Nowa instrukcja 

kancelaryjna

 wykład nr 1 

Dr Agnieszka Piskorz-Ryń

 

 

Wprowadzenie



Początek obowiązywania,



Rozporządzenie 

wydane 

w 

oparciu  o  ustawę  o  narodowym 

zasobie archiwalnym i archiwach,



Zastępuje  cztery  rozporządzenia 

wydane  w  oparciu  o  przepisy 

ustrojowe,

 

 

Instrukcja kancelaryjna

§  1.  1.  Rozporządzenie  określa:  1)

instrukcję kancelaryjną,

2) jednoliterzeczowewykazyakt,

3)  instrukcję  w  sprawie  organizacji  i 

zakresu 

działania 

archiwów 

zakładowych,  zwaną  dalej  „instrukcją 

archiwalną”,

dla 

organów 

gminy 

i 

związków 

międzygminnych,  organów  powiatu, 

organów  samorządu  województwa  i 

organów 

zespolonej 

administracji 

rządowej  w  województwie,  a  także 

urzędów  obsługujących  te  organy, 

zwanych dalej „podmiotami”.

 

 

Instrukcja kancelaryjna

•

Zakres podmiotowy,

–

Gminy, powiaty i województwa 

samorządowe,

–

wojewoda

–

Różnice 

• jednostki organizacyjne,

•

Zakres przedmiotowy,

–

Różnice

• Tajemnica służbowa

• Tajemnica państwowa

 

 

Instrukcja kancelaryjna

§ 2. Rozporządzenie reguluje

postępowaniez dokumentacją

niezależnie od techniki jej 

wytwarzania, postaci fizycznej 

oraz informacji w niej zawartych, 

jeżeli przepisy odrębne nie 

stanowią inaczej.

 

 

Instrukcja kancelaryjna

§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym

wykonywaniem czynności kancelaryjnych 

w podmiocie należy do obowiązków 

kierownika podmiotu.

2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością 

wykonywania czynności kancelaryjnych, w 

szczególności w zakresie doboru klas z 

wykazu akt do załatwianych spraw, 

właściwego zakładania spraw i prowadzenia 

akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza 

koordynatora czynności kancelaryjnych.

3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się 

archiwiście.

 

 

Instrukcja kancelaryjna

archiwista –

realizującego zadania 

archiwum zakładowego 

pracownika podmiotu;

 

 

Instrukcja kancelaryjna

Bez zmian:

• System bezdziennikowy 

rejestrowy,

• Oparty na klasyfikacji 

dziesiętnej

Różnice:

• Elementy składowe JRWA,

• Zmiany w JRWA

 

 

Instrukcja kancelaryjna

Zmiany w wykazie akt polegające 

na przekształceniu lub dodaniu 

nowych klas dokonuje, w drodze 

zarządzenia, kierownik podmiotu 

wporozumieniu z dyrektorem 

właściwego miejscowo archiwum 

państwowego,

 

 

Instrukcja kancelaryjna

Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie

•

 tradycyjnym 

•

EZD.

Decyzja o wyborze systemu:

•

Kierownik podmiotu,

•

Charakter decyzji,

•

Forma prawna

•

Nieodwołalność decyzji,

•

Możliwość wyłączeń.

    

 

 

Instrukcja kancelaryjna

system 

EZD 

– 

system 

teleinformatyczny do elektronicznego 

zarządzania 

dokumentacją 

umożliwiający  wykonywanie  w  nim 

czynności 

kancelaryjnych, 

dokumentowanie 

przebiegu 

załatwiania spraw oraz gromadzenie i 

tworzenie 

dokumentów 

elektronicznych;

 

 

Instrukcja kancelaryjna

naturalny dokument elektroniczny 

– dokument będący od początku 

swojego istnienia zbiorem zapisanym 

w postaci elektronicznej, możliwym 

do odczytania wyłącznie za 

pośrednictwem odpowiednich 

urządzeń elektronicznych, 

nieposiadający pierwowzoru w 

postaci nieelektronicznej;

 

 

Instrukcja kancelaryjna

odwzorowanie cyfrowe – dokument 

elektroniczny będący kopią 

elektroniczną dowolnej treści 

zapisanej w postaci innej niż 

elektroniczna, umożliwiający 

zapoznanie się z tą treścią i jej 

zrozumienie, bez konieczności 

bezpośredniego dostępu do 

pierwowzoru;

 

 

Instrukcja kancelaryjna

system tradycyjny – system 

wykonywania czynności 

kancelaryjnych, dokumentowania 

przebiegu załatwiania spraw, 

gromadzenia i tworzenia 

dokumentacji w postaci 

nieelektronicznej, z możliwością 

korzystania z narzędzi 

informatycznych do wspomagania 

procesu obiegu dokumentacji w 

tej postaci

 

 

Instrukcja kancelaryjna

 

 

Instrukcja kancelaryjna

 

 

Instrukcja kancelaryjna

 

 

Instrukcja kancelaryjna

 

 

Instrukcja kancelaryjna

 

 

Instrukcja kancelaryjna