www.podatki.biz

11.10.2010

Jak prowadzić księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim. Księgowania
powinny być natomiast dokonywane w walucie polskiej. Poza tym jednostka powinna posiadać dokumentację
opisującą przyjęte przez nią zas ady (politykę) rachunkowości.

Artykuł 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że w dokumencie opisującym zasady rachunkowości
danej jednostki w języku polskim powinny się znaleźć przede wszystkim informacje dotyczące:

- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji

zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi
głównej,

- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera -

wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z
określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg
rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu

komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji,
w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz
programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do
danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia
jego eksploatacji;

- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i

innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Warto zaznaczyć w tym miejscu, że za dokumentację zawierającą powyższe informacje odpowiada kierownik
jednostki. Odpowiedzialność ta obejmuje również dokonywanie aktualizacji informacji. W sprawach
nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować
krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W razie braku
odpowiedniego standardu krajowego dopuszczalne jest natomiast stosowanie MSR, czyli międzynarodowych
standardów rachunkowości.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Co do zasady księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę. Ustawa o rachunkowości dopuszcza
jednak możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych innym podmiotom. Artykuł 11 ust. 2 ustawy
wskazuje, że jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotom uprawnionym do
wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub przedsiębiorcy

1/3

prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego.

Trzeba jednak pamiętać, że w sytuacji, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub
miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o
miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Musi on również zapewnić
dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli
lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu
kontroli lub nadzoru.
Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że księgi rachunkowe otwiera się:

- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o

charakterze majątkowym lub finansowym,

- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej

jednostki (jednostek),

- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Księgi rachunkowe trzeba otworzyć w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Ustawa o rachunkowości precyzuje również momenty, w których księgi rachunkowe trzeba zamknąć.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów
księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Co do zasady zamyka się je:

- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub

postępowania upadłościowego, pod warunkiem że nie nastąpiło jego umorzenie,

- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną

jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,

- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub

połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia
lub podziału,

- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Księgi należy zamknąć nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić
najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Na zakończenie warto jeszcze wspomnieć, że ustawa o rachunkowości określa również sytuacje, w których
można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych. Chodzi o przypadki:

2/3

- przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej

w inną spółkę kapitałową,

- połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i

nie powoduje powstania nowej jednostki,

- ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu.

Ksiąg rachunkowych można również nie zamykać, jeśli podział jednostki następuje poprzez wydzielenie.
Krzysztof Koślicki
Podstawa prawna:

- art. 9-12 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z
późn. zm.).

www.podatki.biz

3/3