Niniejszy dokument

Zatwierdzam

jako obowiązujący w

LOGO

[data

za-

twierdz

e-

nia]

data

Imię i Nazwisko

– Właściciel/Dyrektor

............................................................

podpis

Dokument jest wydany przez

LOGO/ lub nazwa FIRMY

Wszelkie prawa

zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

LOGO

Nazwa i adres FIRMY

P

R

O

C

E

D

U

R

A

S

y

s

t

e

m

o

w

a

P03.01

wyd.

[data wydania]

str. 1 / stron

6

ilość załączników: 1 + 5 formularzy

egz. nr: ...............

Tytuł:

Szkoleni

e i rozwój personelu

Spis treści

1. Cel

................................

................................

................................

................................

................................

...

2

2. Przedmiot i zakres

................................

................................

................................

................................

.........

2

3. Definicje

................................

................................

................................

................................

.........................

2

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

................................

................................

................................

..................

2

5. Schemat blokowy

................................

................................

................................

................................

..........

3

6. Opis postępowania

................................

................................

................................

................................

........

4

6.1 Wymagania kwalifikacyjne

................................

................................

................................

.........................

4

6.2 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, programy szkoleń

................................

.............

4

6.3 Przyjmowanie personelu i szkolenie przy przyjęciu do pracy

................................

................................

.......

4

6.4 Szkolenia na stanowisku pracy

................................

................................

................................

...................

5

6.5 Szkolenia centralne

................................

................................

................................

................................

....

5

6.6 Szkolenie a

motywowanie i kształtowanie świadomości jakościowej

................................

...........................

5

6.7 Ocena efektywności szkoleń

................................

................................

................................

.......................

6

6.8 Dokumentacja szkoleń

................................

................................

................................

................................

6

7. Dokumenty związane

................................

................................

................................

................................

.....

6

8. Zapisy

................................

................................

................................

................................

.............................

6

9. Załączniki

................................

................................

................................

................................

.......................

6

10. Zmiany do wydania poprzedniego

................................

................................

................................

..............

6

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

................................

................................

......................

6

LOGO

P03.01, wyd.

[data wydania]

str.

2 z

6

1.

Cel

Zapewn

ienie,

że

do

wszelkich

działań

mających

wpływ

na

funkcjonowanie

przedsiębiorstwa

jest

przydzielony

odpowiednio

wykwalifikowany

personel

oraz

zapewnienie,

że

planowane

i

realizowane

są działania o charakterze szkoleniowym dla rozwoju kwalifikacji i motywow

ania personelu.

2.

Przedmiot i zakres

Procedura opisuje następujące procesy związane z zarządzaniem personelem:



ustalenie wymagań kwalifikacyjnych,



identyfikacja potrzeb szkoleniowych,



szkolenia personelu przy przyjęciu do pracy i zmianach stanowiska

pracy,



szkolenia z zakresu BHP,



realizacja szkoleń stosownie do zidentyfikowanych potrzeb,



ocena efektywności szkoleń, umiejętności i świadomości personelu,



dokumentowanie procesu szkolenia.

3.

Definicje

1.

Wymagania kwalifikacyjne

: wymagania dotyczące wykształc

enia, wyszkolenia, doświadczenia i

uprawnień do wykonywania prac.

4.

Odpowiedzialność i uprawnienia

L

p

Zadania

Odpowiedzialne i/lub

uprawnione służby / osoby

1

Ustalenie wymagań kwalifikacyjnych

Właściciel

/ kierownicy

2

Szkolenie przy przyjęciu do pracy

B

ezpośredni przełożony

3

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych

Właściciel

/ kierownicy

4

Planowanie szkoleń i koordynacja realizacyjna

Dyrektor Handlowy

5

Zatwierdzanie planu szkoleń

Właściciel

6

Ocena efektywności szkoleń

Właściciel

/ kierownicy

7

Prze

chowywanie zapisów

Dyrektor Handlowy

(pełna dokumentacja)

Kierownicy

(protokoły szkoleń lub zeszyty szkoleń)

Pełnomocnik

ds.

Zarządzania

Jakością

jest

odpowiedzialny

za

ciągłą

adekwatność

niniejszej

procedury i za doskonalenie procesu szkoleń

.

LOGO

P03.01, wyd.

[data wydania]

str.

3 z

6

5.

Schemat blokowy

Po

lit

y

ka

i

ce

le

.

U

st

a

w

y

i

prz

e

pisy

.

U

st

a

le

n

ie

w

y

ma

ga

ń

kw

a

lifika

cy

jn

y

ch

Re

gu

la

min

o

rga

n

iz

a

cy

jn

y

.

Do

ku

me

n

t

a

cja

o

pe

ra

cy

jn

a

pro

ce

só

w

re

a

liz

a

cji.

I

de

n

t

y

fika

cja

po

t

rz

e

b

sz

ko

le

n

ia

.

Sz

ko

le

n

ie

.

M

o

t

y

w

o

w

a

n

ie

.

U

św

ia

da

mia

n

ie

.

Pla

n

y

.

Pro

gra

my

.

Oce

n

a

e

fe

kt

y

w

n

o

ści

sz

ko

le

ń

.

Oce

n

a

u

mie

j

ę

t

n

o

ści

pe

rso

n

e

lu

.

Prz

e

gl

ą

d

z

a

rz

ą

dz

a

n

ia

.

Do

sko

n

a

le

n

ie

pro

ce

su

sz

ko

le

n

ia

.

W

y

n

iki

o

ce

n

y

.

Pro

ce

du

ra

prz

e

gl

ą

du

.

Pro

t

o

kó

ł

z

prz

e

glą

du

.

Re

je

st

r

sz

ko

le

ń

.

Pro

t

o

kó

ł

sz

ko

le

n

ia

.

Pro

t

o

kó

ł

in

st

ru

kt

a

ż

u

.

Św

ia

de

ct

w

a

.

Pla

n

y

sz

ko

le

ń

.

Pro

gra

my

sz

ko

le

ń

.

Kry

t

e

ria

o

ce

n

y

.

Po

t

rz

e

by

do

t

.

kw

a

lifika

cji.

U

mie

j

ę

t

n

o

ści

pe

rso

n

e

lu

.

LOGO

P03.01, wyd.

[data wydania]

str.

4 z

6

6.

Opis postępowania

6.1

Wymagania kwalifikacyjne

Dla

każdego

stanowiska

pracy

i

funkcji

specjalnych

(np.

audi

torzy

wewnętrzni)

muszą

być

ustalone

wymagania kwalifikacyjne.

Wymagania

te

są

ustalone

przez

K

ierownictwo

Przedsiębiorstwa

i

stanowią

one

integralną

część

Regulaminu Organizacyjnego.

Przy

ustalaniu

wymagań

kwalifikacyjnych

muszą

być

uwzględnione

odpowiednie

uprawnienia

stosownie do specyfiki realizowanych prac.

W

szczególności

dane

wejści

owe

do

ustalania

potrzeb

związanych

z

kwalifikacjami

pochodzą

ze

źródeł wewnętrznych i zewnętrznych takich jak:



potrzeby związane z planami i celami strategicznymi oraz operacyjnymi,



ustawy,

przepisy

administracyjne,

normy

i

dyrektywy

dot.

przedsiębiorstwa

,

jego

działalności

i

zasobów.

6.2

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, programy szkoleń

Identyfikacja

potrzeb

szkoleniowych

ma

być

prowadzona

systematycznie

i

ma

obejmować

wszystkie funkcje i poziomy zarządzania.

Osobami

odpowie

dzialnymi

za

identyfikację

potrzeb

szkoleniowych

oraz

za

doskonalenie

i dokształcanie pracowników są bezpośredni przełożeni oraz osoby pełniące samodzielne funkcje.

W

wyniku

identyfikacji

potrzeb

szkoleniowych

ustalane

są

plany

i

prog

ramy

szkoleń

w

następującym podziale:

a)

programy szkoleń personelu przy przyjęciu do pracy (p. pkt. 6.3),

b)

programy szkoleń na stanowisku pracy (p. pkt. 6.4),

c)

plany i programy szkoleń obowiązkowych i rozwojowych (p. pkt. 6.5).

6.3

Przyjmowanie personelu i szkole

nie przy przyjęciu do pracy

1.

Uwarunkowania

dla

przyjęcia

pracownika

wynikają

z

zapotrzebowań

składanych

przez

kierowników komórek organizacyjnych.

Decyzje w powyższym zakresie podejmuje

Właściciel

.

Dyrektor

Handlowy

prowadzi

odpowiednią

akcję

ofertową

(np.

ogłoszenia)

lub

korzysta

z

tworzonej systematycznie bazy danych.

Uwaga

:

Dyrektor

Handlowy

jest

zobowiązany

do

kompletowania

wszystkich

wchodzących

zapytań,

tzn.

składanych

ofert

o

pracę.

O

ile

w ofercie petenta nie ma zawartych wszystkich wła

ściwych danych

należy poprosić o wypełnienie stosownego formularza (FP03.01

–

1).

2.

Kandydat jest kierowany na rozmowę wstępną z Kierownikiem / przełożonym.

W

przypadku

akceptacji

otwierana

jest

formalna

procedura

przyjęcia

wg

poniższych

zasad

(pkt.

4

÷ 9).

3.

Kand

ydat

jest

kierowany

do

lekarza

w

celu

określenia

przydatności

do

pracy

na

danym

stanowisku.

4.

Po

akceptacji

lekarza

kandydat

jest

informowany

o

konieczności

złożenia

podania

wraz

z niezbędnymi dokumentami wymaganymi Kodeksem Pracy.

5.

Dyrektor

Handlowy

kieruje

kandydata

do

bezpośredniego

przełożonego

w

celu

wstępnego

przeszkolenia

i

udzielenia

informacji

o

organizacji

pracy

w

Przedsiębiorstwie,

ustanowionych

politykach i zasadach proceduralnych.

6.

Dowodami

przeprowadzonych

szkoleń

wg

pkt.

6

są

pro

tokół

szkolenia

wstępnego

i

protokół

z przeprowadzonego instrukt

a

żu bhp (formularze FP03.01

–

2, FP03.01

–

3).

Uwagi

:

a)

Podstawy

dla

szkolenia

wstępnego

przez

bezpośredniego

przełożonego

stanowią:

projekt

karty

stanowiska

pracy

i/lub

procedury

instruk

cje

stanowiskowe

oraz

obowiązujące

zarządzenia i regulam

i

ny.

b)

Program szkolenia wstępnego bhp jest przywołany na formularzu protokołu szkolenia.

7.

Dyrektor Handlowy

przygotowuje umowę o pracę i kompletuje wymaganą dokumentację.

8.

Podpisanie

umowy

o

pracę

oraz

K

arty

Stanowiska

Pracy

i/lub

instrukcji

stanowiskowych

kończy

procedurę przyjęcia i szkoleń pracownika przy przyjęciu do pracy.

LOGO

P03.01, wyd.

[data wydania]

str.

5 z

6

6.4

Szkolenia na stanowisku pracy

1.

Przy

powierzaniu

zadań

na

stanowisku

pracy

(przy

przyjęciu

lub

zmianie

stanowiska)

zawsze

obowiązuje wystawienie i podpisanie Karty Stanowiska Pracy i/lub instrukcji stanowisk

o

wych.

2.

Niezależnie

od

powyższego

obowiązuje

zasada

prowadzenia

i

dokumentowania

w

szelkich

instruktaży

prowadzonych

w

związku

ze

zidentyfikowanymi

potrzebami

bieżącymi,

np.

wynikającymi

ze

stwierdzonych

niezgodności

w

czasie

audi

tu

czy

pojawiającymi

się

nowymi

uregulowaniami.

3.

W

celu

dokumentowania

tych

instruktaży

Kierownicy

komórek

pro

wadzą

(kompletują)

protokoły

instruktażu (formularz FP03.01

–

4).

Uwaga: dopuszcza się inną formę dokumentowania, np. w zeszytach szkoleń.

6.5

Szkolenia centralne

Jako

szkolenia

centralne

rozumiane

są

wszystkie

szkolenia

zarówno

obowiązkowe

i

rozwojowe

koo

rdynowane i rejestrowane przez

Dyrektora Handlowego

.

Poniższe procedury są obowiązujące do planowania, realizacji i dokumentowania tych szkoleń.

1.

Kierownicy / przełożeni śledzą ważność uprawnień do wykonywania okr

e

ślonych rodzajów prac.

Uwaga: dotyczy to t

akże uprawnień związanych z okresowymi badaniami lekarskimi.

2.

Dyrektor

Handlowy

określa

potrzeby

szkoleniowe

w

przedmiotowym

zakresie

w

oparciu

o obowiązujące przepisy, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne.

3.

Dyrektorzy

i

kierownicy

/

przełoż

eni

systematycznie

analizują

potrzeby

doskonalenia

kwalifikacji

personelu.

4.

Zidentyfikowane

potrzeby

wg

pkt.

pkt.

1,

2,

3

muszą

być

zgłoszone

do

Dyrektora

Handlowego

na

formularzu

FP03.01

–

5

„Zapotrzebowanie

na

szkolenie”.

Zapotrzebowania

mają

być

wystawion

e

dla

budowy

planu

rocznego

i

stosownie

do

zidentyfikowanych

potrzeb

bieżących

z

uwzględnieniem następujących uwarunkowań:

a)

zapotrzebowania

do

planu

rocznego

mają

być

wystawione

do

końca

grudnia

każdego

roku;

odpowiedzialnymi

za

wystawienie

zapotrzebowań

do

planu

rocznego

są

dyrektorzy

/

kierownicy poszczególnych głównych jednostek funkcjonalnych (pionów) przedsiębiorstwa,

b)

zapotrzebowania

w

odniesieniu

do

bieżących

potrzeb

maja

być

wystawiane

stosownie

do

sytuacji; uprawnionymi do wystawiania zapotrzebowań b

ieżących są wszyscy kierownicy.

5.

Dyrektor Handlowy

bilansuje zgłoszone potrzeby i przedstawia do akceptacji

Właściciel

owi.

Uwagi:



Plan szkoleń na następny rok musi być ustalony do końca grudnia.



Plan szkoleń musi być aktualizowany o zgłoszenia bieżące.

6.

D

yrektor

Handlowy

przygotowuje

/

uzgadnia

stosowne

umowy

na

szkolenia,

nadzoruje

ich

organizację i zapewnia dokumentowanie.

Przy

umowach

na

szkolenia

należy

dokonać

oceny

i

wyboru

instytucji

przynajmniej

poprzez

porównanie ofert.

Dyrektor Handlowy

prowadzi

listę dostawców usług szkoleniowych.

Uwaga: zalecane formy dla planu szkoleń i potwierdzeń realizacyjnych są podane w zał. nr 1.

6.6

Szkolenie a motywowanie i kształtowanie świadomości jakościowej

Polityka

w

zakresie

uświadamiania

i

zaangażowania

persone

lu

zarówno

w

rozumieniu

jego

roli,

jak

i

przyczynianiu

się

do

osiągania

celów

jakościowych

i

zwiększania

zadowolenia

klientów

jest

realizowana

wieloma

kanałami

operacyjnymi

(wnioski

racjonalizatorskie,

praca

zespołowa,

konkursy,

wyróżnienia),

w

tym

równ

ież

decydującą

rolę

odgrywają

szkolenia,

dlatego

też

wymaga

się,

aby

w programach szkoleń były uwzględnione następujące zagadnienia:



waga spełnienia wymagań i zaspokojenia potrzeb klientów oraz innych stron zainteresowanych,



konsekwencje, jakie

mogą wyniknąć dla przedsiębiorstwa z tytułu niespełnienia wymagań,



wizja przyszłości przedsiębiorstwa,



polityka i cele,



tendencje rozwojowe,



inicjowanie i wdrażanie działań doskonalących,



kreatywność i innowacyjność,



wpływ przedsiębiorstwa na społeczeństw

o,



stopień osiągania celów jakościowych.

LOGO

P03.01, wyd.

[data wydania]

str.

6 z

6

6.7

Ocena efektywności szkoleń

Ocena

efektywności

szkoleń

musi być prowadzona w odniesieniu do każdego szkolenia i okresowo

w ramach przeglądu zarządzania.

Następujące metody i formy są stosowane do ocen

y efektywności szkoleń:

a)

testy przed i po szkoleniu (należy stosować tam, gdzie ustalono w programie szkoleń),

b)

audi

ty (p. procedura „

Audi

t systemu”),

c)

ocena wyników pracy (umiejętności).

6.8

Dokumentacja szkoleń

1.

Pełną

dokumentację

przeprowadzonych

sz

koleń

z

wyłączeniem

instruktaży

wg

pkt.

6.4

ust.

2

przechowuje

Dyrektor Handlowy

i jednocześnie rejestruje szkolenia każdego pracownika

w aktach persona

l

nych.

2

.

Kierownicy komórek organizacyjnych dokumentują instruktaże bieżące wg pkt. 6.4 ust. 2

.

7.

Dokumenty związane

1.

Kodeks Pracy.

2.

Przepisy z dziedziny BHP.

3.

Regulamin Organizacyjny.

4.

Programy szkoleń.

5.

Procedura P01.01 „Przegląd systemu zarządzania”.

6.

Procedura P08.01 „

Audi

t wewnętrzny”.

8.

Zapisy

1.

Akta personalne.

2.

Dokumentacja wykonawcza szkoleń wg pkt. 6

.8.

9.

Załączniki

1.

Zalecane formy planu szkoleń i potwierdzeń realizacyjnych (zał. nr 1 i nr 2);

2.

Formularz FP03.01

–

1;

3.

Formularz FP03.01

–

2;

4.

Formularz FP03.01

–

3,

5.

Formularz FP03.01

–

4,

6.

Formularz FP03.01

–

5.

10.

Zmiany do wydania poprzedniego

Nie dotyczy

-

jest to pierw

sze wydanie.

11.

Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

1.

Autor procedury:

Stanisław Ziółkowski

2.

Procedura

przed

zatwierdzeniem

została

zweryfikowana

i

uzgodniona

przez

zainteresowane

strony, co jest wykazane poniżej:

Potwierdzen

ie weryfikacji i uzgodnień treści procedury

Lp.

Imię i nazwisko

Stanowisko

Data

Podpis

1.

2.

3.

>> Koniec procedury <<

LOGO

Załącznik Nr 1 do procedury P03.01, wyd.

[data wydania]

str.

1 /

2

Forma dla planu szkoleń

Plan szkoleń na rok

.............

Str. ........

Lp.

Temat / zakres szkolenia

Uczestnicy

Środ

ki

Termin

Uwagi

LOGO

Załącznik Nr 2 do procedury P03.01, wyd.

[data wydania]

str. 2/2

Forma dla dokumentowania szkoleń

Realizacja planu szkoleń na rok

.........................

Str. .................

Poz.

planu

Adnotacje dotyczące realizacji

(czy wykonano, kto przeprowadził, wyd

ane świadectwa, listy obecności)

Data

podpis