Postępowanie administracyjne

dr Joanna Łukaszyk

Materiały dydaktyczne

Literatura:

•

Ustawa kodeks postępowania administracyjnego,

•

Ustawa Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi,

•

B. Adamiak. J. Borkowski. Postępowanie administracyjne i

sądowoadministracyjne. Warszawa 2012

•

W. Chróścielewski. J. P. Tarno. Postępowanie administracyjne i

postępowanie przed sądami administracyjnymi. Warszawa 2011.

•

I. Gruszka. M. Stożek. Postępowania administracyjne i

sądowoadministracyjne. Warszawa 2007.

2

Czynności procesowe techniczne



wezwania



doręczenia / rodzaje i sposoby doręczeń /



protokoły / treść protokołu, kontrola procesowa protokołu /,

adnotacje



udostępnianie akt



Metryka sprawy

3

WEZWANIA

Organ administracji publicznej może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do

złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla

rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych.
Organ obowiązany jest dołożyć starań, aby zadośćuczynienie wezwaniu nie było uciążliwe.
W przypadkach, w których osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej nie

dającej się pokonać przeszkody, organ może dokonać określonej czynności lub przyjąć wyjaśnienie albo

przesłuchać osobę wezwaną w miejscu jej pobytu, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich znajduje się

ta osoba.

Do osobistego stawienia się wezwany jest obowiązany tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym

zamieszkuje albo przebywa.
Obowiązek osobistego stawiennictwa dotyczy również wezwanego, zamieszkałego lub przebywającego w

sąsiedniej gminie albo mieście.

W toku postępowania organ administracji publicznej zwraca się do właściwego terenowego organu

administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub

przebywającej w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień lub zeznań albo do dokonania innych

czynności, związanych z toczącym się postępowaniem. Organ prowadzący postępowanie oznaczy zarazem

okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań albo czynności, jakie mają być dokonane.
Nie dotyczy to sytuacji, w której charakter sprawy lub czynności wymaga dokonania czynności przed

organem administracji publicznej prowadzącym postępowanie.


Źródło: I. Gruszka. M. Stożek. Postępowania administracyjne i sądowoadministracyjne. Warszawa 2007.

4

Elementy wezwania

1)nazwa i adres organu wzywającego,

2)imię i nazwisko wzywanego,

3)w jakiej sprawie oraz w jakim charakterze i w jakim celu zostaje wezwany,

4)czy wezwany powinien się stawić osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć

wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie,

5)termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce stawienia się

wezwanego lub jego pełnomocnika,

6)skutki prawne niezastosowania się do wezwania.

Wezwanie powinno być zaopatrzone podpisem pracownika organu wzywającego, z podaniem imienia,

nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego lub, jeżeli dokonywane jest z użyciem dokumentu

elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za

pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

5

WEZWANIA

W sprawach niecierpiących zwłoki wezwania można dokonać również telefonicznie albo

przy użyciu innych środków łączności, z podaniem danych wymienionych w art. 54 § 1 oraz

imienia, nazwiska i stanowiska służbowego pracownika organu wzywającego.

Wezwanie dokonane w ten sposób powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma

wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.

Osobie, która stawiła się na wezwanie, przyznaje się koszty podróży i inne należności

ustalone zgodnie z przepisami zawartymi w dziale 2 tytułu III ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o

kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 90, poz. 594, z późn. zm.).

Dotyczy to również kosztów osobistego stawiennictwa stron, gdy postępowanie zostało

wszczęte z urzędu albo gdy strona bez swojej winy została błędnie wezwana do stawienia się.

Żądanie przyznania należności należy zgłosić organowi administracji publicznej, przed którym

toczy się postępowanie, przed wydaniem decyzji, pod rygorem utraty roszczenia.



Źródło: I. Gruszka. M. Stożek. Postępowania administracyjne i sądowoadministracyjne.

Warszawa 2007.

6

Doręczenie decyzji
Doręczenie stanowi jest czynnością o charakterze materialno-technicznym, dokonywaną przez organ

administracji publicznej. Prawidłowe doręczenie jest przesłanką skuteczności dokonania przez ten
organ innych czynności procesowych – data dokonania doręczenia wyznacza np. termin
wszczęcia postępowania z urzędu oraz moment związania organu decyzją.

Sposób doręczenia decyzji
Pisma doręczane są przez organ administracji albo za pomocą poczty (za pokwitowaniem) albo przez

pracowników organu administracji albo przez inne upoważnione osoby lub organy

Wyłączność na świadczenie takich usług - doręczenie decyzji - przysługuje co do zasady operatorowi

publicznemu, zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe.

Istotne jest jednak, że statystycznie mniej więcej 25% przesyłek zlecanych temu operatorowi

publicznemu okazuje się nieskuteczna.

doręczenie właściwe (zwykłe),

następujące bezpośrednio do rąk

adresata decyzji (albo też do rąk

jego pełnomocnika lub

przedstawiciela ustawowego).

Tak doręczona przesyłka powinna

być odpowiednio potwierdzona,

doręczenie zastępcze,

następujące w przypadku

nieobecności adresata przesyłki

WZORY POTWIERDZEŃ

Formularze stosowane przez pocztę nie odpowiadają wymogom k.p.a., zwłaszcza art. 26 ust. 2

Prawa pocztowego, zgodnie z którym doręczenie następuje w takich formach, jak przesyłka czy
przekaz pocztowy. Jeśli organ administracji korzysta z pośrednictwa poczty, w pierwszej
kolejności zastosowanie będą miały przepisy k.p.a., a dopiero potem uregulowania operatora.

Brak jednolitego wzoru potwierdzania odbioru przesyłek sprawia, że obecnie organy posługują

się albo drukiem Kpa-5 albo drukami stosowanymi w postępowaniu podatkowym lub w
postępowaniu karnym.

Na skuteczność doręczenia decyzji nie wpływa okoliczność, że osoba, której wręczono pismo za

pokwitowaniem, nie oddała pisma adresatowi. Tak orzekł NSA w wyroku z dnia 12 lutego 1997 r.
(I SA/Łd 163/96, niepublikowany). Sąd przyjął, że "Okoliczność, iż dorosły domownik nie doręczył
w stosownym czasie przyjętego pisma do rąk adresata, nie ma wpływu na bieg terminu do wniesienia odwołania".

DOMNIEMANIE DORĘCZENIA

Doręczenie pisma dorosłemu domownikowi adresata stwarza bowiem domniemanie doręczenia

pisma adresatowi (domniemanie może być obalone dowodem przeciwnym).
domniemanie doręczenia pisma adresatowi, które może być obalone dowodem
przeciwnym.

W wyroku NSA, z dnia 3 kwietnia 1996 r. (SA/Ka 1312/95, niepublikowany) stwierdzono bowiem,

że "Przewidziane w art. 43 i 44 k.p.a. zastępcze formy doręczenia pisma rodzą domniemanie prawne, że pismo
zostało doręczone adresatowi. Domniemanie to może zostać obalone, gdy adresat udowodni, że mimo zastosowania
zastępczej formy doręczenia pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych. Obalenie
domniemania o doręczeniu pisma rodzi prawo do przywrócenia stronie terminu do dokonania określonej czynności
prawnej".

Zgodnie z art. 39 k.p.a. organ administracji doręcza pisma adresatowi m.in. za

pośrednictwem pracownika organu. Przez pracownika należy rozumieć osobę
fizyczną, którą łączy stosunek pracy z organem administracji.

Wadliwym będzie zatem doręczenie pisma za pomocą osoby zatrudnionej w

organie podatkowym na podstawie umowy cywilno-prawnej.

Zgodnie z przepisami k.p.a. w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma

doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy
domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi.

Miejscem doręczenia w tym przypadku jest albo miejsce zamieszkania adresata pisma

albo dom, w którym znajduje się miejsce zamieszkania adresata – jeśli pismo doręcza
się dozorcy domu.

W takim przypadku pismo umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej albo na

drzwiach mieszkania adresata albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję
adresata.

Jeśli te sposoby doręczenia zawiodą, pismo doręcza się poprzez pozostawienie w urzędzie

pocztowym właściwym dla miejsca zamieszkania.

Do uznania doręczenia za prawnie skuteczne (zgodne z art. 44 k.p.a.) konieczne jest

spełnienie określonych przesłanek, w tym dokonanie przez doręczyciela adnotacji na
dowodzie doręczenia

(wymogu tego nie spełnia umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na innym

dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma stempla lub wzmianki o awizowaniu
przesyłki, np. w postaci zwrotu „nie podjęto w terminie”)

Skuteczne dostarczanie pisma wywołuje skutki w postaci rozpoczęcia biegu terminów dla

adresata pisma (np. terminu do wniesienia odwołania od decyzji).

Doręczenie pism osobom fizycznym następuje w miejscu zamieszkania lub miejscu pracy.
Doręczenia pism żołnierzom zasadniczej służby wojskowej dokonuje się za pośrednictwem dowódcy

jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni służbę, zaś osobom pozbawionym wolności
dokonuje się za pośrednictwem administracji odpowiedniego zakładu.

Pismo kierowane do osoby fizycznej będzie uznane za doręczone prawidłowo, jeżeli zostanie

złożone:

- na wskazany adres poczty elektronicznej albo
- w postępowaniu podatkowym w miejscu pracy adresata – osobie upoważnionej przez pracodawcę

do odbioru korespondencji (dotyczy to tylko osób fizycznych prowadzących działalność
gospodarczą).

W braku możliwości doręczenia pisma opisanymi sposobami lub w innych uzasadnionych

przypadkach, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Jeśli osoby fizyczne są nieznane z miejsca pobytu – pisma doręcza się kuratorowi wyznaczonemu

przez sąd.

Natomiast pisma kierowane do osób korzystających ze szczególnych uprawnień wynikających z

immunitetu dyplomatycznego lub konsularnego doręcza się w sposób przewidziany w przepisach
szczególnych, w umowach i przyjętych zwyczajach międzynarodowych.

Doręczanie pism osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym nie

posiadającym osobowości prawnej

W przypadku pism adresowanych do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej

nie mającej osobowości prawnej, pisma doręcza się w lokalu ich siedziby
osobom uprawnionym do odbioru pism (korespondencji).

Osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemających osobowości

prawnej, które nie mają organów, pisma doręcza się kuratorowi
wyznaczonemu przez sąd

.

Protokół

Organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne

znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim

charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły
obecne osoby.

Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny

następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.

Protokół przesłuchania powinien być odczytany i przedstawiony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po

złożeniu zeznania.

W protokołach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy podać w przekładzie na język

polski treść złożonego zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu; tłumacz ten
powinien podpisać protokół przesłuchania.

Czynności obligatoryjne protokołu

Wśród czynności obligatoryjnych protokołu , zgodnie z art. 67 k.p.a. należy wymienić:



Sporządzenie protokołu w sposób odpowiadający wymogom art. 67 i n. k.p.a.,



Odczytanie protokołu obecnym, którzy biorą udział w określonej czynności urzędowej,



Podpisanie protokołu przez osoby biorące udział w określonej czynności urzędowej,



Omówienie w protokole odmowy lub braku podpisu którejkolwiek osoby,



Odczytanie i przedstawienie do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania,



Podanie treści złożonego zeznania w przekładzie na język polski, a także wskazanie osoby i
adresu tłumacza, w przypadku przesłuchiwania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym,



Podpisanie protokołu przez tłumacza w przypadku przesłuchiwania osoby, która złożyła zeznanie
w języku obcym,



dołączenie do protokołu zeznania na piśmie, podpisanego przez zeznającego, oraz innych
dokumentów mających znaczenie dla sprawy.

Elementy prawidłowego protokołu
Na podstawie art. 68. § 1 k.p.a. do elementów protokołu należy zaliczyć:

•

Wskazanie osób dokonujących czynności,

•

Wskazanie miejsca dokonywania czynności,

•

Wskazanie czasu wykonywania czynności,

•

Wskazanie rodzaju dokonywanych czynności,

•

Wskazanie osób obecnych przy wykonywaniu czynności,

•

Wskazanie podjętych ustaleń,

•

Wskazanie uwag zgłoszonych przez obecne osoby.

Korekta – skreślenia i poprawki w protokole

Skreślenia i poprawki w protokole powinny być dokonywane zgodnie z art. 71 k.p.a.
Oznacza to wymóg dokonywania skreśleń i poprawek w sposób czytelny oraz

stwierdzanie ich w protokole przed jego podpisaniem.

Adnotacje urzędowe

Zgodnie z art. 72 k.p.a., c

zynności organu administracji publicznej, z których nie

sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania,
utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał
tych czynności.

Co do zasady adnotacja sporządzana jest bez wymogu zachowania szczególnej formy

Dokonanie adnotacji spoczywa na osobie, która czynności dokonała.

Organ może odstąpić od sporządzenia protokołu lub adnotacji, gdy czynność jest

inaczej utrwalona na piśmie (np. pisemne oświadczenie strony).

Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to

przysługuje również po zakończeniu postępowania.
Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności

pracownika tego organu.
Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy

uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
W przypadku pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji

publicznej lub przez niego doręczanych organ może zapewnić stronie dostęp do nich w swoim

systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy z dnia

17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Nie dotyczy to akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle

tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny

interes państwowy.

Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów,

uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze

postanowienia, na które służy zażalenie.

W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.
W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu
czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby
czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub
elektronicznej określających te czynności.
Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i
jest na bieżąco aktualizowana.
Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i
sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w przepisach
k.p.a. oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było
możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie
przez poszczególne osoby.
Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje
spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na
nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do
prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w

systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania

dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych,

dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie

dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok

chronologicznego zestawienia czynności w sprawie.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w

systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych

wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia

możliwość wyszukania i prezentacji danych to za metrykę sprawy uważa się te

dane

Elementy metryki:

1) oznaczenie sprawy (data wszczęcia

lub znak sprawy);

2) tytuł sprawy (zwięzłe określenie

przedmiotu sprawy);

3) datę dokonanej czynności;

4) określenie osoby podejmującej daną

czynność (nazwisko, imię, stanowisko);

5) określenie podejmowanej czynności;

6) wskazanie identyfikatora dokumentu

w aktach sprawy, do którego odnosi się

dana czynność.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw nie powstaje
w systemie teleinformatycznym, to metrykę sporządza się w formie tabeli,
odnotowując w niej poszczególne czynności w sprawie.

Tabelę można wypełniać odręcznie lub w formie elektronicznej, dołączając jej
wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie
zaistnienia takiej potrzeby.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu tworzenia metryk spraw w

postaci elektronicznej jest możliwe pod warunkiem:



1) zapewnienia ochrony metryk elektronicznych przed utratą przez okresowe

wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych,

innym niż ten, na którym zapisywane są dane bieżące;



2) zapewnienia jednoznacznego powiązania elektronicznych metryk z

nieelektronicznymi aktami spraw, do których się odnoszą;



3) możliwości niezwłocznego odnalezienia i w razie potrzeby wydrukowania

żądanej metryki