Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania

w Bielsku-Białej

Wydział Informatyki

Przedmiot :Problemy społeczno zawodowe informatyków.

Temat : Podstawowe zasady i kultura korespondencji elektronicznej.

Opracował: XXXX,

sem. XX gr. B, niestacjonarne

Wykładowca: prof. dr hab. inż. XXXX

Bielsko-Biała, 2009

Spis treści:

1. Wstęp ....................................................................................................................................................... 2

2. Podstawowe zasady zwrotów w poczcie e-mail ....................................................................................... 2

3. Niestosowanie się do etykiet ..................................................................................................................... 3

4. Podsumowanie ........................................................................................................................................... 4

5. Bibliografia ................................................................................................................................................ 4

1.

Wstęp.

Nowe technologie komputerowe wprowadzają zupełnie nowe relacje pomiędzy ludźmi. Co gorsza, często

nie mają bezpośredniego odpowiednika w świecie rzeczywistym. . W Internecie, podobnie jak na ulicy

można być dżentelmenem, prostakiem i samotnikiem. Poczta elektroniczna jest już częścią środowiska

biznesowego. W przypadku niektórych firm, e-mail stał się jednym sposobem komunikacji pomiędzy

pracownikami. E-mail jest czymś pośrednim pomiędzy telefonem a normalna poczta. Najważniejszą

formą komunikacji w firmie powinny być bezpośrednie rozmowy, następnie telefon, dopiero na trzecim

miejscu e-mail, na końcu zwykła poczta. Oczywiście są firmy, w których większość spraw załatwia się za

pośrednictwem poczty elektronicznej.

Niektórzy używają pocztę elektroniczną do wysyłania wielu różnych, nie tylko istotnych

informacji. Czasem, w poczcie można znaleźć listy niecenzuralne, grubiańskie. W tym przypadku

odpowiedź na taki list powinna być adekwatna do rozmowy z niekulturalną osobą przez telefon. Najlepiej

ignorować. Czasem traktujemy taką wiadomość zgryźliwą ironią. A jak powinna wyglądać dobrze

zredagowana wiadomość poczty elektronicznej?

2.

Podstawowe zasady zwrotów w poczcie e-mail.

W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpieniu listów pisanych ręcznie

mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak

zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność

etykiety. Wiadomo, że e-maile są mniej formalną korespondencją niż pisma i dokumenty na papierze, ale

również wymagają przestrzegania zasad wysokiej kultury i taktu. Poniżej znajdują się najważniejsze

punkty których warto przestrzegać w korespondencji z innymi użytkownikami.

•

Tytuł - zawsze należy wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest

wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej

ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie

powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka

naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza jeśli

codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.

1

•

Pierwsze zdanie w mailu – dobrze jest imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz

kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu. Do osób

wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze”

1

http://korespondencja.wieszjak.pl/korespondencja-email

plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo

nawet dłuższy czas.

•

Podpis (Wizytówka) – Należy opracować własną wizytówkę, która automatycznie będzie wysyłana

pod każdym mailem. Powinna zawierać standardową formułę pożegnania oraz nasze dane: funkcję,

numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, numer faksu, adres mailowy, logo firmy. Pamiętać

należy, aby przy każdej zmianie swoich danych aktualizować swoją wizytówkę. Niewybaczalnym

błędem bowiem jest podawanie nieaktualnych danych.

•

Treść wiadomości – powinna być konkretna i na temat. Jeśli mamy do przekazania więcej informacji

– lepiej sporządź osobny dokument i przesłać go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna

przekraczać dwóch ekranów.

•

Odpowiedź na maila - najlepiej jest na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci

na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostaliśmy poproszeni w otrzymanej wiadomości i zwolni

nas z konieczności streszczania jej treści. Ponadto odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą

wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej.

•

Czas odpowiedzi – jako że nikt nie lubi czekać na maila, dlatego należy sprawdzać swoją skrzynkę

kilka razy dziennie i odpisywać od razu. W przypadku kiedy wybieramy się na urlop, albo z innego

powodu nie ma nas w pracy ważne jest by ustawić opcja automatycznego odpowiadania. W takim

automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane

osoby, która nas przez ten czas zastępuje.

3.

Niestosowanie się do etykiet.

Jedyne działania mogą podjąć inni użytkownicy sieci. Reakcje ich powinny być zbliżone do działań jakie

podejmujemy, gdy spotykamy osobę niekulturalną. Staramy się jak najrzadzej przebywać w jej

towarzystwie, jako że sieci komputerowe w swych założeniach są demokratyczne, „normalni”

użytkownicy powinni izolować natrętów. Oczywiście metoda ta niekoniecznie musi odnieść skutek. Dzieje

się tak zwłaszcza wtedy, gdy komunikujemy w zakresie stosunków pracodawca-pracownik. Nie możemy

przecież zignorować szefa, pracownika możemy po prostu upomnieć

Dodać tutaj należy, że sieci komputerowe oferują także możliwość działania pod płaszczykiem

anonimowości. Łatwo jest być niegrzecznym, gdy wszyscy znają tylko adres elektroniczny. Inni

użytkownicy nie są w stanie zobaczyć gbura, nie wiedzą gdzie mieszka, nie znają także jego prawdziwego

nazwiska. Osoba taka może oczywiście nie czuć wstydu będąc anonimowym niekulturalnym w nieznanym

ś

rodowisku.

2

2

www.computerworld.pl/.../Zachowanie.i.kultura.w.Internecie.htm

Część użytkowników cyberprzestrzeni używa anonimowości, by wypróbowywać swoje nowe

alternatywne osobowości. Coraz popularniejsze staje się odgrywanie innych osób o zupełnie innej

osobowości, charakterze oraz zasadach. Dzieje się tak zwłaszcza podczas bardzo popularnych rozmów

o "stosunkach męsko-damskich" w cyberprzestrzeni.

4.

Podsumowanie.

Wykorzystanie Internetu coraz częściej zmusza ludzi do powrotu do zanikającej we współczesnym

ś

wiecie kultury pisania listów. Od setek lat listy były jedynym sposobem komunikacji między ludźmi

znajdującymi się w różnych miejscach. Telefon jako nowa, cywilizowana forma komunikacji zabił część

etosu pisania listów. A przecież korespondencja zawsze świadczyła o człowieku.

Cyberprzestrzeń stanowi świat wraz z własną społecznością. W Internecie spotkamy ludzi gburowatych, a

także kulturalnych i grzecznych. Większość użytkowników sieci komputerowych traktuje Internet jako

nową formę komunikacji. Zwyczajni ludzie czerpią satysfakcję z nowych możliwości nawiązywania

kontaktów międzyludzkich i to właśnie oni właśnie tworzą nową etykietę cyberprzestrzeni. Zatem

jedynym i podstawowym sloganem godnym polecenia wszystkim użytkownikom internetu to "zachowuj

się".

5.

Bibliografia.

1.

http://korespondencja.wieszjak.pl/

2.

http://www.computerworld.pl/

3.

http://www.wikipedia.pl/