Analiza pracy i planowanie kadr
W.1. Opis stanowiska
pracy jako narzędzie
zarządzania zasobami
ludzkimi
Istota analizy pracy
Analiza pracy (job analysis) to badanie mające na celu
dokładny opis konkretnej pracy, najczęściej odnoszące się
do stanowiska, pracy, roli organizacyjnej, kompetencji czy
też zawodu.
Polega ona na zbieraniu, analizowaniu, systematyzowaniu
i wykorzystaniu informacji dotyczących wykonywanej lub
projektowanej pracy w organizacji. Powinna uwzględniać
kontekst wewnętrzny i zewnętrzny badanej pracy (zmiany
zachodzące w strategii, strukturze, kulturze
organizacyjnej i otoczeniu zewnętrznym organizacji).
Jej celem nadrzędnym jest uczynienie pracy
efektywniejszą, eliminowanie kosztów bezczynności i
kosztów utraconych szans.
2010-10-15 Monika Maksim 2
Rodzaje analizy pracy
Analiza formalna (polega na badaniu zależności logicznych i
czasowo-przestrzennych, zachodzących pomiędzy
poszczególnymi elementami pracy, zmierza do identyfikacji,
pomiaru i szczegółowego opisu formalnej struktury czynności
charakterystycznych dla badanej pracy)
Analiza funkcjonalna (zwana inaczej czynnościową, polega na
wyodrębnieniu elementów działania na zasadzie roli (znaczenia),
jakie pełnią w osiąganiu przez pracownika celów cząstkowych,
stanowiące niezbędne etapy prowadzące do realizacji celu
głównego)
Analiza modalna (to inaczej analiza zgodności między pracą a
możliwościami człowieka, polega na określeniu wiedzy,
umiejętności, doświadczenia, cech psychicznych i fizycznych,
motywacji i postaw zapewniających sprawne wykonanie pracy)
2010-10-15 Monika Maksim 3
Elementy opisu stanowiska pracy
Poprawnie skonstruowany opis stanowiska pracy
powinien udzielać odpowiedzi na następujące
pytania:
1. Jakie jest usytuowanie stanowiska w strukturze
organizacyjnej i jakie są powiązania hierarchiczne?
2. Jaka jest racja istnienia stanowiska, czyli w jakim celu
zostało ono utworzone?
3. Jaki jest zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności?
4. Z jakimi podmiotami, jaka współpraca jest realizowana?
5. Jakie są warunki pracy i wyposażenie stanowiska?
6. Jakie są wymagania kwalifikacyjne/kompetencyjne dla
danego stanowiska?
2010-10-15 Monika Maksim 4
Elementy opisu stanowiska pracy c.d.
1. Pole pracy (organizacyjne,
techniczne)
2. Zakres zadań, uprawnień i
odpowiedzialności
3. Profil wymagań
kwalifikacyjnych stanowiska
4. Cel do zrealizowania i
kryteria oceny
2010-10-15 Monika Maksim 5
Elementy opisu stanowiska pracy c.d.
Pole pracy - organizacyjne obejmuje nazwę
stanowiska, umiejscowienie w strukturze
organizacyjnej, podporządkowanie, obszar
wpływu, techniczne charakteryzuje się poprzez
warunki środowiskowe i wyposażenie techniczne
( na przykład trudne warunki techniczne, opary chemiczne,
hałas, zapylenie, praca w terenie, częste delegacje, praca
zmianowa, prac nocna itp..)
2010-10-15 Monika Maksim 6
Elementy opisu stanowiska pracy c.d.
Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności
Zadania  to wyszczególnione w opisie stanowisk
informacje o tym, w jakim obszarze funkcjonowania
organizacji zobowiązany jest działać zespół lub
pojedynczy pracownik, ten element opisu można
formułować na różnych poziomach ogólności,
począwszy od czynności, poprzez zadania, a
skończywszy na obowiązkach, każdorazowo należy brać
pod uwagę:
" stopień powtarzalności i odtwórczości zadań
" rzeczywiste kwalifikacje kadry
" poziom motywacji i integracji pracowników z organizacją
" szczebel hierarchiczny
2010-10-15 Monika Maksim 7
Elementy opisu stanowiska pracy c.d.
Uprawnienia  to uzyskane przyzwolenie do
podejmowania decyzji, działań koniecznych do
osiągnięcia celów lub realizacji przypisanych zadań,
np.:
" do podejmowania określonych działań wykonawczych,
niezbędnych do wykonania obowiązków
" do żądania dostarczenia środków działania przez inne,
zobowiązane do tego jednostki organizacyjne
" dysponowania środkami finansowymi i rzeczowymi w celu
samodzielnego stworzenia dla siebie warunków realizacji
zadań
" decydowania lub współdecydowania o celach działania
swojego bądz
innych
2010-10-15 Monika Maksim 8
Elementy opisu stanowiska pracy
Odpowiedzialność  świadomość ponoszenia konsekwencji za
działania własne i podległych osób oraz za powierzone mienie,
można ją rozpatrywać w kilku aspektach:
" Odpowiedzialność karna
" Odpowiedzialność cywilna (pokrycie strat)
" Odpowiedzialność organizacyjna
" Odpowiedzialność moralna (dyskomfort psychiczny)
Są to przejawy odpowiedzialności, które wynikają z
zewnętrznego nadzoru kierowniczego. Odpowiedzialność
współczesnego pracownika powinna wynikać wprost z
utożsamienia się z losami firmy, pozycją na rynku i
wynikami ekonomicznymi. Egzekutorem takiej
odpowiedzialności jest nie sąd, urząd skarbowy,
zwierzchnik, ale klient.
2010-10-15 Monika Maksim 9
Elementy opisu stanowiska pracy c.d.
Wymagania stanowiska pracy:
wiedza ogólna, zawodowa, specjalistyczna
umiejętności życiowe, zawodowe, fachowe
cechy psychofizyczne człowieka, jego uzdolnienia,
predyspozycje, zachowania, charakter
Cel stanowiska pracy  przyszły, pożądany stan,
do którego zmierza pracownik, wykonując pracę
na danym stanowisku, wyniki, jakie na tym
stanowisku mają być uzyskane w relacji do
celów strategicznych firmy, uzasadnia sens
istnienia danego stanowiska
2010-10-15 Monika Maksim 10
Elementy opisu stanowiska pracy c.d.
Kryteria stopnia realizacji celów:
wyniki (skuteczność)  ilość, czas, jakość
zmieszczenie się w limicie nakładów
ekonomiczność  relacja wyników do nakładów
miary pośrednie np. dla wizerunku firmy mogą to być
udział stałych klientów, rozpoznawalność marki, ilość
uznanych reklamacji,
opis przyszłego stanu, uznany za zadowalający
2010-10-15 Monika Maksim 11
Procedura opisu stanowiska pracy
y
ródła informacji potrzebne do analizy pracy
proces pracy  najbardziej wiarygodne z
ródło informacji,
pozwala określić, jakie czynności, w jaki sposób, w jakim
czasie, przy zastosowaniu jakich narzędzi, wyposażenia i w
jakim środowisku pracy są wykonywane
dokumentacja organizacyjna  regulaminy organizacyjne,
pracy, wynagradzania, oceny okresowe
pracowników,instrukcje obsługi, techniczne, procedury
postępowania, procedury jakości (dokumenty te mają jednak
charakter normatywny, są rzadko modyfikowane i często nie
są zgodne ze stanem istniejącym
osoby uczestniczące w procesie pracy - bezpośredni
wykonawca, kierownik,współpracownicy
2010-10-15 Monika Maksim 12
Procedura budowy opisu stanowiska
pracy c.d.
Techniki zbierania informacji:
obserwacja ciągła  czasochłonna i mało przydatna do
pracy umysłowej, efekt Hawthorna
obserwacja migawkowa
samoobserwacja  autoopis, dziennik pracy na
stanowisku
wywiad  ukierunkowana rozmowa mająca na celu
uzyskanie informacji od osoby która ją wykonuje
kwestionariusz ankiety (inwentarz zadań)
analiza dokumentacji organizacyjnej, technicznej,
ekonomicznej, personalnej
2010-10-15 Monika Maksim 13
Podmioty zaangażowane w
sporządzanie opisów pracy
Zarząd
Dyrektor ds. personalnych
Specjalista ds. opisów
Kierownicy liniowi
Zespół ds. opisów
Pracownicy wykonujący prace
Konsultant zewnętrzny
2010-10-15 Monika Maksim 14
Praktyczne uwagi dotyczące
konstruowania opisu pracy
Nazwa adekwatna do powierzonych zadań, powinna
wspomagać funkcję motywacyjną
W prawym górnym rogu uproszczony schemat
organizacyjny, pokazujący miejsce stanowiska w hierarchii
organizacji
Przy określaniu podległości przy stanowiskach
kierowniczych proponuje się wpisywać wszystkie nazwy
podległych stanowisk i ich liczbę
Dokładne określenie zastępstw, muszą być realne i mają
zmniejszać liczbę konfliktów w firmie
2010-10-15 Monika Maksim 15
Praktyczne uwagi dotyczące
konstruowania opisu pracy c.d.
Zadania według określonej kolejności (od
najtrudniejszych do najłatwiejszych lub według
procedury wykonywania
Cel stanowiska ma pokazywać rolę danego
stanowiska w strukturze firmy, ten zapis będzie
wykorzystywany w procesie oceny, kontroli czy
wartościowania pracy
Warunki pracy dokładnie sprecyzowane, zapis
posłuży jako informacja dla ewentualnych
dodatkowych świadczeń
2010-10-15 Monika Maksim 16
Podstawowe zasady opisu stanowiska
pracy
1. Bez względu na mianowaną osobę, opis stanowiska
pozostaje niezmienny. Wskazuje on bowiem główne
zadania i obowiązki na tym stanowisku.
2. Opis stanowiska nie jest definicją stanowiska. Opisuje
on bowiem to, czym jest dane stanowisko, a nie definiuje
to, czym być powinno. Jest  żywą fotografią funkcji.
3. Opis stanowiska nie jest spisem zadań. Stara się
zazwyczaj określić  wartość dodatkową danego
stanowiska pośród rezultatów całej firmy.
2010-10-15 Monika Maksim 17
Podstawowe zasady opisu stanowiska
pracy c.d.
4. Opis stanowiska jest dokumentem
znormalizowanym, dla ułatwienia
przeprowadzenia badań porównawczych między
poszczególnymi stanowiskami.
5. Opis stanowiska jest równoznaczny z
obustronną umową między mianowaną
osobą i jej bezpośrednim przełożonym.
2010-10-15 Monika Maksim 18
Obszary wykorzystania opisów pracy
Organizacja pracy ZZL Kierowanie ludz
mi
Tworzenie i modyfikacja Planowanie zatrudnienia Ustanowienie miejsca i
struktury organizacyjnej roli pracownika w danej
Rekrutacja i selekcja
organizacji
Projektowanie nowych kandydatów do pracy
stanowisk pracy Usprawnienie procesu
Adaptacja nowo
decyzyjnego
Tworzenie regulaminów i zatrudnionych
procedur organizacyjnych Usprawnienie organizacji
Przemieszczanie
pracy podwładnych
Tworzenie warunków pracy pracowników
zgodnych z zasadami (awansowanie, rotacja, Ograniczenie możliwości
ergonomii degradacje, zwolnienia) popełnienia błędów
Mierzenie efektów pracy i Ograniczenie
ocenianie pracowników powstawania sporów
kompetencyjnych oraz
Szkolenie i rozwój
ułatwienie ich rozstrzygania
pracowników
Ułatwienie kontroli pracy
Wartościowanie pracy
podległych pracowników
Wynagradzanie
pracowników
2010-10-15 Monika Maksim 19
Błędy popełniane przy tworzeniu
opisów pracy
Formułowanie zakresu zadań/obowiązków:
Niewłaściwe przypisanie zadań
Zbyt ogólnikowe sformułowanie zadań nie dające szans
na właściwą ocenę stopnia ich realizacji
Przypisywanie zadań wykraczających poza kompetencje
Wymienianie w zakresach zadań komórek czynności o
charakterze uniwersalnym
Wymienianie w zakresie zadań kierownika
uniwersalnych czynności kierowniczych
2010-10-15 Monika Maksim 20
Błędy popełnianie przy tworzeniu
opisów pracy c.d.
Formułowanie uprawnień:
Wymienianie uprawnień pracowniczych, które wynikają
wprost z kodeksu pracy bądz
innych uregulowań
prawnych
Zbyt ogólnikowe formułowanie uprawnień
Traktowanie obowiązków jako uprawnienia
2010-10-15 Monika Maksim 21
Błędy popełniane przy tworzeniu
opisów pracy c.d.
Naruszenie zasady równoważności obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności:
Nadmierne kompetencje w stosunku do
odpowiedzialności
Niewystarczające kompetencje w stosunku do
obowiązków
Obowiązki i odpowiedzialność mniejsze od uprawnień 
 ssanie w górę uprawnień decyzyjnych,  delegowanie
kłopotów
2010-10-15 Monika Maksim 22
Korzyści z opisów pracy
Dla pracodawcy Dla kierownika Dla pracownika
Podniesienie Ułatwienie Lepsze rozpoznanie
efektywności planowania, miejsca i roli stanowiska
funkcjonowania organizowania, pracy
organizacji motywowania,
Pełniejsze zrozumienie
kontrolowania
Zwiększenie stopnia trudności pracy
podległych pracowników
efektywności przepływu
Sprzyjanie
informacji Usprawnienie procesu
samomotywowaniu
decyzyjnego
Minimalizacja
Ułatwienie
konfliktów w firmie Zmniejszenie
samodoskonalenia się
konfliktów w firmie
Możliwość
Minimalizacja
kontrolowania realizacji
występowania
zadań
konfliktów
2010-10-15 Monika Maksim 23
Profile kompetencyjne
Profil wymagań pracy  określa kompetencje na
badanym stanowisku
Profil kompetencji pracownika  uzyskuje się w
wyniku diagnozy kompetencji kandydata na
nieobsadzone stanowisko
Profil przydatności zawodowej  jest wynikiem
porównania wyżej wymienionych profili
2010-10-15 Monika Maksim 24
Modele profili kompetencyjnych  Plan
Rodgera
Cechy zawodowe Opis cechy zawodowej
Zdrowie, wygląd, siła fizyczna, sposób zachowania się,
Cechy fizyczne
mówienia, wiek
Osiągnięcia zawodowe Kierunek i poziom wykształcenia, kursy, doświadczenie
Wymagania co do aspektów myślowych, intelektu,
Ogólna inteligencja
postrzegania
Specjalne Uprawnienia formalne i szczegółowe kwalifikacje danego
uwarunkowania stanowiska
Aktywność pozazawodowa, fizyczna, hobbystyczna,
Zainteresowania
artystyczna
Typ osobowości, postaw i zachowań społecznych,
Dyspozycje psychiczne
organizacyjnych
Okoliczności zewnętrzne Sytuacja życiowa, warunki domowe, stan rodzinny
2010-10-15 Monika Maksim 25
Modele profili kompetencyjnych 
układ tradycyjny
Znajomość zagadnień na dany temat z dziedziny
Wiedza
merytorycznej stanowiska, np. ekonomii, prawa
Praktyczne właściwości ukazane w działaniu
Umiejętności (interpersonalne, rozwiązywania problemów, obsługi
urządzeń, negocjacyjne)
Predyspozycje wpływające na postawy, zachowania,
Cechy
osobowość, temperament (np.. asertywność, big five,
psychologiczne
samoocena)
Gotowość do osiągania w krótkim okresie założonych
Poziom
standardów pracy ( przebieg kariery zawodowej, obycie
doświadczenia
się ze środowiskiem pracy)
Podstawowe kompetencje, uprawnienia do wykonywania
Wymogi
danej pracy ( kursy, licencje, uprawnienia, prezencja,
formalne
stan zdrowia)
2010-10-15 Monika Maksim 26
Literatura
1. R. Rutka, M. Czerska, Opisy stanowisk pracy jako narzędzie
zasobami ludzkimi (w:) Z.Wiśniewski (red.), Zarządzanie zasobami
ludzkimi. Wyzwania u progu XXI wieku, UMK, Toruń 2001.
2. Z. Kreft, J. Zasadzka, Projektowanie opisów pracy, Oddk, Gdańsk
2000.
3. A. Ludwiczyński, Analiza pracy i planowanie zatrudnienia (w:) H.
Król, A. Ludwiczyński (red.), Zarządzanie zasobami ludzkimi.
Tworzenie kapitału ludzkiego organizacji, PWN, Warszawa 2006.
4. Zarządzanie kadrami, T. Listwan (red.), C.H. Beck, Warszawa 2006.
5. A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa
2007.
2010-10-15 Monika Maksim 27
Dziękuję za uwagę
2010-10-15 Monika Maksim 28