Zarządzanie projektem w

ramach Europejskiej

Współpracy Terytorialnej

Cele warsztatu

• Dlaczego warto zarządzać projektem

na każdym jego etapie?

• Zrozumienie finansowych i

administracyjnych zasad oraz
wymogów zarządzania projektem

• Zilustrowanie poszczególnych

wyzwań oraz możliwych rozwiązań w
zarządzaniu międzynarodowym
projektem i partnerstwem

…innymi słowy

Jak nie
popaść w
kłopoty?

Jakie są
wymagania?

Co robi koordynator?

Czy mój projekt jest
wystarczająco dobry?
Czy dostanę
dofinansowanie?

Jak znaleźć
partnerów?

Jak sprawić, żeby
każdy partner
przygotował
swoją część?

…???

Czym jest projekt?

Zasoby (budżet,
personel)

Cele (ilościowe i
jakościowe)

Czas

PROJEKT

Cechy charakterystyczne

projektu EWT

+Konkretny kosztorys ze strony

wszystkich partnerów

+Różne języki i kultura pracy
+Różne typy partnerów
+Praca grupowa na odległość
+Zasady i wymagania programu
+Zasady i wymagania krajowe
+…
=bardziej złożone zarządzanie projektem

Czemu służy zarządzanie

projektem?

• Zapewnienie przejrzystości
• Zapewnienie wspólnych dla wszystkich

partnerów celów

• Dzielenie się pracą
• Wypracowanie efektywnych struktur,

podział odpowiedzialności

• Koordynowanie działań
• Zapewnienie zgodności z programem
• …

Oczekiwania wobec

projektów EWT

Współprac
a

Podejście

strategiczn

e

Połączony z

innymi politykami

lokalnymi

Różne

perspektywy

Komplementarno
ść

Jasne

rezulta

ty

Projekty w ramach
EWT muszą być
adekwatne dla
wszystkich
regionów –
partnerów projektu.
Powinny być
budowane w
oparciu o wiele
czynników, z
których
najważniejszym jest
WSPÓŁPRACA

Cykl życia projektu

Pomysł na projekt,

nawiązywanie partnerstwa

Zadania w etapie 1.

• Przygotowanie podstawowej

koncepcji projektu – jaki problem ma
on rozwiązać

• Analizy źródłowe
• Poszukiwanie i identyfikacja partnera
• Zdefiniowanie zakresu projektu
• Zaangażowanie kluczowych grup

społecznych

• Ustanowienie „kontaktu” z

programem

Koncept projektu – od czego

zacząć?

Partnerstwo

Idea

• Łatwe do zidentyfikowania wspólne cele
• Często bliskość geograficzna
• Partnerzy na ogół się znają

Zadania: analiza potrzeb, zapewnienie poparcia
regionalnych/lokalnych grup społecznych

Idea

Partnerstwo

• Wspólne potrzeby, regiony partnerskie mają różne opcje

rozwiązania problemów

• Możliwość zaangażowania partnerów różnego typu

Zadania: rozpowszechnienie idei, poszukiwanie partnera

Analizy źródłowe

Czy pomysł jest odpowiedni?

Ocena potrzeb grup
docelowych, zaangażowanie
grup społecznych

Czy ktoś inny robi to samo?

Ocena istniejących projektów i
aktywności

Czy możemy budować na
istniejących doświadczeniach?

Integracja rezultatów
zakończonych projektów,
przygotowanie projektów
kontynuacji

Czy pomysł jest zgodny z
wymaganiami programu?

Dokładne sprawdzenie
programu i innych
strategicznych dokumentów

Sformułowanie idei

• Krótki i przejrzysty opis

(1-2 strony)

• Dane osób do kontaktu

(osoba musi znać język
angielski!)

• Co projekt oferuje

partnerom?

• Oczekiwania wobec

partnerów: kraj
pochodzenia,
doświadczenie, typ
instytucji

Jak znaleźć partnera do

projektu?

• Wykorzystanie istniejących kontaktów

• Organizacje sektorowe

• Wspólny Sekretariat Techniczny danego

programu

• Strony internetowe programów:

www.eu.baltic.net

www.central2013.ue

www.interreg4c.net

• Urząd Marszałkowski – zadzwoń

071

7769036

lub napisz:

sekretariat-

[e-mail]

Dobre partnerstwo

Wymagania wobec
partnera:
• wiedza

• zasoby (czas, personel,
pieniądze)
• zaangażowanie i

zaufanie
• dzielenie potrzeb

Dobre
partnerstwo:

• pogłębiona
wiedza,
doświadczenie,
• współpraca
• równość
• wspólne cele

Dobre partnerstwo to mix:

• umiejętności

• doświadczenia

• różnego typu organizacji:
publicznych, NGO

• ważne: równowaga geograficzna

Spotkania przygotowawcze

Projektów nie pisze się przez telefon czy poprzez

e-maile, potrzebne są spotkania „twarzą w twarz”!

• ustanowienie/wzmocnienie osobistego kontaktu
• zapewnienie pełnego zrozumienia
• zrozumienie motywacji
• wyjaśnienie tego, co jest potrzebne
• osiągnięcie porozumienia
• zintegrowanie potrzeb i interesów
• wymiana pomysłów, zbadanie możliwości

Powiedz mi - zapomnę, pokaż mi, może zapamiętam,

zaangażuj mnie –zrozumiem (chińskie przysłowie)

Opis idei

• badania źródłowe

– luki, analiza potrzeb

• wpasowanie się w kontekst

– wymagania krajowe, regionalne, lokalne

– wymagania programu

• zbieranie feedback’u

– grupy docelowe, grupy społeczne

– poziom programu

• wkład specjalistów

– konsultacje

– grupy eksperckie

Zaan

gażo

wanie

wszy

stkic

h

partn

erów

!

Zaangażowanie grup

społecznych

• Jakie kategorie/typy organizacji chcemy

zaangażować?

• Którzy ludzie z organizacji są

najbardziej przydatni dla projektu

(wiedza, doświadczenie, pozycja)?

• Dlaczego angażujemy daną grupy?

• Jak chcemy ją zaangażować?

• Jaki jest cel tej grupy?

• Czy ma cele, które mogą być sprzeczne

z celem projektu i mogą mu zagrozić?

• Czego oczekuje od projektu?

Zadanie 1

Przygotowanie projektu i

aplikacja

Zadania w etapie 2.

• Decyzja o wyborze Lead Partnera
• Ustalenie celów
• Przygotowanie budżetu
• Umocnienie kontaktu z instytucjami

programu

• Ustalenie wskaźników projektu
• Złożenie aplikacji

Podział obowiązków

Lead Partner:
• koordynuje wkład partnerów
• przygotowuje i zgłasza
aplikację
• podpisuje umowę o
dofinansowanie
• ponosi ogólną
odpowiedzialność za
wdrażanie projektu
• zapewnia, że wydatki zostały
poniesione na planowane
działania
• otrzymuje płatności z
programu i przekazuje je
pozostałym partnerom

Pozostali partnerzy:
• wszyscy partnerzy
muszą zgodzić się na
wybór danego Lead
Partnera
• ponoszą
odpowiedzialność za
wszystkie działania, które
winni wykonać zgodnie z
projektem
• ponoszą
odpowiedzialność za
nieprawidłowości w
wydatkach

Kryteria współpracy

Lead Partner jako koordynator

projektu

• Doświadczenie

– znajomość przedmiotu projektu, doświadczenie

w zarządzaniu, kontakty, doświadczenie w

programach UE, wystarczające zasoby

• Aktywna koordynacja

– strategia i planowanie, monitorowanie

postępów, negocjacje z partnerami,

zarządzanie ryzykiem

• Komunikacja i informacja

– podtrzymywanie zaangażowania/motywacji

partnerów, kanał komunikacji między

programem a partnerami

• Zarządzanie finansowe

– zapewnienie, że wszyscy partnerzy znają

wymagania oraz mają dostęp do wszystkich

niezbędnych informacji

Od pomysłu do aplikacji

= pomysł na
projekt

= ustalenie
celów

= zdefiniowanie
work packages

= przygotowanie
budżetu

= zdefiniowanie
systemu
wskaźników

Planowanie projektu

Cele strategiczne

Work packages

Jak formułować cele?

SPECIFIC (konkretny):

czy

jest bezpośrednio powiązany
z projektem?

MEASURABLE (mierzalny):

czy może być zdefiniowany
ilościowo i jakościowo w
sposób pozwalający na
ocenę?

ACHIEVABLE (osiągalny):

czy

mieści się w zakresie
projektu?

RELEVANT (odpowiedni):

czy

odnosi się do tego, co
projekt zamierza osiągnąć?

TIME-RELATED (określony w
czasie):

jak długo trwa jego

osiągnięcie?

Po co planować?

• Jasność co do wspólnych celów
• Pewność co do ponoszonej

odpowiedzialności i wymaganych
zasobów

• Gotowość do wdrażania
• Minimalizacja ryzyka porażki

– Realistyczny i dający się osiągnąć plan

działania

– Wzmocnione zaangażowanie partnerów

Zadanie 2

Budżet projektu

Planowanie zasobów:

•

Zdefiniowanie działań i zadań wynikających z

celów

•

Umieszczenie tych przedsięwzięć w perspektywie

czasowej – ustalenie „kamieni milowych”

Szacowanie kosztów:

•

Jakie zasoby są niezbędne dla każdego działania

(ludzie, sprzęt, materiały)?

•

Jaki jest koszt każdego z zasobów?

•

Zdefiniuj rozsądne maksimum dla „nieznanego”

•

Wykorzystaj wcześniejsze doświadczenia

•

Czy pamiętasz o kosztach koordynacji i kosztach

pośrednich?

Stworzenie budżetu:

• Umieść koszty zasobów w liniach budżetowych
• Przydziel roczny budżet każdemu partnerowi

Nie zapomnij…

o kosztach:
• zatrudnienia

pracownika/pracowników

• zewnętrznych ekspertyz, konsultacji
• podróży i zakwaterowania
• spotkań, konferencji, seminariów,

działań promocyjnych, publikacji

• wyposażenia
• ogólnych

Typy wskaźników

Wskaźniki wpływu

Czy rezultaty
doprowadziły do
żądanych zmian?

Długoterminowe
skutki działań: spadek
liczby długotrwale
bezrobotnych, wzrost
PKB

Wskaźniki produktu

Co zostało
„wyprodukowane”?

Wynik działań,
aktywności: liczba
seminariów, ilość
otwartych centrów
innowacji, itd.

Wskaźniki rezultatu

Jaka jest korzyść
wynikająca z
produktów?

Bezpośrednie zalety
przeprowadzenia
określonych działań:
uczestnicy w
szkoleniu, liczba
nowych
przedsiębiorstw

Proces aplikacyjny

Aplikacja

Aplikacja

Ocena

kwalifikowalności

projektu

Ocena

kwalifikowalności

projektu

Ocena zgodności z

programowymi

kryteriami wyboru

Ocena zgodności z

programowymi

kryteriami wyboru

Decyzja Komitetu

Monitorującego

Decyzja Komitetu

Monitorującego

Zmiany w

budżecie,

zatwierdzenie

warunkowe

Zmiany w

budżecie,

zatwierdzenie

warunkowe

Odrzucenie

Odrzucenie

Zatwierdzenie

Zatwierdzenie

Odrzucenie

Odrzucenie

Kontrakt

Kontrakt

Poprawiony

projekt

Poprawiony

projekt

Dobra aplikacja

Zgodność z programem:
• odnosi się do programu
• jest zgodna ze
szczegółowymi
wymaganiami programu
• wspiera cele i priorytety
programu
• zidentyfikowanie i
zaangażowanie grup
społecznych
• szerszy wpływ na szczebel
krajowy/regionalny,
odniesienie do innych
programów, inicjatyw,
mechanizmów finansowych.

Wewnętrzna spójność
projektu:
• jasno zdefiniowany wspólny
problem – potrzeba
współpracy
• zgoda dotycząca aplikacji
• logiczne powiązanie między
celem głównym, celami
szczegółowymi, działaniami i
wynikami
• dobrze zbudowany system
wskaźników
• jasny podział ról i
obowiązków
• przejrzysty budżet

Zadanie 3

Realizacja projektu

Zadania w etapie 3.

• Podpisanie umowy o dofinansowanie
• Porozumienia o partnerstwie,

ustalenie struktur podejmowania
decyzji

• Dokładne planowanie i wyznaczenie

„punktów kontrolnych” (milestones)

• Uzgodnienie wspólnej kultury pracy
• Implementacja

Umowa o dofinansowanie

• Obejmuje obowiązek stosowania się

do zasad i wymagań programowych,
krajowych oraz unijnych

• Zezwala na podejmowanie

zatwierdzonych działań

• Dodatkowe działania wymagają zgody

ze strony struktur programu

Porozumienia o partnerstwie

• Jasno zdefiniowane obowiązki każdego

partnera

• Rozkład najważniejszych zasad

współpracy (wymagania dotyczące:
współpracy, informacji, terminów
wykonania zadań)

• Pomaga zminimalizować ryzyko
• Definiuje odpowiedzialność finansową

partnerów i zapewnia bezpieczeństwo
finansowe partnera wiądącego

Planowanie

1. Lista działań i zadań
2. Wyznaczenie odpowiedzialnych za

poszczególne działania

3. Ustalenie wzajemnych relacji
4. Oszacowanie rzeczywistego czasu

i ewentualnych opóźnień

5. Zdefiniowanie „punktów kontrolnych”

(milestones)

Aspekty kulturowe

Bariery językowe:

• brak wspólnego dla wszystkich
języka komunikacji

• mix native speakerów i
pozostałych

• różne znaczenia, interpretacje
poszczególnych wyrażeń

Bariery językowe:

• brak wspólnego dla wszystkich
języka komunikacji

• mix native speakerów i
pozostałych

• różne znaczenia, interpretacje
poszczególnych wyrażeń

Różnice kulturowe:

• gesty i zwyczaje

• różne odczucia w danej
sytuacji

Różnice kulturowe:

• gesty i zwyczaje

• różne odczucia w danej
sytuacji

Kultura pracy:

• struktura

organizacyjna,

sposób

podejmowania

decyzji

• współpraca

• podejście do

zmian i problemów

Kultura pracy:

• struktura

organizacyjna,

sposób

podejmowania

decyzji

• współpraca

• podejście do

zmian i problemów

Komunikacja:

• różne sposoby
przekazywania i
rozpowszechnian
ia informacji

Komunikacja:

• różne sposoby
przekazywania i
rozpowszechnian
ia informacji

Żelazne zasady współpracy

• Otwarta i uczciwa komunikacja

• Postrzeganie siebie nawzajem -

partnerów jako profesjonalistów

• Wzajemne wspieranie się

• Możliwość zadawania pytań na

każdym etapie realizacji projektu

• Dzielenie się informacjami, wiedzą,

umiejętnościami

• Aktywny udział wszystkich członków

zespołu

• Zdroworozsądkowe podejście do

konfliktów

Zadanie 4

Realizacja projektu

Zadania w etapie 4.

• Trzymanie się wyznaczonej ścieżki!
• Przeprowadzenie procedur zamówień

publicznych

• Zarządzanie finansowe,

sprawozdawczość

• Monitoring i ewaluacja
• Zmiany
• Informacja i komunikacja

Zarządzanie finansowe

Najczęściej spotykane problemy:

• brak odpowiednich dowodów na

wykonanie zadania,

• dokonanie wydatków nie

uwzględnionych we wniosku,

• dokonanie wydatków

niekwalifikowalnych

Sprawozdawczość

Terminy:

• Okres realizacji projektu jest

podzielony na sześciomiesięczne

okresy trwające od:

– stycznia do czerwca
– lipca do grudnia

• Dla każdego półrocznego okresu, w

WST należy złożyć sprawozdanie z

postępów w realizacji. Sprawozdanie

musi być złożone w ciągu trzech

miesięcy po zakończeniu okresu

sprawozdawczego ( 1 października, 1

kwietnia).

Kontrola pierwszego stopnia

Weryfikuje:

– czy poniesione koszty są kwalifikowalne?

– zgodność z warunkami programu,

przestrzeganie zatwierdzonych wniosków
aplikacyjnych i umów o dofinansowanie

– pokrywanie kosztów i prawidłowe

sprawozdania faktur

– czy działania rzeczywiście miały miejsce i czy

kontraktowane towary i usługi zostały
dostarczone

– czy zasady społeczne były respektowane

zwłaszcza w odniesieniu do informacji,
publikacji, równych szans, ochrony środowiska

Monitoring i ewaluacja

Wkład

Wkład

Produkty

projektu

Produkty

projektu

Rezultaty

projektu i

jego

oddziaływani

e

Rezultaty

projektu i

jego

oddziaływani

e

Monitoring

Ewaluacja

Skupia się na zagadnieniach sprawnego zarządzania projektem

Skupia się na strategicznych aspektach: jakości, zarządzania i efektów

Czemu służy monitoring?

• Wspiera wdrażanie projektu,

wskazuje czy założone cele są
osiągane

• Zapewnia wiarygodność rezultatów
• Przewiduje potencjalne problemy

w odpowiednim czasie i ułatwia
podejmowanie decyzji

Monitoring jako proces

rapor
t

rapor
t

feedbac
k

feedbac
k

Monitoring to ciągły proces ze ściśle określonymi
terminami

Co jest wymagane w monitoringu

• Pisemne raporty

• Zaktualizowane listy działań,

problemów, zagadnień

• Zaktualizowane plany i harmonogramy

• Zaktualizowane wyniki i rezultaty

• Zaktualizowane wskaźniki

• Propagowanie wyników

• Porównywanie zaplanowanych kosztów

i wydatków

• Certyfikaty wydatków

Czemu służy ewaluacja?

• Systematycznemu zbieraniu

informacji (dane jakościowe i
ilościowe) na każdym etapie projektu

• Odpowiada na pytanie – czy zostały

osiągnięte zamierzone cele?

• Ulepszaniu podejmowanych działań

Ewaluacja

Tematy:

• Trafność (relewance) – do jakiego stopnia cele

projektu pasują do zmieniających się potrzeb
regionalnych, krajowych i unijnych

• Efektywność (efficiency) – jak wkładane środki

przekładają się na osiągane wyniki

• Skuteczność (effectivness)– w jakim stopniu

narzędzia użyte w projekcie przyczyniają się do
osiągnięcia założonych celów

• Użyteczność (utility) – czy projekt ma wpływ na

grupę docelową i jej potrzeby

• Trwałość (sustainability) – w jakim stopniu zmiany lub

korzyści płynące z projektu będą trwałe po
zakończeniu projektu

Zmiany

• Mogą dotyczyć: działań, ról partnerów,

partnerstwa, budżetu, harmonogramu

• Jaki mają wpływ na budżet, ramy

czasowe?

• Czy wszystkie działania zostaną

wykonane?

Nakreślenie alternatywnych rozwiązań
najbardziej pasujących do projektu

Last but not least…

• Przez cały czas trwania projektu nie

zapomnij o informacji i promocji.

• Postaraj się, aby Twój projekt był

znany jak najszerszemu gronu
odbiorców!

Zadanie 4

Przygotuj plan działań

informacyjnych i

promocyjnych.

Zamknięcie projektu

GRATULACJE !!!

ALE.....

Pamiętaj o:

• Możliwości dodatkowej kontroli

finansowej - przechowywanie

dokumentów dotyczących projektu –

przynajmniej 3 lata

• Zasadach dotyczących własności i

przychodów z projektu

• Trwałości projektu

• Propagowaniu efektów projektu

• Wykorzystaniu osiągniętych wyników

w innych projektach

Więcej informacji ...

•

www.ewt.dolnyslask.pl

•

www.interreg.gov.pl

•

www.interreg4c.net

•

www.eu.baltic.net

•

www.central2013.eu