Analiza pracy i planowanie kadr
W.2 Planowanie
zatrudnienia
Istota planowania zatrudnienia
W szerszym ujęciu planowanie zatrudnienia oznacza
przewidywanie przyszłych działań w poszczególnych
obszarach zadaniowych funkcji personalnej, przy
uwzględnieniu uwarunkowań występujących w pozostałych
obszarach funkcjonalnych organizacji (m.in. produkcji,
sprzedaży, inwestycji, finansów).
2010-10-15 Monika Maksim 2
Istota planowania zatrudnienia c.d.
Planowanie Planowanie Planowanie Planowanie
produkcji inwestycji sprzedaży finansowe
Planowanie stanu i
struktury zatrudnienia
Planowanie
Planowanie systemów
przyjęć i
wynagrodzeń
zwolnień
Planowanie
Planowanie treści,
Planowanie rozwoju
produktywności i
form i warunków
personelu
kosztów pracy
pracy
2010-10-15 Monika Maksim 3
Istota i obszary planowania
zatrudnienia
W węższym ujęciu odpowiada pojęciu planowania
zatrudnienia sensu stricto i oznacza przewidywanie w
określonym czasie oraz miejscu liczby pracowników o
odpowiednich kwalifikacjach, zmian w stanie i strukturze
zatrudnienia oraz wzajemnego przyporządkowania
zatrudnionych pracowników do poszczególnych komórek i
stanowisk pracy
2010-10-15 Monika Maksim 4
Obszary planowania zatrudnienia
Planowanie obejmuje trzy następujące
obszary:
Planowanie potrzeb personalnych (popytu na
wewnętrznym rynku pracy)
Planowanie wyposażenia personalnego (podaży na
wewnętrznym rynku pracy, analiza aktualnego
wyposażenia personalnego pod kątem przewidywanych
zwolnień i przyjęć, uzupełniona o analizę absencji i
skorygowana przez współczynnik płynności)
Planowanie obsad personalnych
2010-10-15 Monika Maksim 5
Potrzeby personalne czyli prognoza
popytu na zasoby ludzkie - mierniki
pracochłonność
wydajność
wskaz
nik wykorzystania nominalnego czasu
pracy
2010-10-15 Monika Maksim 6
Wyposażenie personalne czyli
prognoza podaży zasobów ludzkich -
mierniki
współczynnik zwolnień
współczynnik przemieszczeń
współczynnik stabilności
współczynnik przetrwania
współczynnik ubytku
2010-10-15 Monika Maksim 7
Ćwiczenie
Co może zrobić pracodawca (poza pozyskaniem nowych
pracowników) w sytuacji prognozowanego niedoboru
personelu?
....................................................................
....................................................................
Co może zrobić pracodawca (poza zwolnieniem
pracowników) w sytuacji prognozowanej nadwyżki
personelu?
....................................................................
....................................................................
2010-10-15 Monika Maksim 8
Efekty planowania zatrudnienia w
organizacji
Prognozowany nadmiar Prognozowany niedobór
zasobów ludzkich zasobów ludzkich
Sposoby zmniejszania lub Sposoby zmniejszania lub
likwidacji nadmiaru zasobów likwidacji niedoboru zasobów
ludzkich ludzkich
Zwalnianie pracowników Pozyskiwanie pracowników
Rozwiązania alternatywne: Rozwiązania alternatywne:
ograniczanie lub wstrzymanie poszerzanie zakresu zadań
pozyskiwania pracowników usprawnienie organizacji pracy
zmniejszanie lub likwidacja godzin lepsze wyposażenie stanowisk
nadliczbowych pracy
nieprzedłużanie umów czasowych zatrudnianie pracowników
tymczasowych
praca w krótszym wymiarze
zatrudnianie na umowy
wcześniejsze emerytury
cywilnoprawne
2010-10-15 Monika Maksim 9
Zakres planowania zatrudnienia
Planowanie zatrudnienia powinno odpowiedzieć na pytania
dotyczące następujących kwestii:
ilu i jakich pracowników będziemy potrzebowali w przyszłości
jaką część zatrudnionych powinni stanowić pracownicy, a jaką
podmioty zewnętrzne (prace zlecone)
jakie formy zatrudnienia będą najbardziej adekwatne do
potrzeb firmy
w jaki sposób zwiększyć lub zmniejszyć zatrudnienie
jak najlepiej inwestować w rozwój kapitału ludzkiego
w jaki sposób maksymalizować zwrot z ponoszonych kosztów,
czyli jak maksymalizować produktywność
czy i w jakim okresie potrzebne będzie przeprowadzenie
restrukturyzacji zatrudnienia
2010-10-15 Monika Maksim 10
Cele planowania zatrudnienia
Zapewnienie personelu o kwalifikacjach umożliwiających
terminową realizację zadań
Osiąganie wysokiego poziomu wydajności pracy
Dostosowywanie kwalifikacji personelu do potrzeb firmy
przez szkolenia i doskonalenie zawodowe
Jak najlepsze wykorzystanie umiejętności, predyspozycji i
możliwości pracowników przez stosowanie skutecznych
technik doboru i przemieszczeń między nimi
Osiąganie pożądanego poziomu stabilizacji załogi i
zachowanie ciągłości funkcjonowania organizacji poprzez
ograniczenie zjawiska dobrowolnej fluktuacji kadr
2010-10-15 Monika Maksim 11
Cele planowania zatrudnienia c.d.
Kształtowanie stanu i struktury zatrudnienia w taki sposób,
aby możliwe było właściwe, a przy tym elastyczne
działanie poszczególnych komórek organizacyjnych
Ustalenie optymalnej relacji pomiędzy zatrudnieniem na
wewnętrznym rynku pracy (trzonem zatrudnienia) a
zatrudnieniem peryferyjnym
Jak najefektywniejsze wykorzystanie czasu pracy
Przeciwdziałanie niedoborom i nadwyżkom
Właściwy i we właściwym czasie dokonywany rozdział
zadań między pracowników
Redukcja kosztów personalnych i społecznych poprzez
optymalizację zatrudnienia
2010-10-15 Monika Maksim 12
Podejście firm do planowania
zatrudnienia
Firmy w różny sposób podchodzą do
problemu planowania:
Nie prowadzą planowania, ale wszystkie zmiany
wprowadzają na bieżąco (jest to uzasadnione w małych
firmach)
Planują szczegółowo i dokładnie, uwzględniając wiele
czynników związanych z otoczeniem
Planują w sposób elastyczny, uwzględniając
najistotniejsze czynniki i trendy mające wpływ na
politykę personalną w danym okresie
2010-10-15 Monika Maksim 13
Czy polskie firmy planują
zatrudnienie?
Z badań empirycznych wynika, że
spośród badanych przedsiębiorstw potrzeby personalne
planuje 69% firm
najczęściej są to duże firmy zatrudniające ponad 2000
pracowników, przedsiębiorstwa budowlane i spółki z
udziałem kapitału zagranicznego
32% badanych firm planuje na bieżąco, 24% w skali
roku a tylko 18% w perspektywie dłuższej niż rok
najczęściej tworzone są plany jednomiesięczne
2010-10-15 Monika Maksim 14
Rodzaje planów zatrudnienia ze
względu na horyzont czasowy
Plany strategiczne  formułuje się na okres pięciu lub
więcej lat, wariantowo, powinny uwzględniać misję i
strategię organizacji oraz określać podstawowe działania w
obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w długim okresie,
ich celem jest zmniejszenie ryzyka podjęcia błędnych
decyzji kadrowych na poziomie operacyjnym i
zapobieganie nieprzemyślanym i przypadkowym decyzjom
w przyszłości, ich formuła sprawia wrażenie ogólnikowych i
uproszczonych stwierdzeń, jest to konieczne jednak by
skłonić ludzi do myślenia w sposób całościowy
2010-10-15 Monika Maksim 15
Rodzaje planów zatrudnienia ze
względu na horyzont czasowy
Plany operacyjne  są konkretyzacja planów
strategicznych, charakteryzują się krótszym
horyzontem czasowym, najczęściej jednorocznym,
kwartalnym czy miesięcznym, są formułowane w
sposób szczegółowy, mogą mieć charakter
kompleksowy lub dotyczyć wybranych elementów
procesu zarządzania zasobami ludzkimi, należy dążyć
by plany operacyjne nie zmieniały się w plany
interwencyjne
2010-10-15 Monika Maksim 16
Podstawowe plany kadrowe
Plan rekrutacji pracowników  przewidywana liczba i
struktura pracowników, których należy przyjąć do pracy w
oznaczonym czasie, założenia dotyczące z
ródeł i sposobów
rekrutowania
Plan zwolnień/odejść pracowników  liczba i struktura
pracowników, którzy powinni odejść z organizacji z podziałem na
przyczyny: z inicjatywy pracownika, przedsiębiorstwa, przyczyny
naturalne
Plan szkolenia/ doskonalenia  liczba i struktura
pracowników, których należy poddać szkoleniu, liczba i zakres
merytoryczny szkoleń
Plan następstw  graficzne zestawienie stanowisk
kierowniczych, w którym wpisuje się nazwiska osób aktualnie je
zajmujących oraz nazwiska osób, które mogą je objąć w
przyszłości, łącznie z krótką charakterystyką
2010-10-15 Monika Maksim 17
Zewnętrzne uwarunkowania
planowania zatrudnienia
Obejmują wiele różnorodnych czynników odnoszących się
do warunków społecznych, ekonomicznych,
demograficznych, techniczno-technologicznych,
politycznych, prawnych, kulturowych, międzynarodowych
Poza wymienionymi czynnikami makrootoczenia ważne
jest otoczenie konkurencyjne, na które składają się
klienci, dostawcy, konkurenci istniejący i potencjalni
2010-10-15 Monika Maksim 18
Zewnętrzne uwarunkowania
planowania zatrudnienia
Szczególnie ważne jest branżowe otoczenie
zewnętrzne, na które składają się:
Rynek pracy
Regulacja prawna stosunków pracy i wynikający z niej zakres
swobody dotyczący zatrudniania i wynagradzania
pracowników
Ustawowe normy czasu pracy dla prac wykonywanych w
warunkach normalnych oraz szkodliwych i niebezpiecznych
Opodatkowanie pracy (wszystkie podatki, składki
ubezpieczenia społecznego i wszelkie opłaty przymusowe
ponoszone w związku z zatrudnieniem pracowników  klin
podatkowy)
Regulacje prawne dotyczące urlopów i płatnych przerw w
pracy
Aktywne programy przeciwdziałania bezrobociu
2010-10-15 Monika Maksim 19
Determinanty wpływające na wielkość
i strukturę zatrudnienia w firmie
Planowanie to mniej lub bardziej dokładne przewidywanie
liczby pracowników, najczęściej według struktury
zawodowo-kwalifikacyjnej, inaczej szacowanie, którego
adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zbieżność z nimi
zależy od wyboru determinant i zastosowanych metod
planowania
Determinanty Metody planowania
zatrudnienia zatrudnienia
Statyczne lub
dynamiczne planowanie
2010-10-15 Monika Maksim 20
Determinanty podstawowe
Plan działalności firmy
Normy pracy
Wskaz
nik braków i reklamacji
Pracochłonność funkcji i zadań nie podlegających
normowaniu
Substytucja pracy żywej pracą uprzedmiotowioną
Wydajność pracy
Potencjał pracy i jego wykorzystanie
Wymiar, struktura czasu pracy i stopień jego
wykorzystania
2010-10-15 Monika Maksim 21
Metody planowania zatrudnienia
Metody analityczno-opisowe (jakościowe)
prognozowanie o bazie zerowej
ocena menedżerska
metoda benchmarkingu
Metody statystyczno-matematyczne (ilościowe)
metody planowania za pomocą norm pracy
metody udziałowe (współczynnikowe)
prognozy i symulacje
Metody mieszane (hybrydowe)
2010-10-15 Monika Maksim 22
Cechy dobrego planu zatrudnienia
Celowy
Wykonalny
Zgodny wewnętrznie
Operatywny  łatwy do zastosowania w działaniu
Giętki, elastyczny, zwrotny uwzględniający
możliwość wprowadzenia zmian w trakcie
realizacji
Odpowiednio szczegółowy
Terminowy - zawierający terminy realizacji
poszczególnych elementów i całego planu
2010-10-15 Monika Maksim 23
Elastyczne formy czasu pracy
Obejmują różne rozwiązania i schematy, które odbiegają od
tradycyjnych, sztywnych rozkładów czasu pracy utrwalonych w
dobie industrializacji
Istnieją trzy kierunki uelastyczniania czasu pracy:
Wymiar chronometryczny  oznacza zmiany w długości
czasu pracy, które mogą dotyczyć długości dziennego,
tygodniowego, rocznego oraz życiowego czasu pracy
Wymiar chronologiczny  polega na stworzeniu
pracownikom możliwości wyboru i umiejscowienia
obowiązującego ich czasu pracy w ciągu doby, tygodnia, roku
lub całego życia, długość czasu pracy pozostaje bez zmian
Wymiar chronometryczny i chronologiczny  zalicza się
tutaj najbardziej innowacyjne formy
2010-10-15 Monika Maksim 24
Elastyczne formy organizacji czasu
pracy
Wymiar
Wymiar Wymiar
chronometryczny i
chronometryczny chronologiczny
chronologiczny
skracanie czasu ruchomy czas praca czasowa
pracy pracy
podział czasu
praca w urlop typu pracy  job sharing
niepełnym  sabbaticals
roczny czas pracy
wymiarze czasu
kafeterie
praca zmianowa
pracy
telepraca
ruchome wyjścia
z życia
zawodowego
2010-10-15 Monika Maksim 25
Elastyczne struktury
 Organizacja-koniczyna (trzon  menedżerowie i
specjaliści o wysokich kompetencjach, zatrudnienie
peryferyjne  pracownicy zatrudnieni na kontraktach
krótkoterminowych i w niepełnym wymiarze czasu)
Model elastycznej firmy -flexible firm (trzon  pracownicy
o wysokiej elastyczności funkcjonalnej, druga warstwa 
pracownicy niepełnoetatowi, zatrudnieni okresowo i
sezonowo, trzecia warstwa 
samozatrudnienie,podzlecenia, leasing personelu)
2010-10-15 Monika Maksim 26
Literatura
1. Z. Sekuła, Planowanie zatrudnienia, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
2001.
2. A. Ludwiczyński, Analiza pracy i planowanie zatrudnienia (w:) H. Król, A.
Ludwiczyński (red.), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapitału
ludzkiego organizacji, PWN, Warszawa 2006.
3. A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa 2007.
2010-10-15 Monika Maksim 27