RACHUNKOWOŚĆ

i AUDYT

AUDYT

D O D A T E K D L A P R E N U M E R A T O R Ó W

OPINIA

EKSPERTA

ałe fi rmy wciąż oczekują na uproszcze-

nia zasad rozliczeń podatkowych,

ponieważ to one są głównym obciąże-

niem, z którym tak naprawdę bez technik

księgowych i rachunkowości nie poradziliby

sobie. Uproszczenia nie wpłyną na rozmiar

księgowości, lecz jedynie na sprawozdanie

fi nansowe, które małe fi rmy sporządzają jeden

raz w roku. Co ważne, uproszczenia spowodują,

że sprawozdania mniejszych fi rm przestaną być

porównywalne między sobą.

W praktyce tylko część fi rm zastosuje uproszcze-

nia. Pozostali będą stosować przyjęte zasady, bo

dostarczają dzięki temu dokładniejszych infor-

macji. Nowe sprawozdania będą dostarczać dużo

mniej informacji na temat działalności i sytu-

acji fi nansowej przedsiębiorstw. I dotychczasowi

użytkownicy sprawozdań fi nansowych powinni

być tego świadomi. Sprawozdania oparte na

ustawie będą mniej użyteczne w procesie podej-

mowania decyzji przez potencjalnego inwestora

czy bank. Na potrzeby podjęcia decyzji potencjal-

ni inwestorzy powinni wymagać dodatkowych

informacji lub zlecać przegląd sytuacji eksper-

tom księgowym.

KRZYSZTOF BURNOS

przewodniczący komisji

ds. rozwoju usług biegłego rewidenta

w sektorze małych

i średnich przedsiębiorstw

Krajowej Rady Biegłych Rewidentów

Tak jest

Tak może być

Podział podmiotów

Podmioty (od 5 września br.) podzielone są na jednostki mikro i pozostałe.
Jednostki mikro tj:
1) spółki kapitałowe i osobowe – jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają
sprawozdanie fi nansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, nie przekroczyły co
najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 1,5 mln zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok
obrotowy,
c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,

2) jednostki non-profi t, m.in. takie jak fundacje czy stowarzyszenia – jeżeli nie prowadzą
działalności gospodarczej,
3) osoby fi zyczne, spółki cywilne osób fi zycznych, spółki jawne osób fi zycznych oraz spółki
partnerskie, jeżeli przychody netto tych jednostek ze sprzedaży towarów, produktów
i operacji fi nansowych wyniosły równowartość w walucie polskiej nie mniej niż 1,2 mln euro
i nie więcej niż 2 mln euro za poprzedni rok obrotowy. W przypadku jednostek rozpoczyna-
jących działalność albo prowadzenie ksiąg w sposób określony ustawą – w roku obrotowym,
w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg w sposób określony ustawą.

Projekt zakłada, że dodatkowo wyodrębnione zostaną jednostki małe.
Będą to podmioty, w przypadku których przynajmniej dwie z trzech wielkości
nie przekroczyły w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie
fi nansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok następujących limitów:
1) suma bilansowa: 17 mln zł,
2) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów: 34 mln zł,
3) przeciętne zatrudnienie w roku obrotowym: 50.
Jednocześnie z katalogu ww. podmiotów wyłącza się:

jednostki sektora fi nansów publicznych, oraz

jednostki zainteresowania publicznego (m.in. banki, spółki giełdowe,

SKOK-i) zdefi niowane w ustawie z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach
i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań
fi nansowych oraz o nadzorze publicznym.

Elementy sprawozdania

Jednostki mikro mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie według załącznika nr 4 do

ustawy o rachunkowości: bilans z informacjami uzupełniającymi, rachunek zysków i strat.

Pozostałe jednostki sporządzają sprawozdanie fi nansowe według załącznika nr 1 do ustawy

o rachunkowości, które składają się z bilansu, rachunku zysków i strat i informacji dodatko-
wej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania fi nansowego oraz dodatkowe informacje
i objaśnienia.

Jeżeli podmiot podlega badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie musi zostać
rozszerzone o zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów
pieniężnych.
Sprawozdanie z działalności muszą sporządzić: spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyj-
ne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie,
przedsiębiorstwa państwowe, grupy kapitałowe.
Sprawozdania zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do ustawy mogą być
sporządzane w uproszczony sposób. Dotyczy to jednostek określonych w art. 50 ust. 2 ustawy
o rachunkowości, tj. takich, które w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie
fi nansowe, oraz w roku go poprzedzającym nie osiągnęły dwóch z określonych przez ustawo-
dawcę wielkości. W przepisie wymieniono trzy wielkości:

średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,

suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła

równowartości 2 mln euro,

przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji fi nansowych w walucie

polskiej nie przekroczyły równowartości 4 mln euro.

Takie podmioty mogą przedstawić tylko te dane, które we wzorze sprawozdania stanowią-
cego oznaczone są literami i cyframi rzymskimi. Można też pominąć informacje dotyczące
poszczególnych pozycji sprawozdania fi nansowego, w przypadku gdy nie wystąpiły one
w jednostce zarówno w roku obrotowym, za który sporządzane jest sprawozdanie, jak i za
rok poprzedni. W formie uproszczonej można też sporządzić informację dodatkową.

Planuje się, że małe przedsiębiorstwa będą mogły sporządzać sprawoz-
dania zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości. Zgodnie
z projektem sprawozdania takie będą obejmować tylko uproszczony bilans,
rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe z ograniczonym zakre-
sem ujawnianych danych. Nie będą więc musiały sporządzać zestawienia
zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. Zostaną
też zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności – pod
warunkiem że niektóre informacje, które dotychczas były w nim ujęte,
zostaną ujawnione w informacji dodatkowej.
Zostanie usunięty art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Możliwość:

– klasyfi kowania umów leasingu dla celów rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w przepisach podatkowych,

– odstąpienia od ustalania aktywów i tworzenia rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

– niestosowania rozporządzenia ministra fi nansów z 12 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu

prezentacji instrumentów fi nansowych (Dz.U. nr 149, poz. 1674 ze zm.).

Dla podmiotów, których sprawozdania fi nansowe nie podlegają badaniu przez biegłego
rewidenta (w przypadku podatku odroczonego dotyczy to tylko podatników CIT, bo podatnicy
PIT go nie tworzą).

Dla jednostek które za poprzedni rok obrotowy nie przekraczają dwóch
z następujących trzech wielkości:

17 mln zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

34 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produk-

tów za rok obrotowy,

50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu

na pełne etaty.

Czyli również np. spółki akcyjne, które spełniają powyższe kryteria (a wszystkie
tego typu podmioty podlegają rewizji fi nansowej).

Publikacja sprawozdań finansowych

Ministerstwo Finansów twierdzi, że banki spółdzielcze muszą publikować swoje sprawozda-
nia fi nansowe w Monitorze Spółdzielczym. Stanowisko resortu w tej sprawie przedstawiła
wiceminister fi nansów Dorota Podedworna-Tarnowska w odpowiedzi na interpelację
nr 26583/2014. Innego zdania są eksperci. Arkadiusz Opala, sędzia Sądu Okręgowego w Zielo-
nej Górze, przypomina, że zgodnie z nowelizacją, która obowiązuje od 1 stycznia 2013 r.,
sprawozdania są składane tylko w Krajowym Rejestrze Sądowym, nawet jeżeli muszą być
one badane przez biegłego rewidenta. Jedynie podmioty, które nie mają obowiązku składania
sprawozdań do KRS (np. osoby fi zyczne), a podlegają rewizji fi nansowej, ogłaszają je w Moni-
torze Sądowym i Gospodarczym, natomiast spółdzielnie – w Monitorze Spółdzielczym.
To oznacza, że wszystkie podmioty wpisane do KRS, w tym także banki spółdzielcze, nie ogła-
szają sprawozdań fi nansowych.

Po wprowadzeniu planowanych zmian nie będzie wątpliwości, że spółdziel-
nie nie mają obowiązku publikacji sprawozdań fi nansowych w Monitorze
Spółdzielczym, ale tylko do Krajowego Rejestru Sądowego.

Przeliczanie limitów

W ustawie o rachunkowości limit 1,2 mln euro do sporządzenia ksiąg rachunkowych stosuje

się średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na 30 września.

W ustawie o PIT, CIT i VAT limit 1,2 mln euro określony dla małego podatnika, a także

inne kwoty podane w tych ustawach (np. drugi limit dla małego podatnika VAT – 45 tys.
euro) ustala się po kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października
poprzedniego roku podatkowego.

Zgodnie z projektem do wszystkich limitów rachunkowych i podatkowych
będzie miał zastosowanie średni kurs euro ogłaszany przez NBP na pierwszy
dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy.
(Nie dotyczy to ustawy o podatku zryczałtowanym, gdzie kwotę w euro
przelicza się według kursu ogłaszanego przez NBP na 1 października roku
poprzedzającego rok podatkowy).

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

1 / 4

EwidEncja

Dziennik Gazeta Prawna, 13 października 2014 nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

Refundację opłaty na ZFŚS też trzeba zaksięgować

Wydatki związane z prowadzeniem i obsługą rachunku

nie powinny obciążać funduszu socjalnego.

Należy je zaliczać do kosztów bieżącej działalności jednostki

Czy w jednostkach budżetowych opłata za pro-

wadzenie rachunku zakładowego funduszu

świadczeń socjalnych obciąża koszty bieżące

jednostki, czy też pomniejsza wielkość fun-

duszu socjalnego? Jakich zapisów księgowych

należy dokonać?

Elżbieta Gaździk
główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Koszty ponoszone przez pracodawcę

w związku z administrowaniem środkami

zakładowego funduszu świadczeń socjal-

nych (dalej: ZFŚS), w postaci opłat czy pro-

wizji bankowych, pobieranych przez bank,

zaliczane są do kosztów działalności jed-

nostki. Dlatego powinny być one zrefun-

dowane z rachunku bieżącego jednostki

na rachunek ZFŚS.

Środki ZFŚS, stosownie do postanowień

art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o za-

kładowym funduszu świadczeń socjalnych

przechowywane są na odrębnym rachun-

ku bankowym. Środkami tymi administru-

je pracodawca (art. 10 powołanej ustawy),

co oznacza, że jest on zobowiązany do za-

pewnienia obsługi technicznej i finansowej

związanej z prowadzeniem tego rachunku.

W związku z tym wydatki związane z pro-

wadzeniem i obsługą rachunku nie powinny

obciążać tego funduszu, natomiast powinny

być zaliczone do kosztów bieżącej działal-

ności jednostki.

Wyjaśnienia w tej sprawie przedstawiło

również Ministerstwo Finansów w swo-

im piśmie z 30 grudnia 1998 r., znak PB3-

5656/722-571/98, z którego wynika, że:

„– pracodawca tworzący zakładowy fun-

dusz świadczeń socjalnych zobowiązany

jest do wyodrębnienia środków funduszu

na odrębnym rachunku bankowym,

– art. 10 powołanej ustawy zobowiązuje

pracodawcę do administrowania środkami

funduszu, a tym samym ponosi on określo-

ne koszty związane z prowadzeniem ra-

chunku bankowego funduszu, niezbędne

do prawidłowego funkcjonowania samego

funduszu w zakładzie pracy”.

Z tych też względów przebieg zapisów księ-

gowych dotyczących pobrania opłaty przez

bank za prowadzenie rachunku zakładowego

funduszu świadczeń socjalnych może prze-

biegać w sposób przedstawiony na schemacie.

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świad-

czeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w spra-

wie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont

dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu

terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych

zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwo-

wych jednostek budżetowych mających siedzibę poza

granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r.

poz. 289).

Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010r.

w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,

przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących

ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053).

SchEmat

Opłaty za przelew wewnątrz banku

– pobrane z rachunku ZFŚS

135

240

402

Rachunek środków funduszy

Pozostałe rozrachunki

Usługi obce (analityka:

specjalnego przeznaczenia

(analityka: opłaty za

opłaty za prowadzenie

(analityka: rachunek ZFŚS)

prowadzenie rachunku ZFŚS)

rachunku ZFŚS)

130

Rachunek bieżący jednostki

141

(analityka: par. 4300)

Środki pieniężne w drodze

Objaśnienia do schematu:
1. WB – pobranie przez bank opłaty za prowadzenie rachunku ZFŚS: strona Wn konta 240 – Pozosta-
łe rozrachunki (analityka: opłaty za prowadzenie rachunku ZFŚS), strona Ma konta 135 – Rachunek
środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: rachunek ZFŚS);
oraz równolegle
1a. PK – przypis z tytułu opłaty za prowadzenie rachunku bankowego: strona Wn konta 402 – Usługi
obce, strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: opłaty za prowadzenie rachunku ZFŚS);
2. WB – przekazanie (refundacja) z rachunku bieżącego kwoty pobranej opłaty na rachunek ZFŚS: strona
Wn konta 141 – Środki pieniężne w drodze, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (anality-
ka: par. 4300);
3. WB – wpływ refundacji opłaty na rachunek ZFŚS: strona Wn konta 135 – Rachunek środków funduszy
specjalnego przeznaczenia (analityka: rachunek ZFŚS), strona Ma konta 141 – Środki pieniężne w drodze.

Spółka nabyła aplikację internetową

wraz z prawami autorskimi za 86 100 zł

brutto. Zostanie ona wykorzystana

w prowadzonej działalności handlowej.

Ponadto zamówiła u dostawcy usługę

wdrożenia za wartość 6150 zł brutto.

Należność została uregulowana prze-

lewem bankowym na konto dostawcy.

W jaki sposób spółka może amortyzo-

wać prawa autorskie do aplikacji inter-

netowej? Czy wartość usługi wdrożenia

aplikacji powiększy wartości niemate-

rialne i prawne?

halina Zabrocka
specjalistka z zakresu rachunkowości

Prawa autorskie do twórczej działalności czło-

wieka jako własność intelektualna są chro-

nione przez nasze prawodawstwo. Stworzenie

prawnych ram pozwalających chronić wytwo-

rzone dobra przyczyniło się do wyodrębnie-

nia głównych elementów, które składają się

na własność intelektualną: prawo autorskie,

własność przemysłowa oraz know-how.

Prawa własności intelektualnej bardzo czę-

sto stanowią o wartości przedsiębiorstwa.

W gospodarce opartej na wiedzy własność

intelektualna jest jednym z głównych czyn-

ników pozwalających stworzyć przewagę

konkurencyjną i decydować o sukcesie ryn-

kowym. Niezależnie od korzyści płynących

z budowy pozycji rynkowej, ochrona praw

własności przemysłowej zapewnia również

istotne korzyści podatkowe prawa własno-

ści intelektualnej, będące niematerialnymi

składnikami majątku. Mogą być one przed-

miotem amortyzacji, obniżając zyski podle-

gające opodatkowaniu.

W ustawie o PIT oraz CIT wymienione zo-

stały cztery kategorie praw własności intelek-

tualnej, które podlegają amortyzacji. Należą

do nich autorskie lub pokrewne prawa mająt-

kowe, prawa własności przemysłowej (m.in.

patenty na wynalazki oraz prawa ochronne

na znaki towarowe), licencje oraz informacje

związane z wiedzą w dziedzinie przemysło-

wej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej

(informacje o charakterze know-how).

Warunki

Ustawa przewiduje jednolite warunki amor-

tyzacji dla wszystkich praw własności intelek-

tualnej. Wyjątek stanowią zasady dotyczące

amortyzacji kosztów prac rozwojowych. Prawa,

które mają być przedmiotem amortyzacji, mu-

szą się nadawać do gospodarczego wykorzysta-

nia w dniu przyjęcia do używania. Amortyza-

cji podlegają tylko takie prawa, które zostały

przez przedsiębiorcę nabyte. Przez nabycie

licencji należy rozumieć zawarcie umowy li-

cencyjnej w charakterze licencjobiorcy lub

wejście w prawa licencjobiorcy na skutek cesji.

Warunkiem koniecznym jest również wymóg,

aby przewidywany okres używania praw wła-

sności intelektualnej był dłuższy niż rok. Jeżeli

prawa majątkowe nabyte przez przedsiębiorcę

nie zostały objęte przepisem szczególnym, to

podlegają amortyzacji według maksymalnej

stawki 20 proc. w skali roku (minimalny okres

amortyzacji wynosi 5 lat).

Kilka rodzajów praw majątkowych podlega

amortyzacji według stawki 50 proc. Należą

do nich prawa autorskie oraz niektóre rodza-

je licencji. Są to licencje na programy kom-

puterowe, a także licencje na wyświetlanie

filmów oraz emisję programów radiowych

i telewizyjnych.

Koszty zakończonych prac rozwojowych

mogą być zamortyzowane w sposób szcze-

gólny, tj. w całości w ciągu 12 miesięcy.

Metoda i stawka

Własność intelektualną należy ująć w ewi-

dencji środków trwałych oraz wartości nie-

materialnych i prawnych. Odpisów amortyza-

cyjnych dokonuje się od miesiąca następnego

po przyjęciu do użytkowania. Wartości nie-

materialne i prawne amortyzowane są wy-

łącznie metodą liniową. Odpisów amortyza-

cyjnych można dokonywać w równych ratach:

miesięcznie, kwartalnie lub jednorazowo na

koniec roku.

W ewidencji księgowej nakłady poniesione

na nabycie prawa lub licencji na korzystanie

z programu komputerowego, jeśli spełniają

warunki określone dla wartości niematerial-

nych i prawnych, są przenoszone w ciężar

wartości niematerialnych i prawnych zapi-

sem księgowym: strona Wn konta „Wartości

niematerialne i prawne” (w analityce konto:

„autorskie prawo majątkowe do programu

komputerowego” lub „licencja na korzysta-

nie z programu komputerowego”)/ strona

Ma konta „Rozliczenie zakupu”, „Pozostałe

rozrachunki” lub „Rachunek bieżący”.

W przypadku gdy nabyte prawa lub licen-

cje nie spełniają warunków określonych dla

wartości niematerialnych i prawnych, kosz-

ty nabycia odnosi się bezpośrednio w ciężar

kosztów działalności operacyjnej zapisem

księgowym: strona Wn konta „Koszty według

rodzajów” i „Rozrachunki z dostawcami”.

W jaki sposób spółka może amortyzować

prawa autorskie do aplikacji internetowej

PRZykłaD

Ujęcie w księgach

Spółka nabyła aplikację internetową wraz z prawami autorskimi za 86 100 zł brutto. Zostanie ona
wykorzystana w prowadzonej działalności handlowej. Ponadto zamówiła u dostawcy usługę wdrożenia
za wartość 6150 zł brutto. Należność została uregulowana przelewem bankowym na konto dostawcy.
Miesięczny odpis amortyzacyjny wyniesie: 70 000 zł x 50 proc./12 m-cy = 2916,66 zł
W księgach rachunkowych spółki znajdą się następujące zapisy:

Wartości niematerialne

i prawne

Rozliczenie zakupu

Rachunek bankowy

2) 70 000

1b) 70 000

70 000 (2

86 100 (3

6150 (5

Rozrachunki z dostawcami

Usługi obce

Vat naliczony

3) 86 100

86 100 (1a

4b) 5000

1c) 16 100

5) 6150

6150 (4a

4c) 1150

Odpisy umorzeniowe wartości

amortyzacja

niematerialnych i prawnych

6) 2916,66

2916,66 (6

Objaśnienia do schematu:
1. Faktura za licencję:
a) kwota brutto 86 100 zł strona Ma konta „Rozrachunki z dostawcami”;
b) kwota netto 70 000 zł strona Wn konta „Rozliczenie zakupu”;
c) VAT 16 100 zł strona Wn konta „VAT naliczony”;
2. OT – oddanie licencji do użytkowania w kwocie 70 000 zł: strona Wn konta „Wartości niematerialne
i prawne”, strona Ma konta „Rozliczenie zakupu”;
3. WB – zapłata za fakturę w kwocie 86 100 zł: strona Wn konta „Rozrachunki z dostawcami”, strona
Ma konto „Rachunek bankowy”;
4. Faktura za koszty wdrożenia:
a) kwota brutto 6150 zł strona Ma konta „Rozrachunki z dostawcami”;
b) kwota netto 5000 zł strona Wn konta „Usługi obce”;
c) VAT 1150 zł strona Wn konta „VAT naliczony”;
5. WB – zapłata faktury za wdrożenie 6150 zł: strona Wn konta „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma
konta „Rachunek bankowy”;
6. PK – miesięczny odpis amortyzacyjny 2916,66 zł: strona Wn konta „Amortyzacja”, strona Ma konta
„Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości

(t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym

od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób

fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

EwidEncja

Dziennik Gazeta Prawna, 13 października 2014 nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

Refundację opłaty na ZFŚS też trzeba zaksięgować

Wydatki związane z prowadzeniem i obsługą rachunku

nie powinny obciążać funduszu socjalnego.

Należy je zaliczać do kosztów bieżącej działalności jednostki

Czy w jednostkach budżetowych opłata za pro-

wadzenie rachunku zakładowego funduszu

świadczeń socjalnych obciąża koszty bieżące

jednostki, czy też pomniejsza wielkość fun-

duszu socjalnego? Jakich zapisów księgowych

należy dokonać?

Elżbieta Gaździk
główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Koszty ponoszone przez pracodawcę

w związku z administrowaniem środkami

zakładowego funduszu świadczeń socjal-

nych (dalej: ZFŚS), w postaci opłat czy pro-

wizji bankowych, pobieranych przez bank,

zaliczane są do kosztów działalności jed-

nostki. Dlatego powinny być one zrefun-

dowane z rachunku bieżącego jednostki

na rachunek ZFŚS.

Środki ZFŚS, stosownie do postanowień

art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o za-

kładowym funduszu świadczeń socjalnych

przechowywane są na odrębnym rachun-

ku bankowym. Środkami tymi administru-

je pracodawca (art. 10 powołanej ustawy),

co oznacza, że jest on zobowiązany do za-

pewnienia obsługi technicznej i finansowej

związanej z prowadzeniem tego rachunku.

W związku z tym wydatki związane z pro-

wadzeniem i obsługą rachunku nie powinny

obciążać tego funduszu, natomiast powinny

być zaliczone do kosztów bieżącej działal-

ności jednostki.

Wyjaśnienia w tej sprawie przedstawiło

również Ministerstwo Finansów w swo-

im piśmie z 30 grudnia 1998 r., znak PB3-

5656/722-571/98, z którego wynika, że:

„– pracodawca tworzący zakładowy fun-

dusz świadczeń socjalnych zobowiązany

jest do wyodrębnienia środków funduszu

na odrębnym rachunku bankowym,

– art. 10 powołanej ustawy zobowiązuje

pracodawcę do administrowania środkami

funduszu, a tym samym ponosi on określo-

ne koszty związane z prowadzeniem ra-

chunku bankowego funduszu, niezbędne

do prawidłowego funkcjonowania samego

funduszu w zakładzie pracy”.

Z tych też względów przebieg zapisów księ-

gowych dotyczących pobrania opłaty przez

bank za prowadzenie rachunku zakładowego

funduszu świadczeń socjalnych może prze-

biegać w sposób przedstawiony na schemacie.

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świad-

czeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w spra-

wie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont

dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu

terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych

zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwo-

wych jednostek budżetowych mających siedzibę poza

granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r.

poz. 289).

Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010r.

w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,

przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących

ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053).

SchEmat

Opłaty za przelew wewnątrz banku

– pobrane z rachunku ZFŚS

Opłaty za przelew wewnątrz banku

135

240

402

Rachunek środków funduszy

Pozostałe rozrachunki

Usługi obce (analityka:

specjalnego przeznaczenia

(analityka: opłaty za

opłaty za prowadzenie

(analityka: rachunek ZFŚS)

prowadzenie rachunku ZFŚS)

rachunku ZFŚS)

130

Rachunek bieżący jednostki

141

(analityka: par. 4300)

Środki pieniężne w drodze

Spółka nabyła aplikację internetową

wraz z prawami autorskimi za 86 100 zł

brutto. Zostanie ona wykorzystana

w prowadzonej działalności handlowej.

Ponadto zamówiła u dostawcy usługę

wdrożenia za wartość 6150 zł brutto.

Należność została uregulowana prze-

lewem bankowym na konto dostawcy.

W jaki sposób spółka może amortyzo-

wać prawa autorskie do aplikacji inter-

netowej? Czy wartość usługi wdrożenia

aplikacji powiększy wartości niemate-

rialne i prawne?

halina Zabrocka
specjalistka z zakresu rachunkowości

Prawa autorskie do twórczej działalności czło-

wieka jako własność intelektualna są chro-

nione przez nasze prawodawstwo. Stworzenie

prawnych ram pozwalających chronić wytwo-

rzone dobra przyczyniło się do wyodrębnie-

nia głównych elementów, które składają się

na własność intelektualną: prawo autorskie,

własność przemysłowa oraz know-how.

Prawa własności intelektualnej bardzo czę-

sto stanowią o wartości przedsiębiorstwa.

W gospodarce opartej na wiedzy własność

intelektualna jest jednym z głównych czyn-

ników pozwalających stworzyć przewagę

konkurencyjną i decydować o sukcesie ryn-

kowym. Niezależnie od korzyści płynących

z budowy pozycji rynkowej, ochrona praw

własności przemysłowej zapewnia również

istotne korzyści podatkowe prawa własno-

ści intelektualnej, będące niematerialnymi

składnikami majątku. Mogą być one przed-

miotem amortyzacji, obniżając zyski podle-

gające opodatkowaniu.

W ustawie o PIT oraz CIT wymienione zo-

stały cztery kategorie praw własności intelek-

tualnej, które podlegają amortyzacji. Należą

do nich autorskie lub pokrewne prawa mająt-

kowe, prawa własności przemysłowej (m.in.

patenty na wynalazki oraz prawa ochronne

na znaki towarowe), licencje oraz informacje

związane z wiedzą w dziedzinie przemysło-

wej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej

(informacje o charakterze know-how).

Warunki

Ustawa przewiduje jednolite warunki amor-

tyzacji dla wszystkich praw własności intelek-

tualnej. Wyjątek stanowią zasady dotyczące

amortyzacji kosztów prac rozwojowych. Prawa,

które mają być przedmiotem amortyzacji, mu-

szą się nadawać do gospodarczego wykorzysta-

nia w dniu przyjęcia do używania. Amortyza-

cji podlegają tylko takie prawa, które zostały

przez przedsiębiorcę nabyte. Przez nabycie

licencji należy rozumieć zawarcie umowy li-

cencyjnej w charakterze licencjobiorcy lub

wejście w prawa licencjobiorcy na skutek cesji.

Warunkiem koniecznym jest również wymóg,

aby przewidywany okres używania praw wła-

sności intelektualnej był dłuższy niż rok. Jeżeli

prawa majątkowe nabyte przez przedsiębiorcę

nie zostały objęte przepisem szczególnym, to

podlegają amortyzacji według maksymalnej

stawki 20 proc. w skali roku (minimalny okres

amortyzacji wynosi 5 lat).

Kilka rodzajów praw majątkowych podlega

amortyzacji według stawki 50 proc. Należą

do nich prawa autorskie oraz niektóre rodza-

je licencji. Są to licencje na programy kom-

puterowe, a także licencje na wyświetlanie

filmów oraz emisję programów radiowych

i telewizyjnych.

Koszty zakończonych prac rozwojowych

mogą być zamortyzowane w sposób szcze-

gólny, tj. w całości w ciągu 12 miesięcy.

Metoda i stawka

Własność intelektualną należy ująć w ewi-

dencji środków trwałych oraz wartości nie-

materialnych i prawnych. Odpisów amortyza-

cyjnych dokonuje się od miesiąca następnego

po przyjęciu do użytkowania. Wartości nie-

materialne i prawne amortyzowane są wy-

łącznie metodą liniową. Odpisów amortyza-

cyjnych można dokonywać w równych ratach:

miesięcznie, kwartalnie lub jednorazowo na

koniec roku.

W ewidencji księgowej nakłady poniesione

na nabycie prawa lub licencji na korzystanie

z programu komputerowego, jeśli spełniają

warunki określone dla wartości niematerial-

nych i prawnych, są przenoszone w ciężar

wartości niematerialnych i prawnych zapi-

sem księgowym: strona Wn konta „Wartości

niematerialne i prawne” (w analityce konto:

„autorskie prawo majątkowe do programu

komputerowego” lub „licencja na korzysta-

nie z programu komputerowego”)/ strona

Ma konta „Rozliczenie zakupu”, „Pozostałe

rozrachunki” lub „Rachunek bieżący”.

W przypadku gdy nabyte prawa lub licen-

cje nie spełniają warunków określonych dla

wartości niematerialnych i prawnych, kosz-

ty nabycia odnosi się bezpośrednio w ciężar

kosztów działalności operacyjnej zapisem

księgowym: strona Wn konta „Koszty według

rodzajów” i „Rozrachunki z dostawcami”.

W jaki sposób spółka może amortyzować

prawa autorskie do aplikacji internetowej

PRZykłaD

Ujęcie w księgach

Wartości niematerialne

i prawne

Rozliczenie zakupu

Rachunek bankowy

2) 70 000

1b) 70 000

70 000 (2

86 100 (3

6150 (5

Rozrachunki z dostawcami

Usługi obce

Vat

naliczony

3) 86 100

86 100 (1a

4b) 5000

1c) 16 100

5) 6150

6150 (4a

4c) 1150

Odpisy umorzeniowe wartości

amortyzacja

niematerialnych i prawnych

6) 2916,66

2916,66 (6

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości

(t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym

od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób

fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

2 / 4

Magdalena Rypińska
dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

W państwowych jednostkach budżetowych

otrzymany w roku bieżącym zwrot wydatku

dokonanego w poprzednim roku budżeto-

wym jest według obowiązujących przepi-

sów dochodem budżetowym. Nie stano-

wi on jednak przychodów w rozumieniu

ustawy o rachunkowości, nie należy więc

odnosić go na konto 720 lub inne konto

przychodowe.

Jednostki budżetowe działają według me-

tody finansowania brutto, co oznacza, że

wszelkie otrzymane dochody przekazują

na rachunek budżetu państwa, z którego

otrzymują środki na swoje wydatki w po-

staci planu finansowego na dany rok. Brak

powiązania pomiędzy dochodami i wydat-

kami oraz bezwzględny zakaz przeznacza-

nia zgromadzonych dochodów na własne

wydatki jest fundamentalną zasadą pro-

wadzenia gospodarki finansowej przez jed-

nostkę budżetową.

Wyjątkiem od tej reguły stanowią zwro-

ty wydatków, są one jedynymi wpływami,

które jednostka budżetowa może przezna-

czyć ponownie na wydatki. Warunkiem

jest jednak to, aby zwrot został dokona-

ny w tym samym roku, w którym wyda-

tek. Zwrot dokonany w roku kolejnym jest

dochodem budżetowym i tak musi zostać

potraktowany.

Kiedy tak, a kiedy nie

Jest to sytuacja kiedy jednostka budżetowa

w toku swojej normalnej działalności doko-

nuje wydatku ze środków przewidzianych

w swoim planie finansowym, a później otrzy-

muje jego zwrot w całości lub części (np. z ty-

tułu otrzymanej faktury korygującej).

Sposób kwalifikacji i ewidencji związanych

z tym operacji gospodarczych zależy od ter-

minu poniesienia wydatku i terminu otrzy-

mania zwrotu.

Jeśli zarówno wydatek jak i zwrot nastąpiły

w tym samym roku budżetowym, ewidencja

odbywa się w obrębie wydatków, a otrzymana

kwota może zostać ponownie wykorzystana

na wydatki jednostki. [przykład 1 i 2]

Jeśli zaś wydatek nastąpił w danym roku

budżetowym, a zwrot w kolejnym, mamy już

do czynienia z dochodem. Zwrot taki musi

więc zostać zaewidencjonowany i potrakto-

wany jak dochód, czyli zgodnie z przepisami

przekazany we wskazanych terminach do

budżetu państwa.

Wydatek w roku N, zwrot w roku N

= zwrot wydatków

Wydatek w roku N, zwrot w roku N + 1

= dochód

Należy zauważyć, że w przypadku wskaza-

nym w przykładzie 3 nie występuje żadne kon-

to przychodów. Taki wpływ nie jest bowiem

przychodem w rozumieniu ustawy o rachun-

kowości.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przez

przychody należy rozumieć uprawdopodob-

nione powstanie w okresie sprawozdawczym

korzyści ekonomicznych o wiarygodnie okre-

ślonej wartości, w formie zwiększenia wartości

aktywów albo zmniejszenia wartości zobowią-

zań, które doprowadzą do wzrostu kapitału

własnego lub zmniejszenia jego niedoboru.

Przy zwrocie wydatków nie ma mowy

o uprawdopodobnionym powstaniu korzy-

ści ekonomicznych, gdyż jest to bezpośredni

wpływ z określonych przyczyn na rachunek jed-

nostki (nie ma tu celowego działania jednost-

ki zmierzającego do osiągnięcia przychodu).

Opisy

Również opisy do kont przychodów wskazują,

że nie kwalifikuje się tu zwrotów wydatków.

■

Konto 720 – Przychody z tytułu dochodów

budżetowych służy do ewidencji przycho-

dów z tytułu dochodów budżetowych zwią-

zanych bezpośrednio z podstawową działal-

nością jednostki, w szczególności dochodów,

do których zalicza się podatki, składki, opła-

ty, inne dochody budżetu państwa, jedno-

stek samorządu terytorialnego oraz innych

jednostek, należne na podstawie odrębnych

ustaw lub umów międzynarodowych.

■

Konto 750 – Przychody finansowe służy

do ewidencji przychodów finansowych. Na

stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody

z tytułu operacji finansowych, w szczegól-

ności przychody ze sprzedaży papierów

wartościowych, przychody z udziałów i ak-

cji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych

pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli,

czeków obcych i papierów wartościowych

oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należ-

ności, dodatnie różnice kursowe.

■

Konto 760 – Pozostałe przychody opera-

cyjne służy do ewidencji przychodów nie-

związanych bezpośrednio z podstawową

działalnością jednostki, w tym wszelkich

innych przychodów niż podlegające ewi-

dencji na kontach: 700, 720, 730, 750.

Tak więc zwrot wydatków dokonanych

w latach poprzednich stanowi dochód, ale

nie stanowi przychodu jednostki budżetowej,

a rozrachunki i przepływy pieniężne.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości

(t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w spra-

wie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont

dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu teryto-

rialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów

budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych

jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami

Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

NA koNtAch

Dziennik Gazeta Prawna, 13 października 2014 nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

Zwrot wydatku z roku poprzedniego nie jest przychodem

Sposób ewidencji

zależy od tego, kiedy wydaliśmy pieniądze, oraz od tego, kiedy otrzymaliśmy je z powrotem.

W żadnym przypadku do księgowania tych operacji nie stosuje się jednak konta 720

PRzykłaD 1

W tym samym roku budżetowym

Jednostka budżetowa dokonała płatności za usługę wykonania pieczęci na podstawie faktury, przy
czym przy sporządzaniu przelewu popełniono błąd i wpisano niewłaściwą kwotę (należność wyni-
kająca z faktury 578,50 zł, dokonany przelew 587,50 zł).
Po wyjaśnieniu sprawy z kontrahentem dokonał on zwrotu na rachunek wydatków jednostki
nadpłaty w kwocie 9 zł.
Ewidencja powyższych zdarzeń będzie następująca:

201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek bieżący

402 – Usługi obce

i dostawcami

jednostki

1) 578,50

2) 587,50

578,50 (1

3) 9

587,50 (2

9 (3

4) 9

– 9 (4

Objaśnienia do schematu:
1. Faktura za usługę w kwocie 578,50 zł: strona Wn konta 402 (par. 4300), strona Ma konta 201;
2. Zapłata faktury w kwocie 587,50 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 130 (par. 4300);
3. Zwrot od kontrahenta nadpłaty w kwocie 9 zł: strona Wn konta 130, strona Ma konta 201;
4. Techniczny zapis ujemny (czystość obrotów) kwota – 9 zł: strona Wn konta 130, strona Ma konta 130.
Uwaga! Jeśli nadpłata dotyczy kontrahenta, z którym prowadzone są dłuższe lub stałe rozliczenia,
można taką nadpłatę rozliczyć przy kolejnej płatności, przekazując należność w kwocie mniejszej.

PRzykłaD 2

Usługi sprzątania

W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jednostka budżetowa zawarła
umowę na usługi sprzątania na okres roku. Płatności za wykonywane usługi realizowane są
miesięcznie. We wrześniu otrzymano fakturę na kwotę 1200 zł, którą 31 września zapłacono.
Po weryfikacji okazało się, że wykonawca nie uwzględnił wynikającego z umowy należnego rabatu
w wysokości 150 zł. Wykonawca wystawił fakturę korygującą.
Ewidencja:

201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek

402 – Usługi obce

i dostawcami

bieżący jednostki

1) 1200

150 (3

2) 1200

1200 (1

1200 (2

3) 150

Objaśnienia do schematu:
1. Faktura za wykonaną usługę w kwocie 1200 zł: strona Wn konta 402, strona Ma konta 201;
2. Zapłata w kwocie 1200 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 130;
3. Faktura korygująca w kwocie 150 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 402 (lub – 150 zł: strona
Wn konta 402, strona Ma konta 201)
W tym przypadku można nie domagać się zwrotu nadpłaty, a w kolejnym miesiącu pomniejszyć bieżącą
płatność o kwotę należności.

PRzykłaD 3

Zakup drukarek

Jednostka budżetowa kupiła w grudniu 3 drukarki. Otrzymano fakturę w kwocie 960 zł i doko-
nano płatności. Okazało się jednak, że jedna z drukarek jest uszkodzona, co zgłoszono w ramach
gwarancji. Dostawca zamiast naprawy zaproponował zwrot zapłaconej kwoty, na co jednostka
wyraziła zgodę. W grudniu otrzymano fakturę korygującą na kwotę 320 zł. Kwota ta wpłynęła na
rachunek jednostki w styczniu następnego roku.
Księgowania w roku zakupu wyglądają tak:

401 – zużycie materiałów 201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek

i energii

i dostawcami

bieżący – wydatki

1) 960

320 (3

2) 960

960 (1

960 (2

3) 320

Objaśnienia do schematu:
1. Faktura za zakupiony sprzęt w kwocie 960 zł: strona Wn konta 401 (par. 4210), strona Ma konta 201;
2. Zapłata faktury w kwocie 960 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 130 (par. 4210);
3. Faktura korygująca w kwocie 320 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 401 ( lub – 320 zł: strona
Wn konta 401, strona Ma konta 201).
W bilansie zamknięcia wystąpi należność od dostawcy w kwocie 320 zł

Księgowania w roku następnym wyglądają nieco inaczej:

201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek

141 – Środki pieniężne

i dostawcami

bieżący – wydatki

w drodze

Sp. 320

320 (1

1) 320

320 (2

2) 320

320 (2

131 – Rachunek

222 – Rozliczenie dochodów

bieżący – dochody

budżetowych

2) 320

320 (3

3) 320

Objaśnienia do schematu :
Saldo początkowe (Sp.) Wn 320 zł konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
1. Wpływ kwoty zwrotu na rachunek wydatków w kwocie 320 zł: strona Wn konta 130, strona Ma
konta 201;
2. Przekazanie z rachunku wydatków na rachunek dochodów w kwocie 320 zł: strona Wn konta 141,
strona Ma konta 130 i strona Wn konta 131, strona Ma konta 141*;
3. Odprowadzenie dochodów do budżetu strona Wn konta 222, strona Ma konta 131.

*Jeśli kwota zwrotu wydatku roku poprzedniego wpłynęła na rachunek wydatków wymaga niezwłocz-
nego przekazania na rachunek bieżący dochodów budżetowych, stąd przelew pomiędzy rachunkami.

AuToPRoMocJA

P A T R Z Y M Y

O B I E K T Y W N I E . P I S Z E M Y O D P O W I E D Z I A L N I E

Ustawa

o rachunkowości

• Ujednolicony tekst ustawy ze zmianami obowiązującymi od 5 września 2014

• Komentarz eksperta do zmian • Praktyczne przykłady zastosowania nowych przepisów

Zamów:

bok@infor.pl

22 761 31 27

L i c z b a s t r o n : 19 2

c e n a : 3 9 , 9 0 z ł

L A

Magdalena Rypińska
dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

W państwowych jednostkach budżetowych

otrzymany w roku bieżącym zwrot wydatku

dokonanego w poprzednim roku budżeto-

wym jest według obowiązujących przepi-

sów dochodem budżetowym. Nie stano-

wi on jednak przychodów w rozumieniu

ustawy o rachunkowości, nie należy więc

odnosić go na konto 720 lub inne konto

przychodowe.

Jednostki budżetowe działają według me-

tody finansowania brutto, co oznacza, że

wszelkie otrzymane dochody przekazują

na rachunek budżetu państwa, z którego

otrzymują środki na swoje wydatki w po-

staci planu finansowego na dany rok. Brak

powiązania pomiędzy dochodami i wydat-

kami oraz bezwzględny zakaz przeznacza-

nia zgromadzonych dochodów na własne

wydatki jest fundamentalną zasadą pro-

wadzenia gospodarki finansowej przez jed-

nostkę budżetową.

Wyjątkiem od tej reguły stanowią zwro-

ty wydatków, są one jedynymi wpływami,

które jednostka budżetowa może przezna-

czyć ponownie na wydatki. Warunkiem

jest jednak to, aby zwrot został dokona-

ny w tym samym roku, w którym wyda-

tek. Zwrot dokonany w roku kolejnym jest

dochodem budżetowym i tak musi zostać

potraktowany.

Kiedy tak, a kiedy nie

Jest to sytuacja kiedy jednostka budżetowa

w toku swojej normalnej działalności doko-

nuje wydatku ze środków przewidzianych

w swoim planie finansowym, a później otrzy-

muje jego zwrot w całości lub części (np. z ty-

tułu otrzymanej faktury korygującej).

Sposób kwalifikacji i ewidencji związanych

z tym operacji gospodarczych zależy od ter-

minu poniesienia wydatku i terminu otrzy-

mania zwrotu.

Jeśli zarówno wydatek jak i zwrot nastąpiły

w tym samym roku budżetowym, ewidencja

odbywa się w obrębie wydatków, a otrzymana

kwota może zostać ponownie wykorzystana

na wydatki jednostki. [przykład 1 i 2]

Jeśli zaś wydatek nastąpił w danym roku

budżetowym, a zwrot w kolejnym, mamy już

do czynienia z dochodem. Zwrot taki musi

więc zostać zaewidencjonowany i potrakto-

wany jak dochód, czyli zgodnie z przepisami

przekazany we wskazanych terminach do

budżetu państwa.

Wydatek w roku N, zwrot w roku N

= zwrot wydatków

Wydatek w roku N, zwrot w roku N + 1

= dochód

Należy zauważyć, że w przypadku wskaza-

nym w przykładzie 3 nie występuje żadne kon-

to przychodów. Taki wpływ nie jest bowiem

przychodem w rozumieniu ustawy o rachun-

kowości.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przez

przychody należy rozumieć uprawdopodob-

nione powstanie w okresie sprawozdawczym

korzyści ekonomicznych o wiarygodnie okre-

ślonej wartości, w formie zwiększenia wartości

aktywów albo zmniejszenia wartości zobowią-

zań, które doprowadzą do wzrostu kapitału

własnego lub zmniejszenia jego niedoboru.

Przy zwrocie wydatków nie ma mowy

o uprawdopodobnionym powstaniu korzy-

ści ekonomicznych, gdyż jest to bezpośredni

wpływ z określonych przyczyn na rachunek jed-

nostki (nie ma tu celowego działania jednost-

ki zmierzającego do osiągnięcia przychodu).

Opisy

Również opisy do kont przychodów wskazują,

że nie kwalifikuje się tu zwrotów wydatków.

■

Konto 720 – Przychody z tytułu dochodów

budżetowych służy do ewidencji przycho-

dów z tytułu dochodów budżetowych zwią-

zanych bezpośrednio z podstawową działal-

nością jednostki, w szczególności dochodów,

do których zalicza się podatki, składki, opła-

ty, inne dochody budżetu państwa, jedno-

stek samorządu terytorialnego oraz innych

jednostek, należne na podstawie odrębnych

ustaw lub umów międzynarodowych.

■

Konto 750 – Przychody finansowe służy

do ewidencji przychodów finansowych. Na

stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody

z tytułu operacji finansowych, w szczegól-

ności przychody ze sprzedaży papierów

wartościowych, przychody z udziałów i ak-

cji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych

pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli,

czeków obcych i papierów wartościowych

oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należ-

ności, dodatnie różnice kursowe.

■

Konto 760 – Pozostałe przychody opera-

cyjne służy do ewidencji przychodów nie-

związanych bezpośrednio z podstawową

działalnością jednostki, w tym wszelkich

innych przychodów niż podlegające ewi-

dencji na kontach: 700, 720, 730, 750.

Tak więc zwrot wydatków dokonanych

w latach poprzednich stanowi dochód, ale

nie stanowi przychodu jednostki budżetowej,

a rozrachunki i przepływy pieniężne.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości

(t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w spra-

wie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont

dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu teryto-

rialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów

budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych

jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami

Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

NA koNtAch

Dziennik Gazeta Prawna, 13 października 2014 nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

Zwrot wydatku z roku poprzedniego nie jest przychodem

Sposób ewidencji

zależy od tego, kiedy wydaliśmy pieniądze, oraz od tego, kiedy otrzymaliśmy je z powrotem.

W żadnym przypadku do księgowania tych operacji nie stosuje się jednak konta 720

PRzykłaD 1

W tym samym roku budżetowym

201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek bieżący

402 – Usługi obce

i dostawcami

jednostki

1) 578,50

2) 587,50

578,50 (1

3) 9

587,50 (2

9 (3

4) 9

– 9 (4

PRzykłaD 2

Usługi sprzątania

201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek

402 – Usługi obce

i dostawcami

bieżący jednostki

1) 1200

150 (3

2) 1200

1200 (1

1200 (2

3) 150

PRzykłaD 3

Zakup drukarek

401 – zużycie materiałów 201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek

i energii

i dostawcami

bieżący – wydatki

1) 960

320 (3

2) 960

960 (1

960 (2

3) 320

Księgowania w roku następnym wyglądają nieco inaczej:

201 – Rozrachunki z odbiorcami

130 – Rachunek

141 – Środki pieniężne

i dostawcami

bieżący – wydatki

w drodze

Sp. 320

320 (1

1) 320

320 (2

2) 320

320 (2

131 – Rachunek

222 – Rozliczenie dochodów

bieżący – dochody

budżetowych

2) 320

320 (3

3) 320

*Jeśli kwota zwrotu wydatku roku poprzedniego wpłynęła na rachunek wydatków wymaga niezwłocz-
nego przekazania na rachunek bieżący dochodów budżetowych, stąd przelew pomiędzy rachunkami.

AuToPRoMocJA

P A T R Z Y M Y

O B I E K T Y W N I E . P I S Z E M Y O D P O W I E D Z I A L N I E

Ustawa

o rachunkowośc

rachunk

• Ujednolicony tekst ustawy ze zmianami obowiązującymi od 5 września 2014

• Komentarz eksperta do zmian • Praktyczne przykłady zastosowania nowych przepisów

Zamów:

bok@infor.pl

22 761 31 27

L i c z b a s t r o n : 19 2

c e n a : 3 9 , 9 0 z ł

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

3 / 4

W yWiad, Sfera budżetoWa

Dziennik Gazeta Prawna, 13 października 2014 nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

Jednostka budżetowa otrzymała od kontrahenta fakturę za
zakupy materiałów biurowych. Zostało w niej wyszczególnio-
ne kilkanaście pozycji. Wprowadzając otrzymaną fakturę do
systemu finansowo-księgowego, jednostka robi to w warto-
ści netto ogółem, zaś system oblicza VAT jako np. 23 proc.
od wartości netto. Pomiędzy wartością VAT wyliczoną
przez system a wartością VAT ogółem wynikającą z faktur
praktycznie zawsze wychodzą różnice w wysokości 1 do 2 gr.
Jest tak, gdyż wartość VAT na fakturze stanowi sumę VAT
wyliczonego od każdej pozycji zawartej w fakturze. Wpływa
to również na wartość brutto określoną fakturą. Jak zatem
w takiej sytuacji jednostka powinna postąpić? Gdzie zaksię-
gować powstałe różnice?

apisy księgowe operacji

gospodarczych

potwierdzone między

innymi wystawioną fakturą

powinny rzetelnie odzwier-

ciedlać wartości wynikające

z faktury. Stąd też jednostka,

dokonując zapisów w syste-

mie finansowo-księgowym,

powinna poprawić wartość

VAT wyliczoną przez ten

system, doprowadzając jego

wartość do wartości

wynikającej z faktury.

Szczegółowe zasady wysta-

wiania faktur oraz dane,

które powinny zawie-

rać faktury, określa ustawa

z 11 marca 2004 r. o podatku

od towarów i usług. Zgodnie

z postanowieniami art. 106e

ust. 1 pkt. 14 ustawy VAT

faktura stwierdzająca doko-

nanie sprzedaży powinna za-

wierać między innymi kwotę

podatku od sumy wartości

sprzedaży netto, z podziałem

na kwoty dotyczące poszcze-

gólnych stawek podatku. Nie

oznacza to jednak, że w fak-

turze sprzedaży nie można

wykazywać VAT od poszcze-

gólnych pozycji znajdujących

się na fakturze. Możliwość

taką dają zapisy art. 106e

ust. 10 ustawy VAT, które

określają, że:

a) podatnik może określić

w fakturze również kwoty

podatku dotyczące wartości

poszczególnych dostarczo-

nych towarów i wykonanych

usług wykazanych w tej fak-

turze,

b) w przypadku określonym

pod literą „a” łączna kwota

podatku może być ustalo-

na w wyniku podsumowa-

nia jednostkowych kwot

podatku.

A zatem uwzględniając po-

wołane powyżej przepisy,

należy wskazać, że w fak-

turze sprzedaży VAT może

być wykazany jako podatek

naliczony od łącznej war-

tości netto, z podziałem na

poszczególne stawki VAT,

lub może być wykazany jako

suma VAT poszczególnych

pozycji wykazanych w faktu-

rze sprzedaży.

Dlatego też w niniejszym

przypadku jednostka, wpro-

wadzając fakturę do systemu

finansowo-księgowego,

powinna dokonać ręcznie

poprawienia wartości VAT

wyliczonego przez system

finansowo-księgowy, w taki

sposób, aby był on zgodny

z wartością VAT naliczonego

w fakturze.

Potwierdzeniem braku

podstaw odnoszenia opisa-

nych w pytaniu różnic do

innych kont, jest również

interpretacja Urzędu Skar-

bowego w Opolu, który

w postanowieniu z 17 maja

2006 r., nr PP/443-42-1/06,

uznał, że „(...) ponieważ

prowadzenie ewidencji dla

podatku od towarów i usług

powinno ściśle odzwier-

ciedlać przebieg i wartość

transakcji opodatkowanych

podatkiem VAT, należy do-

konywać wpisów do ewi-

dencji zgodnie z treścią

wystawianych lub otrzy-

mywanych przez podatnika

faktur VAT (....)”. Choć inter-

pretacja ta została wydana

kilka lat temu, to jej główna

teza, przytoczona powyżej,

nadal zachowuje swoją ak-

tualność.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku

od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r.

nr 177, poz. 1054 ze zm.).

EksPErT

rADZi

Co zrobić z zaokrągleniem VAT w fakturze otrzymanej od kontrahenta

ElżbiEta GaźDzik

główna księgowa

samorządowej jednostki budżetowej

Zbyt długie przygotowywanie sprawozdań finansowych

to strata dla firmy. Warto więc przyspieszyć

Rozmowa z

Adamem Czechanowskim,

dyrektorem w dziale audit advisory Deloitte, i

Mikołajem Trzeciakiem,

starszym menedżerem w dziale audit advisory Deloitte

Eksperci Deloitte przebadali 115 firm działają-
cych na rynku polskim. sprawdziliście Państwo
ich podejście do przygotowywania infor-
macji finansowych na potrzeby zarządzania
firmą oraz sprawozdań, które przedsiębiorcy
są zobowiązani składać m.in. w organach
skarbowych czy bankach, które kredytują ich
inwestycje. Jakie są wnioski?

Najważniejszy wniosek to fakt, że sprawniej-

sze prowadzenie księgowości pozwala przed-

siębiorstwom lepiej funkcjonować w bizne-

sowym otoczeniu. Zarządy zaś mogą szybciej

reagować na zmieniającą się rzeczywistość.

Najsprawniej działające spółki w Polsce na

sporządzenie informacji finansowej o osią-

gniętych wynikach potrzebują czterech dni

roboczych od zakończenia miesiąca. Jednak

większości podmiotów zajmuje to dużo wię-

cej czasu.

A jaki jest to okres, jeśli chodzi o sprawozda-
nia roczne?

W przypadku sprawozdań rocznych liderzy

potrzebują dwudziestu dni na ich przygo-

towanie. Z kolei firmy, które mają problem

z szybkim raportowaniem, wydłużają ten

czas nawet do trzech miesięcy. W przypad-

ku sprawozdań rocznych najlepsze wśród

przebadanych spółek były te, które przygo-

towały sprawozdania po dwudziestu dniach

roboczych, podczas gdy na świecie czas ten

jest jeszcze krótszy. Wciąż problemem jest

skonsolidowane sprawozdanie finansowe,

które przygotowywane jest przez grupy ka-

pitałowe. Na jego sporządzenie większość

spółek potrzebuje nawet ponad siedem-

dziesięciu dni roboczych, a to oznacza, że

inwestorzy i właściciele otrzymują całościo-

wy obraz grupy dopiero w okolicach marca.

Co jednostki powinny zrobić, aby przyspie-
szyć proces przygotowywania sprawozdań
finansowych?

Przede wszystkim firmy muszą zmienić spo-

sób swojego funkcjonowania i wyeliminować

wąskie gardła. W tym celu powinny wdrożyć

odpowiednie procedury, jak na przykład ka-

lendarz zamknięcia, który będzie obrazował

cały harmonogram i podział zadań. Dotyczy

on całej jednostki, a więc m.in. działu zaku-

pów, sprzedaży czy magazynu. Powinno zo-

stać jasno określone, kto za co odpowiada i na

kiedy powinien zakończyć dany etap. Ponad-

to warto zadbać o procedurę wewnętrznego

obiegu dokumentów zapewniającą szybkie

ich dostarczenie do księgowości. Im szybciej

tam trafią, tym szybciej będzie można wpro-

wadzić dokumenty i dokonać odpowiednich

analiz. Istotne też są odpowiednie narzędzia

IT wspomagające raportowanie, w tym te

dotyczące automatycznej konsolidacji. Jeżeli

natomiast chodzi o strukturę organizacyjną,

to warto wyodrębnić w większych grupach

kapitałowych komórki ds. raportowania. Bę-

dzie się ona zajmowała sprawozdawczością,

a jednocześnie odciążała w bieżącej pracy

komórki księgowe.

Czy to wystarczy?

Nie można też pominąć czynnika motywa-

cyjnego. Należy wdrożyć odpowiedni system

ocen dla pracowników działu finansowego,

który będzie uzależniony od terminów i ja-

kości zamknięcia. Zarządy zbyt małą wagę

przywiązują do jakości pracy działów księ-

gowych i administracyjnych, skupiając się

głównie na pionach operacyjnych. Nie należy

zapomnieć również o bieżącej komunikacji

z audytorem. Dzięki temu można uniknąć

niespodzianek w postaci korekt zakomu-

nikowanych tuż przed datą publikacji da-

nych finansowych czy wielokrotnych zmian

w sprawozdaniach.

Dlaczego to przyspieszenie działań jest tak
ważne? Powiedzmy, że jednostka dotrzymuje

terminów określonych przez ustawę o rachun-
kowości. Czy to nie powinno jej wystarczyć?

Z naszych doświadczeń wynika, że polscy

przedsiębiorcy często nie doceniają korzy-

ści, jaką daje szybkie pozyskanie informacji

o wynikach finansowych. Sytuacja zmienia

się, gdy takie dane zaczynają być od spółki

wymagane przez banki lub gdy firma pla-

nuje debiut na giełdzie. Wtedy spółka musi

być gotowa na drastyczne przyspieszenie ter-

minów raportowania, a także istotny wzrost

jakości pracy działów księgowych. Takie przy-

spieszenie ma też miejsce, gdy polską spółkę

przejmuje zagraniczna. Tam normą jest spo-

rządzenie pakietu konsolidacyjnego w ciągu

kilku dni roboczych po zamknięciu miesiąca.

Spółkom giełdowym, które przekroczą ter-

miny przekazywania wymaganych informa-

cji, grożą sankcje finansowe nakładane przez

Komisję Nadzoru Finansowego. W przeszłości

sięgały one nawet 100 tys. zł. Kary nakładane

są także na podmioty, których sprawozda-

nia zawierają błędy. Warto przypomnieć, że

sankcje mogą również dotknąć pojedynczych

członków zarządu.

Także banki mogą wymagać raportowania

wyników firm np. w cyklach miesięcznych,

kwartalnych lub rocznych w celu oceny kon-

dycji finansowej spółki. Nieprzekazanie takiej

informacji na czas grozi m.in. podniesieniem

marży kredytowej, a w ostateczności utratą

wiarygodności i wypowiedzeniem umowy

kredytowej.

Zainteresowało mnie także stwierdzenie,
że wraz z rozwojem spółki potrzebne jest
wprowadzenie procedur, które usprawnią
działanie i przygotowanie do zamknięcia roku.
Na jakim etapie jest to ważne i jak je wdrożyć?

Jest to niezmiernie ważne w okresie, kiedy

spółka przechodzi ze stadium spółki małej

na taką, której majątek i sprzedaż mierzone

są w dziesiątkach milionów złotych. Często

jest to powiązane z prowadzeniem bizne-

su w różnych lokalizacjach czy wejściem do

spółki inwestora. Wzrost skali działalności

nie zawsze idzie w parze ze wzrostem jako-

ści procesów wewnętrznych. W spółce może

brakować procedur i odpowiednich kompe-

tencji. Sytuacja taka kreuje ryzyko, że terminy

sprawozdawcze i jakość danych finansowych

mogą się wymknąć spod kontroli.

Rozmawiała

Magdalena sobczak

aDam CzEChanowski

dyrektor w dziale audit advisory Deloitte

mikołaj tRzECiak

starszy menedżer w dziale audit advisory Deloitte

Co warto zmienić

Aby przyspieszyć proces przygotowywania

sprawozdań finansowych, firmy muszą

zmienić sposób swojego funkcjonowania.

W tym celu należy m.in.:

wdrożyć kalendarz zamknięcia, który

będzie obrazował cały harmonogram

i podział zadań,

wyodrębnić w grupach kapitałowych

komórki ds. raportowania,

zainwestować w odpowiednie narzędzia

IT, w tym w automatyczną konsolidację,

przygotowując informację finanso-

wą, należy opierać się na szacunkach,

a nie czekać na brakujące faktury,

wdrożyć system motywacyjny dla pra-

cowników działu finansowego, który

będzie uzależniony od terminów

i jakości zamknięcia,

pozyskiwać dane na czas z działów

niefinansowych (zakupy, sprzedaż,

magazyn),

komunikować się na bieżąco z audyto-

rem,

zadbać o procedurę wewnętrzne-

go obiegu dokumentów zapewniającą

szybkie ich dostarczenie do księgowości,

przygotować listę możliwych błędów.

W yWiad, Sfera budżetoWa

Dziennik Gazeta Prawna, 13 października 2014 nr 198 (3839)

gazetaprawna.pl

apisy księgowe operacji

gospodarczych

potwierdzone między

innymi wystawioną fakturą

powinny rzetelnie odzwier-

ciedlać wartości wynikające

z faktury. Stąd też jednostka,

dokonując zapisów w syste-

mie finansowo-księgowym,

powinna poprawić wartość

VAT wyliczoną przez ten

system, doprowadzając jego

wartość do wartości

wynikającej z faktury.

Szczegółowe zasady wysta-

wiania faktur oraz dane,

które powinny zawie-

rać faktury, określa ustawa

z 11 marca 2004 r. o podatku

od towarów i usług. Zgodnie

z postanowieniami art. 106e

ust. 1 pkt. 14 ustawy VAT

faktura stwierdzająca doko-

nanie sprzedaży powinna za-

wierać między innymi kwotę

podatku od sumy wartości

sprzedaży netto, z podziałem

na kwoty dotyczące poszcze-

gólnych stawek podatku. Nie

oznacza to jednak, że w fak-

turze sprzedaży nie można

wykazywać VAT od poszcze-

gólnych pozycji znajdujących

się na fakturze. Możliwość

taką dają zapisy art. 106e

ust. 10 ustawy VAT, które

określają, że:

a) podatnik może określić

w fakturze również kwoty

podatku dotyczące wartości

poszczególnych dostarczo-

nych towarów i wykonanych

usług wykazanych w tej fak-

turze,

b) w przypadku określonym

pod literą „a” łączna kwota

podatku może być ustalo-

na w wyniku podsumowa-

nia jednostkowych kwot

podatku.

A zatem uwzględniając po-

wołane powyżej przepisy,

należy wskazać, że w fak-

turze sprzedaży VAT może

być wykazany jako podatek

naliczony od łącznej war-

tości netto, z podziałem na

poszczególne stawki VAT,

lub może być wykazany jako

suma VAT poszczególnych

pozycji wykazanych w faktu-

rze sprzedaży.

Dlatego też w niniejszym

przypadku jednostka, wpro-

wadzając fakturę do systemu

finansowo-księgowego,

powinna dokonać ręcznie

poprawienia wartości VAT

wyliczonego przez system

finansowo-księgowy, w taki

sposób, aby był on zgodny

z wartością VAT naliczonego

w fakturze.

Potwierdzeniem braku

podstaw odnoszenia opisa-

nych w pytaniu różnic do

innych kont, jest również

interpretacja Urzędu Skar-

bowego w Opolu, który

w postanowieniu z 17 maja

2006 r., nr PP/443-42-1/06,

uznał, że „(...) ponieważ

prowadzenie ewidencji dla

podatku od towarów i usług

powinno ściśle odzwier-

ciedlać przebieg i wartość

transakcji opodatkowanych

podatkiem VAT, należy do-

konywać wpisów do ewi-

dencji zgodnie z treścią

wystawianych lub otrzy-

mywanych przez podatnika

faktur VAT (....)”. Choć inter-

pretacja ta została wydana

kilka lat temu, to jej główna

teza, przytoczona powyżej,

nadal zachowuje swoją ak-

tualność.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku

od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r.

nr 177, poz. 1054 ze zm.).

EksPErT

rADZi

Co zrobić z zaokrągleniem VAT w fakturze otrzymanej od kontrahenta

ElżbiEta GaźDzik

główna księgowa

samorządowej jednostki budżetowej

Zbyt długie przygotowywanie sprawozdań finansowych

to strata dla firmy. Warto więc przyspieszyć

Rozmowa z

Adamem Czechanowskim,

dyrektorem w dziale audit advisory Deloitte, i

Mikołajem Trzeciakiem,

starszym menedżerem w dziale audit advisory Deloitte

Najważniejszy wniosek to fakt, że sprawniej-

sze prowadzenie księgowości pozwala przed-

siębiorstwom lepiej funkcjonować w bizne-

sowym otoczeniu. Zarządy zaś mogą szybciej

reagować na zmieniającą się rzeczywistość.

Najsprawniej działające spółki w Polsce na

sporządzenie informacji finansowej o osią-

gniętych wynikach potrzebują czterech dni

roboczych od zakończenia miesiąca. Jednak

większości podmiotów zajmuje to dużo wię-

cej czasu.

A jaki jest to okres, jeśli chodzi o sprawozda-
nia roczne?

W przypadku sprawozdań rocznych liderzy

potrzebują dwudziestu dni na ich przygo-

towanie. Z kolei firmy, które mają problem

z szybkim raportowaniem, wydłużają ten

czas nawet do trzech miesięcy. W przypad-

ku sprawozdań rocznych najlepsze wśród

przebadanych spółek były te, które przygo-

towały sprawozdania po dwudziestu dniach

roboczych, podczas gdy na świecie czas ten

jest jeszcze krótszy. Wciąż problemem jest

skonsolidowane sprawozdanie finansowe,

które przygotowywane jest przez grupy ka-

pitałowe. Na jego sporządzenie większość

spółek potrzebuje nawet ponad siedem-

dziesięciu dni roboczych, a to oznacza, że

inwestorzy i właściciele otrzymują całościo-

wy obraz grupy dopiero w okolicach marca.

Co jednostki powinny zrobić, aby przyspie-
szyć proces przygotowywania sprawozdań
finansowych?

Przede wszystkim firmy muszą zmienić spo-

sób swojego funkcjonowania i wyeliminować

wąskie gardła. W tym celu powinny wdrożyć

odpowiednie procedury, jak na przykład ka-

lendarz zamknięcia, który będzie obrazował

cały harmonogram i podział zadań. Dotyczy

on całej jednostki, a więc m.in. działu zaku-

pów, sprzedaży czy magazynu. Powinno zo-

stać jasno określone, kto za co odpowiada i na

kiedy powinien zakończyć dany etap. Ponad-

to warto zadbać o procedurę wewnętrznego

obiegu dokumentów zapewniającą szybkie

ich dostarczenie do księgowości. Im szybciej

tam trafią, tym szybciej będzie można wpro-

wadzić dokumenty i dokonać odpowiednich

analiz. Istotne też są odpowiednie narzędzia

IT wspomagające raportowanie, w tym te

dotyczące automatycznej konsolidacji. Jeżeli

natomiast chodzi o strukturę organizacyjną,

to warto wyodrębnić w większych grupach

kapitałowych komórki ds. raportowania. Bę-

dzie się ona zajmowała sprawozdawczością,

a jednocześnie odciążała w bieżącej pracy

komórki księgowe.

Czy to wystarczy?

Nie można też pominąć czynnika motywa-

cyjnego. Należy wdrożyć odpowiedni system

ocen dla pracowników działu finansowego,

który będzie uzależniony od terminów i ja-

kości zamknięcia. Zarządy zbyt małą wagę

przywiązują do jakości pracy działów księ-

gowych i administracyjnych, skupiając się

głównie na pionach operacyjnych. Nie należy

zapomnieć również o bieżącej komunikacji

z audytorem. Dzięki temu można uniknąć

niespodzianek w postaci korekt zakomu-

nikowanych tuż przed datą publikacji da-

nych finansowych czy wielokrotnych zmian

w sprawozdaniach.

Dlaczego to przyspieszenie działań jest tak
ważne? Powiedzmy, że jednostka dotrzymuje

terminów określonych przez ustawę o rachun-
kowości. Czy to nie powinno jej wystarczyć?

Z naszych doświadczeń wynika, że polscy

przedsiębiorcy często nie doceniają korzy-

ści, jaką daje szybkie pozyskanie informacji

o wynikach finansowych. Sytuacja zmienia

się, gdy takie dane zaczynają być od spółki

wymagane przez banki lub gdy firma pla-

nuje debiut na giełdzie. Wtedy spółka musi

być gotowa na drastyczne przyspieszenie ter-

minów raportowania, a także istotny wzrost

jakości pracy działów księgowych. Takie przy-

spieszenie ma też miejsce, gdy polską spółkę

przejmuje zagraniczna. Tam normą jest spo-

rządzenie pakietu konsolidacyjnego w ciągu

kilku dni roboczych po zamknięciu miesiąca.

Spółkom giełdowym, które przekroczą ter-

miny przekazywania wymaganych informa-

cji, grożą sankcje finansowe nakładane przez

Komisję Nadzoru Finansowego. W przeszłości

sięgały one nawet 100 tys. zł. Kary nakładane

są także na podmioty, których sprawozda-

nia zawierają błędy. Warto przypomnieć, że

sankcje mogą również dotknąć pojedynczych

członków zarządu.

Także banki mogą wymagać raportowania

wyników firm np. w cyklach miesięcznych,

kwartalnych lub rocznych w celu oceny kon-

dycji finansowej spółki. Nieprzekazanie takiej

informacji na czas grozi m.in. podniesieniem

marży kredytowej, a w ostateczności utratą

wiarygodności i wypowiedzeniem umowy

kredytowej.

Jest to niezmiernie ważne w okresie, kiedy

spółka przechodzi ze stadium spółki małej

na taką, której majątek i sprzedaż mierzone

są w dziesiątkach milionów złotych. Często

jest to powiązane z prowadzeniem bizne-

su w różnych lokalizacjach czy wejściem do

spółki inwestora. Wzrost skali działalności

nie zawsze idzie w parze ze wzrostem jako-

ści procesów wewnętrznych. W spółce może

brakować procedur i odpowiednich kompe-

tencji. Sytuacja taka kreuje ryzyko, że terminy

sprawozdawcze i jakość danych finansowych

mogą się wymknąć spod kontroli.

Rozmawiała

Magdalena sobczak

aDam CzEChanowski

dyrektor w dziale audit advisory Deloitte

mikołaj tRzECiak

starszy menedżer w dziale audit advisory Deloitte

Co warto zmienić

Aby przyspieszyć proces przygotowywania

sprawozdań finansowych, firmy muszą

zmienić sposób swojego funkcjonowania.

W tym celu należy m.in.:

wdrożyć kalendarz zamknięcia, który

będzie obrazował cały harmonogram

i podział zadań,

wyodrębnić w grupach kapitałowych

komórki ds. raportowania,

zainwestować w odpowiednie narzędzia

IT, w tym w automatyczną konsolidację,

przygotowując informację finanso-

wą, należy opierać się na szacunkach,

a nie czekać na brakujące faktury,

wdrożyć system motywacyjny dla pra-

cowników działu finansowego, który

będzie uzależniony od terminów

i jakości zamknięcia,

pozyskiwać dane na czas z działów

niefinansowych (zakupy, sprzedaż,

magazyn),

komunikować się na bieżąco z audyto-

rem,

zadbać o procedurę wewnętrzne-

go obiegu dokumentów zapewniającą

szybkie ich dostarczenie do księgowości,

przygotować listę możliwych błędów.

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

4 / 4